Elektroniczne kontrole podatkowe w Twojej firmie

1. Elektroniczne kontrole podatkowe w Twojej firmie
Poradnik dla przedsiębiorców

2. Spistreści
Od lipca 2016 roku fiskus będzie przeprowadzał
kontrole podatkowe w oparciu o przekazywane
przez przedsiębiorców dane elektroniczne.
Dane te muszą być przygotowane
w konkretnym, z góry określonym standardzie
tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
Czym jest JPK i jaki ma związek z e-kontrolami?
Jak przygotować się do elektronicznych
kontroli podatkowych?
Dlaczego warto wdrożyć JPK w firmie?
Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedzi
w naszym poradniku.
Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
Dlaczego JPK jest wprowadzany w Polsce?
Jak będzie przebiegać e-kontrola z użyciem JPK?
Jak przygotować firmę do e-kontroli?
Jak sprawdzić poprawność informacji w JPK?
Czym jest Sage e-Audytor?
Co Twoja firma zyska dzięki JPK?
Naszym zdaniem
Tło prawne
Najczęściej zadawane pytania
3
4
5
6
7
7
8
9
9
10
Wszystko, co musisz wiedzieć o e-kontrolach
i jednolitym pliku kontrolnym, zebrane
w jednym miejscu.

3. Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
JPK to określony przez Ministra Finansów format danych elektronicznych, zgodny ze
standardem opracowanym przez OECD, dokumentujący transakcje i operacje finansowe
podatnika. Resort finansów zdecydował się wprowadzić 7 wyodrębnionych struktur
logicznych JPK, dzięki którym możliwa będzie szybka weryfikacja spójności i zgodności
danych w obszarach przepływu finansów w przedsiębiorstwie.
7 struktur JPK obejmuje obszary:
• ksiąg rachunkowych,
• wyciągów bankowych,
• magazynów,
• ewidencji zakupu i sprzedaży VAT,
• faktur VAT,
• Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,
• ewidencji przychodów.
W przypadku wezwania do kontroli przedsiębiorca będzie zobowiązany do przekazania
fiskusowi plików z zachowaniem struktur logicznych JPK. W praktyce oznacza to, że po
wejściu w życie przepisów o JPK (1 lipca 2016), systemy informatyczne przedsiębiorców
muszą mieć możliwość wygenerowania plików we właściwym formacie, za okres
wskazany do kontroli.
Skuteczność działań fiskusa będzie wynikać z szerszych możliwości wglądu w dane
podatnika. JPK obejmuje nie tylko rozliczanie VAT, lecz także inne podatki oraz wszelkie
zapisy w księgach rachunkowych, magazynach, wyciągach bankowych i ewidencji
przychodów.
3

4. Dlaczego JPK jest
wprowadzany w Polsce?
Inicjatywa rządu zmierza do wdrożenia ogólnokrajowego,
obowiązującego wszystkie przedsiębiorstwa standardu, w jakim
podatnicy mają przekazywać do organów skarbowych informacje
elektroniczne. To jeden z elementów strategii uszczelniania systemu
podatkowego i przeciwdziałania wyłudzeniom podatków, głównie VAT.
JPK pozwoli organom skarbowym efektywnie działać. Fiskus zyska
potężne narzędzie do szybkiego wykrywania nadużyć i niezgodności
w rozliczeniach podatkowych. Będzie m.in. wykorzystywał mechanizmy
automatycznej identyfikacji niezgodności w danych księgowych
i handlowych podatnika, a także współpracujących z nim kontrahentów.
Należy się spodziewać, że kontrole podatkowe będą nie tylko bardzo
skuteczne, ale również przeprowadzane znacznie szybciej niż obecnie.
W konsekwencji urzędy będą mogły w ciągu roku podjąć
o wiele więcej czynności sprawdzających.
Rząd szacuje, że obecne uszczuplenia w budżecie z tytułu nadużyć,
unikania opodatkowania i wyłudzeń podatków wynoszą ponad
50 miliardów złotych. Według prognoz, wprowadzenie JPK pozwoli
w kilka lat zniwelować tę lukę o ok. 15 miliardów złotych.
Nasze rozwiązania są cenione przez użytkowników oraz ośrodki
edukacyjne. Eksperci Sage oferują wsparcie i pomoc na każdym etapie
rozwoju firmy, aby ułatwić im skuteczne prowadzenie biznesu i zapewnić
przestrzeń do osiągania sukcesów.
• Do elektronicznych kontroli skarbowych przedsiębiorcy
będą przekazywać dane wyłącznie w standardzie JPK
• E-kontrole będą skuteczniejsze i będą zajmowały znacznie
mniej czasu niż obecnie
• Po wdrożeniu JPK liczba kontroli fiskusa może wzrosnąć
JPK będzie wykorzystywany w postępowaniu podatkowym, kontrolach
i czynnościach sprawdzających w tym w tzw. kontrolach krzyżowych
obejmujących kontrahentów podatnika.
4

