Manual De Projetos

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Manual de Projetos em complemento do Livro Unidades de Inteligência e Consultoria

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Manual De Projetos

  1. 1. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Manual de Projetos Em complemento do livro UNIDADES DE INTELIGÊNCIA E CONSULTORIA SOCIAL E HUMANITÁRIA Autor: Roberto Flávio - Consultor em Gestão robertoflavio@superig.com.br 2008 robertoflavio@superig.com.br 1
  2. 2. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> PEDIDOS E ATENDIMENTOS Eu pedi Sabedoria e Deus me deu problemas para resolver. Eu pedi Prosperidade e Deus me deu capacidade para desenvolver projetos. Eu pedi Coragem e Deus me deu perigos para superar. Eu pedi Amor e Deus me deu pessoas com problemas para ajudar. Eu pedi Favores e Deus me deu oportunidades... Eu não recebi nada do que pedi, mas recebi tudo o que precisava.... ------------------------------------------------------ PAZ PELA PAZ A paz no mundo começa em mim Se eu tenho amor com certeza sou feliz Se eu faço o bem ao meu irmão Tenho a grandeza dentro do meu coração Chegou a hora da gente construir a paz Ninguém suporta mais o desamor Paz pela Paz - pelas crianças Paz pela Paz - pela floresta Paz pela Paz - pela coragem de mudar Paz pela Paz - pela justiça Paz pela Paz - a liberdade Paz pela Paz - pela beleza de te amar Paz pela Paz - pro mundo novo Paz pela Paz - A esperança Paz pela Paz - pela coragem de mudar Paz pela Paz - pela beleza de te amar Nando Cordel robertoflavio@superig.com.br 2
  3. 3. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Uma Realidade Vivemos um momento da humanidade caracterizado pela busca da melhoria contínua e da qualidade de vida. O Desenvolvimento dos Empreendimentos são conseguidos através de uma série de procedimentos e medidas tomadas passo a passo, estruturadas num Projeto. Objetivo Ser um roteiro orientador para aqueles que desejarem desenvolver um projeto. O IDBT orienta a formulação de projetos através de seu espaço na Internet que pode ser acessado em: http://br.groups.yahoo.com/group/idbt_fmjp/ , faça seu cadastro A Necessidade e a Mobilização - veja como nasce um projeto Necessidade Valores levantamento atendimento Utilidade Organização e Realização Projeto Insumos Investidor Pessoal Informação Serviços Equipamentos Tudo começa por uma necessidade de um bem ou de um serviço e que pode ser pessoal, ecológica, social , econômica etc. Para atender a essa necessidade, criamos utilidades baseadas em valores éticos, formulamos o projeto, buscamos informação e investidores. Construímos a Organização para realizar o projeto, captamos insumos, pessoal, serviços equipamentos para atender a necessidade. A lógica acima é a base do empreendedorismo. robertoflavio@superig.com.br 3
  4. 4. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> O Que é um Projeto? É uma ferramenta de organização e mobilização social. É um trabalho com características exclusivas, com objetivo bem definido, orientado atender uma necessidade percebida para conseguir resultados específicos, dentro de um tempo limitado e com custos estimados. A cada Necessidade podemos formular um projeto. O que é Gerente do Projeto? É o responsável pelo Planejamento, Organização, Coordenação, Controle, Negociação, Divulgação e Direção do Projeto. Sua função é atingir um objetivo específico, pré-determinado através da realização de diversas etapas que o compõem, dentro das limitações de tempo e orçamento. O Perfil do Gerente Ideal 01 - Mais generalista do que especialista 02 - Capacidade de Integração 03 - Capacidade de Negociação 04 - Amplo Conhecimento 05 - Liderança e Adaptabilidade 06 – Equilibrado Veja abaixo uma comparação esclarecedora que vai orientar a escolha do gerente do Projeto. Ineficaz Gerente Eficaz Centralizador Participativo Sempre Ocupado Nunca muito ocupado Indispensável Sua equipe pode substituí-lo Guarda informação para si Partilha a informação com a equipe Critica sua equipe Critica a si próprio Defensivo, Indeciso e Negativo Cooperativo, Decidido e Positivo Estático e Monótono Dinâmico e Interessante robertoflavio@superig.com.br 4
