Guide Sage: Toutes les clés de réussite pour votre Migration vers le SEPA

TOU TE S L E S C LÉ S DE RÉU SSI T E POU R VOTRE
Migration vers le SEPA

Sommaire
Édito ........................................................................ 3

Introduction ............................................................... 5
I. Engager le projet SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
A. Initier une approche en mode projet ................................... 6
B. Identifier les services impactés par le SEPA ........................... 6
C. Cartographier les flux impactés par le SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
a. Les applicatifs ......................................................... 7
b. Les interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
II. Les étapes de la migration SEPA ............................... 8
A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire . . . . . . . . . 8
B. Revoir ses contrats bancaires .......................................... 9
C. Mettre à jour sa base de données clients,
fournisseurs et collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
D. Mettre à jour son ERP ................................................... 9
E. Adapter son système d’information ................................... 10
F. Repenser ses organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
III. Les réponses de Sage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
A. Le convertisseur de coordonnées bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
B. Les services d’accompagnement .................................... 13
IV. les 7 questions les plus posées par nos clients . . . . . . . . . . . 14
Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

Édito
L
es nouvelles échéances liées au SEPA se rapprochent et pourtant, peu d’entreprises
du secteur privé ont, en France, entamé leur projet de migration. Il est désormais
temps de mettre en œuvre ces projets qui peuvent, pour un certain nombre d’entre
elles, impacter plusieurs pans de leur système d’information.
Pour vous aider à mieux appréhender les principaux enjeux liés à cette migration, nous avons
conçu ce guide à vocation pédagogique. Il a pour objectif de vous accompagner dans les
différentes étapes de votre projet, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre système
de gestion. Au travers de la lecture de ce guide, nous entendons également vous donner les
clés d’une migration réussie et les principaux bénéfices que vous pouvez en tirer.

Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 3

Introduction
Le SEPA (Single Euro Payment Area) est l’aboutissement du processus de changement
des instruments monétaires en Europe. Initié en 1999 avec l’introduction de l’Euro comme
monnaie unique scripturale, il s’est poursuivi en 2002 avec le passage à l’Euro monétaire.
Aujourd’hui, le SEPA est un véritable espace européen qui représente près de 480 millions
d’habitants, 9 000 banques et 25 millions d’entreprises, à l’intérieur duquel les paiements
vont être harmonisés, remplaçant progressivement les outils dématérialisés de transferts
de fonds.

Le SEPA permet à chaque entreprise et à chaque particulier d’effectuer des paiements en euros
aussi bien dans les 32 pays que couvre l’espace de l’Europe des paiements que sur leur territoire
national avec la même simplicité, le même niveau de sécurité et les mêmes conditions techniques,
juridiques et tarifaires. À l’intérieur de cette zone, tous les acteurs économiques utilisant des
moyens de paiements dématérialisés sont concernés par le SEPA. Ainsi, en France, au terme
de la réforme, les virements et prélèvements s’effectueront sous forme de SCT (SEPA Credit
Transfer) et de SDD (SEPA Direct Debit). Les relevés de comptes vont s’enrichir d’informations
complémentaires tandis que les RIB adoptent le nouveau format BIC/IBAN.

Dans les entreprises, le passage au SEPA présente différents avantages : raccourcissement des
délais de paiement à l’intérieur de la zone SEPA, concurrence plus vive dans la fourniture des
services de paiement, baisse des coûts liés au traitement des paiements, ou encore, conquête de
nouveaux marchés…

