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Organización de clubes nuevos

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Organización de clubes nuevos
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Índice
 1	 Introducción......................................................................................................
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  1. 1. Organización de clubes nuevos Guía para gobernadores de distrito y representantes especiales
  2. 2. desarrollo y crecimiento del cuadro social conservación captación organización de clubes nuevos
  3. 3. Índice  1 Introducción.....................................................................................................................1   2 Función y responsabilidades del gobernador de distrito..............................................3   3 Funciones y responsabilidades del representante especial...........................................9   4 Presentación de los Pormularios reglamentarios de RI................................................19 Estudio para la organización del nuevo club rotario..................................................................21 Formulario del club padrino de un nuevo club rotario...............................................................23 Solicitud de admisión en Rotary International ..........................................................................25   5 Ceremonia de entrega de la carta constitutiva............................................................29 Fecha y hora.............................................................................................................................29 Palabras del gobernador...........................................................................................................29 Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva................................................30   6 Preguntas frecuentes.....................................................................................................33 Anexos   1: Hoja de trabajo del gobernador de distrito para la organización de un nuevo club rotario.........................................................................................................37   2: Hoja de trabajo para clasificaciones....................................................................................39   3: Glosario de términos rotarios..............................................................................................41   4: Programas de reuniones semanales que se recomiendan al organizar clubes nuevos...........45   5: Lista de verificación para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva...........................49   6: Modelo de comunicado de prensa......................................................................................51   7. Suplemento sobre la organización de ciberclubes rotarios...................................................53
  4. 4. 1Organización de clubes nuevos 1 Introducción La organización de un club rotario nuevo requiere dedicación y trabajo intenso, pero para muchos rotarios ésta ha sido una de sus experiencias más gratificadoras. Hay diversas razones que conllevan a la organización de nuevo club rotario. Puede que en cierta comunidad se cuente con socios en perspectiva calificados interesados en ser parte del movimiento rotario, pero quizás prefieren un horario de reuniones más conveniente o reunirse en línea a través de un ciberclub rotario. También podría ser que el club rotario de la localidad no puede aceptar más socios debido a limitaciones de espacio en el local habitual de reunión. Incluso podría surgir la necesidad de organizar un nuevo club rotario cuyas reuniones se celebren en un idioma que no sea el predominante en el distrito. Este tipo de situaciones, entre otras, sugerirían la necesidad de establecer un nuevo club rotario. El gobernador de distrito facilita el establecimiento de nuevos clubes en su jurisdicción. Los rotarios interesados en organizar un club nuevo deben comunicarse con el gobernador de distrito. Por su parte, el representante del Departamento de Apoyo de Clubes y Distritos de Rotary International correspondiente a su área podrá asistir al gobernador de distrito y otros interesados en organizar un nuevo club rotario. La presente guía contiene información para los gobernadores y representantes especiales sobre el proceso que debe observarse así como los formularios que deben remitirse a RI para la formación de nuevos clubes. Para su conveniencia, los formularios en línea están en formato PDF y todos los campos pueden ser cumplimentados electrónicamente, con excepción del espacio provisto para las firmas requeridas. Las copias impresas deben ser firmadas y remitidas por correo postal a RI. Debido a que en el mundo de Rotary las circunstancias varían según las condiciones locales, los pasos para la organización de un club que se recomiendan en la presente guía son un referente para garantizar que se satisfagan los requisitos mínimos establecidos por RI. Es posible que se deban tomar medidas adicionales, de conformidad con la tradición rotaria local o los requisitos de las leyes en determinadas jurisdicciones. Le recomendamos observar los pasos prescritos para el establecimiento de un nuevo club, incluidos la lista de verificación y los recursos que se sugieren, a fin de llevar a buen término la fundación de un club rotario. Tras un proyecto piloto de seis años, el Consejo de Legislación de 2010 reconoció oficialmente a los ciberclubes rotarios como miembros de Rotary International. Aunque la mayoría de las pautas descritas en la presente guía rigen tanto para los clubes rotarios tradicionales como para los ciberclubes rotarios, hay ciertas consideraciones que deben tenerse en cuenta al organizar estos últimos. Para mayores detalles sobre los ciberclubes, consulte el anexo 7. Salvo que se indique lo contrario, toda referencia a los clubes se aplica también a los ciberclubes rotarios.   Consulte la lista de representantes de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD) en www.rotary.org /es/cds.
  5. 5. 2 Funciones y responsabilidades del gobernador de distrito La organización de un club rotario nuevo es una empresa que requiere la supervisión minuciosa del gobernador de distrito y la cooperación de muchas personas. La organización de clubes nuevos es responsabilidad del gobernador de distrito (Reglamento de RI, sección 15.090.), bajo la supervisión general de la Directiva de RI. Al gobernador de dis- trito le compete establecer un Comité Distrital de Extensión a fin de desarrollar e implementar un plan para la organización de nuevos clubes, y cumplir las funciones de representante especial o nombrar a la persona que ocupará dicho cargo, para coordinar las activida- des de extensión en los clubes de reciente formación. El gobernador también determinará la delegación de funciones y autoridad, transmitirá al representante especial sus ideas sobre la colaboración del club padrino y la captación de los socios fundadores, y hará partícipe a otros rotarios, a fin de garantizar el éxito de todo club. En el presente capítulo se destacan las principales responsabilidades del gobernador de distri- to, y en el anexo 7 figura información complementaria sobre los ciberclubes rotarios. Como gobernador de distrito, deberá mantener al representante especial al tanto del papel que usted desempeñará en el proceso. Los gobernadores abordan este proceso de distintas maneras, algunos tienen una participación directa mientras que otros delegan la mayor parte de las responsabilidades. Puesto que cada situación es diferente, la organización de nuevos clubes es el resultado de diversas circunstancias, las cuales deben ser consideradas. Debido a que el representante especial continúa desempeñando funciones durante el año posterior a la fecha en que se entregó la carta constitutiva al nuevo club, se recomienda consultar también con el gobernador electo e incluso con el gobernador propuesto. La lista de control que se incluye en esta publicación le servirá como punto de partida a medida que usted elabora su propia estra- tegia para participar plenamente en el proceso de organización de un nuevo club en el distrito. La hoja de trabajo para la organización de un club nuevo rotario (anexo 1) le ayudará a usted y al representante especial a fijar sus metas preliminares. Designar a los integrantes del Comité Distrital de Extensión Bajo la dirección del gobernador, el Comité Distrital de Extensión deberá trazar e implementar un plan para organizar nuevos clubes rotarios dentro del distrito. Es responsabilidad del Comité: • Identificar comunidades donde no funcionen clubes rotarios que reúnan las condiciones aptas para la formación de un nuevo club. • Localizar comunidades en las que podrían establecerse clubes rotarios adicionales, sin que esto afecte negativamente a los clubes que ya funcionan en la localidad. • Colaborar en la organización y el establecimiento de clubes nuevos. Como requisito mínimo que se recomienda, los integrantes del Comité Distrital de Extensión deben ser socios activos (no honorarios) de un club del distrito y estar al día en el cumplimien- to de sus obligaciones para con dicho club [Sección 17.030.3., Rotary Code of Policies]. Se dará preferencia a ex gobernadores y otros rotarios que se hubieran dedicado, con éxito, a la organización de clubes nuevos. 3Organización de clubes nuevos   El cronograma de planificación de la página 37 lo ayudará a elaborar un plan para la organización de un nuevo club.
  6. 6. 4 Organización de clubes nuevos Pasos a seguir: ❑❑ Determinar a quién y cuándo designará a los miembros del Comité Distrital de Extensión. ❑❑ Notificar a los integrantes del comité las responsabilidades que les competen y las expec- tativas establecidas. ❑❑ Supervisar las actividades del comité. ❑❑ Determinar el medio de comunicación que usará para mantenerse en contacto con el comité. Realizar el Estudio para la organización de un nuevo club rotario Si el Comité Distrital de Extensión considera factible el establecimiento de un club rotario en una localidad, el gobernador de distrito deberá cumplimentar el Estudio para la organización de un nuevo club rotario (página 21). Pasos a seguir: ❑❑ Designar al rotario que realizará el estudio de la localidad en perspectiva, quien deberá estar familiarizado con la zona a fin de determinar si la localidad es apta para albergar un nuevo club. ❑❑ Iniciar la búsqueda del club padrino (de no contarse con uno). ❑❑ Determinar, en colaboración con la persona que realiza el estudio, si la localidad en pers- pectiva cuenta con el número idóneo de profesionales y personas de negocios cualificadas para albergar a un club adicional de por lo menos 25 socios activos, de conformidad con el sistema de clasificaciones de Rotary. Designar al representante especial y club padrino El representante especial será quien se encargará de captar y orientar a los socios fundadores. Puesto que el éxito del nuevo club dependerá en gran medida del representante especial, seleccione a esta persona con sumo detenimiento. Ya que también trabajará en estrecha colaboración con el club padrino, o clubes padrinos, sería preferible que fuera socio de tal club. Deberá designar tanto al representante especial como al club padrino antes de remitir a RI el Estudio para la organización del nuevo club rotario. Debido a distancias geográficas, en algunas regiones del mundo al representante especial le es imposible reunirse regularmente con el club padrino y cumplir un papel más directo, en estos casos se podría considerar al instructor distrital como un importante recurso. Aunque técnicamente no es obligatorio contar con un club padrino, es algo que se recomienda decididamente ya que ayudará al nuevo club a establecer un sólido cuadro social dedicado al servicio y compañerismo. Los clubes nuevos pueden contar con más de un club padrino, uno de los cuales deberá funcionar en las proximidades del nuevo club. El club padrino deberá: • Estar al día en sus obligaciones financieras para con RI. • Tener 20 socios activos, como mínimo. • Haber desarrollado un programa equilibrado en el marco del servicio rotario. Es responsabilidad el club padrino: • Asistir al representante especial en la planificación y organización de los trámites admi- nistrativos del nuevo club. • Colaborar en la organización de los programas iniciales y los primeros proyectos del nuevo club. • Orientar al nuevo club en su integración como miembro de RI.   El éxito de un nuevo club depende en gran medida de la dedicación del repre- sentante especial. En algunas circunstan- cias, el gobernador de distrito cumple el papel de representan- te especial.   Proporcione el Estudio para la orga- nización de un nuevo club rotario (página 21) a la persona que se encargará de llevar a cabo la encuesta.
