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Colóquio «Arquivos de família, sécs. XIII-XIX: que presente, que futuro?»
                                   29-30 outubro de 2010
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        A METODOLOGIA DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS DE FAMÍLIA
                 NO ARQUIVO MUNICIPAL DE VILA REAL



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               Metodologia arquivística/Arquivos de Família/Arquivos Municipais


                                      Pedro de Abreu Peixoto*
                                     Arquivo Municipal de Vila Real
                                        Rua Augusto Rua, nº 3-5
                                         5000-575 VILA REAL
                                             PORTUGAL
                                            Tel: 259309620
                                    E-MAIL: ppeixoto@cm-vilareal.pt




                                              Resumo


       Todo o trabalho no Arquivo Municipal de Vila Real (ArqMVR) é visto numa perspetiva
integradora. Se por um lado a sua missão é a gestão da informação documental do Município, na
qual assume uma ação eminentemente técnica e administrativa, compete-lhe também atuar
diretamente enquanto agente cultural.

       No papel de agente cultural, a ação do arquivo promove uma atividade que, de acordo com
as estratégias do município, procura proporcionar aos cidadãos melhores conhecimentos para se
situarem de forma consciente no contexto social que lhes é próprio, com o intuito de contribuir
para a sua evolução.

       A ação cultural dos Arquivos Municipais deve, assim, transmitir o valor do nosso
património documental, como parte fundamental da herança cultural do município, e converter-se
num centro de ação cultural, que possa oferecer aos cidadãos elementos úteis para a valorização e
análise da sociedade atual e das suas possibilidades futuras.
O projeto relacionado com os Arquivos de Família e Pessoais insere-se nesta vertente de
ação cultural, estrategicamente assumido no decorrer da missão da instituição, bem como de apoio
aos munícipes, na salvaguarda e valorização do património cultural em espaço privado.

         Partindo das premissas do apoio à preservação e divulgação do património documental e do
apoio à investigação e divulgação da história local, chegamos à constatação do grande número de
fundos de família e pessoais que, por razões de vária índole, se encontram inacessíveis e/ou em
risco.

          Considerando o diálogo entre o interesse público e o interesse demonstrado pelos
proprietários dos fundos documentais, o ArqMVR desenvolve um projeto, baseado em quatro
premissas fundamentais:

                     Privilégio à preservação e divulgação do património documental em
          detrimento das considerações geográficas.

                     Manutenção física da documentação na posse da família.

                     Retorno do investimento público através da valorização da disponibilização
          integral da informação e da preservação do património documental.

                     Ligação estreita com a universidade.

          No que concerne ao privilégio à preservação e divulgação do património documental, em
detrimento das considerações geográficas, a existência de um determinado conjunto documental,
relacionado com um Arquivo de Família, no espaço de influência geográfica do ArqMVR, ou na
posse de um dos seus munícipes é, perante o estado avassalador de recuperação patrimonial que há
a realizar, suficiente para exigir a intervenção do Arquivo Municipal, na sua qualidade de agente
cultural, com evidentes responsabilidades na preservação e divulgação do património cultural
nacional.

          O ArqMVR atenta assim a que, mais do que as considerações geográficas nas ligações
familiares dos fundos documentais, que se lhe apresentam para tratamento, preservação e
divulgação, vale a responsabilidade que lhe assiste na preservação da memória coletiva de um
povo.

          É bom assim que se entenda, logo à partida, que as razões que levam um Arquivo
Municipal a tratar um Arquivo de Família, não devem fundar-se em razões de origem geográfica
das entidades produtoras, já que essas razões apenas se tornam ponderosas na hora do
enquadramento técnico documental.

       A questão da manutenção física da documentação na posse da família, filia-se no destaque
e valor que o município dá à informação e à sua divulgação e comunicação, libertando-se da
componente patrimonial e dos aportes mais ou menos subjetivos que transporta, reservando aos
proprietários o direito, que lhes é inalienável, a ficar de posse da documentação, sendo que os
mesmos devem assegurar as condições físicas para a sua salvaguarda e comunicação dos originais.

       Assim, num encontro de interesses público/privado, o ArqMVR disponibiliza o tratamento
técnico dos fundos documentais, enquanto os proprietários asseguram a disponibilização integral
da informação contida na documentação e a liberdade de divulgação e comunicação da mesma, por
parte desta instituição, tudo consubstanciado num protocolo assinado entre as partes.

       O retorno do investimento público, cuja afetação de recursos-humanos e meios materiais
do ArqMVR, aos projetos de tratamento dos Arquivos de Família gera, é efetuado através da
divulgação da informação produzida no espaço privado –permitindo a exceção à divulgação de
documentos de excecional conteúdo privado - , que concorrerá para o conhecimento mais efetivo
da memória coletiva, bem como pela preservação e divulgação do património documental
nacional.

       A perspetiva integradora é, também, motivadora da forma como o ArqMVR procura, nas
instituições de ensino superior, as parcerias que possam dar a dimensão científica necessária, para
a compreensão da complexidade sociológica e histórica imanente aos Arquivos de Família.

       Para além do conhecimento absorvido da própria família e da história local, as instituições
de ensino superior permitem, tanto no apoio ao processo de tratamento documental, como à
interpretação, divulgação e animação dos fundos documentais, um maior entendimento dos
processos intrínsecos e extrínsecos de formação e evolução do contexto familiar, que permitirão
não só uma melhor organização documental, mas, o que é determinante, partir para o patamar da
história da família, a qual já não está no horizonte da missão do Arquivo Municipal.