La mise en conformité avec le SEPA nécessite une mise à jour des systèmes d’information
Elle entraîne nécessairement un nouveau format de fichiers pour les échanges avec les banques
ainsi que la mise en œuvre d’un nouveau protocole de communication (EBICS ou Swiftnet).
Le SEPA touche tous les flux d’échanges (import RIB, nouveaux salariés, notes de frais,
participation, intéressement…). Il impose également de remplacer les RIB par les BIC/IBAN et
de créer de nouvelles bases de données, d’imprimer de nouveaux formulaires et de modifier les
factures. Une démarche qui a des incidences aussi bien sur la comptabilité et la facturation des
entreprises que sur la paie des salariés. Pour les entreprises qui délèguent ces opérations à un
expert comptable, le changement est relativement simple. Pour les autres, le SEPA entraîne une
modification des documents, des données et des logiciels. Au-delà des nécessaires évolutions des
solutions de gestion de trésorerie et de communication bancaire, l’adoption du format SEPA a un
impact sur différents modules de l’ERP de l’entreprise. Pour réussir cette transition et maîtriser les
risques encourus, un pilotage expert s’impose. Les échéances réglementaires se rapprochant, il
devient urgent que les entreprises concernées engagent leur processus de migration pour éviter les
risques de goulot d’étranglement.


I. ENGAGER LE PROJET SEPA
A. Initier une approche en mode projet
Dans le cadre de leur migration vers la norme Sa première mission consiste à réaliser une
SEPA, il est essentiel que les entreprises cartographie des flux et processus qui seront
s’inscrivent dans une véritable démarche impactés par la migration SEPA de manière
projet et nomme à sa tête un comité ou un à diagnostiquer les besoins préalables, à
responsable SEPA chargé d’en superviser préparer au mieux le projet de migration,
les impacts sur les processus en place dans à identifier les ressources nécessaires et à
l‘entreprise et d’impliquer les services de définir le niveau de services le plus adapté.
l’entreprise qui seront concernés (trésorerie, Il définit la stratégie bancaire en prenant
informatique, services commerciaux contact avec les prestataires, les fournisseurs
et marketing, RH, service juridique, de logiciels et les banquiers de l’entreprise.
communication…).

B. Identifier les services impactés par le SEPA
Le SEPA change certaines règles. Il est • Marketing : mise à jour des documents,
important de prendre en compte ces nouveaux plaquettes, sites web, multilingue…
points réglementaires dans les démarches • Facturation : BIC/IBAN sur les factures
juridiques, financières, commerciales ou clients et fournisseurs • BIC/IBAN de
encore marketing de l’entreprise et d’adapter l’administration fiscale.
en conséquence les processus.
• Contentieux : mention du règlement par
En effet, les délais pour contester un
prélèvement sont, dans le cadre du SEPA,
SEPA et du BIC/IBAN dans la créance
allongés. Cette nouvelle donne impacte contentieuse • modèles d’injonctions de
les procédures liées à la gestion du paiement (BIC/IBAN, règlement SEPA).
recouvrement de créances, des contentieux • Achats : référentiel fournisseur avec BIC/
et de la trésorerie de l’entreprise.
IBAN • mention du règlement SEPA.
Les tâches à prévoir dans le cadre • Ressources Humaines : récupération BIC/
du SEPA en fonction des services : IBAN des salariés et règlement par mode
• Trésorerie : génération du format SEPA SEPA • bulletins de salaire avec le BIC/IBAN
(format UNIFI XML) • nouveaux protocoles pour le règlement SEPA.
de communication bancaire (EBICS, • Juridique : mise à jour de tous les contrats
Swiftnet) et abandon de X25 • nouveaux en liaison avec le SEPA (conditions de vente,
contrats télématiques bancaires (conditions tribunal pour litige…) • contenu de la zone
financières, protocoles, services, cut-off…) • libellée et les diverses compensations en
délais de traitement SEPA (saisie, validation, cas de défaillance d’une des parties dans les
contrôle, génération…) • traitement contrats entre les clients et les fournisseurs
des relevés bancaires (nouvelles zones • transfert de responsabilités dans le
d’information) en trésorerie/rapprochements cadre du SDD et gestion des mandats de
bancaires. prélèvement.
• Commercial : nouveaux référentiels clients • Informatique : «upgrader» les systèmes et
avec le BIC/IBAN, remplacement de les logiciels ; donner accès aux utilisateurs
l’autorisation de prélèvement par le mandat éloignés ; ouvrir l’IP à la connexion bancaire
unique • référentiel produit avec le règlement (sécuriser les accès).
SEPA.