  7. 7. 5Organización de clubes nuevos • Presentar informes al gobernador, cuando éste lo solicite, durante el primer año de fun- cionamiento del nuevo club. • Servir como mentor del nuevo club durante dos años, por lo menos, después de su admisión en RI. Según estudios realizados por RI, los clubes nuevos deben contar con un sólido sistema de apoyo durante los dos primeros años de funcionamiento. Se ha demostrado que el mayor número de bajas, en términos de socios y clubes, se da durante el segundo año de funcionamiento. Los clubes que cuentan con el apoyo incondicional del club padrino en su segundo año, tendrán mayores posibilidades de convertirse en clubes autosuficientes y eficaces. Considere las ventajas de contar con varios clubes padrinos: • El nuevo club no sólo tendrá un sistema de apoyo más sólido sino también estará expuesto a las distintas prácticas de los clubes padrinos y a una gama más amplia de ideas. • La responsabilidad de ayudar al nuevo club no recae únicamente en un club o unos cuantos rotarios. • Ofrece una red de contactos más grande para captar a los socios fundadores. • Se comparten los costos. • Ser club padrino podría darle nuevo ímpetu al cuadro social.   Suministre copias del Formulario del club padrino de un nuevo club rotario (página 23) al posible club o clubes padrinos. Informe a los fun- cionarios del club padrino sobre las res- ponsabilidades que deberán asumir y el plazo dentro del cual deberán comunicar su decisión.   Para consultar el Informe sobre las tendencias de nuevos clubes y otros estudios de RI, visitar www.rotary.org/es /membershipresources. Pasos a seguir: ❑❑ Designar al representante especial y procurarle un ejemplar de esta publicación. ❑❑ Determinar las funciones y responsabilidades que delegará al representante especial (ver capítulo 3). ❑❑ Establecer un plan para comunicarse regularmente con el representante especial. ❑❑ Dar a conocer sus expectativas al representante especial. ❑❑ Considerar la posibilidad de contar con la ayuda del instructor distrital en la organización y formación del nuevo club. ❑❑ Analizar el cronograma preliminar de planificación (ver anexo 1) con el representante especial. ❑❑ Determinar las funciones que usted y el representante especial cumplirán al trabajar con los socios fundadores. ❑❑ Buscar uno o varios clubes padrinos en perspectiva. Considerar las ventajas de contar con varios clubes padrinos. ❑❑ Informar al club padrino (o clubes padrinos) acerca de las responsabilidades que deberán asumir, o delegar la tarea al representante especial. (Más información en el capítulo 3). ❑❑ Remitir el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario al presidente del club padrino. ❑❑ Verificar que el club padrino haya realizado una votación oficial a fin de determinar si el cuadro social en su totalidad está de acuerdo en apoyar al nuevo club.
  8. 8. 6 Organización de clubes nuevos Enviar el Estudio para la organización del nuevo club rotario y el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario a su representante de ACD Ambos documentos deben cumplimentarse debidamente, con las firmas requeridas, antes de ser remitidos a RI. (Si desea cumplimentar los formularios electrónicamente, descargue la versión en línea en www.rotary.org/downloadlibrary). Ingrese la información en los formularios, imprímalos, obtenga las firmas necesarias y remítalos a RI por correo postal. Pasos a seguir: ❑❑ Determinar junto con el representante especial las responsabilidades específicas del club padrino. ❑❑ Asegurarse de que se haya informado al club padrino acerca de las responsabilidades específicas que asumirá antes de comprometerse a participar en la organización de un nuevo club. ❑❑ Si optase por no contar con un club padrino, explicar en detalle la razón. ❑❑ Obtener todas las firmas requeridas, y revisar los formularios antes de remitirlos. ❑❑ Dirigir al representante de ACD cualquier duda antes de remitir los formularios. Captación de los socios fundadores En la etapa inicial del nuevo club rotario, éste está conformado por los socios fundadores, a quienes se confiere la calidad de socio antes de que se apruebe la admisión del club a RI. La mitad de los socios fundadores deben proceder de la comunidad local. Como gobernador de distrito, usted decidirá el nivel de colaboración que tendrá con los socios fundadores del club. Deberá contar con un plan de comunicaciones a fin de que usted, el representante especial, el club padrino y los socios fundadores contribuyan plenamente al éxito del nuevo club. Considere, además, el papel que cumplirán los asistentes de gobernador. Deberá comunicar a los socios fundadores del club, ya sea personalmente o mediante el repre- sentante especial, las responsabilidades generales que asumirán, entre las que se encuentran las siguientes: • Identificar a los socios fundadores. • Asegurarse de que exista diversidad en cuanto a las clasificaciones de los socios. • Elegir el nombre del club. • Adoptar los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. • Fijar el horario y lugar de la reunión. • Adoptar el reglamento del club y la estructura de los comités. • Seleccionar a los integrantes de la directiva y los funcionarios del club. • Fijar la cuota de ingreso y la cuota anual que los socios deberán abonar. Para más información sobre las responsabilidades de los representantes especiales, véase el capítulo 3.   Dirija toda pregunta respecto a los formu- larios al representan- te de ACD.
  9. 9. 7Organización de clubes nuevos Pasos a seguir: ❑❑ Determinar el papel que asumirá el gobernador de distrito en la captación de socios fundadores. Determinar su nivel de participación: ¿tendrá una participación activa o delegará la mayoría de las responsabilidades en el representante especial, club padrino o al grupo de socios fundadores que organiza el club? ❑❑ Elaborar un plan de acción a fin de colaborar o capacitar al representante especial y al club padrino en la captación de socios fundadores. ❑❑ Fomentar un cuadro social diverso en cuanto a clasificaciones. ❑❑ Establecer un programa de orientación e instrucción adecuado para los futuros socios y socios fundadores. Conferir la condición de club rotario provisional El gobernador otorga al grupo organizador la designación de “club provisional” una vez que el grupo comience a reunirse semanalmente y haya elegido a los funcionarios de club que se suscribirán los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Tal designación permite al club provi- sional entregar la credencial de compensación de ausencia a los rotarios visitantes. Pasos a seguir: ❑❑ Cerciorarse de que el representante especial y los socios fundadores sean conscientes y estén debidamente capacitados en cuanto al papel que cumplirán en la educación rotaria de los nuevos socios. ❑❑ Elaborar un plan de comunicación para garantizar el mantenimiento de comunicaciones periódicas entre el gobernador de distrito, representante especial y el club padrino, a fin de mantenerse al tanto de las actividades y participación en la instrucción de los socios fundadores y en perspectiva. ❑❑ Aclarar cualquier duda que el club provisional tuviera en cuanto al reglamento del club. Examinar la Solicitud de admisión en Rotary International y presentarla ante la Directiva de RI La Solicitud de admisión en Rotary International se presentará a RI una vez que el club provisional cuente con 25 socios fundadores activos y un grupo de clasificaciones diversas. La nómina de socios presentada como parte de la solicitud de admisión tendrá carácter de nómina definitiva de los socios fundadores del nuevo club. Hasta que la Directiva no emita su decisión sobre la solicitud, no se podrá admitir a socios adicionales en el club. Puesto que la nómina de socios fundadores es un elemento esencial de la Solicitud de admisión en Rotary International, se verifica la exactitud de tales nóminas. Con su firma, el gobernador de distrito constata que ha verificado toda la información contenida en la solicitud y garantiza que las personas cuyos nombres figuran en la nómina han recibido notificación de su inclusión en dicha lista. Los datos incluidos en la nómina de socios deben ser exactos, ya que de lo contrario, acarrearía serias consecuencias. “En el caso de los clubes nuevos cuyas listas de socios son incorrectas, el secretario general tomará las siguientes medidas: a. retendrá la carta constitutiva del nuevo club, b. notificará al gobernador que la carta constitutiva no se entregará hasta que todos los nombres de la lista hayan sido verificados y que todas las solicitudes de admisión de   La Solicitud de admisión en Rotary International figura en la página 25.
  10. 10. 8 Organización de clubes nuevos clubes que provengan de dicho distrito durante el año rotario en curso serán sometidas a revisión, c. notificará al gobernador que ha sido declarado no apto para ser elegido para cualquier cargo en RI, durante los tres años posteriores a la conclusión de su gobernación”. (Sección 18.050.15. del Rotary Code of Policies) Pasos a seguir: ❑❑ Verificar todos los datos incluidos en la Solicitud de admisión en Rotary International. ❑❑ Cerciorarse de que la solicitud esté debidamente cumplimentada y sea legible. ❑❑ Analizar la hoja de trabajo sobre clasificaciones preparada por el representante especial a fin de constatar de que se cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta a clasificaciones. ❑❑ Remitir la cuota de admisión correspondiente junto con la solicitud. ❑❑ Contactar con el representante de ACD de tener dudas. ❑❑ Remitir la Solicitud de admisión en Rotary International al representante de ACD para que sea aprobada por la Directiva de RI. Entregar la carta constitutiva al nuevo club rotario La carta constitutiva del nuevo club, firmada por el presidente de RI, porta el sello oficial de la organización y se envía al gobernador de distrito, por lo general, en el transcurso de las cuatro semanas siguientes a la admisión del club. El gobernador también firma la carta constitutiva. Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión y confirmar que el club funciona eficazmente, el gobernador de distrito, en colaboración con el representante especial y los funcionarios del nuevo club, deberá fijar la fecha y la hora de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia deberá fijarse la fecha de la entrega de la carta constitutiva antes de recibirse la notificación de la aprobación de la solicitud de admisión, puesto que podrían surgir demoras inesperadas en la tramitación de la solicitud. Para más información sobre cómo organizar la ceremonia de entrega de la carta constitutiva, consulte el capítulo 6. Pasos a seguir: ❑❑ Calcular el tiempo que le tomarán al representante especial y los funcionarios del nuevo club organizar la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. ❑❑ Mantener al representante especial informado acerca de cualquier aspecto que desea incorporar en la ceremonia, además de los indicados en el capítulo 6. ❑❑ Preparar con el representante especial el comunicado de prensa que se emitirá a los medios de difusión de la localidad. Se exhorta al gobernador a mantenerse en contacto con el nuevo club después de su funda- ción y a apoyar el crecimiento continuo del mismo. El gobernador saliente deberá entregar al gobernador electo una lista de los representantes especiales que se encuentran trabajando activamente en la organización de nuevos clubes.
  11. 11. 9Organización de clubes nuevos 3 Funciones y responsabilidades del representante especial El gobernador de distrito nombrará a un rotario bien informado que sea socio de un club cerca- no, de preferencia el club padrino, quien se desempeñará en calidad de representante especial para la organización de un club nuevo y estará facultado para representar al gobernador en los trámites relacionados con la organización del nuevo club. El gobernador fijará los deberes concretos y la autoridad que le conferirá al representante según sea lo apropiado en el distrito. Como parte de sus funciones, es probable que el representante especial lleve a cabo, entre otras, las actividades que se describen más abajo. Deberá mantener una estrecha comunicación con el gobernador de distrito en cuanto a las responsabilidades del cargo. Vale mencionar que las actividades presentadas en este capítulo no necesariamente ocurren en el orden provisto. A fin de desempeñar eficazmente su papel de represente especial, le recomendamos comunicar- se asiduamente con el gobernador de distrito y su representante de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD) de RI y consultar el presente manual al igual que el Manual de Procedimiento (035-ES). Convocar una reunión con el club padrino y el grupo organizador El propósito de tal reunión será fomentar el acercamiento entre los socios del club padrino y los socios fundadores que participan en el proceso de organización. El representante especial facilitará el encuentro entre ambos grupos y los orientará en el establecimiento de las pautas de trabajo que deberán observar en los años próximos. A la reunión deberá invitarse a los posibles socios fundadores cualificados, al gobernador de distri- to y al presidente del club padrino, quien podría extender la invitación a otros rotarios de su club. Aproveche esta reunión para que los asistentes intercambien ideas, fijen metas y se conozcan mejor. Determinen cómo podrían captar posibles socios fundadores utilizando como punto de partida los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Programa que se sugiere para la reunión: • Repasar las disposiciones de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios sobre el cuadro social. • Planear actividades de captación de socios. Considerar los siguientes recursos como fuentes de posibles socios: - Empresas y organizaciones importantes del área y las personas empleadas o afiliadas a éstas que poseen las cualidades de afiliación. - Rotarios que actualmente son socios de clubes vecinos, para quienes la hora de reunión del club nuevo podría ser más conveniente. - Ex rotarios que residen en el área. - Ex becarios de La Fundación Rotaria o ex participantes en programas de RI (solicite una lista de ex becarios que residen en el área a alumni@rotary.org). - Rotaractianos y ex rotaractianos   Convoque la reunión de planificación después de aprobado el Estudio para la organización del club rotario, pero antes de que se dé inicio a la organización propia- mente dicha.   Consulte la Hoja de preguntas frecuentes (página 33) antes de asistir a la reunión de planificación.
