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A gestão de documentos, da informação e do conhecimento

  1. 1. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 A gestão de documentos, da informação e do conhecimento: contextualização e especificidades Regina Cianconi rcianconi@globo.com PPGCI/UFF
  2. 2. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão do Conhecimento Gestão da Informação Gestão de Documentos Fonte: PONJUAN DANTE (2007, p. 106) Relações entre a gestão de documentos- informação- conhecimento
  3. 3. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão de Documentos TEORIAS REMONTAM AO SÉCULO XIX A ATIVIDADE TEM INÍCIO NO SÉCULO XX - Estados Unidos e Canadá • Preocupação com a documentação produzida no âmbito dos organismos governamentais; • Administração pública carecia de critérios em relação à padronização, organização, classificação para acesso e guarda dos documentos em sua fase corrente até sua destinação final, de modo a garantir seu uso posterior.
  4. 4. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão de Documentos É voltada aos documentos produzidos no âmbito de um organismo produtor (pessoa física ou jurídica), os chamados documentos orgânicos; Envolve a criação, classificação, difusão e acesso aos documentos, sua proteção, e conservação.
  5. 5. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 No Brasil esta atividade é regulamentada, pelo Art 3º da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Gestão de Documentos
  6. 6. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador, que deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No Brasil, o e-ARQ Brasil , cujo objeto é o documento arquivístico digital, estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. a) Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de Documentos - SIGAD O que muda com a Informática Fonte: Conarq. e-Arq Brasil (2011).
  7. 7. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 b) Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED O que muda com a Informática Principais etapas: • Criação de documentos • Captura (digitalização) • Indexação • Gerenciamento de imagens, documentos e registros • Distribuição • Segurança • Automação do Fluxo de Trabalho (Workflow) • Armazenamento • Preservação • Integração com outros sistemas da organização. Obs. Os sistema GED comerciais não seguem os padrões E-Arq
  8. 8. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 A gestão da informação envolve todo o ciclo informacional, ou seja, as atividades de planejar, coordenar, selecionar, organizar, processar, comunicar, disseminar informação, visando o uso. A informação é vista como um bem, devendo seu fluxo ser aperfeiçoado. Fonte: CIANCONI (2003) Convém lembrar que na Ciência da Computação e na Administração de Empresas, também se observa o uso do termo (do inglês “information management”), na administração dos sistemas de informação, porém o foco é na tecnologia, não na informação em si. Gestão da Informação
  9. 9. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão da Informação – estágios Fonte: baseado em SAVIC (1992) ; MARCHAND & HORTON (1986) Gestão das informações Estratégicas e de negócios Gestão da tecnologia automatizada e busca da eficiência técnica Gestão da documentação e dos procedimentos Gestão das informações e recursos da organização
  10. 10. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão da Informação - macroprocesso Fonte: PAULA (2011), baseado em Davenport (1998, p.175); Choo (2003, p.58) RETROALIMENTAÇÃO E PRODUÇÃO DE CONHECIMENTO
  11. 11. Gestão dos Recursos da Informação-GRI (Information Resources Management – IRM) A expressão surge em meados dos anos de 1970; É formalmente instituída como função no Governo dos Estados Unidos, em meados dos anos 1980 (A-130). Visa gerenciar a informação propriamente dita, as tecnologias de comunicação, tratamento e disseminação da informação, os recursos humanos envolvidos nos processos informacionais. Década de 1970/1980 Década de 1990 Gestão de Recursos da Informação Contextualização histórica
  12. 12. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Gestão de Recursos da Informação – influências • Administração de dados (data management) – Computação/Análise de Sistemas • Gestão de documentos (records management) – Administração • Gestão da informação (information management) – Ciência da Informação/ Biblioteconomia Fonte: baseado em Lytle (1986, p.327)
  13. 13. Gestão do Conhecimento-GC (Knowledge Management-KM) Há autores que consideram a Gestão do Conhecimento como uma evolução da GRI; Todavia, as atividades que deram origem à GC surgem em outro contexto  aplicação da inteligência artificial aos processos de tomada de decisão(WIIG, 1999). Fonte: Baseado em BETTENCOURT, CIANCONI (2012). Década de 1980 Década de 1990 Gestão do Conhecimento Contextualização histórica
  14. 14. Gestão do Conhecimento nasce ligada à Ciência da Computação / Inteligência Artificial aplicada à Administração de Empresas, sendo mais recente o estudo pela Ciência da Informação. Final dos anos de 1980 segundo WIIG, que atuava na área de Inteligência artificial e foi um dos primeiros a usar o termo GC na década de 1980, o foco mudou da tecnologia para o ser humano. Fonte: CIANCONI (2003) Década de 1980 Década de 1990 Gestão do Conhecimento Contextualização histórica
  15. 15. A Gestão do Conhecimento começa a ganhar notoriedade na literatura, a partir da teoria de conversão do conhecimento, de Nonaka e Takeuchi. Modelo da espiral do conhecimento- o conhecimento é construído em um processo dinâmico, em permanente transformação, de tácito para tácito, de tácito para explícito, de explícito para tácito, de explícito para explícito, em um “contexto capacitante” favorável ao compartilhamento: “ba”. (NONAKA; KONNO, 1998) Década de 1980 Década de 1990 Contextualização histórica
  16. 16. Foco no mapeamento de processos, na gestão dos conteúdos informacionais Foco nas comunidades e relacionamentos Foco na organização, monitoramento e recuperação da informação Foco na aprendizagem organizacional e inovação Gestão da Informação Gestão do Conhecimento Informação + Processos Pessoas + Informação + Processos (Conhecimento Tácito) (Conhecimento Explícito) Interseção entre a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento Fonte: CIANCONI (2003)
  17. 17. Produção do Conhecimento Explicitação (Produção de Informação) Identificação de Necessidade de Informação Coleta da Informação Organização da Informação Compartilhamento da Informação / Conhecimento Adaptação ao Conhecimento Existente Uso do Conhecimento Tecnologia, Padrões Cultura Organizacional e informacional Análise, Avaliação Insight Ambiente, Contexto, Políticas Processo de Produção e Transferência da Informação e Conhecimento Pessoas, Sense-making Metodologias, Modelos Fonte: Adaptado de O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N., 1998.