C. Cartographier les flux impactés par le SEPA
Au niveau informatique, il convient de lister l’ensemble des outils matériels, logiciels et
réseaux impactés par le SEPA.

a. Les applicatifs
La migration SEPA impose comme pré-requis de gérer les nouveaux RIB au format BIC/IBAN.
Toutes les applications du système d’information gérant des coordonnées bancaires sont
impactées par le SEPA. La première étape du diagnostic consiste à vérifier la conformité de
ces applicatifs avec ce format BIC/IBAN ainsi que leur capacité à générer des fichiers au format
XML :
• Les logiciels de communication bancaire qui permettent de récupérer les relevés de comptes
et d’effectuer des virements et des prélèvements
• Les logiciels de trésorerie qui optimisent les flux financiers
• Les logiciels de comptabilité pour la gestion des flux fournisseurs/clients
• Les logiciels de gestion des ressources humaines et en particulier de la paie pour la gestion
des salaires
• Les applications orientées métiers qui intègrent des coordonnées bancaires de clients ou de
fournisseurs

b. Les interfaces
Le SEPA nécessite que les différents applicatifs concernés soient compatibles pour communiquer.
Une fois identifiés les applicatifs concernés par le format SEPA, il faut définir leurs points de jonction
technologique.


II. LES ÉTAPES
DE LA MIGRATION SEPA
Les étapes de la migration vers le SEPA dépendent du système
d’information de l’entreprise et de sa taille. Si les applicatifs ERP sont
utilisés dans une version récente, l’entreprise réalise une simple mise à jour.
Si l’entreprise est équipée d’une solution plus ancienne et souhaite en profiter
pour faire un changement de version majeure, alors le process global sera plus lourd. Mais dans les
deux cas, la migration vers les nouveaux protocoles de communication bancaire est un préalable
indispensable.

A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire
Le SEPA impose en France des changements sur toutes les couches
de la communication bancaire
Sa mise en place nécessite que les entreprises migrent d’abord vers l’un des nouveaux
protocoles de communication bancaire, EBICS ou Swiftnet.
Contrairement aux protocoles ETBAC 3 et 5, EBICS
et Swiftnet supportent les formats de fichiers XML.
Une migration d’autant plus indispensable que
ETEBAC 3 et 5 s’appuient sur le réseau X25/ Le choix du Comité
Transpac opéré par Orange Business Services Français d’Organisation et de
et qui ne sera plus maintenu à partir du 30 Normalisation Bancaire (CFONB)
septembre 2011. Ces nouveaux protocoles pour remplacer ETEBAC :
de communication bancaire utilisant le
• Swiftnet ( Society for
réseau TCP/IP (firewall/proxy) nécessitent
Worldwide Interbank Financial
également de prévoir une sortie IP vers
Telecommunication ) : réseau bancaire
l’extérieur. Une première démarche qui
international, 3 modes d’accès
permettra ensuite aux entreprises de
s’engager véritablement dans leur projet de • EBICS ( Electronic Banking
migration SEPA. Internet Communciation
Standard ) : réseau IP,
sécurité, format XML


B. Revoir ses contrats bancaires
En matière d’organisation, les entreprises banques, les personnes habilitées à l’exécution
doivent vérifier avec leurs banques l’état de d’opérations sur ses comptes. Enfin, elle doit
leurs contrats, afin de mettre en place les revoir les procédures d’exécution des ordres
mandats et avenants nécessaires pour délivrer transmis, à savoir la génération, la distribution
les services SEPA (SCT et SDD). L’entreprise et la gestion des clés X509 banque par
doit identifier, pour contractualiser avec ses banque.

