Pengawasan adalah proses memantau kegiatan organisasi untuk memastikan sesuai rencana. Terdiri dari penetapan standar, pengukuran kinerja, pembandingan hasil dengan standar, dan tindakan koreksi. Sistem pengawasan efektif harus akurat, tepat waktu, biaya efektif, obyektif, dan fleksibel.

1. Dasar – Dasar Proses
Pengawasan
OLEH:
WIRSAN AMIN SIMEULUE
2012

2. Pengertian
Karakteristik
Pengawasan Tipe-Tipe
yang Efektif
Dasar-Dasar
Proses
Pengawasan
Alat Bantu
Tahap-Tahap
Pengawasan
Perancangan
Pentingnya
Proses

3. *
Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan (Sondang P.
Siagian)
Pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untuk
mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai
pelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang
semestinya atau tidak (Suyamto)

4. Menurut Winardi, ―Pengawasan adalah semua aktivitas
yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya
memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang
direncanakan‖.
Menurut Basu Swasta, ―Pengawasan merupakan fungsi
yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan
hasil seperti yang diinginkan‖.
Sedangkan menurut Komaruddin, ―Pengawasan adalah
berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual
rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap
penyimpangan dan rencana yang berarti‖.

5. *
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk
menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang
sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja
aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan
apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin
bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah
digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan
perusahaan atau pemerintahan.

6. *
Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe
pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal.
589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam
tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:
a) Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)
b) Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent
control)
c) Pengawasan Feed Back (feed back control)

7. a)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan
berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan
sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian
dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

8. b)
Terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan
pekerjaan para bawahan mereka.
Pengarahan berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer
sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode--
metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana
mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa
petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang
yang memberikan penyerahan.

9. c)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik)
adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai
landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak
dilakukan oleh dunia bisnis yaitu :
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

10. *
1. Tahap 1 : Penetapan Standar
Standar: suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai
―patokan‖ untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target
pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar
Tiga bentuk standar yang umum:
a) Standar fisik (operation control) : meliputi kuantitas barang atau jasa,
jumlah langganan atau kualitas produk.
b) Standar moneter (financial control) : ditunjukkan dalam rupiah (IDR)
dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,
pendapatan penjualan dan sejenisnya
c) Standar waktu (time control) : meliputi kecepatan produksi atau batas
waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

11. 2. Tahap 2 : Penentuan pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara
tepat.
3. Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas,
pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagi manajer.
5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu
ada perbaikan dalam pelaksanaan.

12. *
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting,
diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Manajer mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan
yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih
formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan
fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

13. 3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya
tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara
manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya
adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

14. *
1. Merumuskan hasil yang diinginkan.
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai
dengan sejelas mungkin.
2. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil
Untuk menemukan sejumlah indikator – indikator yang
terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan - tindakan
koreksi perlu diambil atau tidak.

15. Menurut Wiliam H. Newman beberapa “early warning
editor” yang dapat membantu manajer memperkirakan
apa hasil tercapai atau tidak :
a. Pengukuran masukan.
b. Hasil-hasil pada tahap permulaan.
c. Gejala-gejala (symptoms) yang dihadapi.
d. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan.
3. Menetapkan Standart penunjuk dan hasil
Bersifat penting agar tidak terjadi pengabaian pada
penyimpangan penyimpangan.

16. 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
* Jaringan kerja komunikasi dianggap baik apabila tidak hanya
keatas tetapi juga ke bawah.
* Harus efisien dan relevan kepadak pihak yang memerlukan.
* Didasarkan prinsip ―Management by Exception‖, atasan
hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar dari
standar atau rencana.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Informasi penyimpangan dari standart harus dievaluasi
sebelum alternatif yang lain di implementasikan.

17. *
Agar manajer dapat merancang sistem pengawasan
efektif, maka perlu diidentifikasikan bidang—bidang
strategik satuan kerja atau organisasi.
Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan
membantu perumusan sistem pengawasan dan standar
yang lebih terperinci bagi manajer-manajer tingkatan
bawah.

18. *
Hasil yang
diinginkan
Standar untuk hasil yang
diinginkan dan untuk
penunjuk
Penilai
Peramalan faktor-faktor
ekstern dan masukan yang
akan mempengaruhi hasil
akhir
Peramalan hasil akhir
Tindakan koreksi
Hasil-hasil intern yang
dicapai
Kegiatan-kegiatan

19. *
Dua teknik yang paling terkenal untuk dapat
membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan
menjadi lebih efektif adalah :
1. Manajemen dengan Pengecualian (Management by
Exception)
2. Sistem Informasi Manajemen (Managemen Information
Systems).

20. *
MBE, atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk
mengarahkan pengarahannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis
dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk
menangani variasi-variasi rutin.
Pengawasan yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah,
tetapi penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana.
Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang
bersifat otomatis dan rutin.

21. *

22. *
MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan
manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi
waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian
didalam dan diluar organisasi.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.

23. Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) kedalam tim perancang.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih
daripada pertimbangan kuantitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi
bagi para operator dan pemakai sistem.

24. Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan
teknologi komputer. Organisasi mungkin mempunyai
MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangan
sebagian ―keampuhannya‖ tanpa bantuan komputer.
Jadi, pada dasarnya MIS membantu manajemen
melalui penyediaan personalia yang tepat dengan
jumlah yang tepat dari informasi yang tepat pula
pada waktu yang tepat.

25. *
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria
tertentu bahwa siatem seharusnya :
1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar,
2. Tepat waktu,
3. Dengan biaya yang efektif,
4. Tepat akurat, dan
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.
Semakin terpenuhinya kriteria di atas semakin efektif sistem
pengawasan.

26. Karakteristik pengawasan secara lebih diperinci sebagai
berikut :
1. Akurat, informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat.
Karena data ang tidak akurat dapat menyebabkan tindakan
koreksi yang keliru atau menciptakan masalah yang sebenarnya
tidak ada.
2. Tepat-Waktu, informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan
dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan
segera.
3. Obyektif dan Menyeluruh, informasi harus mudah dipahami dan
bersifat obyektif serta lengkap.

27. 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik, sistem
pengawasan harus memusatkan pada bidang di mana
penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang
akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis, biaya sistem pengawasan harus
lebih rendah atau paling tidak sama dengan manfaat yang
akan diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional, sistem pengawasan harus
cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan
organisasi.

28. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, informasi harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena :
a) Setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses
atau gagalnya keseluruhan operasi,
b) Informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia
yang memerlukan.
8. Fleksibel, fleksibilitas sistem untuk memberikan reaksi terhadap
ancaman atau kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional, sistem pengawasan yang
efektif harus menunjukkan tindakan koreksi yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, sistem pengawasan harus
mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab, dan berprestasi.

29. *
W a s s a l a m,
WIRSAN AMIN