5. Jak będzie przebiegać
e-kontrola z użyciem
JPK?
Zakres weryfikacji
przy użyciu JPK
• spójność danych w wybranej strukturze
raportowej (np. czy dane indywidualnych
transakcji sumują się w wartości zbiorcze,
czy naliczenia podatków dla poszczególnych
stawek są poprawne, czy dane w pliku
odzwierciedlają rzeczywiste zapisy w księgach
i dowodach księgowych),
• zgodność danych między strukturami
(np. czy daty i kwoty otrzymanych faktur
VAT są zgodne z ich datami i kwotami
w rejestrze VAT),
• poprawność deklaracji podatkowych
i faktycznie wpłaconych zaliczek w odniesieniu
do danych zawartych w plikach kontrolnych,
• zgodność i komplementarność danych
współpracujących z podatnikiem
kontrahentów, tzw. kontrole krzyżowe
badające zgodność danych u kilku podmiotów
gospodarczych (np. zgodność danych
podmiotu odliczającego VAT z wystawcą
faktury),
• poprawność działania systemów
informatycznych.
Dzięki zastosowaniu wyodrębnionych struktur JPK
fiskus będzie mógł zweryfikować:
Podstawowe testy kontrolne fiskusa będą polegały na
weryfikacji wymogów formalnych dla ksiąg (kolejność
numeracji, luki i duplikaty zapisów). Będą też
prowadzone tzw. testy rzeczywiste, jak np. weryfikacja
związku przychodów z kosztami ich uzyskania,
ciągłości stosowania zasad rachunkowości (np. zasad
wyceny aktywów metodą FIFO, LIFO), prawidłowości
stosowania stawek VAT itp.
Resort przewiduje wykonywanie testów
prawidłowości struktury plików i poprawności
zawartych w nich danych przed przekazaniem
JPK do kontroli.
Wyznaczy osobę odpowiedzialną za wyłączne
kontakty z organem kontrolującym. Wskazane jest,
by osoba ta miała odpowiednie kompetencje
i wiedzę z zakresu finansów i księgowości oraz
sposobu organizacji działalności biznesowej
w Twojej firmie.
Otrzymasz wezwanie do kontroli, ze wskazaniem
zakresu dat oraz struktur JPK do przygotowania.
Będziesz mieć kilka dni na wygenerowanie
żądanego JPK.
Przekażesz JPK organowi skarbowemu
(przez środek komunikacji elektronicznej
lub na nośniku).
Urząd przeprowadzi kontrolę
w oparciu o dostarczone pliki.
Otrzymasz od urzędu skarbowego
protokół z kontroli wraz z wnioskami
z przeprowadzonych czynności.
5

