Tout savoir sur la norme 4DS - Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales

1. LES GUIDES SAGE
POUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE
Pour tout savoir
sur la Norme 4DS

2. 2 Pour tout savoir sur la Norme 4DS

3. Sommaire
Norme 4DS : objectif, " 100% dématérialisation" ........... 4
De multiples bénéfices attendus ................................................. 6
Accompagner le processus d’évolution ................................. 8
Sage, des solutions pour les petites ......................................... 9
et moyennes entreprises
Pour tout savoir sur la Norme 4DS 3

4. Norme 4DS :
Objectif, "100% dématérialisation"
Une évolution incontournable de la norme DADS-U…
Après dix années d’exploitation, dont six ans en remplacement obligatoire de la norme TDS
(transfert des données sociales), la norme DADS-U (déclaration annuelle des données sociales
unifiée) a montré des limites entravant sa capacité à supporter le mouvement croissant de
dématérialisation des flux déclaratifs.
Au fil des campagnes déclaratives, certaines difficultés se sont en effet révélées : complexité
d’utilisation, rigidité dans la structure commune et dans les contrôles de cohérence inter-
données, manque de rationalisation et cloisonnement des données…
Conçue initialement pour un seul type d’échange dématérialisé avec des groupes monolithiques
d’informations, la DADS-U n’aurait pu prendre en compte de nouvelles populations et
déclarations qu’au prix d’une lourdeur excessive, incompatible avec des exigences d’efficacité
renforcées. Ainsi, la DADS-U ne permettait pas de répondre aux besoins de nouveaux
organismes de protection sociale et administrations, qui ont fait le choix d’utiliser une norme
reconnue et maîtrisée, dans une logique d’optimisation des processus et des coûts.
…Vers la dématérialisation totale
La profonde révision de la DADS-U et son évolution vers la N4DS (norme pour les déclarations
dématérialisées des données sociales) va donc " dans le sens de l’Histoire " : elle s’inscrit
dans un contexte global de modernisation des échanges, tendance inéluctable soutenue par
le développement des échanges de données informatisées (EDI) et la dématérialisation. À ce
titre, la nouvelle norme a été élaborée pour être en mesure, à terme, de rassembler et de
communiquer l’ensemble des données déclaratives à un destinataire unique, responsable
de la vérification et de la transmission des données aux différents organismes concernés.
Après concertation des acteurs impliqués et conformément à l’arrêté publié en août 2010 (1),
la norme 4DS entre en vigueur le 1er janvier 2012, pour les déclarations périodiques de salaires
de l’année 2011. Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées, quel que soit
leur effectif.
La N4DS constitue ainsi un référentiel de données nominatives unique, issu des logiciels de
Paie & RH, autorisant la production des déclarations actuelles et futures. Ne se limitant pas
à la seule production des données consolidées annuelles, elle intègrera à l’avenir l’ensemble
des déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles et événementielles. À ce titre, elle se
positionne comme l’outil d’aujourd’hui et de demain. La N4DS vise à rationnaliser, accélérer
et fluidifier l’ensemble des flux déclaratifs sociaux, avec en filigrane la mise en œuvre de la
déclaration sociale nominative (DSN), dispositif au cœur de l’objectif de simplification des
formalités administratives des entreprises.
(1) Journal Officiel de la République Française du 7 août 2010.
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5. L’enjeu de la N4DS va déjà au-delà des obligations déclaratives annuelles de données sociales, comme
en témoigne l’entrée en vigueur au 1er janvier 2012, obligatoire pour les entreprises de 10 salariés et
plus, de l’AED (attestation employeur dématérialisée), transmise directement par voie électronique à
Pôle emploi au format normalisé N4DS.
2011 2012
10 novembre 2011 21 novembre 2011 1er janvier 2012 31 janvier 2012
Fin des dépôts Ouverture du service Entrée en vigueur Date d’exigibilité
à la norme DADS-U DADS-U aux tests de l’AED pour de la DADS-U
V08R10 à la norme 4DS les entreprises
V01X06 de 10 salariés et plus
2 janvier 2012
Ouverture du service
DADS-U aux déclarations
réelles à la norme 4DS
V01X06
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6. De multiples bénéfices attendus
Souplesse d’utilisation, fiabilité des informations, cohérence dans l’articulation des données, clarté
de présentation, gain de temps dans l’exécution : la nouvelle norme 4DS améliore l’efficacité
globale des processus déclaratifs et en élargit le champ.
Des processus déclaratifs optimisés
ité
ular Le redécoupage de bloc de données monolithiques en sous-groupes apporte
Mod davantage de souplesse de traitement pour les utilisateurs.
ilité L’introduction de codes population permet de structurer l’enchaînement des
Fiab messages déclaratifs, en fonction du contrat de travail du salarié ou du statut
de l’agent, avec à la clef une meilleure lecture des données déclarées.
ence La refonte de certaines nomenclatures (emplois, métiers, rémunérations,
C ohér régimes de base de protection sociale) améliore la présentation et la clarté des
informations et en renforce la cohérence.
e
erg enc La rationalisation de certaines données, grâce en particulier à la suppression
C onv de nombreuses tables de motifs de début et de fin de période, favorise la
convergence et l’articulation des informations entre le secteur public et le
secteur privé, en prenant en compte les diverses réglementations.
n
nis atio La présentation normalisée et unifiée des données (adresses, contrôles,