  5. 5. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Estrutura do Pesquisador e Gerente do Projeto Ao lado a organização do Gerente Ambiente Ambiente do Projeto e do Próprio Projeto. Interno Externo Essa organização é básica para PERCEPÇÃO T AÇÃO revitalizar, pessoas, organizações E e regiões. CONHECIMENTO M DECISÃO CRIATIVIDADE P PLANEJAMENTO O Essas são as 7 capacidades que devemos desenvolver para melhorarmos os Ambientes Interno e Externo. 1, Percepção dos dois ambientes: seus riscos, ameaças, vulnerabilidades, propulsores, costumes, valores, sua ética, seus pontos fortes e fracos e por fim seus ideais e sonhos. 2. Conhecimento conseguido com o registro sistemático e recuperável de toda a realidade percebida nos dois ambientes. 3. Criatividade como a capacidade de, partindo do conhecimento adquirido, gerar novas idéias voltadas para melhoria dos dois ambientes. Isso é básico para as metas. 4. Planejamento, como o encadeamento lógico de ação compondo os Planos e Projetos. 5. Decisão, indicando a escolha do caminho mais adequado às contingências percebidas. 6. Ação como o ato de realização do Projeto concebido. 7. O tempo como o ato de gerenciamento de recurso não renovável, estoque de vida e um tesouro que deve ser bem utilizado. São 1440 minutos por dia a nossa disposição. Se a estrutura é aplicada a um Ser Humano, nos ambientes internos encontramos os medos, a vocação, os sonhos, os preconceitos e nos ambientes externos os perigos, ameaças, ideais e oportunidades. Se a estrutura é aplicada a uma Organização, nos ambientes internos encontramos os seres humanos nos ambientes externos todos os seus ambientes externos. Estratégia é neutralizar os riscos, ameaças e perigos e potencializar os propulsores e oportunidades. Sucesso ou Êxito é a realização de metas. robertoflavio@superig.com.br 5
  6. 6. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> A seguir vamos estudar as fases de elaboração de um projeto. Vamos aplicar essas etapas a um projeto Prático de Promover um Camping numa distância de 10 km de uma Cidade com pequena infra- estrutura. No final vamos orientar virtualmente como cada participante do curso pode elaborar seu projeto em qualquer situação. Fases de um Projeto 1. Reconhecimento de uma necessidade / problema. 2. Detalhamento das informações e Proposta de Projeto 3. Aprovação da Proposta e Elaboração do Projeto 4. Captação de Recursos 5. Planejamento e Programação detalhada 6. Início e Implementação do Projeto 7. Controle - Qualidade - Avaliações e Replanejamento 8. Avaliação final, Encerramento e Recomendações Fase 1 - Reconhecimento de uma necessidade / problema. A atitude básica de um gerente de projeto é ser um pesquisador de informações e de necessidades de uma pessoa, organização ou região. Após o reconhecimento de uma necessidade, aplica as seguintes 7 perguntas “ chave”: 1. Qual é o problema ? Descreva a realidade percebida caracterizando o problema. 2. O que sabemos dele, como e aonde se manifesta? É importante a informação? 3. Quem é afetado pelo problema? Futuros Parceiros 4. Quais as conseqüências do problema? 5. Alguma ação tentou resolver o problema? Quais os resultados? 6. - Quais as ações ao nosso alcance ? O que podemos fazer? 7. Quais as ações que estão fora de nosso alcance? Com quem negociar apoio. Os procedimentos são: Levantar todas as informações possíveis sobre a necessidade, buscando identificar o problema e Coletar os documentos que comprovam as informações que vão ser registradas. Criar a pasta do Projeto e organizar as informações que permita a fácil recuperação para a fase seguinte. É o início do projeto. robertoflavio@superig.com.br 6
  7. 7. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Fase 2 - Detalhamento das informações e Proposta de Projeto Depois da organização da Pasta do Projeto é elaborada a Proposta de Projeto que deve ser encaminhada para a coordenação para avaliação e, se oportuno, a emissão da Ordem de Realização. Quando da realização da Fase 1 podemos solicitar especialistas, suas opiniões e pareceres e devemos fazer isso durante a existência do projeto sempre que houver qualquer outra informação relevante. A idéia é estimular que todos possam contribuir com uma melhor e maior visão sobre o problema e o projeto em questão. Cada informação gerada deve ser agregada à pasta do Projeto. A qualquer momento em função das novas informações, pode-se redimensionar o projeto. Proposta de Projeto Aqui registramos todas as informações relevantes para solicitar a decisão da Direção sobre iniciar ou não um projeto e que serão úteis na elaboração do Documento Oficial do Projeto. Composta das seguintes informações: 1 - Detalhamento e Qualificação de todas as informações registradas sobre o problema buscando o aprofundamento. 2 - Especificações gerais sobre o resultados esperados apresentando os produtos do Projeto (bens e serviços). 