O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Redacción de documentos administrativos

  • Entre para ver os comentários

Redacción de documentos administrativos

  1. 1. CURSO BÁSICO DE REDACCIÓNLicda. Rebeca Ramírez Hernández Filóloga Escriba
  2. 2. CUALIDADES DE LA REDACCIÓN  Claridad  Concisión  Cortesía
  3. 3. CLARIDAD Expresar las ideas de modo que sean fácilmente inteligibles; es decir, que cualquier lector se entere fácilmente del contenido y que le dé una única y verdadera interpretación al mensaje, de manera que el destinatario o lector no tendrá que contestar con una solicitud de aclaración.
  4. 4. CLARIDAD Precisión: Exactitud rigurosa en los términos empleados para dar al escrito el alcance que se desea; es decir, expresar claramente todo cuanto hay que decir con las palabras justas. La precisión implica propiedad y concisión, pues con estas cualidades se limita la expresión a las formas más exactas y con el significado justo.
  5. 5. Casos en que se da la falta deprecisión El empleo de palabras inexpresivas como cosa, algo, alguno, varios, a las que se recurre, por desidia.  Tomaremos las medidas necesarias para que la cosa no se repita.  Tomaremos las medidas necesarias para evitar la incidencia del hecho.
  6. 6. Casos en que se da la falta deprecisión El verbo tener lo emplean con frecuencia quienes no se esfuerzan en encontrar la palabra más apropiada.  Es un tablero que tiene un gran espesor.  Es una máquina que tiene máxima potencia.  Los estantes tienen de 30 a 40 metros de largo.  Es un tablero de gran espesor.  Es una máquina de máxima potencia.  Las estanterías miden de 30 a 40 metros.
  7. 7. Casos en que se da la falta deprecisión El verbo hacer es también una tabla de salvación para los que carecen de un vocabulario preciso.  Pedro hizo un tallado de ese mueble.  Pedro talló ese mueble.
  8. 8. Otras expresiones de uso frecuenteque determinan falta de precisión queremos felicitarlos. deseo solicitar su atención. deseo manifestarle... Los felicitamos sinceramente.  Nuestra enhorabuena más cordial.  Reciba nuestras sinceras felicitaciones.  ¡Felicitaciones! Solicito su atención Le manifiesto o manifiesto.
  9. 9. CLARIDAD Propiedad: Se refiere al significado o sentido peculiar y exacto de las voces o frases. Por tanto, la propiedad consiste en utilizar la palabra exacta para la idea que se desea expresar. Redactar con propiedad es de suma importancia en la comunicación administrativa, pues el uso de un término ambiguo e impropio puede dar al traste con una actividad urgente en una institución.
  10. 10. Ejemplos de expresiones que faltan ala propiedad El alquiler de ese apartamento es de un precio accesible.  Accesible: que tiene acceso - de fácil acceso o trato.  Asequible: que puede conseguirse o alcanzarse. El alquiler de ese apartamento es de un precio asequible.
  11. 11. Ejemplos de expresiones que faltan ala propiedad En el informe del presupuesto aparece un dato erróneo que se debe ratificar.  Ratificar: aprobar o confirmar actos, palabras o escritos dándolos por valederos o ciertos.  Rectificar: modificar la propia opinión, expuesta antes – contradecir a otro en lo dicho por considerarlo erróneo. En el informe del presupuesto aparece un dato erróneo que se debe rectificar o corregir.
  12. 12. Ejemplos de expresiones que faltan ala propiedad Se considera inefable porque nunca se equivoca en sus apreciaciones.  Inefable: que con palabras no se puede explicar.  Infalible: que no puede engañar o engañarse – cierto, seguro, indefectible. Se considera infalible porque nunca se equivoca en sus apreciaciones.
  13. 13. CLARIDAD Corrección: Se refiere a “la calidad de correcto, libre de errores o defectos” que debe darse en toda comunicación. Abarca aspectos como la forma de exposición del mensaje (orden de las ideas) y corrección gramatical. En suma, apegarse a las normas del lenguaje de uso común.
  14. 14. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Orden de las ideas  Disminuyeron las ventas del almacén este mes anterior en relación con el mes anterior notablemente.  Las ventas del almacén disminuyeron notablemente este mes en relación con el anterior.
  15. 15. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Orden de los datos Para: Carlos Solano M. Asunto: Documentación Sr. Pérez De: Alberto Rojas S. Fecha: 2 de octubre El once de los corrientes deberá presentarse a estas oficinas con el Subdirector de Relaciones Públicas. A las 11 de la mañana retornará a su trabajo para darle instrucciones. Será necesario que se presente con toda la documentación correspondiente del caso del señor Pérez. Antes pase usted a mi oficina para darle las instrucciones sobre el caso y revisar la documentación.