Ha rmo montants, taux, quantités) optimise la lisibilité et facilite les opérations de
maintenance.
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7. Un champ déclaratif élargi
La norme 4DS est également une réponse à l’adhésion de nouveaux partenaires au système
d’échanges dématérialisés. La nouvelle norme a été choisie par des organismes de protection
sociale et des administrations, en tant que référentiel qualifié, à même de porter leurs déclarations :
• Mutualité Sociale Agricole (MSA) ;
• Mutualité Française (prévoyance collective) ;
• Caisses de retraites de régimes spéciaux : Caisse de Prévoyance et de Retraite du personnel de la
SNCF (CPRPCNCF) ; Caisse de Retraite du Personnel Naviguant Professionnel de l’Aéronautique
Civil (CRPN PAC) ; Service des retraites de l’État ; Pôle emploi (déclaration nominative des assurés
de l’assurance chômage : DN-AC) ; Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
• Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP).
Cette extension du champ déclaratif couvert permettra un retour sur investissement à court
terme pour les entreprises déclarantes ; un retour « gagnant » d’autant plus important avec la
convergence globale de la prévoyance et la mise en œuvre généralisée à compter de la N4DS des
déclarations événementielles.
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8. Accompagner
le processus d’évolution
Si l’impact pour l’ensemble des acteurs concernés (employeurs, éditeurs de logiciels, cabinets
comptables) n’est pas comparable à celui du passage de la norme TDS à la norme DADS-U,
il mérite néanmoins d’être anticipé.
Du point de vue de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par ses partenaires (éditeur
de solutions Paie & RH, cabinet de conseil) peut s’avérer décisif pour appréhender avec succès
et sérénité la période de transition vers la N4DS, puis la montée en régime du nouveau référentiel.
Nécessairement à prévoir, l’adéquation de la solution logicielle à la nouvelle norme doit être
considérée comme un pré-requis technologique qui autorise la mise en œuvre du projet d’évolution
de norme.
À cette occasion, certains impératifs doivent être appréhendés :
• L’intégration des données extérieures à la paie comme les notes de frais, l’intéressement,
la participation…
• La mise à disposition d’outils d’import facilitant le travail des utilisateurs et l’interactivité.
Il peut s’agir de fonctionnalités d’alertes visuelles, de l’ergonomie générale de l’outil, de
pré-paramétrage des contrôles…
L’expertise Sage, pour une transition en douceur
Au-delà du développement d’une solution intégrée dédiée au déclaratif du futur, la relation
de confiance entre l’entreprise et son prestataire trouve tout son sens dans la réponse métier
globale que saura apporter l’éditeur aux besoins exprimés par le déclarant.
Sage fait bénéficier ses clients de son apport métier pointu et de son expertise avérée en
matière d’assistance dans le cadre d’évolutions légales et réglementaires. L’accent est ainsi mis
sur l’aide au quotidien et la présence aux côtés du client, à chaque étape du projet : phases de
tests, mise en production, développements ultérieurs.
Adapté aux attentes, à l’organisation, aux processus internes et au périmètre de l’entreprise
déclarante, l’accompagnement proposé par Sage peut prendre diverses formes :
télémaintenance, consulting, externalisation… Un environnement propice pour évoluer vers la
nouvelle norme en toute sérénité.
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9. Sage, des solutions pour les petites
et moyennes entreprises
Sage a parfaitement compris que les PME ont des besoins de gestion qui peuvent être aussi
sophistiqués que ceux des grandes entreprises mais avec des ressources humaines et financières
qui imposent que la solution soit parfaitement dimensionnée pour elles et le plus rapidement
opérationnelle possible.
C’est pourquoi, Sage vous propose une gamme de solutions adaptée à vos besoins de paie
et ressources humaines :
• Nos solutions Sage 30 Paie assurent les fonctions essentielles de la paie dans le respect du cadre
réglementaire et légal.
• Nos solutions Sage Paie & RH répondent de manière simple à vos besoins de gestion quotidienne
de votre paie et de vos ressources humaines et s’adaptent aux effectifs et besoins fonctionnels de
votre entreprise. Elle vous guidera aussi dans vos prises de décisions tout en optimisant le suivi et
la montée en compétence de vos salariés.
• Notre offre Sage Suite RH vous permet de gérer toutes les étapes de gestion de la paie et
des ressources humaines, quels que soient votre secteur d’activité et votre taille. Elle vous
accompagne dans leur suivi des RH, de la masse salariale, dans l’analyse des charges et
cotisations ou encore dans la réalisation des plans de formation.
Avec ces solutions, Sage répond aux exigences des gestionnaires de paie et de ressources
humaines.
Des solutions au fonctionnel plus riche et collaboratif, à l’utilisation plus flexible et plus fiable, au
suivi plus automatique des obligations réglementaires et au coût plus juste… c’est ce que Sage
propose aux PME !
Et pour vous accompagner dans l’ensemble de votre gestion, Sage vous propose également des
solutions de comptabilité, de gestion commerciale et de CRM adaptées à votre activité.
Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information en
adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins.
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10. Sage
10, rue Fructidor
www.sage.fr/pme
Fax : 01 41 66 25 55
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Informations commerciales
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