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Pedro Abreu Peixoto
Arquivo Municipal Vila Real
Director
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OS ARQUIVOS PESSOAIS E FAMILIARES
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Quisemos mostrar como a carta do Sr. D. Luis foi importante para compreendermos
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Workshop na Casa de Mateus, Vila Real, Junho de 2013.

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A Carta de D. Luis: acerca da metodologia de organização de arquivos de família

  1. 1. 1 A CARTA DE D. LUIS Pedro Abreu Peixoto Arquivo Municipal Vila Real Director in OS ARQUIVOS PESSOAIS E FAMILIARES Da representação da informação ao acesso 01 Jun 2013, Casa de Mateus | Vila Real Permitam-me antes de mais agradecer o benévolo convite que nos foi feito pela organização, apresentando os nossos parabéns pela pertinência dos assuntos que se estão a abordar e que não poderiam ter melhor coordenação nas pessoas do Sr. Dr. Abel Rodrigues, nosso caro colega, e do Sr. Prof. Armando Malheiro da Silva, distinto amigo e privilegiado interlocutor de há tantos anos, no que concerne a estes assuntos dos Arquivos de Família. É também com especial satisfação que decorre este encontro na Casa de Mateus. Se é ela própria uma pérola da arquitectura portuguesa, faz-se a cada dia uma fonte de cultura, enriquecedora desta região e do país, ultrapassando com mestria as fronteiras, como só a música e a poesia o sabem fazer. Bem-haja pois à Fundação da Casa de Mateus que, com o Instituto Arquitecto José Marques da Silva e com o CITCEM da Faculdade de Letras da Universidade do Porto, deram a oportunidade de aqui nos reunirmos. Cumprimentamos todas as colegas e todos os colegas presentes, a quem pedimos uns breves minutos de resistência, para deambularem pelas nossas diatribes acerca de alguns aspectos sobre os arquivos de família. Prometemos debruçarmo-nos apenas sobre o coração da organização dos mesmos. Propusemo-nos falar sobre “A Carta de D. Luís”. Fizemo-lo pela importância que esta missiva assumiu na proposta que, em inícios da década de noventa, realizámos no contexto do Instituto Português de Arquivos (IPA), para a organização dos Arquivos de Família, vertida então para o primeiro manual português acerca desta temática. Foi então solicitado pelo Sr. Prof. José Mattoso, pela Srª Drª Madalena Garcia e pelo Sr. Dr. José Mariz, a elaboração de um manual que orientasse os proprietários de arquivos de
  2. 2. 2 família, no sentido de fornecer os conhecimentos básicos para organizarem os seus próprios acervos. Antes e após a publicação do mesmo, numa edição policopiada do próprio IPA, muitas foram as pessoas com quem procurámos reflectir sobre o conteúdo das propostas ali apresentadas. Foi neste contexto que, em 2 de Junho de 1992, recebiamos uma carta do Sr. D. Luis de Lencastre e Távora, Marquês de Abrantes e de Fontes, com quem haviamos partilado assento num grupo de trabalho da Comissão para a Comemoração dos Descobrimentos Portugueses, relacionada com os arquivos dos descobrimentos, e a quem tinhamos pedido uma leitura crítica do manual. Da reflexão atenta sobre o conteúdo da carta – e de posteriores conversas com o seu autor – relevavam-se algumas questões superiormente importantes sobre o objectivo principal do manual. Eram elas, entre muitas outras: 1ª – A importância que para este tipo de arquivos tinha a história da família em Portugal; 2ª – A relevância de considerar cada família como um caso concreto de estudo; 3ª – A realidade concreta da História de Portugal que faz com que poucos arquivos de família cheguem até nós com os seus cartórios intactos. 4ª – A necessidade de uma nova abordagem por parte das instituições públicas a este tipo de acervos seja na sua importância informacional, seja na sua relação com os proprietários. A primeira questão avisava desde logo sobre a estrutura da família em Portugal. Este aspecto permitia que estivéssemos alerta para o que desde logo chamámos o “Arquivo de Arquivos”, ou seja, que até determinada época o Arquivo de Família dificilmente deixaria de ser um repositório de vários arquivos sedimentados por uniões matrimoniais, económicas, políticas, sociais ou outras. Permitia ainda avaliar as razões porque com o decorrer do tempo, particularmente a partir de inícios do Séc. XIX, aos arquivos de família iriam lentamente sobrepor-se os arquivos pessoais, com um forte acento tónico nos arquivos de função. No que respeita à segunda questão, partíamos da base objectiva de que nenhuma família será temporal, geográfica, morfológica, espacial e informalmente igual a outra família, pelo que se torna absolutamente necessário proceder ao estudo da genealogia de cada realidade familiar, como forma de chegar o mais perto possível da história da família em si.