  16. 16. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección El señor Solano debe presentarse ante el Subdirector de Relaciones Públicas, el 11 de octubre, no precisa para qué ni a qué hora. Ese mismo día debe presentarse la documentación del señor Pérez, no se precisa a quién, aunque se supone. Debe pasar antes a la oficina del signatario, Jefe de Personal, de quien recibirá instrucciones y revisión de documentos, se supone del caso Pérez. A las 11 de la mañana habrá retornado a su trabajo; no se precisan tampoco las citas anteriores.
  17. 17. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección El 11 de octubre a las 8 horas, deberá presentarse en esta oficina con la documentación del señor Pérez para revisarla. A las 9 horas se presentará ante el Subdirector de Relaciones Públicas; y a las 11 horas retornará a su oficina para recibir las instrucciones pertinentes.
  18. 18. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Errores gramaticales frecuentes Cambio de sujeto  Estimado colega:  Ayer recibí su atenta invitación les agradecemos…  Estimado colega:  Ayer recibí su atenta carta y le agradezco…
  19. 19. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Falta de concordancia entre el sujeto y el verbo  La diferencia entre los pesos originan graves trastornos en la venta.  La diferencia entre los pesos origina graves trastornos en la venta.
  20. 20. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Uso inadecuado del modo indicativo y el subjuntivo en una misma oración  Será magnífico que vinieras a visitar la fábrica.  Sería magnífico que vinieras a visitar la fábrica.
  21. 21. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Abuso de pronombres, adjetivos, sustantivos y uso indebido de las preposiciones  Los artículos pedidos, los hemos embalado y los hemos enviado.  Los artículos pedidos, fueron embalados y enviados hoy mismo.
  22. 22. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Los clientes llegan constantemente; diariamente vendemos muchas cantidades y ello es motivo de satisfacción. Los clientes llegan constantemente, vendemos cantidades considerables y ello es motivo de satisfacción.
  23. 23. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Este señor es un viejo cliente. Este señor es cliente desde hace muchos años. No puedo dejar de enviar una pequeña queja aunque sea un insignificante error. No puedo dejar de enviar una queja pues no deja de ser un error de consideración.
  24. 24. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Frases innecesarias  Esperamos sus noticias con urgencia, de usted su más seguro servidor lo saluda atentamente.  Esperamos sus noticias con urgencia.  Muy atentamente,
  25. 25. Escollos frecuentes para alcanzar lacorrección Cambio de voz  Su carta fue recibida ayer, y le enviaremos su pedido inmediatamente.  Recibimos su carta, y le enviaremos su pedido inmediatamente.
  26. 26. CLARIDAD Unidad: Es una cualidad esencial en cualquier escrito, especialmente en las comunicaciones que deben tratar un solo asunto. Esto solo es posible cuando los elementos oracionales del párrafo (unidad básica de los documentos), se refieren a una idea. Se recomienda redactar párrafos con frases cortas y bien ligadas.
  27. 27.  Para el día 15 de setiembre de 1988, la Escuela de Secretariado Profesional mandó una representación estudiantil a los actos cívicos de Heredia. Usted fue seleccionada para asistir, sin embargo, se enfermó seriamente. Para el 16 había examen de Filosofía, pero usted siguió mal. La nota de justificación debe dirigirla a la Directora.
  28. 28.  ¿Qué se va a justificar? ¿La ausencia a los actos cívicos por enfermedad o la ausencia en el examen final? Redacte una justificación dirigida a la Directora de la Escuela, pues por motivo de enfermedad usted no pudo asistir como representante estudiantil a los actos cívicos de Heredia, ni al examen de Filosofía el 15 y 16 de setiembre, respectivamente.
  29. 29. Uso de siglas y abreviaturas La primera vez que se cita la entidad a la que se refieren, indicarlo en su totalidad, con las siglas entre paréntesis. Utilizar la forma de uso común. Ejemplos: Recope, AyA, AA, CCSS, MEP…
  30. 30. CONCISIÓN Consiste en expresar únicamente lo esencial, sin eliminar los detalles imprescindibles que atenten contra la claridad, pues esta debe prevalecer sobre las demás cualidades. Se debe abordar directamente el asunto o tema y limitarse a él, pues el remitente debe tomar en cuenta que el destinatario tiene otros asuntos pendientes y solo puede prestarle atención limitada a la carta recibida. Si al abrir la carta encuentra un texto muy largo, el destinatario se indispone pues considera que la comunicación le quitará mucho tiempo.