  12. 12. 10 Organización de clubes nuevos El éxito de un club nuevo depende de una buena organización y de su funcionamiento durante los primeros años. El club padrino juego un importante papel en el éxito del nuevo club. En calidad de representante especial, deberá cerciorarse de que el club padrino sea realmente un mentor para el nuevo club. Puesto que para muchos clubes será la primera que sirvan en calidad de club padrino, una de las responsabilidades principales del representante especial es informar detalladamente al club acerca de sus responsabilidades y lo que se espera de sus socios. El club padrino servirá de mentor al nuevo club tanto antes como después de su fundación. Junto con el club padrino, planifique y organice los procesos administrativos del nuevo club, y analicen ejemplos específicos de cómo el club padrino orientará al nuevo club en sus programas y proyectos iniciales. Informar al club padrino sobre las responsabilidades que le corresponden - Ejecutivos jubilados que residen en el área. - Guías o directorios comerciales o guías de teléfono locales. - Directorios de otras asociaciones o grupos profesionales de la localidad. - Egresados de institutos y universidades de formación empresarial.   Anime al grupo orga- nizador a adquirir los siguientes recursos educativos para usar- los en las sesiones de información para socios en perspectiva. - Juego de materia- les informativos para socios en perspectiva (423-ES) o los componentes individuales: Bienvenido a Rotary (265-MU), Información básica sobre Rotary (595-ES), Esto es Rotary (001-ES), ¿Qué es Rotary? (419-ES), El Desafío de Rotary por 200 millones de dólares – Folleto (986-ES), y La Fundación Rotaria – Tarjeta informativa (159-ES) - Juego de videos sobre el cuadro social (427-MU) - Esto es Rotary (DVD, 449-ES) - El Desafío de Rotary por 200 millones de dóla- res (DVD, 985-ES) - Rotary y la comu- nidad internacio- nal: Integrando la comunidad local en el mundo (DVD, 266-MU) Pasos a seguir: ❑❑ Pedir al gobernador de distrito que delinee detalladamente sus expectativas en cuanto a usted y el papel que jugará en la organización del nuevo club. ❑❑ Analizar el papel de mentor del club padrino con los socios del club en formación, a fin de que éstos expresen lo que esperan recibir del club padrino. ❑❑ Determinar la frecuencia de las comunicaciones entre el club padrino y el club en forma- ción. Fomentar una sólida relación de trabajo entre ambos clubes. ❑❑ Establecer un plan de comunicación para todas las personas que participan en el proceso de organización. ¿Cómo se comunicará con los socios fundadores del grupo organizador y el club padrino? ¿Cómo se comunicarán el club padrino y el grupo organizador? ¿Qué medios de comunicación prefieren las partes involucradas? ❑❑ Delinear la manera en que se repartirán las responsabilidades entre el representante especial y el club padrino o grupo organizador en lo que respecta a la captación de los socios fundadores. ❑❑ Delinear un proceso y cronograma para cumplimentar los documentos requeridos para la admisión del nuevo club. ❑❑ Animar al grupo organizador a distribuir materiales de RI entre los posibles socios y decidir quién será el responsable de obtener dichos materiales. Consultar el Catálogo de RI en línea en shop.rotary.org para enterarse de las últimas novedades. ❑❑ Cerciorarse de que toda pregunta o duda que tenga el grupo organizador sobre Rotary o el proceso de organización sea contestada o aclarada oportunamente. ❑❑ Proporcionar al grupo organizador un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-ES).
  13. 13. 11Organización de clubes nuevos   Recomiende al club padrino que utilice los recursos de RI en la labor que realiza con el club en formación.   La publicación Orientación de socios nuevos: Guía para los clubes (414-ES) es un valioso recurso para el desarrollo de pro- gramas de instrucción para socios nuevos y en perspectiva. Pasos a seguir: ❑❑ Cerciorarse de que el grupo organizador ya haya iniciado conversaciones sobre el proceso administrativo de un club rotario. ❑❑ Fundamentar el papel que el club padrino cumplirá en la captación de socios en pers- pectiva. ❑❑ Elaborar un programa formal de orientación para posibles socios, en colaboración con los miembros fundadores. ❑❑ Determinar la fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión e informar al respecto al gobernador de distrito. ❑❑ Planificar, en colaboración con el grupo organizador, el gobernador de distrito y el club padrino, las primeras ocho o diez reuniones del club. ❑❑ Verificar si los dirigentes del club padrino están dispuestos y preparados para servir de mentores. Captación de los socios fundadores en perspectiva Animar a los socios fundadores a participar activamente en la captación de los nuevos socios, realzando así su papel de arquitectos del club. Mantener a los socios fundadores informados sobre Rotary, de manera que, llegado el momento, sean ellos quienes promuevan el club de manera proactiva entre posibles socios. Motivar a los socios del club padrino para que fomenten entre los socios fundadores en perspectiva las ventajas que ofrece la afiliación a un club rotario e invitarlos a participar en sus proyectos de servicio y eventos especiales. Deberá, además, destacar la importancia de contar con un cuadro social diverso. La comprensión internacional y la buena voluntad comienzan con la aplicación de los mismos principios dentro del ámbito del club. Analizar si la nómina de socios en perspectiva refleja la diversidad de la comunidad en términos de grupos étnicos, edad y religión. ¿Refleja la composición del cuadro social en cuanto a sexo el colectivo profesional de la comunidad? Si no fuera el caso, exprese sus inquietudes a los socios fundadores del club o, de lo contrario, felicítelos por un trabajo bien hecho. Deberá asegurar también que el club cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta a clasificaciones. Será su responsabilidad, además, remitir la Hoja de trabajo para clasificaciones (anexo 2) al gobernador de distrito. El objetivo de todo club rotario es ser una muestra represen- tativa de los sectores profesionales y empresariales de la localidad. El principio de clasificaciones es uno de los conceptos fundamentales de RI. Por lo tanto, es responsabilidad del representante especial describir el concepto al grupo organizador, informarle sobre la normativa oficial de RI y fomentar el establecimiento de un club con un cuadro social diverso.   Recomiende a los socios de ambos clu- bes que consulten las publicaciones Guía para el desarrollo del cuadro social (417-ES) y Recursos para la evaluación del club para sus actividades de captación de socios, las cuales pueden des- cargarse de www.rotary.org/es /membershipresources. Pasos a seguir: ❑❑ Establecer un cronograma de las actividades que deben realizarse para obtener la con- dición de club provisional. ❑❑ Determinar junto con los socios fundadores el mensaje que deberán destacar sobre el nuevo club ante posibles socios. ¿Qué es lo que atraerá a posibles socios al nuevo club? ¿Qué lo diferencia de los otros clubes de la localidad? ❑❑ Discutir la importancia de contar con un cuadro social diverso con los socios fundadores y el club padrino, el cual deberá promover constantemente este concepto como un recurso esencial para la captación de nuevos socios. ❑❑ Proporcionar al grupo organizador varias copias de la normativa sobre diversidad y cla- sificación que figura en el Manual de Procedimiento (035-ES) los Estatutos de RI, y los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
  14. 14. 12 Organización de clubes nuevos Horario y lugar de la reunión semanal El lugar y la hora de reunión del nuevo club rotario deberán considerarse detenidamente, teniendo en cuenta los siguientes elementos: edad de los socios fundadores, responsabilidades profesionales y personales, lugar de residencia y de trabajo, y distancia que deberán recorrer para asistir a las reuniones del club. Por ejemplo, si la mayoría de los socios tiene hijos peque- ños y prefiere no asistir a reuniones nocturnas, la hora de la reunión deberá fijarse antes de las 17.00. Los socios que residen en áreas suburbanas pero trabajan en el centro podrían elegir el lugar en base a la hora de reunión. A fin de minimizar gastos para los socios del club, consi- dere la posibilidad de celebrar las reuniones a la hora del desayuno o sin servicio de comidas.   El Glosario de térmi- nos rotarios (anexo 3) ayudará a los socios fundadores a fami- liarizarse con estos nuevos conceptos y terminología de uso común en Rotary. ❑❑ Cumplimentar, junto con los socios fundadores, la encuesta sobre clasificaciones, el estudio de diversidad, y el estudio de 25 minutos sobre el cuadro social disponibles en línea como parte de los Recursos para la evaluación del club. Dar participación al club padrino en tales actividades. ❑❑ Determinar la fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión. Colaborar junto con los socios del club padrino y los socios fundadores en la planificación de las primeras reuniones del nuevo club. ❑❑ Cumplimentar la Hoja de trabajo para clasificaciones y presentarla a consideración del gobernador. Asistir a los socios fundadores con las funciones administrativas Mientras más información y orientación reciban los socios fundadores acerca de la adminis- tración del club, aun antes de recibir la carta constitutiva, mayor será la posibilidad de que el club funcione eficazmente una vez admitido en la organización. Debido a la importancia que revisten los puntos que aparecen a continuación en negritas, el representante especial deberá cerciorarse de que los socios fundadores los comprendan cabalmente y que sepan a quién recurrir en caso de tener dudas o preguntas. Exsisten ciertas consideraciones que el representante especial deberá tomar en cuenta a la hora de organizar ciberclubes. Consulte los detalles en el anexo 7.   Véase la Hoja de trabajo para establecer las clasificaciones del nuevo club (anexo 2).   La Solicitud de admisión en Rotary International figura en la página 25. Localidad y nombre del club Todo club rotario funciona dentro de determinada localidad, es decir, el área en que el club prestará servicio. Una localidad está conformada por una o más comunidades. La localidad del club rotario deberá figurar inscrita en la Solicitud de admisión en Rotary International y en los estatutos del club. El nombre deberá identificar al club, su localidad y la comunidad a la que sirve. El nombre deberá ser fácil de ubicar en un mapa del área. El formato oficial del nombre de un club rotario es “Club Rotario de nombre de la comunidad, estado/provincia/departamento, país”. Cuando ya existan uno o más clubes dentro de una comunidad dada, los clubes adicionales utilizarán el nombre de la localidad en combinación con otra designación específica, a fin de distinguirlos de los demás clubes. El formato tradicional para los clubes adicionales es “Club Rotario de nombre de la comunidad – Norte/Este/Sur/Oeste/Metropolitano, estado/provincia/ departamento, país”. No se recomienda incluir en el nombre del club la designación de una comida (desayuno, almuerzo, cena), puesto que podría dar la impresión de que los socios del club sólo se reúnen para comer. El secretario general determinará si el nombre seleccionado es apropiado sobre la base de la Solicitud de admisión en Rotary International. En el capítulo 6 aparecen ejemplos de nombres de clubes rotarios apropiados. Si tuviera alguna duda al respecto, contacte con su representante de ACD.