  3. 3. 3 Foram estas algumas das questões que mereceram uma explicação mais exaustiva, inclusive graficamente, na monografia: Arquivos de Família: Organização e Descrição, editada em 1996 pela Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro e pelo Arquivo Distrital de Vila Real, que publicámos em co-autoria com os colegas Manuel Silva Gonçalves e Paulo Mesquita Guimarães. No ponto que nesse trabalho se refere à classificação documental é referido logo de entrada – como aliás já o tinha sido no Manual de Junho de 1991 editado pelo IPA – que no caso dos arquivos de família a classificação não deve ser pré-definida devido à complexidade e heterogeneidade da sua documentação, o que não permite qualquer previsão tipológica ou temática. Tendo a consciência da importância da classificação na organização dos arquivos e na recuperação da informação, bem como nos arquivos que tratávamos ao debruçarmo-nos sobre o tema do “Quadro de Classificação” fomos peremptórios: «O tratamento arquivístico de um arquivo de família, como já referimos, não deve nunca ser realizado tendo como ponto de partida uma classificação pré-existente. Na realidade, o quadro de classificação no que diz respeito a este grupo de arquivos, não é nunca um ponto de partida como pode acontecer para um arquivo empresarial. A existência de quadro de classificação de outros arquivos de família deve servir apenas como referência para o estudo da documentação e como auxiliar para a ordenação do novo quadro de classificação, que só se dará por completo quando se proceder ao estudo e recolha de dados de todos os documentos constitutivos do arquivo que se está a tratar. Assim, a inclusão desta matéria num manual desta natureza – e continuamos a citar – é dado apenas a título de exemplo para a explicação da formação de um quadro de classificação. Não existindo em Portugal um estudo sistemático dos quadros de classificação de arquivos de família, nota-se a tendência para o recurso à proposta que Olga Gallego fez para o caso dos arquivos espanhóis. Note-se contudo que a história da família é diferente de país para país o que se reflectirá ...na documentação que constitui o arquivo de família...». Fim de citação. Em relação a esta questão da classificação documental, fomos então muito claros na nossa proposta, ao observar que na constituição das unidades de classificação propostas por Olga Gallego, tomaram-se apenas critérios documentais, subvalorizando-se o contexto em que essa mesma documentação foi produzida.
  4. 4. 4 Quisemos mostrar como a carta do Sr. D. Luis foi importante para compreendermos que certas questões eram fundamentais de serem esclarecidas de forma cabal seja em termos científicos, seja junto dos proprietários de arquivos de família. Hoje, aqui, junto de vós, quisemos falar desta missiva porque ela nos transporta para uma outra dimensão da organização dos arquivos de família. Prometemos falar apenas do coração da organização destes arquivos e assim pretendemos fazê-lo. E o coração da organização destes arquivos - como de qualquer outros arquivos - sempre tem sido a classificação e a ordenação dos documentos, tem no modelo proposto no manual editado pelo IPA em 1991 e reafirmado com convicção na monografia citada de 1996, para o que concerne aos arquivos de família, uma base de sustentação inequívoca nos princípios da história geral da família e na especificidade dos agregados familiares e nos contextos que os enformam. É preciso, contudo, que não confundamos o que a história nos trás como realidades de “Arquivos de Família” ou como realidades de “Arquivos Pessoais”, que resultará em termos de instrumentos de acesso à informação em produtos necessariamente diferentes, que como tal devem ser analisados. Nos últimos anos temos estudado com a amplitude possível e com o rigor que merece a proposta de um novo Paradigma aplicado à organização dos arquivos de família. Esse novo Paradigma, que vemos assumir diversas designações conforme os autores e os estudos que lemos, parecem enquadrar-se em termos gerais numa proposta genericamente apelidada de: “Paradigma Científico”. Compreendemos e tomamos para tal as palavras de um querido amigo, que é uma proposta em que a classificação é “orgânico - funcional” e na qual as categorias devem estar o mais possível próximo da especificidade da família que tratamos o que resultará num quadro de classificação orgânico com um grau de especificidade muito apreciável, não se podendo admitir nenhum padrão de classificação universal. É, pois, esta a razão porque não vemos que tenhamos chegado a um ponto de viragem para um novo paradigma na organização dos arquivos de família. Quiçá, se chegarmos à conclusão - como o temos vindo a testar - que a tecnologia que hoje nos é colocada à disposição, nos permitir dispensar a fase de classificação e ordenação dos documentos, atingindo o mesmo objectivo a que nos propomos de recuperação da
  5. 5. 5 informação, possamos partir para um novo paradigma da organização dos arquivos de família e, por maioria de razão, para muitos outros grupos de arquivos. Assim possamos responder às necessidades de informação dos nossos utentes e às interrogações que a nós próprios fazemos, para que possamos dormir todos os dias um sono descansado. Por nós penso que será difícil, pelo menos enquanto não descobrirmos a metodologia para o "Paradigma Puro", aquele em que entre a documentação e o utente não precise da intervenção do arquivista. Pedro Abreu Peixoto Junho de 2013

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