Опыт внедрения проектного управления в Оргкомитете Сочи 2014 и Минэкономразви...
Дмитрий Маев: "Повышаем эффективность руководителя проектов"
1. Повышаем эффективность
руководителя проекта
Москва
27 мая 2016
Маев Дмитрий Евгеньевич
Заместитель генерального директора
«Проектные Сервисы»
VI Международная молодежная
научно-практическая конференция
по управлению проектами
2. О себе
2
Заместитель генерального директора
компании «Проектные сервисы»
Предыдущий опыт работы:
2007-2014 PM Expert (заместитель генерального директора),
2004-2007 IBS (руководитель проектов),
2002-2004 Росавтодор (заместитель начальника отдела)
Опыт успешных проектов и внедрения проектного управления:
Правительство Москвы, Вымпелком, Рособрнадзор, Газпромнефть,
Особые экономические зоны, Северсталь, ГК Олимпстрой,
Оргкомитет Сочи-2014, Сбербанк-Технологии, ТНК-ВР, ФСК ЕЭС,
РусГидро, Intercomp LLC и другие.
Сертифицированный профессионал в управлении проектами
PMP PMI, CPMS IPMA, PME
Асессор конкурса «Проектный Олимп»
Тренер курсов:
«Введение в управление проектами»
«Управленческие поединки»
Мастер-класс «Повышаем производительность Руководителя проекта:
как с первого раза получать нужный результат»
Образование: МГТУ «Станкин», МФТИ, TU Chemnitz
3. 3
Роль Руководителя проекта
Достичь требуемых результатов
в утвержденных рамках проекта
(time, budget, scope)
типичные проблемы:
• Границы проекта не определены
• Недостаточно полномочий
• Высокая неопределенность
и удовлетворенность
Заказчика (!)
4. 4
Залог успеха: знаний и опыта у Руководителя проекта должно быть
больше, чем требуется для реализации проекта
Уровень компетентности
6. 6
Паспорт проекта (Устав проекта) – это
страховой полис Руководителя проекта
• Назначение Руководителя проекта и
Рабочей группы
• Причины инициации проекта
• Цели и результаты проекта
• Критерии успеха (КПЭ)
• Директивные контрольные точки
• Риски проекта
ПАСПОРТ Проекта
<Не более 2 страниц>
ОПИСАНИЕ Проекта
Наименование проекта <Указать наименование проекта>
Директор проекта <Указать Ф И.О. курирующего заместителя Министра>
Руководитель проекта
<Указать Ф.И.О. ответственного директора департамента
Министерства, наименование соответствующего департамента
Министерства>
Участники проекта
<Указать Ф.И.О. директоров департаментов-соисполнителей
Министерства, наименования соответствующих департаментов
Министерства>
Основания для инициации
проекта
<Указать основания для инициации проекта например,
соответствие приоритетам Министерства (кратко)>
Цель (цели) проекта <Указать цель (цели) проекта>
Задачи проекта <Указать задачи проекта>
Результат
(результаты) проекта
<Указать планируемый результат (результаты) проекта,
который будет достигнут посредством реализации проекта>
Критерий успеха проекта
<Указать измеримый критерий (критерии) успешного
завершения проекта>
Период реализации проекта <Указать дату начала и окончания реализации проекта,
выделив этапы (при необходимости)>
Риски реализации проекта
<Указать факторы, ограничивающие исполнение проекта
(ресурсные ограничения, ограничения, связанные с
законодательством и проч.), а также идентифицировать риски
проекта>
Взаимосвязь с
другими проектами
<Указать взаимозависимые проекты>
7. 7
Основные разделы:
• Рамки проекта
• Контрольные точки проекта
• Бюджет проекта
• Оргструктура проекта
• Матрица ответственности
• Ресурсный план
• План коммуникаций
• Реестр рисков
• План закупок
• Реестр заинтересованных сторон
• Ограничения и предположения
• Планы управления по областям
знаний
План управления проектом
9. 9
Управление ожиданиями
участников проекта
Реакция заинтересованных сторон на проект
Задача Руководителя проекта - обеспечить поддержку со стороны
заинтересованных сторон
ПРОЕКТ
Окружение
поддержка противодействие
ожидание
?