  15. 15. 13Organización de clubes nuevos   Véanse los modelos que se ofrecen en la página 45 para pro- gramar el orden del día de las reuniones iniciales del club. Celebración de reuniones semanales Durante las primeras reuniones semanales del nuevo club, se deberán abordar varios asuntos, entre ellos, los requisitos de afiliación, el propósito y contenido de los documentos estatutarios, y la elección de los funcionarios del club. En el anexo 4 se incluye un modelo de programa. Elección de funcionarios provisionales y la primera Asamblea del Club La elección de funcionarios con habilidades de liderazgo es un elemento clave para el éxito del nuevo club. Los funcionarios y directores deberán ser elegidos por su visión de futuro, cualidades de liderazgo y competencia administrativa, teniéndose en cuenta, además, su disponibilidad para llevar a cabo las tareas relacionadas con el club. El representante especial y el club padrino deberán orientar al nuevo club en la elección de sus funcionarios. La nueva junta directiva se reunirá inmediatamente después de la elección de sus integrantes, a saber: presidente, presidente electo (generalmente la misma persona ocupará ambos cargos si el club recibe su carta constitutiva durante el segundo semestre del año rotario, entre enero y junio), vicepresidente (se podrá elegir a más de un vicepresidente), secretario, tesorero y macero. Presidirá esta reunión el representante especial. Tras la elección de la directiva y el nombramiento de los integrantes de los comités, el pre- sidente convocará la primera Asamblea del Club. La asamblea funciona es en sí una sesión de planificación, durante la cual los presidentes de los comités analizan las responsabilidades correspondientes a sus comités. Es una excelente oportunidad para que los dirigentes del club tracen sus planes, a fin de integrarlos en el programa general del club. Estructura de los comités del club La directiva del nuevo club elaborará un plan para los comités que sea coherente con sus metas y objetivos. En los artículos 9 y 10 del Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios se describen la estructura y los deberes de los cinco comités que se recomiendan (Administración, Relaciones Públicas, Cuadro Social, Proyectos de Servicio y La Fundación Rotaria). Cada año se establecerán comités adicionales según sea necesario. Las responsabilidades de cada comité se delinearán en el reglamento del club. Los comités se reunirán inmediatamente después de su formación, a fin de que sus integrantes puedan analizar sus deberes y planear sus actividades. Tan pronto se determinen los proyectos iniciales, cada comité informará a la directiva del club sobre sus planes. Ningún comité podrá tomar decisiones sin antes presentar un informe a la directiva y obtener su aprobación, salvo que se cuente con la expresa autorización de este cuerpo. Los presidentes de los comités serán res- ponsables de la celebración de las reuniones y de informar a la directiva sobre las actividades de sus respectivos comités. En su calidad de representante especial, aliente a los presidentes de los comités del club padrino a que se reúnan con sus homólogos del club nuevo. Motive, asimismo, a los miembros de los comités del club en formación a asistir a las reuniones de los comités del club padrino.   Para descargar el Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo (245-ES) visite www.rotary.org /downloadlibrary, o shop.rotary.org para obtener un ejem- plar impreso para los funcionarios e inte- grantes de los comités del nuevo club. Publicación Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo Se exhorta a los clubes a utilizar la guía Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo para implementar algunas de las mejores prácticas recomendadas para aumentar la eficacia del club, la participación de los socios y promover la imagen de Rotary en la comunidad. Se recomienda que los socios revisen estas prácticas anualmente para asegurarse de que siguen cumpliendo las metas y reflejando la identidad del club. El representante especial podría recurrir a los diri- gentes distritales, especialmente a los asistentes del gobernador para ayudar a los dirigentes de los clubes a implementar y revisar las prácticas del plan a lo largo del año.   Suministar al club provisional un ejemplar de Juego de materiales para funcionarios del club (225-ES). Disponible en shop.rotary.org o descargar los módulos individuales de www.rotary.org.
  16. 16. 14 Organización de clubes nuevos Colaboración con el club provisional El gobernador de distrito otorgará al club la designación de “club provisional”, una vez que esté listo para reunirse semanalmente y haya elegido a sus funcionarios, designación que mantendrá hasta que reciba su carta constitutiva. Tal designación permite al club provisional entregar la credencial de compensación de ausencia a los rotarios visitantes. Pasos a seguir: ❑❑ Confirmar que haya consenso entre los socios fundadores del club en cuanto al horario y lugar de la reunión semanal. ❑❑ Supervisar la adopción de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el reglamento correspondiente. ❑❑ Exhortar a los socios fundadores que logren alcanzar un mínimo de 25 socios para cierta fecha. ❑❑ Fomentar el desarrollo de un cuadro social diverso que sea representativo de la compo- sición profesional de la comunidad. ❑❑ Supervisar la programación de las reuniones semanales y la elaboración del orden del día, en colaboración con el club patrocinador y los socios fundadores del nuevo club (véase modelos de programas en el anexo 4). ❑❑ Supervisar la elección de los funcionarios y la junta directiva del club provisional. ❑❑ Cerciorarse de que el tesorero interino cobre las cuotas pertinentes a los socios en perspectiva. ❑❑ Presidir la primera reunión de la junta directiva y verificar que se cuente con los comités necesarios. ❑❑ Explicar el objetivo de la asamblea del club a los socios fundadores y ayudarlos en la realización de la primera asamblea. ❑❑ Orientar a los socios fundadores, en coordinación con el club padrino, en la celebración de las reuniones de los comités. ❑❑ Invitar a los miembros de los comités del nuevo club a asistir a una reunión de los comités del club padrino, a fin de que comprendan mejor el funcionamiento de un comité con experiencia. ❑❑ Exhortar al nuevo club a aprovechar la flexibilidad con la que cuenta para su ges- tión administrativa y a considerar las mejores prácticas incluidas en Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo. ❑❑ Colaborar con el grupo organizador para que complete y remita al gobernador de distrito la “Solicitud de admisión en Rotary International”, acompañado de la cuota de admisión del club. ❑❑ Asegurase de que el grupo organizador cumpla con todas las regulaciones gubernamen- tales vigentes en la localidad.   Los clubes de EE.UU., Samoa Americana, Guam, Marianas del Norte, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE.UU. deberán solicitar a la Dirección Nacional de Rentas Públicas (Internal Revenue Service – IRS) el employer identification number (EIN). Para ello, utili- zarán el Formulario SS-4 del IRS (para las instrucciones corres- pondientes, ingresar en www.irs.gov/forms pubs).Tras recibir el EIN, el club notificará al representante de la Apoyo a Clubes y Distritos, a fin de que dicho número se incluya en los regis- tros permanentes del club en la Sede Mundial de RI. El club padrino deberá continuar en calidad de mentor del club provisional durante esta impor- tante etapa de desarrollo del nuevo club. Como representante especial deberá constatar que el club padrino continúe en tal capacidad y comunicarse periódicamente con éste, si no fuera su propio club. Deberá también mantener una buena comunicación con el club provisional, y cerciorarse de que está recibiendo la orientación y asesoría necesarias. En este período de tiempo, el club podría recibir mentoría en las siguientes áreas: • Creación del sitio Web del club • Elaboración de un plan de comunicación, incluido el boletín del club. Anime al redactor del boletín del club padrino a que se reúna con el futuro redactor del club provisional
  17. 17. 15Organización de clubes nuevos   La publicación Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES) es un exce- lente recurso para los clubes provisionales puesto que contiene sugerencias para pro- mover sus actividades en la comunidad. para intercambiar ideas sobre la producción del boletín, temas y recursos disponibles en el distrito y RI. Se recomienda la publicación de boletines electrónicos por ser económicos y fáciles de distribuir. • Desarrollo del cuadro social y educación de los socios en perspectiva. No deje de recurrir al instructor distrital en caso necesitara su participación en algún aspecto de capacitación. • Ideas para los programas de las primeras ocho reuniones semanales, por lo menos.   Comunidades en acción/Recursos para evaluar las necesida- des de la comunidad (605-ES) contiene sugerencias para el desarrollo de proyecto de servicio eficaces. Los clubes que par- ticipan en proyectos de servicio diversos y bien organizados atraen a un número mayor de socios. El representante espe- cial y el club padrino deben informar al club provisional sobre los recursos de RI que tiene a su disposición. Pasos a seguir: ❑❑ Instar a los socios del club provisional a desarrollar un sitio web para dar mayor visibilidad al club en la comunidad y atraer a socios fundadores. ❑❑ Destacar la importancia de contar con un cuadro social diverso en lo que respecta a clasificaciones. Contar con socios con experiencia en diversos campos profesionales es una ventaja para establecer un club sólido y eficaz. ❑❑ Si el club no contase con suficientes socios para cumplir con los requisitos para obtener la carta constitutiva, sugerir la celebración de un programa de educación para socios en perspectiva en una noche de un día hábil. Ayudar a promover el evento y pedir a los socios del club padrino y grupo organizador que inviten a la reunión a miembros de la comunidad. Para el efecto, véase la publicación Orientación de socios nuevos: Guía para los clubes (414-ES). ❑❑ Consultar con el gobernador de distrito sobre el progreso de la Solicitud de admisión en Rotary International a fin de actualizar y modificar el cronograma propuesto, de ser necesario. Asistir al club provisional en la preparación de la documentación necesaria, a fin de que la remitan al gobernador de distrito tan pronto como éste lista. Constatar que el club cobre las cuotas de ingreso a los nuevos socios. ❑❑ Informar al gobernador de distrito acerca del progreso del nuevo club. Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva Tras la aprobación de la solicitud de ingreso por parte de la Directiva de RI, el club se convierte en club miembro de Rotary International, y se notifica al gobernador de distrito. El represen- tante especial deberá iniciar, en consulta con el gobernador de distrito, los preparativos para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva tan pronto como se remita la Solicitud de admisión en Rotary International. Sin embargo, no deberá fijarse la fecha para la entrega de la carta constitutiva hasta que el gobernador haya sido notificado sobre la aprobación de la solicitud de admisión.   Véase el Manual de identidad visual (547-ES) para la normativa acerca del uso del emblema de Rotary. Los funcionarios del nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los planes y organizan el evento. Para mayor información, véase el capítulo 5. En los anexos 4 y 5 figuran una lista de verificatión para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva y un modelo de comunicado de prensa, los cuales pueden adaptarse según sea necesario. Pasos a seguir: ❑❑ Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión, fijar en colaboración con el nuevo club, el club padrino y el gobernador de distrito la fecha para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. Esperar un mínimo de cuatro semanas después de remitir la documentación a RI para el trámite de la Solicitud de admisión en Rotary International. No fijar la fecha para la ceremonia de entrega hasta recibir la notificación del gobernador de distrito de la solicitud fue aprobada. ❑❑ Preguntar a los funcionarios del nuevo club sobre el tipo de apoyo o ayuda que desean recibir para planificar la ceremonia.