  31. 31. CONCISIÓN Se recomienda utilizar frases simples y evitar las digresiones innecesarias, eludir lo superfluo para lograr una carta breve que informe al lector en el menor tiempo posible. El uso de expresiones innecesarias, ampulosas, tecnicismos (desconocidos por el receptor), además de entorpecer la claridad producen falta de concisión en el escrito, y, en consecuencia, comunicaciones difíciles de interpretar.
  32. 32. CONCISIÓN ¿Están expresadas las ideas con propiedad y con las palabras imprescindibles? ¿Aparecen en la carta explicaciones que se pueden eliminar o que no vienen al caso? ¿Se dan ideas repetidas? ¿Se trata el tema directamente, sin rodeos ni perífrasis?
  33. 33. CONCISIÓN Expresiones  Lenguaje actualizado convencionales  Las preguntas  Las interrogantes por formuladas / usted planteadas planteadas.  Sírvase aclararlo ipso  Hágalo saber cuanto facto. antes.  Es mi deseo ferviente  Muchas gracias por… participarle mi sincera gratitud por…  Le participo que… (o ir  Por medio de la directamente al presente nos tomamos asunto). la libertad de…
  34. 34. CONCISIÓN Adjunto a la presente.  Incluyo, anexo, Con la confianza de adjunto que estará usted…  Esperamos que pueda Ha llegado a nuestras  Recibimos su carta manos su atenta carta.  Anexo, adjunto… Anexada a la presente  Recibimos… encontrará. Acusamos recibo…
  35. 35. CORTESÍA Si se quiere lograr una verdadera comunicación, la cortesía es el ingrediente que, unido a la claridad y a la concisión, contribuye a crear o mantener la buena voluntad del receptor hacia el emisor. La expresión de buenos modales en el saludo y despedida, son aspectos muy importantes en una comunicación. En el caso de las comunicaciones internas (memorandos), estas formalidades no son necesarias.
  36. 36. CORTESÍA El tono positivo se capta por el modo de utilizar y unir las palabras, de forma que se logre transmitir un estado de ánimo amistoso, sincero, cálido, pues generalmente el lector descubre pronto entre líneas la falta de sinceridad o la imposición, a pesar del uso de palabras corteses. En ese sentido, no se trata tan solo de utilizar fórmulas preestablecidas de cortesía, sino de redactar la comunicación con una actitud positiva y respetuosa respecto del destinatario.
  37. 37. CORTESÍA Estimada compañera: La Directora de la Escuela me asignó el curso de Técnicas de Expresión, grupo de la mañana, para el segundo semestre. Por lo anterior, le solicito me brinde un informe respecto a los contenidos expuestos y los objetivos alcanzados del programa de Comunicación en Español que usted suministrara del primer semestre. La información solicitada y sus sugerencias al respecto debo tenerlas el lunes 29 de julio, por lo que agradezco sinceramente su gentileza. Atentamente,
  38. 38. CORTESÍA Aparenta cortesía (saludo, despedida), utiliza la expresión: agradezco sinceramente su gentileza. El tono es positivo si se diera de un superior a un subordinado que debe rendir un informe. No se puede utilizar este tono entre compañeros. Se debe solicitar como un favor y no puede ponérsele una fecha límite.
  39. 39. EJEMPLOS DE EXPRESIONES NEGATIVAS QUE PUEDEN DARSE EN FORMA POSITIVA Forma negativa  Forma positiva  No sea usted falso.  Sea usted sincero.  No conoce su parecer.  Ignora su parecer.  No son correctos los  Los datos son datos. incorrectos.  Quisiera no olvidar.  Deseo recordar.  No deje de entregar los  Entregue los documentos antes del documentos el jueves a viernes. más tardar.  No conoce usted las  Desconoce usted las razones. razones.
  40. 40. CORTESÍA Ejemplo de adulación Su vasta experiencia de veinte años de servicio en esa institución, le han catalogado como la máxima autoridad en la materia; por esta razón, con todo el respeto que usted se merece, solicito su colaboración para… Con base en su experiencia de veinte años de servicio, solicito su colaboración…
  41. 41. CORTESÍA Ejemplo de petulancia  La extenuante labor que hemos realizado en este equipo da fe de la calidad de los profesionales con que contamos en esta institución. Es por ello que hoy me felicito al ver culminados mis esfuerzos con la ayuda de todos ustedes.  Gracias a la dura labor de este equipo, hoy hemos logrado alcanzar nuestras metas; por ello, una calurosa felicitación.