10. Реестр заинтересованных сторон
10
№ ФИО/название организации
Влияние на
проект
(среднее)
Вовлеченность в
проект
(среднее)
Вес
стейкхолдера
2 Руководитель PMO 9,3 9,0 84,0
3 Менеджеры проектов 4,3 7,3 31,8
1 Технический директор 10,0 3,0 30,0
12 Курирующий Вице-президет 9,0 3,0 27,0
9
Руководитель департамента управления
стратегическими проектами
6,0 3,0 18,0
14 Руководитель блока закупок 4,5 1,5 6,8
4
Директора функциональных
подразделений
3,0 2,0 6,0
16 Руководитель департамента кадров МР 1,5 3,5 5,3
20
Руководитель стратегического
департамента
5,0 1,0 5,0
13
Руководитель финансового депертамента
ШК
4,0 1,0 4,0
11
Директор по маркетингу московского
региона
2,7 1,0 2,7
15 Руководитель департамента кадров ШК 1,0 1,0 1,0
5
Специалисты функциональных
подразделений ТД
0,0 0,7 0,0
6 Вендоры 0,0 0,0 0,0
7 Подрядные организации 0,0 0,0 0,0
17 Конкуренты -2,0 3,0 -6,0
18 Регуляторы -1,0 -6,0 6,0
19
Органы исполнительной власти Москвы и
МО
-6,0 2,0 -12,0
13. 13
Зачем делать оргструктуру
проекта:
Определить Заказчика,
Куратора проекта
и Управляющий Совет
проекта
Определить внешних
и внутренних экспертов
вне команды проекта
Определить команду
проекта
Определить
подчиненность
участников проекта
Оргструктура проекта
16. 16
Реестр участников проекта или Реестр заинтересованных сторон –
занесите туда все заинтересованные стороны, даже те, которые на
первый взгляд не могут существенно влиять на проект
Управление коммуникациями
17. Преимущества:
1. Фиксация всех участников
проекта
2. Определение загрузки всех
участников проекта (часов в
неделю/месяц)
3. Выявление отпусков,
командировок
4. Обсуждение возможности
участия в проекте при
согласовании
5. Утверждение загрузки
(возможность
руководителю проекта
рассчитывать на ресурсы)
17
Ресурсный план
20. Преимущества календарно-
сетевой модели:
1. Визуально удобное
отображение всех работ на
диаграмме Ганта
2. Установка связей между
задачами и контрольными
точками
3. Автоматическое
перепланирование всех
работ после изменений
сроков
4. Удобство отслеживания
статуса работ через
светофоры и критический
путь
5. Управление ресурсами
6. Различная отчетность
20
План-график проекта
21. Оптимизация резервов времени:
• Метод критического пути
• Метод критической цепи
Оптимизация ресурсов:
• Выравнивание ресурсов
• Сглаживание ресурсов
Моделирование:
• Анализ сценариев «что если»
• Имитация
Сжатие плана-графика:
• Ресурсное сжатие
• Быстрый проход
21
Оптимизация плана-графика проекта
24. Анализ рисков
24
№
Дата
идентифика
ции риска
Риск/проблема
Вероятность
(среднее)
Влияние
(среднее)
Величина
риска
30 03.10.2014 Отсутствие альтернативного (квалифицированного) подрядчика, 100,0% 60,0% 0,6
29 03.10.2014
Риск отклонения квалифицированного подрядчика, имеющего
необходимые разрешения для работы на объектах МГТС на этапе
проведения тендера
80,0% 50,0% 0,4
14 03.10.2014 Несвоевременное выполнение работ подрядной организацией 65,0% 50,0% 0,33
15 03.10.2014
Несвоевременная передача нашим куратором технического
задания подрядной организации(ВОЛС)
70,0% 46,7% 0,33
16 03.10.2014 Изменение сроков заказчиком 50,0% 60,0% 0,3
17 03.10.2014 Изменение объемов работ заказчиком 50,0% 60,0% 0,3
4 03.10.2014 Недостаточное количество замещающего оборудования 70,0% 40,0% 0,28
18 03.10.2014
Невозможность проводить работы одновременно на нескольких
объектах
70,0% 40,0% 0,28
22 03.10.2014 Несоответствие договорных сроков и обязательств реальным 55,0% 50,0% 0,28
19 03.10.2014 Возникновение аварий на сети 60,0% 40,0% 0,24
25 03.10.2014
Недостаточное количество специалистов для сопровождения
работ от МГТС
70,0% 33,3% 0,23
32 03.10.2014 Несвоевременное переключение локальных сервисов клиентов 86,7% 26,7% 0,23
11 03.10.2014 Высокая загруженность специалистов ЦУС 60,0% 33,3% 0,2
13 03.10.2014 Отсутствие ресурсов у подрядной организации 60,0% 33,3% 0,2
27 03.10.2014 Отсутствие замещающей позиции под базовые станции 65,0% 30,0% 0,2
1 03.10.2014 Недостаточное количество выделенных специалистов(штатных 56,7% 33,3% 0,19
5 03.10.2014 Несвоевременная закупка оборудования 46,7% 40,0% 0,19
6 03.10.2014 Несвоевременная поставка оборудования 46,7% 40,0% 0,19
10 03.10.2014 Высокая загруженность специалистов эксплуатации 70,0% 26,7% 0,19
34 03.10.2014 Снижения лояльности клиентов 53,3% 33,3% 0,18
3 03.10.2014 Болезнь ключевых сотрудников 36,7% 46,7% 0,17
26. 26
Руководителю проекта необходимо иметь
прямой канал коммуникаций с Заказчиком
Заказчик покупает не только результат проекта, но и ощущение
уверенности в этом результате. Регулярные коммуникации
Руководителя проекта с Заказчиком – залог такой уверенности.