  18. 18. 16 Organización de clubes nuevos Al transcurrir seis meses, verifique la situación del club con respecto a los puntos enumerados a continuación y ofrezca a los socios la asesoría correspondiente: • ¿Son las reuniones semanales dinámicas y están bien planeadas? • ¿Están cumpliendo los comités su labor en las áreas de aumento del número de socios, servicio en la comunidad, La Fundación Rotaria y la formación de los dirigentes del club? • ¿Celebra la directiva del club reuniones mensuales? ❑❑ Solicitar a los socios del club padrino que ayuden al nuevo club en los preparativos de la ceremonia. ❑❑ Contactar con los medios periodísticos locales y emitir un comunicado de prensa a fin de informar al público sobre la fundación del nuevo club. En el anexo 6 se ofrece un modelo de comunicado de prensa. ❑❑ Informar al gobernador de distrito sobre el avance de los preparativos. Apoyo a los clubes nuevos La responsabilidad del representante especial continúa vigente hasta que el presidente, el secretario y los presidentes de los principales comités comprendan cabalmente las funciones y responsabilidades de sus cargos. Una vez recibida la carta constitutiva, el representante especial deberá observar de cerca el progreso del nuevo año durante el primer año de su fundación; asimismo, se insta al gobernador electo a reasignar al representante especial a fin de que cumpla tal cometido. Aunque se espera que el club padrino continúe apoyando al nuevo club un año después de haber recibido la carta constitutiva, se recomienda que siga como mentor durante los primeros años de su formación. El representante especial, igualmente, deberá continuar su relación con el nuevo club y el club padrino por espacio de varios años.   Utilice la lista de verificación para la ceremonia de entrega de la carta consti- tutiva (página 49) y el comunicado de prensa (página 51), a medida que ayuda a los funcionarios del nuevo club en los preparativos y pro- moción del evento.   Distribuya ejemplares de Cómo proponer nuevos socios en Rotary (254-ES) en el transcurso de una de la primeras reunio- nes del nuevo club. Destaque la impor- tancia de continuar la búsqueda de nuevos socios.   Distribuya ejempla- res de La Fundación Rotaria de RI – Guía de consulta rápida (219-ES) en una reu- nión del club, a fin de que los socios estén bien informados acerca de las opor- tunidades de partici- pación que ofrece La Fundación Rotaria. Los ejemplares gra- tuitos pueden pedirse a shop.rotary.org. A fin de asegurar el buen desempeño del nuevo club, el representante especial y/o el club padrino deberá: • Ayudar a los nuevos rotarios a que estén debidamente informados sobre Rotary mediante la asistencia a las reuniones semanales. • Motivar a los otros clubes del distrito y miembros de los comités distritales a que participen en la formación de los nuevos socios. • Instar a los socios del nuevo club a asistir a la Conferencia de Distrito y la Convención de RI. • Asesorar al club sobre la asistencia de los socios a los seminarios distritales de capacitación. • Estar disponible para asesorar al club cuando éste comience a planificar el primer proyecto de servicio. • Instruir a los rotarios sobre La Fundación Rotaria. • Colaborar con el club nuevo en la planificación de sus programas durante el primer año. • Planificar actividades conjuntas de recaudación de fondos con el club padrino y el nuevo club. • Animar a los socios del club padrino a que asistan a las reuniones semanales del club nuevo. • Motivar a los socios del nuevo club a compensar ausencias en clubes vecinos (use el localizador de clubes en www.rotary.org para el horario de las reuniones).
  19. 19. 17Organización de clubes nuevos   Recomiende a los socios del nuevo club que realicen la actividad descrita en la Guía para la plani- ficación estratégica (la cual puede descar- garse del sitio Web de RI) para establecer el plan de trabajo y la visión del club.   Gestione las activida- des administrativas del club, incluido el pago del SAR, a traés del portal Ingreso/Rotarios de www.rotary.org/es. Primer informe semestral y cuotas Los funcionarios del club padrino deberán orientar al presidente y al secretario del nuevo club rotario sobre el procedimiento que deben seguir para el envío del primer informe semestral (SAR) y las cuotas pertinentes. Cerciórese de que estén al tanto de la normativa en materia de pago de cuotas, ya que los clubes nuevos deben abonar a RI las cuotas correspondientes al período semes- tral subsiguiente al semestre que fueron admitidos en la organización, con la salvedad de que ❑❑ Los clubes admitidos entre el 16 de mayo y el 30 de junio están exonerados de la pre- sentación del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de julio ❑❑ Los clubes admitidos entre el 16 de noviembre y el 31 de diciembre están exonerados de la presentación del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de enero Deberá asesorarse también a los funcionarios del nuevo club sobre el cumplimiento de las leyes impositivas locales y nacionales. Cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes Asesore al nuevo club respecto al procedimiento que utiliza RI para cobrar las obligaciones financieras vencidas de los clubes. Explique que a los clubes con obligaciones financieras pen- dientes que excedan de 250 dólares, recibirán una notificación por parte de la Secretaría de RI transcurridos 90 días (tres meses) a partir del vencimiento de la fecha de pago. Si la cuenta no ha sido saldada, se decretará el cese de la condición de miembro de los clubes con obligaciones financieras insolutas que excedan de 250 dólares, transcurridos 180 días (seis meses) a partir del vencimiento de la fecha de pago. Para más información sobre los procedimientos para la restitución de la condición de miembro y reorganización de un club cesado, véase los artículos 9.020.2. a 9.020.8. del Rotary Code of Policies. Mantenimiento de registros completos El secretario del club padrino podrá ayudar a su homólogo del club nuevo en la organización de un sistema permanente de registros, a fin de que éste conserve en sus archivos toda la documentación requerida desde los primeros días de su funcionamiento. Toda información relacionada con la organización del club y la nómina de los socios fundadores son documentos que revisten gran valor histórico. Es necesario cerciorarse de que el nuevo secretario reciba un ejemplar del reglamento y de los estatutos del club (debidamente cumplimentados los artículos 2 y 3). Estos documentos deberán conservarse como registros permanentes del club. Ayude al secretario a establecer un sistema sencillo para registrar la asistencia a las reuniones del club y recopilar anécdotas interesantes que deberían formar parte del historial del club. Asegúrese de que el club cuente con un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-ES). Todo cambio y bajas en el cuadro social debe registrarse minuciosamente y notificarse a RI a través del portal Ingreso/Rotarios en www.rotary.org/es/memberaccess. (Aunque se prefiere el uso del portal Ingreso/Rotarios, los cambios pueden reportarse también mediante el Formulario de datos del socio, disponible en el sitio Web de RI, y está incluido en el Manual del secretario del club, que forma parte del Juego de materiales para funcionarios del club.) Estos datos también deberán notificarse a los funcionarios distritales. Un socio del club padrino deberá ayudar al secretario a preparar el informe de asistencia mensual y remitirlo al gobernador de distrito antes del día 15 del mes siguiente. El secretario del club deberá obtener el formulario (Confirmación de afiliación y de cumplimiento de las obligaciones financieras, disponible en www.rotary.org) del club rotario al que hubieran pertenecido los nuevos socios en perspectiva. Deberá notificar a la directiva del club si en el formulario se indica un historial de pago no satisfactorio. Recursos de Rotary RI cuenta con toda una gama de publicaciones, videos y recursos en línea. El secretario del club recibirá un juego de materiales impresos tras la admisión del club como miembro de RI.   El formulario Confirmación de afiliación y de cumpli- miento de las obliga- ciones financieras está disponible en www.rotary.org/es /membershipresources.
  20. 20. 18 Organización de clubes nuevos   Recomiende al club que consulte los recursos que se ofre- cen en el Catálogo de RI (019-ES), el cual también está disponible en línea a través del sitio Web de RI: shop.rotary.org al igual que otras publicaciones de descarga gratuita en www.rotary.org /downloadlibrary. Se recomienda al Comité de Desarrollo del Cuadro Social del nuevo club usar la Guía para el desarrollo del cuadro social (417-ES) y el suplemento en línea Recursos para la evaluación del club. Las evaluaciones periódicas son esenciales para el buen funcionamiento de los clubes rotarios, especialmente aquellos de reciente formación. Las publicaciones Orientación de socios nuevos: Guía para los clubes (414-ES) y Cómo proponer nuevos socios en Rotary (254-ES) son dos valiosos recursos para el Comité de Desarrollo del Cuadro Social. La Guía para la planifica- ción estratégica, publicación disponible sólo en línea, es de utilidad a los clubes para trazar un plan a largo plazo que les sirva de marco de trabajo para establecer sus metas. Es una actividad que deberían realizar los clubes nuevos dadas las ventajas que ofrece.   RI cuenta con una serie de DVD de suma utilidad para informar a los socios nuevos acerca de la labor que realizan los rotarios en todo el mundo. El Juego de Videos sobre el cuadro social (427-MU), el Desafío de Rotary por 200 millones de dólares (DVD, 985-MU), Rotary y la comuni- dad internacional: Integrando la comu- nidad en el mundo (DVD, 266-MU), Esto es Rotary (449-ES), y RVM:The Rotarian: la revista en video son materiales audiovisu- ales que inspirarán la participación de los nuevos rotarios en proyectos de servicio en la comunidad e internacionales. Comunidades en acción/Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605-ES) es otro recurso de utilidad para los clubes nuevos puesto que la implementación de proyectos de servicio eficaces es vital para el éxito del club. Los nuevos clubes deben estar bien informados acerca de los programas y servicios que ofrece La Fundación Rotaria. La Fundación Rotaria de RI – Guía de consulta rápida (219-ES), es una reseña general de las oportunidades de participación en La Fundación Rotaria. Información básica sobre Rotary en línea (www.rotary.org/es/rotarybasics) es un módulo de apren- dizaje virtual que ofrece a los rotarios y socios en perspectiva una visión general de Rotary. Pasos a seguir: ❑❑ Informar al presidente y secretario del club sobre las ventajas de usar el portal Ingreso/Rotarios. Repasar con ambos funcionarios el módulo de aprendizaje en línea sobre Ingreso/Rotarios. ❑❑ Delegar las responsabilidades de capacitación en el presidente, secretario y tesorero del club padrino, los cuales deben reunirse con sus homólogos del nuevo club para analizar sus funciones administrativas. ❑❑ Cerciorarse de que el nuevo club esté debidamente capacitado sobre la presentación de los informes semestrales, y acerca del cumplimiento de las normas impositivas locales y nacionales. ❑❑ Mantenerse en contacto con el club por lo menos una vez al mes durante el primer año para brindarle la orientación necesaria. ❑❑ Contactar con el club padrino por lo menos una vez al mes durante el primer año para cerciorarse de que continúa brindado apoyo al nuevo club. Solicitar al club padrino que colabore con el nuevo club en las áreas en que requieran asistencia. ❑❑ Preguntar al nuevo club si requiere ayuda o apoyo en la realización de sus proyectos. ❑❑ Sugerir al nuevo club el uso de los Recursos para la evaluación del club, en especial el Cuestionario de satisfacción de los socios. La realización de tales encuestas durante los primeros años del club es de utilidad para determinar que es lo que los socios esperan realmente de su afiliación al club. ❑❑ Realizar una lluvia de ideas con el nuevo club para la celebración de programas intere- santes y dinámicos. ❑❑ Averiguar si el club tiene dudas o problemas en cuanto al cobro de las cuotas u otras funciones administrativas. ❑❑ Hacer un seguimiento de las actividades de captación y conservación de socios del club, y brindar la asesoría necesaria. ❑❑ Informar periódicamente al gobernador de distrito y asistente de gobernador acerca del progreso del nuevo club. Informe al club que estos materiales deberán utilizarlos la directiva del club en la ejecución de sus deberes, los socios del club para continuar su formación rotaria, y el Comité de Desarrollo del Cuadro Social y los rotarios como recursos educativos para los socios en perspectiva.