3 - Desenvolvimento genérico das etapas de trabalho numa estrutura lógica denominada Árvore de Trabalho mostrada a seguir. 4 - Análise de viabilidade financeira, política, institucional e técnica. 5 - Estimativa de recursos necessários. 6 - Estabelecimento de critérios de avaliação. 7 - Definição detalhada dos benefícios do projeto - sociais, políticos, técnicos, científicos. 8 - Definição da Organização do Projeto. 9 - Geração da Proposta do Projeto com estimativa de custos e prazos. Vamos a seguir simular um projeto de Realizar um Camping, numa região sem nenhum recursos, perto de cachoeiras, da pura natureza, num período de 20 dias. Essa região fica uma distância de 20 km de uma pequena cidade que promove festas e que encontramos algum mantimento. A seguir mostraremos um exemplo de uma árvore de trabalho do Projeto Camping com seus 4 grandes atividades (sub projetos), Atividades e Ações e todos os detalhes que devem ser observados. robertoflavio@superig.com.br 7
  8. 8. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Árvore de Trabalho Projeto E quipamentos Equipamentos 1-Esportivos e de lazer Check-list dos equipamentos ........................................... C amping e Aquisição e manutenção dos equipamentos Vestuário Roupas Especiais para 2- ........................................... e/ou manutenção da família Check-list para cada membro Esporte e Lazer Aquisição Roupas de Viagem( verão e/ou inverno) 3- Roupas Normais ........................................... para cidade Roupas Plano de Limpeza Barraca e Manutenção 4- ........................................... Equipamentos de Camping Cama de Campanha / Manutenção Móveis Portáteis Check-list - Primeiros Socorros 5- ........................................... Primeiros Socorros Check-list - remédios Preparação do estojo dos primeiros socorros Cardápio Normal ....................... . 6- ........................................... Cardápio e Qualidade Cardápio Especial Lista de Compras para estoque de viagem Alimentação... ....... 7- Abastecimento de ........................................... Alimento Perecíveis Não perecíveis Aquisição de utensílios de cozinha 8- ........................................... Culinária e Cozinha no Acampamento Montagem de fogão de acampamento Atribuições (Cozinha e Limpeza) Rotas e Condições das Plano de Rota Normal .....Transporte.. ......... 9- ........................................... Estradas, Mapas e Informações Plano para Rotas Alternativas Verificação das condições das estradas Peças de Revisão e Revisão do Veículo 10- ........................................... Arrumação durante a viagem Manutenção do Veículo Plano de Preparação da Plano de Arrumação do Veículo Bagagem e Montagem Plano Detalhado de Arrumação da Barraca 11- ........................................... da Barraca Responsabilidade do Pessoal Aviso aos vizinhos de confiança 12- ........................................... Manutenção da Casa Durante a Ausência Hotelaria de Cachorro Interromper os serviços prestados à porta Planos Alternativos de Planos de Localização com alternativas Roteiros e Taxas de Estadia para cada alternativa 13- ........................................... Programação Diária Programação das Atividades diárias Orçamento de Transporte P lanejamento e 14- ......................................... Orçamentos e Finanças Orçamento das despesas diárias Registro de custos C ontrole Plano de Endereço para informações Comunicação Planejamento de mensagens 14- ........................................... Planos de Comunicações de Emergência robertoflavio@superig.com.br 8
  9. 9. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Fase 3 - Aprovação da Proposta e Elaboração do Projeto Partindo da proposta de Projeto partimos para aprovação através da “Ordem de Realização” com a nomeação do Gerente. A Ordem de Realização tem o seguinte texto como sugestão: ORDEM DE REALIZAÇÃO – data de realização – número da análise do problema A DIREÇÃO ANALISANDO A PROPOSTA DE PROJETO A PARTIR DA ANÁLISE DO PROBLEMA ................................................................ NA DATA INDICADA ACIMA , NA BUSCA DA SOLUÇÃO, TOMOU A SEGUINTE DECISÃO: INDICAR PARA GERENTE DO PROJETO : ........................................ QUE RECEBE O NÚMERO [................./ ........] E QUE TEM A FINALIDADE DE ................................................................................. SUGESTÃO DE METODOLOGIA ...................................................... EXPECTATIVA DE RESULTADOS......................... ESTIMATIVA DE PRAZO DE INÍCIO................... DE FIM...................... A “ Ordem de Realização” registra a decisão da Direção sobre iniciar ou não um projeto. Aqui é indicado o Gerente de Projeto e sua finalidade. Na Ordem de Realização a metodologia é sugerida apresentada as expectativas do produto do projeto. Finalmente são determinados os prazos estimados de início e fim. É o documento “Sinal Verde” para um envolvimento maior com o problema em questão. Caso a direção conclua que não é oportuno atacar esse problema, pode orientar que ele seja mais estudado e se pesquise mais informações. DOCUMENTO DE PROJETO O preenchimento do Documento “ Projeto” é de responsabilidade do Gerente . São itens que identificam o Projeto, apresentam o seu Objetivo com suas características, metodologia, produtos, parcerias reais e em potencial, recursos com as fontes em potencial e aquelas já captadas, o cronograma e o método de acompanhamento robertoflavio@superig.com.br 9
  10. 10. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Esse documento será a base para a para o início do processo de captação. O Gerente nomeado é responsável: 1. pela elaboração detalhada do Documento “Projeto” mostrado a a seguir com os custos para iniciar a elaboração do Orçamento orientado para a Captação de Recursos. 2. Apresentar as necessidades do projeto de forma precisa, realista e honesta. 3. Elaborar o Orçamento de Projetos separado do Orçamento Operacional. 4. Elaborar orçamentos apurados e detalhados indicando despesas e receitas.Elaborar planilha de custos.Informar todas as fontes de recursos captados. 5. Gerar documento para captação incluindo currículo técnico da organização captadora de recursos. 6. Promover reunião com os captadores de recursos em potencial.Desenvolver Estratégias. Mostramos a seguir uma sugestão de estrutura do documento do projeto: 1. Identificação 1.1 - Nome do Projeto: ........................................................................... 1.2 - Gerente do Projeto:.................................... telefone: ..................... E-mail .................................................................celular.......................... 1.3 - Equipe envolvida: ........................................................................... 2. Objetivo do Projeto 2.1 - Objetivo Geral: ............................................................................... 2.2 - Objetivos Específicos:..................................................................... 3. Produtos do Projetos........................................................................... 4. Caracterização do Projeto................................................................... 5. Metodologia......................................................................................... 6. Parcerias ............................................................................................. 7.Fontes de Recursos de Recursos......................................................... 8. Árvore de Trabalho.............................................................................. 9. Cronograma......................................................................................... 10. Estimativa de Custos......................................................................... Crie o Documento de Projeto de forma personalizada. Agora podemos partir para as etapas seguintes . robertoflavio@superig.com.br 10
  11. 11. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Faça tudo, considerando esse manual uma trilha. Fase 4 - Captação de Recursos 1 - Desenvolver o Plano de Ação segundo as informações do projeto. 2 - Promover um evento de lançamento do projeto, disseminando os benefícios a obter. 3 - Planejar a apresentação com todos os recursos possíveis. 4 - Realizar apresentações em várias instituições. 5 - Seguir o Plano de Ação 6 - Desenvolver a estratégia de rateio de recursos com a formação do conselho de mantenedores do projeto. 7 - Planejar a Visita 8 - Entregar para cada captador todo o material de especificação do projeto e investidores em potencial. 9 - Avaliar os contatos e que somente continua se fechar o recurso a ser captado. 10 - Visitar e negociar segundo a lógica ao lado mostrando os benefícios a obter com o projeto e as perdas a evitar. Solicitar adaptar a lógica da negociação ao lado à realidade de sua negociação. 11 - Manter o Investidores reais e em potencial informados de tudo que está acontecendo pois se não contribuiu agora pode contribuir em outro projeto. Lógica da Negociação Uma das ferramentas importantes durante a captação de recursos é a Negociação. Mostramos abaixo a lógica da Negociação. Apresentação Aproximação Argumentos Benefícios a obter Perdas a evitar Reconstrói Argumentos Não Reapresenta aceita ? Concorda Por Que? Sim Escuta Sim clima ? Fechamento Não robertoflavio@superig.com.br 11