  42. 42. CLASES DE PÁRRAFOS  Párrafo descriptivo  Párrafo narrativo  Párrafo expositivo
  43. 43. PÁRRAFO DESCRIPTIVO Es el que dice cómo son las personas, los animales, los lugares y las cosas. También puede pintar una situación compleja o en proceso. Los pasos que deben seguirse para redactar párrafos descriptivos son los siguientes:
  44. 44. PÁRRAFO DESCRIPTIVO Observar en forma global el “objeto” que se va a describir. Seleccionar los rasgos que más llaman la atención de ese “objeto”. Decidir en qué orden se van a describir esos rasgos (de arriba hacia abajo, de derecho a izquierda, de lo más lejano a lo más cercano, etc.). Redactar el párrafo.
  45. 45. PÁRRAFO NARRATIVO Es aquel en que se relatan acontecimientos. Generalmente se refieren al pasado, por lo que es común que se relaten en un pretérito (llegó, llegaba, vivía, era, vendió). También se puede narrar en presente (presente histórico) y hasta en futuro.
  46. 46. PÁRRAFO NARRATIVO Se recomienda que en textos legales, oficiales y administrativos, redactar con verbos en pasado. Las acciones deben presentarse en orden cronológico (en el orden en que sucedieron), con el fin de evitar confusiones y malas interpretaciones en el lector. No mezclar dentro de un párrafo diferentes tiempos verbales.
  47. 47. PÁRRAFO EXPOSITIVO Es el que se usa para comunicar pensamientos. Está constituido por una idea principal, relacionada con el tema que se está desarrollando, y por una o varias ideas secundarias, las cuales sirven para ampliar, complementar o ilustrar la idea principal.
  48. 48. CUALIDADES DEL PÁRRAFO EXPOSITIVO Unidad de sentido: Se logra haciendo que todas las oraciones del párrafo giren en torno a una sola idea principal; en consecuencia, conviene que en cada párrafo se trate un solo tema o asunto. Coherencia: Es la secuencia o relación lógica que debe existir entre las ideas que constituyen el párrafo. Una vez determinada la idea principal, se debe enlazar con ellas las demás, a fin de lograr un desarrollo lógico y natural del pensamiento.
  49. 49. FORMAS DE ENLAZAR ORACIONES Usando un pronombre o un sinónimo que sustituya algún sustantivo mencionado en la oración anterior. Refiriéndose al mismo sujeto en todas las oraciones del párrafo. Repitiendo algún sustantivo de la oración anterior. Utilizando conectores que establezcan algún tipo de relación entre las oraciones.
  50. 50. ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO Introducción o presentación: Es el párrafo inicial o la parte inicial del escrito. En ella se presenta el planteamiento del tema o la tesis central del trabajo. Además, pueden mencionarse otros datos generales como los objetivos o finalidad del escrito, los antecedentes o circunstancias, la extensión o alcances del trabajo y la organización de los contenidos.
  51. 51. ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO Cuerpo o desarrollo: Es la parte más importante de todo el trabajo. Su finalidad es alcanzar el objetivo básico del escrito, ya sea entretener, informar, amonestar, vender, felicitar o cualquier otro. Está constituido por párrafos, subdivisiones o capítulos, los cuales deben girar en torno a la tesis o idea central y contener los conceptos, argumentos y datos necesarios para alcanzar el objetivo que se haya propuesto el autor.
  52. 52. ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO Conclusión o cierre: Es el conjunto de frases o de párrafos con que termina la comunicación escrita. Debe ser una derivación o consecuencia lógica de la tesis desarrollada en la parte central del trabajo y ha de presentarse de tal manera que el lector quede convencido de lo expuesto en el texto.
  53. 53. ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO Algunas formas de presentar una conclusión Repasar brevemente o sintetizar los puntos más importantes del cuerpo del escrito. Resaltar la importancia de la tesis expuesta o de los puntos desarrollados. Ofrecer recomendaciones o sugerencias relacionadas con los hechos expuestos.
  54. 54. CÓMO ELABORAR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA Primera fase: Se realiza en la mente del redactor.a) Definición del objetivo del mensaje.b) Análisis del receptor o destinatario.c) Delimitación del tema o asunto.
  55. 55. CÓMO ELABORAR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA Segunda fase: Es la redacción propiamente dicha.a) Recopilación de ideas.b) Selección y ordenamiento de ideas.c) Redacción del mensaje.d) Revisión de lo escrito.e) Versión definitiva.

×