  21. 21. 19Organización de clubes nuevos 4 Presentación de los formularios reglamentarios de RI Es imprescindible la presentación de los siguientes documentos para solicitar la admisión en Rotary International: • Estudio para la organización de un nuevo club rotario • Formulario del club padrino de un nuevo club rotario (si corresponde) • Solicitud de admisión en Rotary International Todos los formularios pueden descargarse en formato PDF en www.rotary.org/downloadlibrary. El gobernador de distrito deberá revisar cuidadosamente todos los documentos a fin de verificar la exactitud de la información incluida y aprobar cada uno de ellos. Tras firmar los formularios, remítalos al representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD) a cargo de su área. Consérvese una copia para los archivos del club. Tenga presente que todos los datos de contacto exigidos en los formularios se mantendrán en la base de datos de RI y sólo se utilizarán para comunicarse con los rotarios. Se recomienda enfáticamente que los rotarios incluyan su dirección de correo electrónico. El anexo 3 contiene las definiciones de muchos de los términos utilizados en los formularios. Asegúrese de explicar a los funcionarios del club nuevo y del club padrino la terminología rotaria a fin de facilitar la preparación los formularios. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con su representante de ACD. También podrá encontrar respuestas a muchas de las preguntas más frecuentes en el capítulo 6.
  22. 22. 21Organización de clubes nuevos Estudio para la organización de un nuevo club rotario CLUBES MIEMBROS DE RI Debe ser completado por el rotario a cargo del estudio (designado por el gobernador de distrito) y enviado al gobernador para su aprobación y firma Nombre propuesto para el nuevo club: Distrito: Localidad: Estado/provincia/departamento: País: Describa los diversos aspectos de la localidad en lo relativo a las categorías que figuran a continuación. INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA PERTINENTE (como número de habitantes o principales industrias e instituciones): NÚMERO DE CLUBES ROTARIOS EN LA MISMA LOCALIDAD (de no funcionar ninguno, anote el más cercano): PERSONAS QUE PODRÍAN CONSTITUIR LA BASE DEL NUEVO CLUB Y SUS RESPECTIVAS OCUPACIONES (Deberá limitarse el número de personas con la misma clasificación en la lista de socios fundadores. Para obtener más información, consulte el artículo 5.2(b) de los Estatutos de RI). ROTARIOS/EX ROTARIOS QUE FIGURARÁN COMO SOCIOS FUNDADORES (nombres y clubes): Evaluación de la persona que realiza el estudio: Certifico que he visitado esta localidad y que me parece adecuada para la formación de un nuevo club rotario. Nombre Fecha
  23. 23. 22 Organización de clubes nuevos ESTUDIO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN NUEVO CLUB ROTARIO, PÁGINA 2 A ser cumplimentada por el gobernador de distrito Club padrino Club(es) rotario(s) padrino(s): ❑❑ El nuevo club no tendrá club padrino. Representante especial Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): Apellido: Nombres: Socio/a del Club Rotario de (Suministre el nombre oficial del club, incluido el país) Correo electrónico: Dirección postal (si es un apartado postal, suministre una dirección alternativa para envíos por mensajería): Código postal: Decisión del gobernador de distrito La localidad ❑ es ❑ no es apta para el funcionamiento de un club rotario. Firma del gobernador de distrito Fecha El gobernador de distrito enviará el original al representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos. Conserve una copia para los archivos del club.
  24. 24. 23Organización de clubes nuevos Formulario del club padrino de un nuevo club rotario CLUBES MIEMBROS DE RI Nombre del club padrino: Club Rotario de Número del club padrino: Los socios votaron el a favor de apadrinar un nuevo club rotario, fecha el cual posiblemente se llamará Club Rotario de (localidad, estado/provincia/departamento, país, región geográfica) ❑❑ Nuestro club acepta servir en calidad de club padrino. Brindaremos asistencia en la organización del nuevo club y en la ceremonia de entrega de la carta constitutiva, y colaboraremos estrecha- mente con el nuevo club durante al menos un año. ❑❑ Nuestro club cuente a la fecha con socios activos. (Todo club padrino debe contar con un mínimo de 20 socios.) Firma del presidente del club padrino Fecha Firma del secretario del club padrino Fecha
  25. 25. 25Organización de clubes nuevos Solicitud de admisión en Rotary International CLUBES MIEMBROS DE RI Toda la información solicitad en este formulario es obligatoria. Los formularios incompletos demorarán la tramitación. Estatutos prescritos a los clubes rotarios Esta sección se corresponde con los artículos de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Artículo 2: Nombre Esta entidad se denominará (marque uno) ❑❑ Club rotario ❑❑ Ciberclub rotario ( nombre, localidad, estado/provincia/prefectura/departamento, país/área geográfica) El nombre del club debe ser fácilmente identificable en un mapa, a fin de que quienes no conozcan la región puedan determinar rápidamente la ubicación aproximada del club. Artículo 3: Localidad del club La localidad del club es y las áreas colindantes. (nombre de la localidad) Según la Directiva de RI, la localidad es mundial cuando se trata de un ciberclub. Véase en las páginas 34 y 35 ejemplos de nombres de club apropiados y de localidades. Artículo 10, Sección 4: Nombres de los funcionarios Presidente Secretario Presidente electo Tesorero Vicepresidente(s) Macero Artículo 14: Revistas de Rotary (marque una opción) ❑❑ Todos los socios se suscriben a The Rotarian. ❑❑ Todos o algunos de nuestros socios se suscriben a la siguiente revista regional aprobada oficial- mente por RI: , y todos están suscritos a ésta o a The Rotarian. (Asegúrese de que todos los socios fundadores indiquen la revista de su elección en la lista de socios fundadores) ❑❑ El club se ubica en un país exento de suscribirse a la revista por la Directiva de RI.
  26. 26. 26 Organización de clubes nuevos SOLICITUD DE ADMISIÓN EN ROTARY INTERNATIONAL, PÁGINA 2 Reunión semanal Día de la semana Hora (Para ciberclubes: incluya la hora de publicación en el sitio web de los materiales para la reunión semanal) Lugar de la reunión Dirección Dirección Código postal URL del sitio web para reuniones en línea (solo para ciberclubes) Cuota de admisión en RI Número de socios fundadores x 15US$ = Moneda en que se efectuó el pago de la cuota de admisión e importe: La cuota de admisión se pagará por medio de: ❑❑ Cheque* ❑ Giro postal ❑ Agente de finanzas ❑❑ Depósito efectuado en una cuenta bancaria de RI fuera de EE.UU. ❑❑ Otro: *Los clubes de fuera de EE.UU. que paguen con cheque deberán girarlo a través de un banco de EE.UU. (Sírvase adjuntar el cheque o comprobante del pago.) Información para contactar con el nuevo club Si el club tiene una dirección postal preferida, como un apartado postal, sírvase indicar a continuación dicha información: Teléfono (incluya prefijo de país y código de ciudad): Fax (incluya prefijo de país/código de ciudad): Correo electrónico: Sitio web:
  27. 27. 27Organización de clubes nuevos SOLICITUD DE ADMISIÓN EN ROTARY INTERNATIONAL, PÁGINA 3 Certificación Sírvanse leer detenidamente los puntos indicados a continuación. Si firma certifica que este nuevo club cumple los requisitos establecidos en los documentos estatutarios de RI. El Club rotario provisional de (nombre, localidad,estado/provincia/prefectura/departamento, país/área geográfica) por medio de la presente solicita la admisión en RI y confirma que 1. Acatará los Estatutos y el Reglamento de RI. 2. Ha adoptado los Estatutos prescritos a los clubes rotarios por RI como los estatutos del club y acatará sus disposiciones. 3. Sus reglamentos siempre estarán en consonancia con los documentos estatutarios de RI, incluidos los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. 4. No formará parte ni adquirirá obligaciones como miembro de ninguna otra organización que no sea RI. 5. Cumplirá sus obligaciones como club miembro de RI y se someterá a la jurisdicción de esta orga- nización. Las firmas del presidente y del secretario de este club provisional sirven como constancia de que este club se ha organizado de acuerdo con los documentos estatutarios y normas de Rotary International, y que la información incluida en esta solicitud es verídica y correcta. Firma del presidente del club Fecha Firma del secretario del club Fecha Como gobernador del distrito, certifico que esta solicitud reúne los requisitos establecidos en los docu- mentos estatutarios de RI y en las normas de la Directiva de RI, y por la presente respaldo la solicitud de admisión en la organización. ❑❑ Todos los socios del club rotario provisional han participado en un programa informativo y de orien- tación adecuado, bajo la guía de los dirigentes distritales y de los socios del club rotario padrino. ❑❑ El club ha establecido una cuota de admisión y cuotas per cápita adecuadas que le permitan cubrir sus obligaciones financieras. ❑❑ El club cuenta con un cuadro social equilibrado conforme a las pautas establecidas en el Artículo 5, Sección 2 de los Estatutos de RI, el cual, en parte, dispone que: “Todo club rotario deberá contar con un cuadro social equilibrado en el cual no predomine ninguna actividad empresarial o profesional. Los clubes no podrán elegir a una persona para afiliarse en la categoría de socio activo si tuviera ya cinco o más socios que ocuparan la misma clasificación, a menos que el club tuviera más de 50 socios, en cuyo caso el club podría aceptar la afiliación, siempre que los socios con dicha clasificación no sumen más del 10% del número total de socios activos del club”. ❑❑ Todo socio vigente o ex rotario que se afilia al nuevo club ha presentado constancia escrita de su club actual o anterior atestando que no tiene deudas pendientes. ❑❑ (Solo para ciberclubes rotarios) El número total de ciberclubes, incluido éste, en el distrito no excede de dos. Firma del gobernador de distrito Fecha Lista de socios fundadores Se adjunta una lista de socios fundadores de acuerdo con las disposiciones de la Directiva de RI.
