Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital 
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Produção de objetos digitais: 
-Digitalização de documentos 
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Exemplos de aplicação: 
Digitalização de documentos à guarda do Arquivo 
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-Digitalização 
Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos...
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Exemplos: 
Produção de registos em sistemas de informação 
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Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional 
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INTEGRIDADE 
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Independentemente da forma como são gerados, os objetos digita...
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Objetos digitais: 
COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO? 
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MIGRAÇÃO 
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-Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012) 
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•Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente co...
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FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF 
Documentos textuais à gu...
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FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF 
Documentos grá...
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ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenc...
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METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção: 
 Aplicação do Plano...
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METAINFORMAÇÃO No momento da produção: 
 Plano de Classificação (PCIAL) 
 Tabela de se...
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ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many 
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Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice 
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INTEGRIDADE 
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Implementação de ESTRATÉGIAS D...
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Da adoção de boas práticas ao plano de preservação digital

  1. 1. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades Évora, 3 e 4 de outubro de 2014
  2. 2. Évora, 03-10-2014 Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital 1. Preservação digital: principais fatores a considerar 2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital
  3. 3. Abril de 2014 Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Évora, 03-10-2014
  4. 4. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Produção de objetos digitais: -Digitalização de documentos -Criação de objetos nado-digitais Évora, 03-10-2014
  5. 5. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Exemplos de aplicação: Digitalização de documentos à guarda do Arquivo Digitalização de documentos em papel que dão entrada em sistemas de informação do Município Produção de objetos digitais: digitalização de documentos Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  6. 6. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 -Digitalização Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos casos Muita informação disponível Requisitos identificados, testados e implementados Produção de objetos digitais: Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  7. 7. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Exemplos: Produção de registos em sistemas de informação Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas…) Fotografia digital Convites eletrónicos Produção de objetos nado-digitais Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  8. 8. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional Tentação de replicar os procedimentos “do papel” “no digital” Legislação e regulamentação insuficientes Crescimento exponencial… Riscos acrescidos… Produção de objetos nado-digitais: Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  9. 9. Évora, 03-10-2014 Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital O r d e n a r o c a o s …
  10. 10. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Produção de objetos NADO-digitais: ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  11. 11. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários. Preservação Seleção Produção/Captura Évora, 03-10-2014
  12. 12. Évora, 03-10-2014 Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital Metainformação Repositório Formatos Tecnologias Sistemas de informação Aplicações Legislação Normas Utilizadores/ Produtores de informação Objetos digitais Arquivo
  13. 13. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Objetos digitais: COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO? ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  14. 14. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE? INTEGRIDADE? AUTENTICIDADE? LEGIBILIDADE? Objetos digitais Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  15. 15. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO MIGRAÇÃO ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  16. 16. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município Registo de correspondência (em curso)  Deliberações do Município (em curso) Fotografia digital do Gabinete de Comunicação do MO (em fase de testes) Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  17. 17. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 MIGRAÇÃO -Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012) -Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013) Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  18. 18. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 MIGRAÇÃO -Registos de Correspondência -Deliberações do Município METODOLOGIA Mapeamento e migração de dados Migração dos objetos digitais associados a cada registo Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  19. 19. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 MIGRAÇÃO Fotografia digital METODOLOGIA Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados Migração dos documentos associados a cada registo Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  20. 20. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO 1.Desde o momento da produção dos objetos digitais 2.Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  21. 21. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  22. 22. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A •Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente com cartão do cidadão •Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitando- se comprometer a integridade e autenticidade do documento Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  23. 23. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF – formato proprietário - Nikon NEF DNG DNG – formato aberto - ADOBE Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  24. 24. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo prazo, na ausência ou por decisão do proprietário (falência, descontinuação, etc.) - Encriptação de dados num formato específico, levando à obrigatoriedade de utilização do software proprietário para processamento dos dados Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  25. 25. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG – “Digital Negative” -Especificação que normaliza os dados RAW, permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  26. 26. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF Documentos textuais à guarda do Arquivo Documentos expedidos, digitalizados pelos vários serviços, depois de assinados PDF/A Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo Expediente Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  27. 27. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF Documentos gráficos até A2 Documentos fotográficos JPEG Não se tratando de um formato de preservação, foi a solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.) Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  28. 28. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais: MIP ISAD (G)/ ISAAR (CPF)… Dublin Core [ISAD (G)>DC] Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  29. 29. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção:  Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL) Sensibilização e implementação de uma gestão por processos Contextualização da produção dos documentos GESTÃO DOCUMENTAL Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  30. 30. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 METAINFORMAÇÃO No momento da produção:  Plano de Classificação (PCIAL)  Tabela de seleção Plano de Preservação Digital Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  31. 31. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many Proteção da informação a partir da preservação de uma matriz digital Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital, devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG). Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  32. 32. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  33. 33. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
  34. 34. Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE Obrigada! maria.gago@cm-oeiras.pt Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

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