2. • INTERFEJS APLIKACJI IBOK• INFORMACJE OGÓLNE
• WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE
• INSTRUKCJA ZALOGOWANIA
• PODSTAWOWE FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI
• MODUŁY APLIKACJI IBOK
• MODUŁ FAKTURY
• MODUŁ ANALIZY
• MODUŁ ODCZYTY
• MODUŁ DANE KLIENTA
• MODUŁ ROZRACHUNKI
• MODUŁ ZGŁOSZENIA
• MODUŁ DANE KONTA
• MODUŁ DOKUMENTY
• MODUŁ POMOC
• E -FAKTURA
SPIS TREŚCI
• PRZYWRACANIE HASŁA
• MODUŁ UMOWY
3. I - INTERNETOWE
B - BIURO
O - OBSŁUGI
K - KLIENTA
IBOK to skrót od Internetowego Biura Obsługi Klienta. Jest to bezpłatna aplikacja internetowa
umożliwiająca w dowolnym momencie klientom Regionalnego Centrum Gospodarki
Wodno-Ściekowej S.A. (RCGW S.A.), przy pomocy przeglądarki internetowej, mieć bieżący
wgląd w stan swoich płatności z tytułu odprowadzania ścieków, historię wszystkich rozliczeń
i odczytów. Za pomocą aplikacji iBOK można również przeanalizować historię zużycia i
poniesionych opłat za wybrany okres z możliwością wydruku zestawienia.
4. IBOK daje możliwość:
@• Wglądu w bieżące i archiwalne dane rozliczeniowe,
• Dostępu do elektronicznych wersji dokumentów, takich jak umowy wraz z aneksami
oraz sukcesywnie wystawiane faktury za odprowadzane ścieki
• Wglądu w listę faktur wraz z podziałem na zapłacone i niezapłacone
• Wglądu w historię odczytów liczników
• Dokonanie własnej analizy ilości odprowadzanych ścieków oraz należności za
zrealizowane usługi za pomocą wykresów
• Prowadzenie korespondencji ze Spółką
• Zgłoszenia chęci skorzystania z usługi e-faktury, czyli otrzymywania wyłącznie
elektronicznego obrazu faktury zamiast tradycyjnej faktury wysyłanej drogą pocztową,
• Wgląd w swoje dane teleadresowe
Strona główna aplikacji IBOK może być wykorzystywana w celu publikacji przez spółkę
dowolnych informacji, np. dotyczących świadczonych usług, ważnych komunikatów,
zamieszczanie cenników obowiązujących w spółce.
Wejście i zalogowanie do IBOK oznacza akceptację Regulaminu IBOK.
Aplikacja jest udostępniona klientom RCGW S.A. przez 7 dni w tygodniu.
5. • Minimalna wymagana rozdzielczość do
poprawnego działania IBOK to 1024 x 768.
• Usługa IBOK dostępna jest dla użytkowników
korzystających z przeglądarek internetowych:
• Internet Explorer 7.x i nowszej,
• Firefox 3.x i nowszej,
• Opera 9.x i nowszej,
• Chrome 16.x i nowszej.
• W przypadku korzystania z przeglądarki innej niż
zalecane Spółka nie gwarantuje poprawności pracy
IBOK i nie ponosi odpowiedzialności z tego tytułu.
• Dostęp do IBOK możliwy jest poprzez stronę
internetową http://www.rcgw.pl bądź bezpośrednio
przez adres https://ibok.rcgw.pl/.
WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE
7. INSTRUKCJA ZALOGOWANIA
• W polu adresu przeglądarki internetowej należy wpisać adres: ibok.rcgw.pl,
osoba, która loguje się do aplikacji zostanie automatycznie przekierowana
do strony szyfrowanej https://ibok.rcgw.pl
• Aby zalogować się do aplikacji IBOK, należy w polu „Użytkownik” wpisać
LOGIN otrzymany w korespondencji od RCGW S.A.,
• W polu „Hasło” należy wpisać otrzymane w drugiej przesyłce HASŁO,
• W celu bezpieczeństwa podczas pierwszego logowania należy zmienić
otrzymane hasło na nowe.