  28. 28. 28 Organización de clubes nuevos LISTA DE SOCIOS FUNDADORES Saque copias de esta página y llene los datos de cada socio (mínimo: 25 socios fundadores). Sírvase escribir a máquina o con letra de imprenta. Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): Apellido: Nombres: Sexo: ❑ Masculino ❑ Femenino Idioma de preferencia: Rotario/Ex rotario: ❑ No ❑ Sí Si la respuesta es afirmativa, indique el número de identificación de socio: Nombre del club actual/anterior: Empresa actual/anterior: Cargo: Teléfono (incluya prefijo de país y código de ciudad) Fax (incluya prefijo de país y código de ciudad) Particular: Particular: Oficina: Oficina: Móvil: Correo electrónico: Dirección postal* (marque una): ❑ Particular ❑ Oficina ❑ Otra * Si esta dirección es un apartado postal, suministre una dirección alternativa para envíos por mensajería. Dirección alternativa: (sólo si la dirección postal es un apartado postal) ❑ Particular ❑ Oficina ❑ Otra Revista: ❑ The Rotarian ❑ Revista regional de Rotary
  29. 29. 29Organización de clubes nuevos 5 Ceremonia de entrega de la carta constitutiva La ceremonia de entrega de la carta constitutiva es la ocasión en la que se da al nuevo club la bienvenida oficial como miembro de RI y deberá ser un momento memorable en la historia del club rotario. La reunión debería incluir un discurso inspirador sobre Rotary y la entrega de la carta constitutiva por parte del gobernador de distrito. La carta constitutiva del nuevo club, firmada por el presidente de RI, lleva el sello oficial de la organización y se envía al gobernador de distrito, por regla general, en el transcurso de las cuatro semanas siguientes a la admisión del club. El gobernador también firma la carta consti- tutiva y hace entrega de ésta al nuevo club. La carta constitutiva deberá conservarse con sumo cuidado y, si fuera posible, deberá ser enmarcada y exhibida en un lugar visible en las oficinas del club, la sede de las reuniones o la oficina del secretario. fecha y hora La fecha de la organización oficial del club, la cual marca su ingreso como miembro de RI, es la fecha en que el club es admitido por la Junta Directiva de RI; no la de la entrega de la carta constitutiva. El nuevo club no deberá esperar hasta la presentación formal de su carta constitu- tiva para iniciar sus actividades; más bien, el club deberá comenzar a funcionar tan pronto sea admitido por la Directiva como miembro de Rotary International. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia deberá fijarse la fecha de la entrega de la carta constitutiva antes de recibirse la notificación de la aprobación de la solicitud de admisión, puesto que podrían presentarse demoras inesperadas en la tramitación de la solicitud. Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión y confirmar que el club funciona eficazmente, el gobernador de distrito, en colaboración con el representante especial y los funcionarios del nuevo club, deberá fijar la fecha y la hora de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. Al seleccionar la fecha, se deberá dejar suficiente tiempo para la planificación minuciosa del programa, y calcular el tiempo que se deberá dedicar a las actividades de hospitalidad y publicitar entre todos los clubes del distrito este importante acto. Evite la superposición de fechas con otros eventos distritales, a fin de facilitar la asistencia de los socios de otros clubes al acto de entrega de la carta constitutiva. Palabras del gobernador En el acto de entrega de la carta constitutiva, normalmente el gobernador de distrito pronuncia unas palabras aludiendo a los siguientes temas: • La importancia de Rotary para todos los rotarios y los miembros de la comunidad • Reseña del compromiso contraído por el nuevo club al ingresar en Rotary International • Los beneficios del compañerismo rotario en el distrito y en todo el mundo • El efecto de los programas de La Fundación Rotaria en todo el mundo • El compromiso contraído por Rotary para la erradicación de la polio • La importancia del desarrollo constante del cuadro social Al concluir el discurso de apertura, el gobernador procederá a la entrega de la carta constitutiva.
  30. 30. 30 Organización de clubes nuevos Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva Los funcionarios del nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los planes y organizan el evento, considerando los aspectos que figuran más abajo. Para facilitar la planifi- cación de la reunión, consulte la lista de verificación de la reunión de presentación de la carta constitutiva en el anexo 5. Lugar Tras fijar la fecha del acto, se deberá seleccionar el lugar de la reunión, la cual dependerá de las instalaciones disponibles en la localidad y el número previsto de participantes. Será el club quien decida cómo se celebrará la entrega de la carta constitutiva, incluido el local para el evento y, en el caso de los ciberclubes, si la reunión se llevará a cabo en persona o en línea. Cálculo de gastos El precio de las entradas deberá ser razonable y, a la vez, suficiente para cubrir todos los gastos relacionados con la realización de la reunión. El nuevo club debe tener un papel importante en la planificación, y como tal, la última palabra en lo referente al grado de formalidad o la escala del evento. Al preparar el presupuesto, tome en cuenta el número previsto de asistentes y el costo de la comida, así como los demás costos por concepto de materiales impresos (por ejemplo, pro- gramas, invitaciones, entradas, tarjetas para indicar los asientos asignados a los participantes, material publicitario) y otros gastos (pequeños obsequios y recuerdos; decoraciones, accesorios para la realización de la reunión; asistencia de invitados especiales). Invitaciones a los clubes del distrito Se enviarán las invitaciones con suficiente anticipación para que los clubes tengan la oportu- nidad de anunciar el evento en dos reuniones semanales, por lo menos. La invitación deberá indicar la fecha, la hora, el precio de entrada y el lugar de la reunión, así como el nombre del orador (o los oradores), el nombre de la persona con quien contactar para responder a la invitación y el plazo para reservar lugar. Se sugiere que los rotarios efectúen por adelantado el pago correspondiente a las reservas. Publicidad Envíe comunicados de prensa a los medios de difusión locales con miras a concienciar a la comunidad e interesar al público sobre el nuevo club rotario. En el Anexo 6 se incluye un modelo de comunicado de prensa. A fin de generar interés entre los medios informativos, envíe entradas de cortesía a los direc- tores o jefes de sala de redacción de los periódicos y de las estaciones de radio y televisión de la localidad. Invitados de honor A fin de presentar el nuevo club a la comunidad en la que prestará servicio, se deberán cursar las invitaciones a los dignatarios locales y a todos los funcionarios en ejercicio y ex funcionarios de Rotary International que residen en el distrito o en los distritos vecinos. El nuevo club deberá decidir si alguno de los invitados de honor debería recibir entradas de cortesía a la ceremonia. Comité de bienvenida El club padrino a menudo sirve como comité de bienvenida, saludando personalmente a los invitados a su llegada.
  31. 31. 31Organización de clubes nuevos Inscripciones Se deberán tomar las medidas pertinentes para disponer de suficiente lugar para el área de inscripciones. Con el fin de facilitar las presentaciones, deberán prepararse distintivos con el nombre de todos los concurrentes. Asientos Prepare con antelación la disposición de los asientos. Generalmente, el gobernador de distrito, el representante especial, el presidente del club padrino, el presidente y el secretario del nuevo club, y los invitados de honor, acompañados de sus respectivos cónyuges, toman asiento en un lugar prominente del local. Consulte el protocolo rotario en el Manual de Procedimiento. Programa El programa en su totalidad deberá apuntar a promover el compañerismo y motivar a los socios del club nuevo. Se deberá dar suma consideración a la selección del rotario que pronunciará el discurso principal. Elija a un rotario que se destaque por pronunciar discursos inspiradores. Tradicionalmente, el representante especial del gobernador de distrito o el presidente del club padrino abre la sesión y preside en calidad de maestro de ceremonias, habiéndose cerciorado previamente de que todos los participantes en el programa sepan cuándo les corresponde intervenir y de cuánto tiempo disponen. En el anexo 5 se incluye un programa sugerido. Programa conmemorativo Como recuerdo de la presentación de la carta constitutiva y con carácter de documento de interés histórico, podría distribuirse un programa conmemorativo, el cual no debe ser costoso ni rebuscado. Los programas de este tipo suelen incluir: • Nombre del nuevo club rotario • Fecha, hora y lugar de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva • Programa, incluidos los nombres de los oradores • Descripción de los actos de entretenimiento y nombres de los participantes • Nombres de los funcionarios y socios fundadores • Nombre del club padrino (o los clubes padrinos) y del representante especial Obsequios al nuevo club Tanto el club padrino como los otros clubes, frecuentemente hacen entrega de obsequios al nuevo club rotario (por ejemplo, un podio, una bandera con el emblema de Rotary, insignias de solapa con el emblema de Rotary, o la campana y el martillo ceremonial). El club padrino podría también sufragar el costo de la cuota de admisión del nuevo club. Corresponde al gobernador de distrito o al representante especial hacer los arreglos para la entrega de tales obsequios y notificar previamente al maestro de ceremonias los nombres de los clubes que harán tales presentaciones.
  32. 32. 6 Preguntas frecuentes La lista siguiente contiene respuestas a las posibles preguntas de los socios fundadores y de los clubes padrino sobre la organización de un club nuevo. ¿Es necesario el Estudio para la organización de un nuevo club rotario? Sí, la Junta Directiva de RI requiere que se efectúe uno antes de iniciar la captación de socios. ¿Debe el club nuevo contar con un club padrino? No, pero la Junta Directiva de RI recomienda enfáticamente que se cuente con un club padri- no porque ello puede reducir de manera significativa el índice de bajas de los nuevos clubes al ayudarlos a establecer su cuadro social, sugerir proyectos de servicio relevantes y ofrecer oportunidades para fomentar el compañerismo. Un nuevo club puede tener uno o más clubes padrino, pero al menos uno de éstos deberá estar situado cerca del nuevo club. ¿Debe pertenecer el representante especial al club padrino? No. En muchos casos, el club del representante especial funciona como club padrino, sin embargo, esto no es un requisito. El gobernador puede designar a cualquier rotario para des- empeñarse como representante especial. ¿Debe haber un número mínimo o máximo de socios fundadores? El mínimo es de 25 socios; no hay un número máximo. ¿Cuáles son las condiciones de afiliación? Los posibles socios cualificados son: ❑❑ En la actualidad propietarios de una empresa o ejercen cargos profesionales, ejecutivos o gerenciales, o se han jubilado tras desempeñar tales actividades. ❑❑ Dirigentes cívicos que han demostrado su dedicación al servicio mediante su participación personal en asuntos de la comunidad. ❑❑ Ex becarios de La Fundación Rotaria, según lo define la Directiva de RI. Asimismo, deben: ❑❑ Ser capaces de cumplir los requisitos de asistencia a la reunión semanal y participar en los proyectos de ayuda a la comunidad del club. ❑❑ Residir o trabajar dentro del área del club. ❑❑ Ocupar una clasificación no excesivamente representada en el club (con excepción de los ex becarios de La Fundación Rotaria). 33Organización de clubes nuevos
  33. 33. 34 Organización de clubes nuevos ¿Se han establecido restricciones respecto a las clasificaciones? Sí. El club puede tener hasta 5 socios activos o el 10% de socios activos (cifra que sea la mayor) en cada una de las clasificaciones. Por ejemplo, una lista de 20 socios fundadores podrá tener un límite de 5 socios con la clasificación de “educación” o “finanzas”. Por otra parte, en una lista de 60 socios fundadores podrá haber hasta 6 socios (10%) bajo la misma clasificación. Revise la hoja de trabajo sobre clasificaciones preparada por el representante especial para asegurarse de que el club cuente con una lista de socios fundadores equilibrada y diversa que abarque líderes empresariales, profesionales y cívicos. RI no mantiene una lista de clasificaciones, puesto que cada comunidad tiene profesiones o empresas particulares a esa área geográfica. Para crear clasificaciones apropiadas para los posibles nuevos socios, consulte la guía telefónica local, cámara de comercio u otro directorio empresarial. ¿Cómo puedo ubicar a mi Representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos? Puede ubicar al representante de ACD para su área en www.rotary.org/es/aboutus/contactus /cdsandfinancialreps. ¿Qué ejemplos de nombres de clubes rotarios pueden darme? Varias comunidades Tres comunidades Belford-Roxo-Lote 15 Club que presta servicios en parte Alpheretta/Norte del condado de Fulton de un condado Club que abarca todo el condado e Condado de Colón (Colonia Nueva) incluye el nombre del lugar de reunión Clubes adicionales dentro de la misma comunidad Vecindario urbano Chania (Creta), Grecia Año en que se organizó el club Piatra Neamt 2005 Inclusión del apodo de la ciudad Arequipa (La Ciudad Blanca) Lugar conocido de la ciudad Buenos Aires-Plaza de Mayo Nombre de una persona José Gervasio Artigas Club que funciona en un área costera Tampa Bay (Tampa)* Horario de reunión del club Mañana Santiago-Amanecer; Santa Fe-Madrugador Mediodía Sedona-Mediodía; Victoria (Mediodía) Noche Vargas-Atardecer; San Francisco (Crepúsculo) Consulte las directrices sobre el nombre de los ciberclubes en el anexo 7. Si el nombre del club es el mismo que el nombre de un club que hubiera sido dado de baja, se debe proporcionar una explicación detallada.