6. Jak przygotować firmę do e-kontroli?
Pamiętaj, że JPK nie jest kwestią jedynie księgową. Równie ważnym, o ile nie
ważniejszym elementem, jest prawidłowe przygotowanie firmy do elektronicznych
kontroli podatkowych od strony biznesu. Nie zostawiaj więc tego na ostatnią chwilę.
Już teraz zrób audyt wewnętrznych procesów i systemów pod kątem JPK.
Optymalnym rozwiązaniem jest ujednolicenie posiadanego w firmie oprogramowania
oraz odpowiednie przemodelowanie procesów biznesowych. Wówczas wdrożenie JPK
będzie jedynie formalnością.
Spełnienie wymagań e-kontroli wiąże się także z koniecznością dodania do
użytkowanego oprogramowania funkcjonalności generowania plików w zdefiniowanych
strukturach JPK.
Funkcjonalność JPK zostanie zapewniona w ramach standardu najnowszych wersji
oprogramowania Sage. Jeżeli jednak użytkujesz starsze wersje naszych systemów,
powinieneś wcześniej zaktualizować je do wersji obecnie oferowanej.
Duże firmy muszą być gotowe do e-kontroli do 1 lipca 2016 r. Od tego dnia będą
obowiązkowo raportować jedną ze struktur (JPK_VAT) do 25 dnia każdego miesiąca. Na
małe i średnie firmy obowiązek ten spadnie od dnia 1 stycznia 2017 r. Od 1 lipca 2018 r. firmy
sektora MSP będą raportować pozostałe struktury JPK na wezwanie urzędu skarbowego.
Warto jednak już teraz zadbać o przygotowanie do JPK, ponieważ kontrola realizowana
w trybie tradycyjnym jest czasochłonna i niepotrzebnie obciąża pracowników. Wyposażenie
firmy w aktualną wersję oprogramowania z funkcją Jednolitego Pliku Kontrolnego przed
wymaganym terminem jest po prostu opłacalne. Dzięki temu przejdziesz całą procedurę
kontroli szybko i sprawnie, oszczędzając przy tym sporo czasu sobie i swoim pracownikom.
Jako producent rozwiązań wspomagających zarządzanie zapewniamy:
• przegląd Twojego oprogramowania pod kątem typu użytkowanej wersji
oraz zawartości danych wymaganych w strukturach JPK,
• powiązanie funkcjonalności raportujących w oprogramowaniu ze strukturami JPK
(księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
faktury VAT, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów),
• aktualizację oprogramowania do wersji generującej JPK,
• spójność generowanych plików kontrolnych zgodnie z wymogami fiskusa –
na poziomie struktur, między strukturami oraz między oprogramowaniem
a danymi zawartymi w JPK.
6
Z nami będziesz gotowy na czas

7. Jak sprawdzić
poprawność
informacji
w JPK?
CzymjestSagee-Audytor?
Struktury JPK zawierają ponad
360 pól, które muszą być
obowiązkowo wypełnione oraz
190 pól wypełnianych opcjonalnie.
Wygenerowany plik kontrolny ma
skomplikowaną strukturę, która
(nawet po udanym otworzeniu)
jest niemal niemożliwa do
samodzielnej analizy. To sprawia,
że po wygenerowaniu JPK
przedsiębiorca traci kontrolę
nad danymi przekazywanymi
organom podatkowym. W pliku
mogą bowiem znaleźć się błędy,
zarówno natury technologicznej,
jak i wskazania na nieumyślne
nieprawidłowości w księgach
podatkowych. W takiej sytuacji
podatnik jest narażony na
sankcje karno-skarbowe.
Dlatego po wygenerowaniu pliku,
a jeszcze przed przekazaniem
go do kontroli warto sprawdzić
go pod kątem kompletności
danych oraz poprawności
merytorycznej. Do tego celu
najlepiej nadaje się internetowa
platforma umożliwiające
weryfikowanie poprawności
danych wygenerowanych
w plikach JPK - Sage e-Audytor.
Sage e-Audytor łączy techniczne narzędzie
umożliwiające przetworzenie wygenerowanego pliku
JPK w postaci .xml z usługą weryfikowania poprawności
informacji w nim zawartych. Umożliwia nie tylko
odczytanie i zrozumienie wygenerowanego pliku JPK,
ale także zidentyfikowanie pomyłek, błędów oraz
obszarów ryzyka podatkowego.
Zalogowanie się do platformy Sage e-Audytor otworzy
przed Tobą możliwość skorzystania z kilku poziomów
dostępu (w zależności od potrzeb). Możesz dokonać
walidacji wygenerowanego wcześniej pliku JPK, dzięki
czemu ograniczysz ryzyko wysłania do e-kontroli danych
zawierających błędy, luki lub pomyłki minimalizując
tym samym prawdopodobieństwo odpowiedzialności
karno-skarbowej. Zyskasz ponadto możliwość
uporządkowania informacji podatkowych oraz dokonania
walidacji i przetestowania poprawności merytorycznej
wygenerowanych plików JPK.
Pakiet „sprawdź e-Audytora”
Umożliwia założenie konta, zweryfikowanie jednorazowo
JPK za darmo i sprawdzenie jak działa Sage e-Audytor.
Pakiet Basic
Pozwala zweryfikować pliki JPK i sprawdzić czy
są wolne od błędów.
Pakiet Premium
Umożliwia weryfikację plików JPK i sprawdzenie na czym
polegają błędy danych w plikach i pomiędzy nimi.
Pakiet PwC
Płatny pakiet wsparcia i konsultacji realizowanych
przez firmę PwC.
Pakiety są oferowane w postaci rocznej subskrypcji.
W ramach Pakietu użytkownik ma możliwość
nieograniczoną ilość razy weryfikować pliki JPK,
zakupione w ramach danej firmy.
7