C. Mettre à jour sa base de données clients,
fournisseurs et collaborateurs
La démarche suivante consiste à récupérer coordonnées bancaires peuvent s’appuyer
l’ensemble des coordonnées BIC et IBAN sur des convertisseurs de RIB en BIC/IBAN
de ses clients, fournisseurs et collaborateurs proposés par certains éditeurs. Pour les
afin de mettre à jour les différents référentiels entreprises qui externalisent la gestion de leur
de sa base de données. Pour réaliser cette paie ou de leurs factures, cette démarche sera
opération, les entreprises ne souhaitant pas réalisée par leur prestataire externe. Il convient
faire évoluer immédiatement leur système néanmoins de planifier cette bascule avec le
d’information ou leur ERP vers des versions ou les prestataires.
prenant en compte ces nouveaux formats de

D. Mettre à jour son ERP
Une fois la base de données à jour, les Pour les entreprises qui utilisent un ERP
entreprises doivent mettre à jour leurs standard, incluant un contrat de maintenance,
applicatifs pour générer le format XML, gérer le cette mise à jour ne prendra que 20 à 25
BIC et l’IBAN, permettre la saisie du paiement jours. Mais si l’entreprise a réalisé des
SEPA (SCT et SDD), le retour des informations développements métiers spécifiques autour
(relevés bancaires), le rapprochement de l’ERP, il faudra alors adapter les règles de
bancaire, le rapprochement comptable ou ces modules en fonction de celles du SEPA.
encore l’intégration avec la trésorerie. Une démarche qui peut rallonger de plusieurs
Les solutions de communication bancaire dizaines de jours la migration du système vers
et de gestion des moyens de paiement sont le SEPA.
impactées, et il convient de les faire migrer
vers des versions acceptant ces nouveaux
formats.
De nombreux services étant concernés par
le SEPA, c’est au final l’ensemble de l’ERP
qui doit faire l’objet d’une migration vers une
version acceptant ce nouveau format.


E. Adapter son système d’information
Les échanges SEPA s’appuyant sur le format les réseaux et les machines supportent ces
XML, la taille des fichiers échangés s’alourdit nouvelles volumétries en termes de transfert
(x4 pour les paiements et jusqu’à x10 pour et d’intégration. Ces nouvelles versions des
les relevés bancaires). Par ailleurs, avec le applicatifs, qui s’appuient souvent sur les
format SEPA, il est possible d’échanger plus systèmes d’exploitation les plus récents, sont
d’informations dans le cadre des SDD et plus consommatrices en puissance. Leur
des SCT, avec un champ de 140 caractères optimisation nécessite parfois une évolution
(contre 40 auparavant) à la disposition de des machines qu’il convient de prendre en
l’utilisateur pour transmettre un libellé qui compte dans le budget du projet.
parvienne au destinataire sans altération. Il
est essentiel que l’entreprise s’assure que

F. Repenser ses organisations
La dernière étape de la mise en œuvre d’un projet SEPA concerne les processus
organisationnels de l’entreprise : une étape indispensable à l’optimisation
et à la rentabilité de ce projet.

a. Homogénéiser et centraliser ses pour favoriser les règlements par virement
contrats bancaires ou prélèvement. Une démarche qui permet
d’accélérer et de sécuriser les procédures
La mise en place du SEPA est l’occasion de traitement et qui est moins coûteuse
pour l’entreprise d’étudier la connexion que les procédures matérialisées. Ainsi, le
vers d’autres banques dans la zone SEPA. délai d’exécution d’un virement SCT sur la
C’est l’opportunité de renouveler ou de zone SEPA est de 3 jours ouvrés maximum
centraliser les contrats télématiques et et passera à 1 jour maximum à partir de
de revoir la structure de ses comptes 2012. Les commissions d’interchange seront
bancaires. Le réseau IP autorise la supprimées sur le prélèvement SDD à partir
centralisation des communications bancaires du premier novembre 2012, tandis que le
et l’homogénéisation des flux entre les paiement transfrontalier est, avec le SEPA au
entreprises et les banques. Le passage au même coût qu’un paiement national. Ainsi,
SEPA permet de renégocier les tarifs et le dans le cadre du SEPA et du SDD, l’entreprise
contenu des services bancaires. Autant de peut remplacer ses autorisations de
démarches qui contribuent à générer des prélèvements par le mandat unique et étudier
gains de productivité et rationaliser des coûts l’opportunité du prélèvement transfrontalier.
liés aux frais bancaires. Elle peut harmoniser les différents moyens de
b. Optimiser les opérations paiement utilisés par ses entités en Europe
en n’utilisant que le SCT. En simplifiant
de paiements et de prélèvements et en accélérant ainsi ses démarches de
Le SEPA a également un impact sur les prélèvements et de virements, elle s’ouvre de
modalités de règlement. Dans certains pays nouvelles opportunités de développement
tels que la France et l’Espagne, le recours au commercial dans les pays de la zone SEPA
paiement par chèque ou effet est souvent tout en rationalisant ses coûts.
plébiscité. Il faut profiter du passage au SEPA