  34. 34. 35Organización de clubes nuevos ¿Puede una persona que es socio de un club rotario ya establecido figurar como socio fundador de un nuevo club rotario? Sí. El socio deberá comunicar al club su propósito de afiliarse al nuevo club, a fin de que sea dado de baja a partir de la fecha en que Rotary admite oficialmente al nuevo club. Tras la baja, el socio deberá obtener del club anterior el formulario Confirmación de afiliación y de cumpli- miento de las obligaciones financieras, el cual deberá llevar la firma del secretario y del presi- dente del club, y presentarse al presidente o secretario del nuevo club. Un rotario no puede ser simultáneamente socio de dos clubes rotarios, a menos que en uno de ellos sea socio honorario. ¿Se pueden imponer para siempre el lugar o la hora de las reuniones al nuevo club? No. Una vez admitido el nuevo club en RI, goza de los mismos derechos que el resto de los clubes rotarios y puede decidir por si mismo el día, hora y lugar de sus reuniones. ¿Deben cumplirse ciertos requisitos en relación con la descripción de la localidad? Sí, se requiere una descripción por escrito. Véase la página 12 para más información al respecto. ¿Qué puede hacer el nuevo club para evitar problemas con la solicitud? Cuando se cuente con una lista parcial de socios fundadores, deberá enviarse ésta al represen- tante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos para que la analice y formule comentarios al respecto. Llame a su representante de ACD siempre que tenga una duda. Puede encontrar a su representante de la ACD en www.rotary.org/es/aboutus/contactus/cdsandfinancialreps. ¿Es sólo cuestión de formalidad que la Directiva de RI apruebe la admisión de un nuevo club en Rotary? No. La documentación que acompaña la solicitud se examina detenidamente a fin de garantizar que cumplan con los documentos estatutarios y normas establecidas por la Directiva. Ha habi- do casos en los que los clubes provisionales nunca se convirtieron en clubes rotarios porque la Directiva de RI no aprobó sus solicitudes. ¿La firma del gobernador constituye toda su participación en la organización de un nuevo club? No. El gobernador debe aprobar primero el Estudio para la organización del club rotario y después nombrar al representante especial. Además, debe confirmar que examinó y aprobó la solicitud. Dependiendo de las circunstancias de la formación de cada club, es posible que gobernador esté muy involucrado personalmente en el proceso o que éste ceda la mayor parte de su responsabilidad al representante especial. ¿Puede cualquier rotario organizar un club nuevo? No. Los rotarios interesados en formar un nuevo club deben trabajar en estrecha colaboración con el gobernador de distrito y el representante especial designado a tal efecto.
  35. 35. ¿Cómo se organiza un nuevo club en un país o región geográfica sin presencia rotaria? La Junta Directiva de RI ha decidido que los rotarios interesados en organizar un club rotario en un país no rotario, deberá contactar con el Comité de Extensión de Rotary correspondiente. La Directiva de RI ha asignado a esos comités regionales la labor de facilitar la presencia de Rotary en esas áreas y apoyar a los clubes rotarios que deseen llevar a cabo proyectos de servicio en ellas. Al trabajar bajo la orientación de un comité de extensión, Rotary podrá presentar una imagen coherente y coordinada al comunicarse con los gobiernos locales y regionales. Si le interesa organizar un club rotario en un país o región geográfica no perteneciente a Rotary, comuníquese con el presidente del Comité de Extensión de Rotary o el representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos que atiende su área. 36 Organizing New Clubs
  36. 36. 37Organización de clubes nuevos Anexo 1: Hoja de trabajo del gobernador de distrito para la organización de un club nuevo Acción Fecha prevista Fecha de realización Se nombra al representante especial Se recibe el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario Se rellena, firma y envía a RI el Estudio para la organización del nuevo club rotario (junto con el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario) Se captan los posibles socios fundadores Se verifica la Hoja de trabajo para clasificaciones Se decide el nombre del club, así como el lugar y la hora de las reuniones Se establecen las cuotas per cápita, las reuniones semanales y la elección de los funcionarios del club
  37. 37. 38 Organización de clubes nuevos Acción Fecha prevista Fecha de realización El gobernador de distrito otorga al club la designación de club provisional Los socios fundadores adoptan los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el reglamento del club y la estructura de los comités La Solicitud de admisión en Rotary International es enviada para su aprobación al gobernador de distrito El gobernador de distrito envía la Solicitud de admisión en Rotary International La directiva de RI admite al nuevo club El gobernador de distrito recibe el aviso de aprobación de RI Se decide la fecha para la entrega de la carta constitutiva Se hace entrega la carta constitutiva al nuevo club
  38. 38. 39Organización de clubes nuevos Anexo 2: Hoja de trabajo para clasificaciones Esta hoja de trabajo deberá ser rellenada por el representante especial y verificada por el gobernador de distrito. Este documento quedará archivado en los registros del club y del distrito, pero no se envía a RI. Nombre del socio Clasificación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Verificación de la diversificación de las clasificaciones ❑❑ Certifico que las clasificaciones de los socios fundadores de este club están diversifica- das y cumplen las disposiciones del Artículo 8 de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Representante especial Fecha ❑❑ Verificado por el Gobernador de distrito Fecha
  39. 39. 41Organización de clubes nuevos Anexo 3: Glosario de términos rotarios Asamblea de Club Reunión de todos los socios del club, incluidos sus funcionarios, directores y presidentes de comités, la cual se celebra a fin de analizar el programa y actividades del club, o instalar socios nuevos. Ciberclub Club que funciona como cualquier otro club rotario con la diferencia de que sus reuniones se realizan en línea. Por decisión del Consejo de Legislación de 2010, los ciberclubes rotarios se consideran miembros de Rotary International a partir del 1 de julio de 2010. Clasificación Negocio o servicio profesional concreto y distintivo que se ofrece a la comunidad. Cada club determina las clasificaciones que existen en su comunidad, y a cada socio activo se le asigna una clasificación que se corresponda con su negocio o actividad profesional principal o con la de su firma, compañía o institución. Club padrino Club rotario que asume la responsabilidad de colaborar en la organización de un nuevo club y de orientarlo durante sus primeros pasos como club miembro de RI. El club padrino sirve de mentor tanto antes como después de la fundación del nuevo club. El club del representante especial a menudo asume el papel de club padrino del nuevo club, pero no es imprescindible que así sea. Si otro club fuera seleccionado para apadrinar al nuevo club, el gobernador informará al representante especial al respecto. El nuevo club puede, asimismo, tener varios clubes padrinos. Club provisional Condición otorgada por el gobernador de distrito a un grupo de socios fundadores una vez que el club se reúna semanalmente y haya elegido a los funcionarios del club que se adhieran a los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Dicha designación permite al club provisional entregar la credencial de compensación de ausencia a los rotarios visitantes. Coordinador de Rotary Rotario que sirve como recurso a clubes y distritos en todo lo relacionado con los programas de Rotary International. Los 41 coordinadores son nombrados por el presidente de RI para cubrir distintas áreas geográficas. Puede encontrar una lista actualizada en www.rotary.org.
  40. 40. 42 Organización de clubes nuevos Coordinador regional de La Fundación Rotaria (CRFR) Rotario nombrado por el presidente y el presidente electo de RI, previa consulta con los miembros del Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria. Hay 41 coordinadores regionales de La Fundación Rotaria sirviendo como recursos de La Fundación en regiones geográficas específicas. Puede encontrar una lista actualizada en www.rotaty.org. Cuota de admisión Los clubes nuevos pagan a RI una cuota de admisión de 15 US$ por socio fundador. La cuota de admisión cubre el costo incurrido por RI para fundar y atender al nuevo club. Cuotas per cápita Cuotas de afiliación que cada club paga semestralmente a RI (el 1 de julio y el 1 de enero) por cada uno de los socios activos del club. Cuotas y otros pagos La cuota de admisión del club y las cuotas per cápita anuales que todos los socios activos pagan al club. Las cuotas per cápita son establecidas por el club. Diversidad RI reconoce el valor de la diversidad en cada club. Rotary exhorta a los clubes a considerar a las personas de su comunidad que cumplan los requisitos de afiliación conforme a las reglas vigentes, y a que intenten incluir en el club a una variedad apropiada de personas. Los clubes representativos de la comunidad profesional y empresarial poseen la clave de su propio futuro. Estatutos prescritos a los clubes rotarios Son las disposiciones que deben ser adoptadas por todos los clubes. Dichas disposiciones están en consonancia con los Estatutos y el Reglamento de RI y sólo pueden ser enmendadas por el Consejo de Legislación. Todo club rotario nuevo es admitido como miembro de RI tras adoptar los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. (Reglamento de RI, sección 2.030.) Estudio de clasificaciones Estudio anual llevado a cabo por un club rotario en el que se comparan las clasificaciones de los socios con la composición de la comunidad. Su propósito es asegurar la diversificación profesional del club se revisa periódicamente. Este estudio se encuentra en Recursos para la evaluación del club, el cual puede descargarse del sitio Web de RI. Formulario de datos de socios Alternativa a la actualización automática del cuadro social mediante Ingreso/ Rotarios. Formulario de RI que el secretario del club utiliza para informar al secretario general sobre nuevos socios, baja de socios y cambios de dirección o clasificación. Puede descargarse de www.rotary.org. También se incluye en el Manual del secretario del club, el cual forma parte del Juego de materiales para funcionarios del club.

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