8. WAŻNE:
Bardzo ważną kwestią jest to, że każdy kto loguje się do aplikacji IBOK,
korzysta z bezpiecznego, szyfrowanego połączenia internetowego,
szyfrowanego protokołem SSL (Secure Socket Layer), który służy do
bezpiecznej transmisji zaszyfrowanego strumienia danych, co oznacza, że
ochrona informacji przesyłanych i przechowywanych za pomocą aplikacji
iBOK stoi na najwyższym poziomie. To, czy połączenie internetowe jest
szyfrowane można w bardzo łatwy sposób sprawdzić: po wpisaniu adresu
do strony aplikacji IBOK, przed polem adresu powinna pojawić się kłódka.
Zatem za każdym razem podczas logowania, przeglądania,
przeszukiwania informacji w aplikacji, zawsze będzie to połączenie
zaszyfrowane, bezpieczne, tzn., że nikt po drodze nie będzie w stanie
zobaczyć, jakie zapytania wpisujemy, jakie linki klikamy.
9. PIERWSZE LOGOWANIE DO IBOK
• Wymagania dotyczące hasła: kombinacja min. 8 znaków (w tym przynajmniej 1 duża
litera i 1 cyfra, zapewniająca użytkownikowi wyłączność dostępu do IBOK,
• W polu e-mail należy wpisać swój aktualny adres e-mail, służący do kontaktów z
RCGW,
• Jeśli klient zapomni swoje hasło, aplikacja automatycznie wygeneruje nowe
tymczasowe hasło, przesyłając informację na podany adres e-mail.
• WAŻNE! Każdy klient, który loguje się w aplikacji IBOK powinien zapoznać się
z obowiązującym Regulaminem korzystania z IBOK. Akceptacja Regulaminu jest
równoznaczna z możliwością korzystania z IBOK.
10. Po nieudanej próbie logowania (błędnie wpisany login i/lub hasło)
zostanie wyświetlony następujący formularz logowania:
Po trzech kolejnych nieudanych próbach zalogowania do IBOK nie
jest możliwe zalogowanie się do aplikacji przez 30 minut.
Po upływie wskazanego powyżej czasu znowu jest możliwe
zalogowanie do IBOK.
11. Przywracanie hasła
Jeżeli klient zapomni swoje hasło
dostępu do aplikacji wówczas
może skorzystać możliwości
przywracania hasła.
Po kliknięciu w przycisk
„Zapomniałeś hasło” klient
zostaje przekierowany do
następującego formularza:
Następnie w polu „Logowanie” należy podać
login do swojego konta. Jeśli login został
podany prawidłowo, system wygeneruje
odpowiednią wiadomość email, zawierającą
nowe hasło dostępu do aplikacji.
Wygenerowana wiadomość zostanie
wysłana na adres email, wskazany przez
klienta podczas logowania. Po wykonaniu tej
operacji zostanie wyświetlony następujący
komunikat:
Jeśli nie otrzymasz wiadomości email z nowym wygenerowanym hasłem do IBOK:
•sprawdź w skrzynce pocztowej ustawienia filtru antyspamowego,
•skontaktuj się z DOK pod numerem 32 325 71 19 w celu uzyskania pomocy.
12. Dostęp do aplikacji IBOK
mogą mieć wszyscy klienci
RCGW S.A., którzy spełniają
następujące warunki:
• posiadają zawartą
z RCGW S.A. umowę
o odprowadzanie ścieków,
• zalogowali się do aplikacji
IBOK na podstawie
otrzymanego od RCGW S.A.
loginu i hasła oraz zapoznali
się i zaakceptowali Regulamin
IBOK,
• podczas logowania podali
swój aktualny adres e-mail,
• w celu zapewnienia
bezpieczeństwa podczas
pierwszego logowania zmienili
otrzymane od RCGW S.A.
hasło na nowe.
13. W przypadku nieposiadania dostępu do
IBOK, zgubienia loginu lub hasła
początkowego wystarczy skontaktować
się z Działem Obsługi Klienta (DOK)
pod numerem telefonu:
(32) 325 71 19, a pracownicy DOK
pomogą przejść proces zakładania
konta w IBOK.
14. INTERFEJS APLIKACJI IBOK: EKRAN GŁÓWNY
Interfejs aplikacji IBOK podzielony jest na 4 główne części:
• Panel użytkownika (górny pasek),
• Menu główne (po lewej),
• Aktualnie wyświetlany moduł pośrodku (jak widać powyżej),
• menu podrzędne (po prawej stronie).