8. Co Twoja firma
zyska dzięki JPK?
Kontrole podatkowe będą mniej uciążliwe
Procedura kontroli zostanie skrócona do
niezbędnego minimum, ponieważ ograniczy
się do wygenerowania elektronicznego pliku
z danymi i przekazania go organom
skarbowym.
Automatyzacja kontroli
Generowanie JPK to czynność wykonywana
automatycznie przez systemy obsługujące
procesy biznesowe firmy. Właściwe
przygotowanie JPK pozwoli bardzo szybko
przejść przez cały proces kontroli.
Znaczne oszczędności firmy w przypadku
kontroli
JPK w połączeniu z komunikacją
elektroniczną wyeliminuje z praktyki skarbowej
wizyty urzędników w siedzibach firm oraz
długotrwałe i żmudne weryfikacje ksiąg
i dokumentacji przy asyście pracowników
firmy. Cały ciężar kontroli zostanie
przeniesiony na organy skarbowe, dzięki
czemu pracownicy nie będą odciągani
od codziennych obowiązków.
Lepsze warunki dla uczciwej konkurencji
JPK pozwoli eliminować nadużycia
i wyłudzenia podatkowe. Skuteczniejsze
zwalczanie przypadków działania poza
granicami prawa przyczyni się do stworzenia
lepszych warunków dla prowadzenia uczciwej
konkurencji.
8

9. Tło prawne
Jednolity Plik Kontrolny wdrażany jest w Polsce na podstawie ustawy z dnia 10 września
2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, poprzez
dodanie art. 193a do zmienianej ustawy: „Art. 193a. §1. W przypadku prowadzenia ksiąg
podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać
przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków
komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci
elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w §2, wskazując rodzaj
ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.
• Obowiązkiem raportowania w formacie JPK od 1 lipca 2016 objęci są
duzi przedsiębiorcy (definicja została określona w ustawie z 2 lipca 2004 r.
o swobodzie działalności gospodarczej - Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) prowadzący
księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
• Mali i średni przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy zmienianej w art. 12, w okresie
od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci
elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (JPK) – art. 29 ustawy z dnia 10
września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych
ustaw.
• Definicja małych i średnich przedsiębiorców jest zawarta w art. 105 i 106 Ustawy
o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2013, poz. 672):
Mały przedsiębiorca – co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych
zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót ze
sprzedaży nie przekraczający 10 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu na koniec
jednego z tych lat nie przekroczyły 10 mln euro.
Średni przedsiębiorca – co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych
zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto
ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający
równowartości w złotych 50 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego
na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro.
Naszym zdaniem
Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego to zmiana, której skalę można porównać
do zmian w VAT z 2010 r. Dotyczy wszystkich przedsiębiorców i jest – pomimo okresu
przejściowego – nieuchronna.
Pamiętajmy, że transparentność dostarczanych fiskusowi danych zwiększy efektywność
skarbówki. Jest więc wielce prawdopodobne, że w skali kraju statystycznie może być
prowadzonych więcej kontroli. Rządową inicjatywę JPK należy jednak oceniać pozytywnie
– kontrole realizowane będą zdalnie i szybko, przez co przestaną być takim obciążeniem
dla firm. Jeśli w dokumentach i księgach rachunkowych wszystko będzie się zgadzać,
przedsiębiorcy powinni odetchnąć z ulgą, gdyż JPK powinien poprawić doświadczenia
w relacjach z fiskusem. Tym bardziej warto jak najszybciej zadbać o odpowiednie
oprogramowanie, które zapewni prawidłowość i zgodność rozliczeń firmowych.
Nasze doświadczenia z wdrażania JPK w innych krajach Europy dowodzą, że tego
typu inicjatywy sprawdzają się w praktyce. Luka podatkowa ulega zmniejszeniu, a
standardy prowadzenia działalności gospodarczej poprawiają się, ponieważ państwo jest
skuteczne w eliminowaniu nieuczciwych praktyk i opiera się na przejrzystych zasadach
postępowania skarbowego.
Oczywiście, koszt dostosowania się do nowych przepisów muszą ponieść wszyscy
przedsiębiorcy. Wydaje się jednak, że jest to jedyny poważny minus tych zmian, który na
pewno równoważy fakt, że po wdrożeniu JPK, firmy będą bardzo sprawnie przechodzić
przez proces kontroli.
Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage
9