  12. 12. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> Vamos descrever as etapas de uma negociação 1. Aproximação. Nessa fase buscamos conhecer preliminarmente com quem vamos negociar, suas características, seus valores, sua ética, suas crenças, seus interesses, suas prioridades, seu potencial , seus ideais e tudo que possa agregar valor a negociação. Nessa fase elaboramos nossos argumentos . Essa fase tem a finalidade de criar um clima adequado para a negociação. Uma negociação não deve ser iniciada em clima tenso. Negociar é entender e para que isso aconteça precisamos de atenção. Recomendamos Calma, Ponderação, Ritmo e Elegância. 2. Apresentação. Nessa fase apresentamos nossos argumentos mostrando os benefícios que o outro pode obter e as perdas que pode evitar. 3. Teste de Aceitação. Após apresentar seus argumentos, teste a aceitação. Aqui podemos ter duas respostas: Não e Sim em várias intensidades. 3.1 Na opção do Não , concorde com o direito do outro de não concordar, pergunte por quê e escute as razões. Além de ser uma nova aproximação e um processo de captação de novas informações para construir um novo argumento. O argumento já é dos dois, vemos o início de uma parceria. E volta a apresentar. O não deve menor 3.2 Na opção do Sim, siga para próxima etapa 4. Teste se há clima de fechamento. 4.1 Na opção do Não caracterizada pelo pequeno sim, volte para apresentar um outro tópico de reforço buscando aumentar o sim gerando o clima de fechamento. 4.2 Na opção do sim, seguir para o fechamento e logo depois para a aproximação. FASE 5 Planejamento e Programação detalhada 1 - Com o recursos financeiros captados, podemos iniciar o detalhamento do projeto com todos seus procedimentos. 2 - No plano deve ficar bem nítido o problema e a proposta de solução. 3 - No plano devem ser fixados os limites de tempo e custo e a qualidade a ser atingida e deve ter a estrutura detalhada do trabalho que é o desenvolvimento lógico de suas atividades e seus responsáveis. robertoflavio@superig.com.br 12
  13. 13. <><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><> FASE 6 Início e Implementação do Projeto 1 - É o momento e hora da verdade e todos devem estar mobilizados para os resultados. 2 - Cada atividade do projeto está programada em todas as ferramentas de planejamento. O trabalho começa na busca de que tudo seja realizado com o mínimo de custo e tempo e com a máximo de qualidade possível. 3 - Cada atividade deve ter a orientação através de pequenos manuais de procedimentos. 4 - Tudo deve ser feito com dinamismo. 5 - Cada atividade deve ser acompanhada por seu responsável, que deve eliminar todo o tipo de desperdício. 6 - Cada participante do projeto deve ter consciência do objetivo e da identidade do projeto FASE 7 - Controle / Qualidade e Avaliações e Replanejamento. Semanalmente o Gerente do Projeto promove a reunião “Qualidade do Projeto”.São reuniões de avaliação do projeto que vão gerar o Relatório de Progresso. Esse formulário informa se o projeto atende aos requisitos técnicos, ao cronograma ou ao orçamento .Ainda nesse documento é feita uma análise e avaliação do Projeto.Nesse formulário é apresentado o cronograma com toda a realidade. No final, esse documento é encaminhado para a reunião da direção que analisa e orienta o Gerente do Projeto. A partir dessa reunião pode-se redirecionar o projeto para melhores resultados FASE 8 - Avaliação final, Encerramento e Recomendações 1 - Quando todas as etapas e fases do projeto forem concluídas, o gerente promove uma reunião de avaliação final do projeto. 2 - Nessa avaliação devem ser apontadas todas as falhas ocorridas durante a realização do projeto. 3 - Ainda nessa reunião devemos promover o encerramento da atividade do Gerente que deverá preparar uma apresentação a todos os líderes de projetos demonstrando os resultados alcançados. 4 - Nessa apresentação serão reconhecidos aqueles que fizeram a diferença, com seu trabalho, nesse projeto. 5 - É um momento importante para o desenvolvimento. robertoflavio@superig.com.br 13

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