15. • Panel użytkownika zawiera informacje na temat aktualnie
zalogowanego użytkownika, datę oraz czas ostatniego logowania. W
pasku jest także link służący do wylogowania się z systemu.
• Główne menu zawiera listę dostępnych modułów dla danego
użytkownika. W celu wybrania konkretnego modułu należy wybrać go
z menu.
• Menu podrzędne przedstawia szczegółowe informacje, które można
przeglądać w danym module. Jeśli menu podrzędne posiada więcej niż
10 pozycji, zostaną one podzielone na strony. W celu przeglądania
stron, należy klikać odpowiednio na strzałkę lewą i prawą. Po kliknięciu
na strzałkę lewą menu podrzędne przejdzie do strony poprzedniej,
natomiast menu przejdzie do strony następnej po klinięciu na strzałkę
prawą. Strzałki będą niewidoczne, jeśli menu nie zostanie podzielone
na strony.
• Aplikacja IBOK posiada możliwość zmiany języka interfejsu.
W celu zmiany języka należy kliknąć w wybraną flagę w prawym
górnym rogu. Dostępne języki to polski i angielski.
PODSTAWOWE FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI
16. Aplikacja IBOK umożliwia dostęp do następujących
funkcjonalności:
• Moduł Faktury – w module są wyświetlane faktury w formie chronologicznej listy z możliwością filtrowania wg numeru
dokumentu, wyświetlanie danych wybranej faktury (możliwość wydrukowania faktury w formacie pdf).
• Moduł Umowy – w module dostępne są wszystkie umowy wraz z aneksami w formie skanu umowy podpisanej
z klientem z możliwością wyświetlenia wybranej umowy, wydrukowania lub zapisania skanu umowy zawierającej
pieczęcie i podpisy.
• Moduł Odczyty – lista dokonanych przez przedstawiciela RPWiK w Tychach S.A. odczytów stanu licznika wody (czyli
ilości odprowadzonych z nieruchomości ścieków).
• Moduł Rozrachunki – lista wszystkich dokumentów rozliczeniowych (np. faktury, noty odsetkowe) wraz z informacją
o numerze dokumentu, datą wystawienia, terminem płatności, kwotą do zapłaty wraz z podziałem na dokumenty
zapłacone i niezapłacone.
• Moduł Analizy – tutaj można zobaczyć graficzną interpretację takich danych jak ilość odprowadzonych ścieków
i płatności. Dane prezentowane są na wykresie kołowym, liniowym, bądź kolumnowym.
• Moduł Dane Klienta – w module zaprezentowane są Twoje szczegółowe dane m.in. takie jak: imię
i nazwisko/ nazwa firmy, adres kontaktowy, numer NIP, REGON, jeśli klient taki posiada. W module tym widoczna jest
również tabela z informacjami o Twoich posesjach (nazwa, adres).
• Moduł Zgłoszenia – ta część aplikacji jest odpowiedzialna za komunikację przedsiębiorstwa z klientem. Moduł ten
umożliwia przesyłanie w formie zgłoszeń wiadomości do przedsiębiorstwa w podziale na kategorie tematyczne (m.in.:
faktury, płatności, umowy, kwestie techniczne jak również zgłaszanie propozycji, sugestii dot. funkcjonowania aplikacji
IBOK itd.)
• Moduł Pobieranie faktur – w tym miejscu można pobrać, zapisać i wydrukować wystawioną fakturę w formacie pdf,
z wybranego przedziału czasowego.
• Moduł Dane konta – moduł służący do zmiany ustawień aktualnie zalogowanego użytkownika. Można zmieniać hasło
do aplikacji, adres email oraz numer telefonu komórkowego.
• Moduł Pomoc – jest to moduł pomocy aplikacji IBOK. Po wybraniu tego modułu, po prawej stronie wyświetla się lista
wszystkich dostępnych modułów. W celu uzyskania szczegółowej pomocy na temat danej części aplikacji kliknij
wybraną pozycję na małym menu po prawej stronie.
• Moduł Dokumenty – w module wyświetlana jest dostępna lista dokumentów, możliwych do pobrania oraz zapisania
na dysk twardy komputera (takich jak np. formularz zgody na e-fakturę, wniosek o zawarcie umowy itd.).