c. Renforcer et améliorer la gestion comptable
La zone de 140 caractères du champ « référence » dans les SCT et les
SDD introduit de nouvelles informations qui optimisent les moyens de
paiement SEPA. L’identification des flux de facturation gagne en précision.
L’allocation et l’enregistrement comptable sont plus appropriés, et le lettrage
et la réconciliation (entre les factures en attente de règlement et les paiements)
optimisés. Dans cette perspective, le SEPA offre l’opportunité de mener une
réflexion sur des projets de dématérialisation des factures ou de l’externalisation de
certaines fonctions comptables.


III. LES RÉPONSES DE SAGE
Après avoir adapté ses solutions de gestion financière et ses ERP aux nouveaux protocoles de
communication bancaire et au format SEPA, Sage a développé des outils de migration à isopérimètre,
des outils d’import, de paramétrage et propose trois niveaux de services pour accompagner les
entreprises dans ces étapes de migration.

A. Le convertisseur de coordonnées bancaires
L’entrée en vigueur du SEPA impose pour Cette offre est accessible à tout moment et
tout paiement en euros dans les 32 pays de quel que soit le lieu, à partir de la plateforme
la zone, l’utilisation du code BIC et du code SaaS de Sage qui assure l’exploitation et
IBAN en lieu et place du traditionnel RIB ou le support de ce service dans le cadre des
des coordonnées nationales d’autres pays. solutions de la Division Moyennes et Grandes
Le premier type de paiement concerné est Entreprises de Sage soit :
le virement SCT. Sage accompagne les • Sage FRP Treasury Universe Edition (V3.1)
entreprises dans la conversion des comptes
• Sage 1000 Banque Paiement (V5.52, V6.00)
RIB vers des comptes IBAN et BIC pour :
Sage propose également des services
• Échelonner la mise à jour de l’ensemble des
étendus aux logiciels d’autres éditeurs :
systèmes impactés par la migration des
comptes RIB vers les comptes IBAN/BIC en • Soit avec l’offre de conversion au format
conformité SEPA d’import-export préconisé par Sage
• Réduire et automatiser toutes les tâches • Soit avec l’offre de conversion sous un autre
manuelles de mise à jour des référentiels format d’import-export. Des prestations
complémentaires seront à prévoir pour la
• Réduire les temps de déploiement.
mise au format du fichier.


B. Les services d’accompagnement
a. Accompagnement Standard
Dans le cadre du niveau de service Standard, Sage accompagne les entreprises qui entendent faire
évoluer leur système d’information à isopérimètre. Ce contrat comprend une validation des pré-
requis, l’installation et la migration en réel des solutions concernées et une formation utilisateur.

b. Accompagnement Premium
Le contrat Premium intègre un audit préalable du système en place, l’installation et la migration en
réel des solutions concernées, une formation sur site et une assistance sur site.

c. Accompagnement Sérénité
Le contrat Sérénité comprend une analyse préalable, une installation et la gestion du
multi-environnement, la migration à blanc, puis la formation sur site, l’assistance au démarrage,
le suivi de projet et la rédaction du livrable.


IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES
PAR NOS CLIENTS

QUESTION 1 Le SEPA est une réalité. Il a été lancé le 28
janvier 2008 pour ce qui concerne les virements
Depuis quand le SEPA est-il
domestiques dans la zone SEPA, ce que l’on appelle
disponible pour les transferts de
le SCT (Sepa Credit Transfert). La bascule en SCT
fichiers de virement aux banques doit être effective pour l’ensemble des entreprises
(domestiques et internationaux) ? aux alentours de fin 2011. Début 2009 - fin 2010, c’est
Le SEPA est-il obligatoire ? le lancement du prélèvement SEPA, le SDD (Sepa
Quelles sont les dates limites de Direct Debit) qui devra être effectif. Les entreprises
bascule par nature auront jusqu’à fin 2012 à peu près pour y basculer.
de flux bancaire ? Le 1er novembre 2009 : c’est l’inscription dans les
droits nationaux de la directive sur les paiements, qui
introduit plus de concurrence, et la disparition ou la
réduction des délais de traitement, ce que l’on appelle
les dates de valeur, sur les moyens de paiement. Il y
a un projet de règlement en cours d’approbation au
Parlement Européen qui définit les dates butoir : SCT
début 2013, SDD début 2014 pour l’ensemble de la
zone SEPA.

QUESTION 2 Entre les deux dates butoir, nos clients pourront
utiliser les formats et les protocoles actuels ainsi
Y a-t-il une période transitoire
que les nouveautés SEPA, le SCT et le SDD.
durant laquelle le format actuel
et le format SEPA cohabiteront ?


QUESTION 3 Les formats actuels restent valables. Le BIC
Le format actuel reste t-il et l’IBAN sont obligatoires pour les virements
valable ? Devrons-nous SEPA. Il est cependant conseillé de les utiliser pour
également utiliser le BIC les virements internationaux au format AFB320, mais
ces notions sont obligatoires si l’on fait du SEPA. Ce
et l’IBAN pour ces moyens
point est important pour nos clients puisque toutes
de paiement ?
les applications qui ont un référentiel de compte au
format RIB vont le gérer demain en BIC-IBAN.

QUESTION 4 Tant que vous resterez avec ces formats
domestiques, vous pouvez continuer à utiliser
Jusqu’à quand ETEBAC 3
ETEBAC 3 pour recevoir vos relevés de compte. Mais
reste t-il valable ? le réseau X25, qui supporte ETEBAC 3 et 5, s’arrêtant
le 30 septembre 2011, il faut changer de protocole
avant cette date.


IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES
PAR NOS CLIENTS (SUITE)

QUESTION 5 Il y a des clients qui font de l’ETEBAC 3 ou 5
via le réseau RNIS, ou directement avec X25.
Quelles sont les contraintes
Cela disparaît au profit d’un réseau TCP/IP, c’est-
techniques et bancaires quand
à-dire internet. Il y a une modification du logiciel de
un client passe d’ETEBAC à communication et de moyen de paiement, et puis des
EBICS ? avenants aux contrats bancaires. Il doit se rapprocher
de sa banque, puisque c’est un autre contrat
télématique.

QUESTION 6 Vous retrouvez les champs classiques de ces
virements. Il y a des informations complémentaires
Pouvez-vous nous en dire plus
qui vont permettre la construction de centrale de
sur les types de champs que
paiement et d’obtenir des informations pour les
comprend le fichier XML ? rapprocher et les intégrer avec une base comptable.
Le fait que l’on bascule à l’XML va ouvrir d’autres
applications : lettrage automatique, rapprochement
et dématérialisation de la facture. De nouvelles
perspectives s’offrent à vous.


QUESTION 7 Les clients qui ont ETEBAC 5 ont la possibilité
d’utiliser la signature électronique vers toutes les
Qu’en est-il de la signature
banques avec une seule carte. Ce type d’offre sera
électronique ?
disponible sur EBICS. Le CFONB, l’institution française
des banques, a émis un planning en deux phases :
remplacement du protocole ETEBAC 3 à partir
de novembre 2010, et démarrage de la signature
électronique sur EBICS.


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