_____________
* Arquivista e diretor do Arquivo Municipal de Vila Real.

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Metodologia de tratamento de arquivos de família no Arquivo Municipal de Vila Real

  • 1. Colóquio «Arquivos de família, sécs. XIII-XIX: que presente, que futuro?» 29-30 outubro de 2010 AN/TT e FCSH A METODOLOGIA DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS DE FAMÍLIA NO ARQUIVO MUNICIPAL DE VILA REAL Palavras-chave Metodologia arquivística/Arquivos de Família/Arquivos Municipais Pedro de Abreu Peixoto* Arquivo Municipal de Vila Real Rua Augusto Rua, nº 3-5 5000-575 VILA REAL PORTUGAL Tel: 259309620 E-MAIL: ppeixoto@cm-vilareal.pt Resumo Todo o trabalho no Arquivo Municipal de Vila Real (ArqMVR) é visto numa perspetiva integradora. Se por um lado a sua missão é a gestão da informação documental do Município, na qual assume uma ação eminentemente técnica e administrativa, compete-lhe também atuar diretamente enquanto agente cultural. No papel de agente cultural, a ação do arquivo promove uma atividade que, de acordo com as estratégias do município, procura proporcionar aos cidadãos melhores conhecimentos para se situarem de forma consciente no contexto social que lhes é próprio, com o intuito de contribuir para a sua evolução. A ação cultural dos Arquivos Municipais deve, assim, transmitir o valor do nosso património documental, como parte fundamental da herança cultural do município, e converter-se num centro de ação cultural, que possa oferecer aos cidadãos elementos úteis para a valorização e análise da sociedade atual e das suas possibilidades futuras.
  • 2. O projeto relacionado com os Arquivos de Família e Pessoais insere-se nesta vertente de ação cultural, estrategicamente assumido no decorrer da missão da instituição, bem como de apoio aos munícipes, na salvaguarda e valorização do património cultural em espaço privado. Partindo das premissas do apoio à preservação e divulgação do património documental e do apoio à investigação e divulgação da história local, chegamos à constatação do grande número de fundos de família e pessoais que, por razões de vária índole, se encontram inacessíveis e/ou em risco. Considerando o diálogo entre o interesse público e o interesse demonstrado pelos proprietários dos fundos documentais, o ArqMVR desenvolve um projeto, baseado em quatro premissas fundamentais: Privilégio à preservação e divulgação do património documental em detrimento das considerações geográficas. Manutenção física da documentação na posse da família. Retorno do investimento público através da valorização da disponibilização integral da informação e da preservação do património documental. Ligação estreita com a universidade. No que concerne ao privilégio à preservação e divulgação do património documental, em detrimento das considerações geográficas, a existência de um determinado conjunto documental, relacionado com um Arquivo de Família, no espaço de influência geográfica do ArqMVR, ou na posse de um dos seus munícipes é, perante o estado avassalador de recuperação patrimonial que há a realizar, suficiente para exigir a intervenção do Arquivo Municipal, na sua qualidade de agente cultural, com evidentes responsabilidades na preservação e divulgação do património cultural nacional. O ArqMVR atenta assim a que, mais do que as considerações geográficas nas ligações familiares dos fundos documentais, que se lhe apresentam para tratamento, preservação e divulgação, vale a responsabilidade que lhe assiste na preservação da memória coletiva de um povo. É bom assim que se entenda, logo à partida, que as razões que levam um Arquivo Municipal a tratar um Arquivo de Família, não devem fundar-se em razões de origem geográfica
  • 3. das entidades produtoras, já que essas razões apenas se tornam ponderosas na hora do enquadramento técnico documental. A questão da manutenção física da documentação na posse da família, filia-se no destaque e valor que o município dá à informação e à sua divulgação e comunicação, libertando-se da componente patrimonial e dos aportes mais ou menos subjetivos que transporta, reservando aos proprietários o direito, que lhes é inalienável, a ficar de posse da documentação, sendo que os mesmos devem assegurar as condições físicas para a sua salvaguarda e comunicação dos originais. Assim, num encontro de interesses público/privado, o ArqMVR disponibiliza o tratamento técnico dos fundos documentais, enquanto os proprietários asseguram a disponibilização integral da informação contida na documentação e a liberdade de divulgação e comunicação da mesma, por parte desta instituição, tudo consubstanciado num protocolo assinado entre as partes. O retorno do investimento público, cuja afetação de recursos-humanos e meios materiais do ArqMVR, aos projetos de tratamento dos Arquivos de Família gera, é efetuado através da divulgação da informação produzida no espaço privado –permitindo a exceção à divulgação de documentos de excecional conteúdo privado - , que concorrerá para o conhecimento mais efetivo da memória coletiva, bem como pela preservação e divulgação do património documental nacional. A perspetiva integradora é, também, motivadora da forma como o ArqMVR procura, nas instituições de ensino superior, as parcerias que possam dar a dimensão científica necessária, para a compreensão da complexidade sociológica e histórica imanente aos Arquivos de Família. Para além do conhecimento absorvido da própria família e da história local, as instituições de ensino superior permitem, tanto no apoio ao processo de tratamento documental, como à interpretação, divulgação e animação dos fundos documentais, um maior entendimento dos processos intrínsecos e extrínsecos de formação e evolução do contexto familiar, que permitirão não só uma melhor organização documental, mas, o que é determinante, partir para o patamar da história da família, a qual já não está no horizonte da missão do Arquivo Municipal. _____________ * Arquivista e diretor do Arquivo Municipal de Vila Real.