28. Совещания по статусу проекта
Совещание по статусу проекта проходит эффективно,
если его длительность не превышает 1 часа
29. На совещании Руководитель проекта докладывает Заказчику о статусе
проекта:
выполненные и не выполненные работы (как запланированные, так и
не запланированные)
ключевые показатели проекта, отклонения и причины отклонений
дает оценку качества достигнутых результатов
сообщает о ключевых рисках и проблемах, требующих внимания
Заказчика
дает прогноз реализации проекта
Совещания по статусу проекта
30. Отчет по исполнению проекта (1/3)
Основные разделы:
1. Индикаторы ключевых
показателей проекта
2. План/факт выполнения
работ и контрольных точек
3. Прогресс по результатам
4. Отклонения за отчетный
период
5. Риски и проблемы,
требующие внимания
Заказчика
6. Запросы на изменения
7. Статус выполнения
поручений
Пример 1
30
32. Мониторинг по контрольным
точкам:
1. Диаграмма прохождения
контрольных точек по
месяцам/неделям
нарастающим итогом с
прогнозом на 3
месяца/недели вперед
2. Диаграмма статуса по
блокам
работ/подразделениям/орг
анизациям с указанием
пройденных/не
пройденных контрольных
точек и прогнозом
прохождения
32
Пример 3
Отчет по исполнению проекта (3/3)
33. Управление изменениями
Если нужно согласовать изменения в проекте
со спонсором или заказчиком, лучший способ –
опереться на бизнес-цели проекта
34. Будьте готовы к кризису доверия
Примерно в третьей четверти жизненного цикла проекта наступает кризис
доверия (Заказчик и/или Спонсор начинает сильно сомневаться в том, что РП
доведет проекта до конца).
Стадии
проекта
S-кривая
(Нарастающий итог
стоимости)
Время
Начальная Финальная
Кризис
доверия
Образование, компетенции т др
ru.linkedin.com/in/dmaev/
Иными словами нужно показать, как изменение поможет достичь бизнес-цели проекта. Тогда такое изменение скорее всего будет принято.
В третьей четверти проекта большинство бюджета уже потрачено, а результат еще не очевиден.
Случай из жизни.
Один менеджер начал вести один проект. Через какое-то время Заказчик спросил: ну что, уже начал работы по проекту? Тот говорит – пока нет, мы сейчас прорабатываем Устав, анализируем заинтересованные стороны. Через какое-то время Заказчик опять спросил то же самое. РП ответил: мы сейчас собираем и обрабатываем требования, чтобы разработать план проекта. Заказчик недовольно ухмыльнулся, но ничего не сказал. Потом Заказчик в третий раз спросил то же самое. РП ответил: мы разрабатываем план проекта и сразу после этого приступим к работам. Заказчик воскликнул: уже прошло пол проекта, а вы все еще не начали! РП заверил Заказчика, что все будет сделано качественно и в срок.
На вечеринке по поводу успешного окончания проекта довольный и сияющий Заказчик с бокалом шампанского подошел к РП и, улыбаясь, сказал: молодец, но скажи, ведь правда, что ты мог все это сделать и без этих ваших «штучек»?
Рекомендуемые книги
Фишки от Тарасова
Показатели EVM - формулы