  18. 18. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Leitura, visualização Aprender pela prática (estágios, rodízio técnico e gerencial) Publicações (livros, artigos, anais) Produção de Podcast, Blogs, Wikis Relatórios Apresentações Catálogos, guias, índices Taxonomias, Tesauros Ontologias Narrativas Perguntas e respostas Ferramentas de Groupware (audio e Videoconferência) Midias sociais (blogs, wikis) Treinamento Ensino a distância Modelos, metaforas Recursos para a Produção e Compartilhamento do Conhecimento – Modelo SECI - Socialização (tácito para tácito) Internalização (explícito para tácito) Externalização (tácito para explícito) Combinação (explícito para explícito) Encontros, discussões; Interação interpessoal; Comunidades de prática; Participação em redes sociais Uso de midias sociais Fonte: Adaptado de PAHANI, WATSON, PARTRIDGE (2013)
  19. 19. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Aspectos da Gestão do Conhecimento Fonte: CIANCONI (2003)
  20. 20. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 O que chamamos de Gestão do Conhecimento, em grande parte, são práticas já incorporadas em nossas atividades, sob outras denominações. http://farm3.staticflickr.com/2600/4184631133_97a01b6a00_m.jpg
  21. 21. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Qual o diferencial? Visão integrada, percepção de que tal conjunto de ações, com ênfase no compartilhamento e a na colaboração promovem e aceleram o aprendizado, a expertise e estimulam a inovação. http://www.flickr.com/photos/joybuzzard/page17/
  22. 22. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013  Impacto político: o Acesso aberto, governo aberto, ciência aberta;  Impacto tecnológico: o Evolução dos estudos sobre ontologias e web semântica; o Linked data –identificação não apenas de documentos e conteúdo digital, mas também objetos do mundo real e conceitos abstratos;  Filtros humanos e não humanos;  Estímulo à colaboração - mídias e redes sociais – mudança comportamental na busca e uso de informações;  Social Knowledge Management - visão construtivista da produção do conhecimento em ambiente social.
  23. 23. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Referências BETTENCOURT, Marcia. P.L; CIANCONI, Regina. Gestão do conhecimento: um olhar sob a perspectiva da Ciência da Informação. In: ENANCIB, 13, 2012, Rio de Janeiro. Anais...Rio de Janeiro, Fiocruz, 2012. BRASIL. CONARQ. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2011. versão1.1. Disponível em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov/br/media/e-arq-brasil-2011- corrigido.pdf. Acesso em: 15 maio 2013. CHOO, C. W. Gestão da informação para a organização inteligente: a arte de explorar o meio ambiente. Lisboa: Caminho,2003. CIANCONI, Regina de Barros. Gestão do conhecimento: visão de indivíduos e organizações no Brasil. 2003. 297 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)– Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal do Rio de Janeiro/Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Rio de Janeiro, 2003. DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Ecologia da informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998. LYTLE, Richard H. Information resource management: 1981-1986. ARIST- Annual Review of Information Science and Technology, 1986, v.21.
  24. 24. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 MARCHAND, Donald A; MARCHAND, HORTON Forest W. Infotrends: profiting from your information resources. London, Wiley, 1986. NONAKA, Ikujiro; KONNO, Noboru. The concept of “ba”: building a foundation for knowledge creation. California Management Review, v. 40, n. 3, 1998, p. 40-54. O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N. If only we knew what we know: The transfer of internal knowledge and best practice. The Free Press, 1998. PAULA, D. R. Gestão da informação na Fiocruz: um modelo de análise 2011. Dissertação [Mestrado em Ciência da Informação]– Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2011. PANAHI, Sirous; WATSON,Jason; PARTRIDGE, Helen. Towards tacit knowledge sharing over social web tools. Emerald, 2013. PONJUAN DANTE, Gloria. Gestión de información: dimensiones e implementación para el exito organizacional. España, Ediciones Trea, 2007. SAVIC, Dobrica. Evolution of information resource management. Journal of Librarianship and Information Science , v.24, n. 3, p.127-138, 1992. TUOMI, Ilkka. The Future of Knowledge Management. Lifelong Learning in Europe (LLinE), v. 7, n. 2, 2002. Referências
  25. 25. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013 Obrigada! rcianconi@globo.com

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