18. W module Faktury lista faktur możliwych do pobrania znajduje się po prawej
stronie. Kliknięcie na odpowiednią pozycję spowoduje wyświetlenie informacji na
temat wybranej faktury. Dodatkowo obok listy znajduje się ikona pliku w formacie
pdf umożliwiająca pobranie/zapisanie wybranej faktury.
Faktura pojawia się w aplikacji IBOK, w kolejnym dniu po wystawieniu dokumentu
przez pracownika DOK.
W module Faktury przedstawione są m.in. następujące informacje:
• Dane klienta: imię i nazwisko/ nazwa firmy, jego adres,
• Dane RCGW S.A. (adres, nr NIP, numer rachunku bankowego),
• Numer faktury,
• Data wystawienia
• Data wykonania usługi,
• Forma płatności,
• Termin płatności,
• Nazwa wykonanej usługi,
• Ilość świadczonej usługi,
• Cena jednostkowa,
• Wartość podatku VAT,
• Podsumowanie wartości danej faktury dla każdego obiektu (posesji) oraz ogólne
podsumowanie wybranej faktury.
19. MODUŁ UMOWY
W module Umowy jest
wyświetlona lista wszystkich
zawartych umów wraz
z aneksami. Możliwe jest
wyświetlenie szczegółowych
informacji na temat danej
umowy, m.in. takich jak:
•Dane RCGW S.A. (podobne jak
w module faktury),
•Dane klienta (nazwa, adres),
•Numer umowy,
•Data zawarcia umowy,
rozpoczęcia, zakończenia
umowy,
•Termin i forma płatności faktury
za wykonane usługi.
20. Umowę lub aneks można zobaczyć lub pobrać w postaci pliku pdf.
Aby było to możliwe, należy wybrać pożądaną umowę z listy (u góry po prawej stronie) i kliknąć
na ikonkę pliku pdf.
21. MODUŁ ODCZYTY
Moduł odczyty umożliwia wyświetlenie informacji, o dokonanych przez RPWiK w Tychach S.A. odczytach wodomierzy
zainstalowanych na terenie nieruchomości. Dostępne są również informacje na temat daty dokonanego odczytu,
dokładny stan licznika, numer wodomierza oraz wartość zużycia wody.
22. W module rozrachunki można zobaczyć listę wszystkich faktur oraz innych dokumentów
rozliczeniowych z informacją o dokonanych wpłatach.
W module tym można również zobaczyć takie informacje jak:
• Numer dokumentu rozliczeniowego,
• Datę wystawienia w/w dokumentu,
• Termin płatności w/w dokumentu,
• Kwota do zapłaty wynikająca z w/w dokumentu,
• Kwota uregulowana wynikająca z dokonanej wpłaty,
• Kwota pozostała do zapłaty.
Istnieje możliwość wyfiltrowania dokumentów za pomocą mniejszego menu po prawej stronie, ze
względu na status faktury (tzn. zapłacona, bądź nie zapłacona). W tabeli obrazującej listę
wszystkich faktur znajduje się również informacja o wpłacie. Po kliknięciu na to pole wyświetlona
zostaje informacja na temat dokonanej wpłaty, kwocie, dacie zapłaty. Powyższa funkcjonalność jest
dostępna tylko dla faktur zapłaconych.
MODUŁ ROZRACHUNKI
24. Moduł analizy umożliwia dokonanie własnej analizy w wybranym przedziale czasu, na podstawie danych,
zaprezentowanych w postaci graficznej (wykresów), a dotyczących ilości odprowadzonych ścieków oraz
opłat. Poniżej przykładowa analiza zużycia:
MODUŁ ANALIZY
25. MODUŁ DANE KLIENTA
Moduł przedstawia szczegółowe informacje na temat klienta, jego nazwę,
adres, numer NIP, REGON (jeśli posiada), informacje o posesjach klienta,
nazwę i adres posesji oraz informacje o wodomierzach zlokalizowanych na
terenie posesji.
26. Za pośrednictwem modułu zgłoszenia możliwy jest elektroniczny kontakt z DOK bez potrzeby bezpośredniej
wizyty klienta w siedzibie RCGW S.A. Ta część aplikacji odpowiedzialna jest za kontakt z klientem. Można
realizować zgłoszenia dot. następujących bloków tematycznych: faktur, płatności, umów, kwestii technicznych
oraz innych tematów. Każdy ma również możliwość zgłaszania własnych uwag na temat funkcjonowania IBOK .
