Gestão eletrônica de documentos - pasta obras

1.073 visualizações

Publicada em

Modelo de organização para Gestão eletrônica de documentos - Pasta Obras

Publicada em: Negócios
0 comentários
1 gostou
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
1.073
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
2
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
34
Comentários
0
Gostaram
1
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Gestão eletrônica de documentos - pasta obras

  1. 1. Gestão eletrônica de documentos Padronização da estrutura da pasta obras no servidor interno da TC Engenharia Ltda.
  2. 2. Plano organizacional • Definição dos parâmetros necessários para uma especificação completa e relevante de um modelo de armazenamento de documentos.
  3. 3. 3. Obras
  4. 4. 3. Obras – conteúdo da pasta • 1. Relatório de viabilidade ▫ Relatório Final (Viabilidade – Kick off) • 2. Projetos ▫ Em PDF e somente com a última revisão e planilha de controle • 3. Qualidade ▫ Documentos do Planejamento em PDF pertinentes à obra; ▫ Relatórios e registros de acompanhamento digitalizados – Data book. • 4. Especificações Civis ▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e somente a última revisão • 5. Especificações Eletromecânico ▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e somente com a última revisão
  5. 5. 3. Obras – conteúdo da pasta • 6. Planejamento Físico ▫ Cronograma Físico em MS Project – inicial e os re-planejados • 7. Planejamento financeiro ▫ Planilha aplicada no UAU! – fluxo de caixa • 8. Planejamento mensal ▫ Programação mensal • 9. Planejamento de equipe ▫ Histograma de mão de obra – inicial e os re- planejados
  6. 6. 3. Obras – conteúdo da pasta • 10. Planejamento de máquinas e equipamentos ▫ Histograma de máquinas e equipamentos– inicial e os re-planejados • 11. RDO ▫ Relatório diário da obra – planilha • 12. Levantamentos ▫ Planilha resumo com levantamento de quantitativos (planilha não tem padrão desenvolvido)
  7. 7. 3. Obras – conteúdo da pasta • 13. Logística ▫ Romaneios; ▫ Plano de logística. • 14. Pedidos ▫ Planilha de pedido; ▫ Pedidos do UAU! – PDF • 15. Ordem de compra ▫ OC do UAU! – PDF • 16. Notas Fiscais ▫ Digitalização de notas – PDF
  8. 8. 3. Obras – conteúdo da pasta • 17. DP e RH ▫ Digitalizações de:  Documentos p/ admissão;  Documentos p/ demissão;  ASO (admissão e demissional);  Documentos pessoais;  Ficha de registro;  Certificados;  Treinamentos;  Documentos p/ mudança de função. ▫ Formulários em geral – intranet.tceng.com.br
  9. 9. 3. Obras – conteúdo da pasta • 18. SMS ▫ Digitalizações do ASO (admissão e demissional); ▫ Certificados da área de segurança; ▫ Ordem de serviço; ▫ Formulários em geral; ▫ Relatórios e auditorias.
  10. 10. 3. Obras – conteúdo da pasta • 19. Atas de reuniões ▫ Com clientes internos e externos; • 20. Jurídico ▫ Ídem planejamento ou somente documentos que seja pertinente à obra; ▫ Contratos locais durante a obra. • 21. Medições ▫ Planilha e memoriais.
  11. 11. 3. Obras – conteúdo da pasta • 22. Aditivos ▫ Registro de diário ou semana • 23. Fotos ▫ Registro de diário ou semanal; ▫ Registro de marcos; ▫ Registro de treinamentos e ect • 24. Entrega ▫ Vistoria com check list; ▫ Formalizar a entrega juridicamente.
  12. 12. Comentário • As informações são o maior patrimônio de uma empresa. • Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização.
  13. 13. Parametrização de armazenamento de documentos na pasta Obras • Como nomear e armazenar documentos. 1. Usar letras MAIUSCULAS; 2. Separar textos distintos por under line “_”; 3. Nomear conforme descrição apresentadas no decorrer deste documento; 4. Descrição dos arquivos de forma enxuta; pode ser usado siglas, quando for aplicável; 5. Inserir revisões de documentos: R01, R02, e etc., quando aplicável.
  14. 14. Parametrização de armazenamento de documentos na pasta Obras • Como nomear e armazenar documentos. 6. A sigla PLANDES se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Planejamento; 7. A sigla OBRAS se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Obras; 8. Arquivos da pasta Planejamento armazenados na pasta Obras devem ser em arquivos PDF; 9. Arquivos da pasta Obras armazenados na pasta Planejamento devem ser em arquivos PDF.
  15. 15. Gestão eletrônica de documentos - GED • Padronização da estruturação de pastas das obras no servidor interno da TC Engenharia Ltda. ▫ Estrutura de pastas e subpastas de forma mais aberta e nomeação autoexplicativa; ▫ Para o usuário não precisar ficar abrindo para olhar o conteúdo; ▫ Melhorar a desempenho do sistema a fim de agilizar as consultas pelo usuário e a emissão de relatórios.
