Organização e manutenção do arquivo

1.193 visualizações

Publicada em

Tudo sobre organização e manutenção do arquivo

Publicada em: Marketing
  • Seja o primeiro a comentar

Organização e manutenção do arquivo

  1. 1. organização e manutenção do arquivo
  2. 2. O que é o arquivo? Um arquivo é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos. O arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve. A Associação de Arquivistas Portugueses adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos constituem a memória da empresa. As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo.
  3. 3. Para que serve um arquivo? Um arquivo tem variadíssimas funções, tais como: • Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; • Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; • Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa; • Arquivar os documentos, visando a preservação da informação; • Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; • Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
  4. 4. Importancia de um arquivo A importância do arquivo para a empresa está associada ao aumento de documentos que ela produz ao longo do tempo. Há necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a empresa
  5. 5. Organizacao de um arquivo Organização de arquivos: a organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controlo e monitoramento do armazenamento de documentos nas empresas. Tem inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos documentos são perdidos devido à falta de organização) e economia (otimização) de espaço, entre outros... Acesso rápido aos documentos: cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa. Arquivo morto: Para organização destes arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas provavelmente não serão. Descarte Seguro: Tabela de temporalidade, a tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer às regras previstas no que diz respeito à guarda de documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.
  6. 6. Tipos de arquivos Na frequência do uso ou consulta, existem vários tipos de arquivos tais como: Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.
  7. 7. Principais unidades de arquivos Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria normalmente regulada. Exemplo: Processo judicial Dossier: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual. Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum. Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação.

×