W celu łatwiejszej identyfikacji problemu klient ma możliwość uzupełnienia informacji na temat posesji oraz
wodomierza, których dotyczy zgłoszenie. Wystarczy wybrać posesję z listy, a następnie numer wodomierza.
Istnieje także możliwość dołączania załącznika w formie pliku do zgłoszenia.
MODUŁ ZGŁOSZENIA
27. Moduł służący do zmiany ustawień konta aktualnie zalogowanego klienta. W module można zmienić hasło, adres email i numer telefonu.
W celu zmiany hasła należy podać aktualne hasło do aplikacji. Nowe hasło podaje się dwa razy w celu wyeliminowania pomyłki. Zmiana hasła na nowe
następuje po uzupełnieniu wszystkich pól w polu hasła i kliknięciu przycisku „zmień hasło”. Ta sama zasada obowiązuje, jeśli istnieje potrzeba zmiany
adresu email, bądź numeru telefonu. W tym celu po kliknięciu przycisku „zmień email” lub „zmień numer telefonu komórkowego” aplikacja zapisze
nowy adres email do kontaktu.
MODUŁ DANE KONTA
28. MODUŁ POMOC
Moduł Pomoc jest to
strona pomocy
aplikacji IBOK.
Poruszanie się po
tym module odbywa
się za pomocą
mniejszego menu,
zlokalizowanego po
prawej stronie okna.
Aby uzyskać
szczegółową pomoc
na temat wybranego
modułu należy
kliknąć na pożądany
moduł
w menu.
30. • E- faktury wystawiane są na wniosek klienta w formie elektronicznej oraz przesyłane na
adres mailowy wskazany przez klienta wraz z powiadomieniem w formie sms o wystawionej
fakturze. Akceptacja elektronicznej formy wystawianych faktur może być składana w formie
pisemnej lub elektronicznej. Oświadczenie o akceptacji otrzymywania faktur w formie
elektronicznej może zostać złożone bezpośrednio w siedzibie RCGW S.A na specjalnym
formularzu zgody na e-fakturę, bądź za pośrednictwem systemu zgłoszeń IBOK lub za
pomocą maila na adres: ibok@rcgw.pl lub faksem pod numer telefonu: 32 325 72 85.
• Wyrażenie przez Odbiorcę Usług zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
wiąże się z rezygnacją z formy papierowej faktury.
• RCGW S.A. rozpocznie wystawianie faktury w formie elektronicznej nie wcześniej niż
w następnym dniu, po wyrażeniu przez klienta zgody na e-fakturę oraz po dokonaniu przez
RPWiK w Tychach S.A. najbliższego odczytu wodomierza.
• Faktury wystawiane w formie elektronicznej, przesyłane są do klienta w formie pliku pdf na
adres mailowy wskazany przez niego, z określonego adresu mailowego: faktury@rcgw.pl,
zabezpieczone za pomocą hasła przed dostępem osób niepowołanych.
• E- faktury wysyłane są na adres mailowy klienta, po ich wystawieniu, codziennie po
godzinie 18.00.
• Wystawiona i przesłana faktura jest również udostępniona do pobrania przez klienta w
aplikacji IBOK, począwszy od następnego dnia po jej wystawieniu.
• W przypadku, jeśli klient będzie chciał zrezygnować z otrzymywania faktur wystawianych
w formie elektronicznej, składa za pomocą w/w form komunikacji oraz warunków
(w przypadku wysłania formularza w formie elektronicznej): Oświadczenie o odwołaniu
zgody na wystawianie i przesyłanie faktur za odprowadzanie ścieków wyłącznie w formie
elektronicznej. Tym samym oświadczenie to oznacza, ze faktury będą wystawiane w formie
papierowej, od momentu otrzymania przez RCGW S.A. tego oświadczenia.
• Oświadczenia o akceptacji e-faktury oraz o odwołaniu zgody na wystawianie
i przesyłanie faktur za odprowadzanie ścieków w formie elektronicznej dostępne są również
do pobrania na stronie internetowej www.rcgw.pl w zakładce: Dział Obsługi Klienta/
formularze oraz w aplikacji IBOK w module: Dokumenty.
E - FAKTURA
DZIĘKUJEM
Y ZA
UWAGĘ