  16. 16. Gestão eletrônica de documentos - GED • Possibilitar o rastreamento das atividades, mantendo os históricos e a padronização de novos negócios; • A organização terá como base o formato e não no conteúdo; • Organização dos dados tirando melhor proveito para alcançar metas ▫ Oferecer aos gerentes e aos tomadores de decisão a informação correta no momento que necessita.
  17. 17. OBRA - MODELO
  18. 18. 2. PROJETOS
  19. 19. 2. PROJETOS • Nomear com: 637_NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO As pasta Obras terá apenas os arquivos com a última revisão em formato PDF; Na pasta Planejamento terá os arquivos com a última revisão em formato DWG. Em cada subpasta referente terá uma pasta chamada obsoleto, onde ficará as revisões anteriores.
  20. 20. 3. QUALIDADE • Nomear com: ▫ OBRA 637_DESCRIÇÃO_REVISÃO
  21. 21. 4. ESPECIFICAÇÕES CIVIS • Nomear com: ▫ NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO ▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO 5. ESPECIFICAÇÕES ELETROMECÂNICA • Nomear com: ▫ NOMENCLATURA DP CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO ▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO
  22. 22. 6. PLANEJAMENTO FÍSICO • Nomear com: ▫ OBRA 637_OBRAS_CRONOGRAMA_mês-ano (REVISÃO)  A sigla OBRAS se refere ao cronograma editável que será atualizado mensalmente pelo gerente da obra. 7. PLANEJAMENTO FINANCEIRO • Nomear com: ▫ OBRA 637_PLAN_PLANEJAMENTO_mês-ano  Este arquivo é em PDF, pois o editável consta na pasta planejamento e desenvolvimento, por isso a sigla PLANDES.
  23. 23. 8. PLANEJAMENTO DE EQUIPE • Nomear com: ▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MO_INICIAL ▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MO_mês-ano 9. PLANEJAMENTO DE MÁQ. E EQUIP • Nomear com: ▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano ▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano
  24. 24. 10. PLANEJAMENTO MENSAL • Nomear com: ▫ OBRA 637_PROGRAMAÇÃO MENSAL_mês-ano 11. RDO • Nomear com: ▫ OBRA 637_RDO_mês-ano
  25. 25. 12. LEVANTAMENTOS • Nomear com: ▫ OBRA 637_LEVANTAMENTO_mês-ano_Revisão 13. LOGÍSTICA • Nomear com: ▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Segurança ▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Almox ▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_SE Usina
  26. 26. 14. PEDIDOS • Nomear com: ▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano ▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano_LANÇADO
  27. 27. 15. ORDEM DE COMPRA • Nomear com: ▫ OBRA 637_OC NºXX – COTAÇÃO XX ▫ EX.: OBRA 637_OC Nº198 - COTAÇÃO 8340 16. NOTAS FISCAIS • Nomear com: ▫ OB 637_NF-NOME FORNECEDOR-NºXXX ▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271 ▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271+BOLETO
  28. 28. 17. DP E RH • Nomear com: ▫ EX. P/ 1-2-3:  NOME DA PASTA: NOME FUNC._MATRÍCULA  ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_823-1  ARQUIVOS ARMAZENADOS:  DP_MATRICULA_NOME FUNC_descrição do arquivo  DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CTPS 01  DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_Doctos 01  DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_FICHA DE REGISTRO ▫ EX. P/ 4:  OBRA 637_CONTRA CHEQUE_mês-ano
  29. 29. 18. SMS • Nomear com: ▫ EX. PARA SESMT:  ARQUIVOS ARMAZENADOS:  Seg_Matrícula_Nome Func_descrição do arquivo  SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO 03.09.2010  SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO_CARTÃO DE VACINA  SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CERT. NR 10_2009  SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ORDEM DE SERVIÇO. • Nomear com: ▫ MEIO AMBIENTE  OBRA 637_MA_DESCRIÇÃO ▫ SAÚDE  OBRA 637_SAÚDE_DESCRIÇÃO
  30. 30. 19. ATAS DE REUNIÃO • Nomear com: ▫ OBRA 637_JURÍDICO_CONTRATO NºXX-ANEXO ▫ OBRA 637_JURÍDICO_DESCRIÇÃO 20. JURÍDICO • Nomear com: ▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano ▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano-conteúdo enxuto 21. MEDIÇÕES • Nomear com: ▫ OBRA 637_MEDIÇÃO_Nº00_dia-mês-ano
  31. 31. 22. ADITIVOS • Nomear com: ▫ OBRA 637_ADITIVO_MEMORIAL ▫ OBRA 637_ADITIVO_MEDIÇÃO 00 ▫ OBRA 637_ADITIVO_REGISTRO_DESCRIÇÃO
  32. 32. 23. FOTOS • Nomear com: ▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano ▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano-descrição da foto
  33. 33. Pensamento • "O desempenho de uma empresa é baseado em soluções e problemas: se for um problema, tem solução! Se não tem solução, então não deve ser um problema. Não existe um caminho novo. O que existe de novo é o jeito de caminhar, e é bom saber que a gente tropeça sempre nas pedras pequenas, porque as grandes a gente enxerga de longe, e saber administrar essas situações é o que caracteriza um comportamento otimista e de prosperidade." (Autor Desconhecido)

×