10. • Czy w przypadku kontroli wszystkie struktury są obowiązkowe do wypełnienia?
Wszystkie zdefiniowane struktury JPK należy implementować do oprogramowania,
natomiast w trakcie postępowania lub kontroli podatkowej to urzędnik określa zakres
danych, które należy wygenerować.
• Czy dane przekazywane organom skarbowym będą bezpieczne?
Wszystkie dane gromadzone w postępowaniach kontrolnych podlegają tajemnicy
skarbowej oraz regułom wynikających z ochrony danych osobowych. Jak zapewnia
Ministerstwo Finansów, dla danych podatników zostaną zastosowane wszystkie
rozwiązania techniczne i organizacyjne stosowane dotychczas dla dowodów
i deklaracji składanych drogą elektroniczną.
Najczęściej zadawane pytania
• Czy JPK będzie dotyczył danych z ubiegłych okresów?
Co do zasady elektroniczne kontrole mają dotyczyć okresów od 1 lipca 2016 r.
(na podstawie art. 193a znowelizowanej Ordynacji podatkowej). Interpretując
ten zapis , możemy sądzić, iż podatnicy nie będą proszeni o raportowane za
pomocą JPK danych sprzed 1 lipca 2016 r.
• Czy JPK pozwala także na kontrole transgraniczne danych?
Administracja podatkowa będzie kontrolowała podmioty zarejestrowane
na terytorium RP.
• W jaki sposób będą generowane JPK?
Dzięki nowej funkcjonalności oprogramowania Sage JPK będą automatycznie
generowane na komputerze przedsiębiorstwa.
• Czy pliki będą wysyłane do organów skarbowych automatycznie czy zapiszą się
lokalnie i trzeba je będzie wysłać ręcznie, np. mailem?
JPK podatnicy będą przekazywali organom skarbowym na nośnikach (np. USB)
lub będą przesyłali bezpośrednio na serwer lub platformę Ministerstwa Finansów.
Obecnie przepisy nie przewidują możliwości wysyłania JPK pocztą elektroniczną.
Urzędnicy nie będą też mieli zdalnego dostępu do danych w księgach podatkowych
czy dokumentów podatnika.
• Czy od 1 lipca biura rachunkowe mają mieć możliwość generowania JPK
(bez względu na wielkość obsługiwanych podatników)?
Biura rachunkowe muszą mieć możliwość generowania JPK w odniesieniu do tych
klientów, którzy zostali objęci obowiązkiem raportowania w formacie JPK.
Mogą też wyposażyć swoje oprogramowanie w funkcjonalność JPK dla pozostałych
podatników, jeśli zdecydowali się na przekazywanie danych do organów skarbowych
w tej właśnie formie. Choć nie ma ustawowego obowiązku w odniesieniu do biur
rachunkowych, by raportowały dane w formacie JPK, stosowanie tego standardu
może znacznie przyspieszyć procesy kontroli podatkowej, co zwiększa przewagę
konkurencyjną biur.
• Czy paragony z kas fiskalnych będą ujęte w strukturach JPK?
Obecnie zdefiniowane struktury JPK nie dotyczą kas fiskalnych.
Ministerstwo Finansów zakomunikowało, że będzie prowadziło prace w tym zakresie,
by w przyszłości takie struktury dodano do obecnej listy.
Masz pytania odnośnie JPK?
zadzwoń 22 417 93 01
napisz e-kontrole@sage.com.pl
odwiedź www.sage.com.pl/e-kontrole
10