ONLYOFFICE développée par Ascensio System SIA, est une suite bureautique open-source basée sur l'élément Canvas de HTML5, qui offre une gamme complète d’outils d’édition en ligne des documents texte, feuilles de calcul et présentations. Cette présentation commence par l’aperçu des principes de base : - support de tous les formats courants, - riche éventail d’outils de la mise en forme, - affichage du contenu de manière identique, quel que soit le navigateur utilisé, - ressources permettant d’étendre les fonctionnalités des éditeurs, - capacités avancées de co-édition, - transfert de données sécurisé en temps réel. Le nombre des universités et des écoles qui optent pour les alternatives open source aux solutions populaires offertes par les grandes marques, augmente chaque année. Les solutions de ONLYOFFICE sont actuellement utilisées par plus de 30 établissements d’enseignement en France tels que treize Universités de la Sorbonne, l’Université de Grenoble, l’Université de Nantes, l’École Nationale d'Ingénieurs de Brest, le l'établissement public Campus Condorcet, etc. Dans cette partie, Jeremy Maton, l’Administrateur Systèmes et Réseaux à l’Institut de Biologie de Lille, va présenter comment ONLYOFFICE est intégrée au sein de leur unité de recherches et aide à organiser le flux de travail.

1. How ONLYOFFICE helps to organize
research work-flow in the Institute of
Biology of Lille
Jeremy MATON

2. Program
• Curriculum
• Context
• Objectives
• What is ONLYOFFICE & use case
• Conclusions

3. Curriculum
• Network and System Administrator
– French Air Force - Ministère de la Défense (5 years)
– French National Centre for Scientific Research / Centre
National de la Recherche Scientifique (for 12 years)

4. 2 research laboratories CNRS + 1 startup
17 research teams
250 peoples
1 multi-support unit : financial, administrative, technical
& logistic support
+
IT Team : 3 peoples + 1 student
Institute of Biology
of Lille

5. Researchers objectives
• Collaborate : with researchers, industrials,
institutions
• Share : with researchers, industrials, institutions,
students (PhD & co)
→ Need easy and useful tool
→ Hardware and software independence

6. One tool for this :

7. General Informations
Company :
Ascensio System SIA
Divisions :
Latvia (Riga), UK (London), Russia
(N.Novgorod), USA (Dallas)
Product :
Web Office + Powerful Online Editors
Version for :
Cloud (SaaS), Server (self hosted), Desktop,
Mobile
Customers :
Over 5 million users in more than
100 countries worldwide
Supported platforms :
Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS
Open Source : GNU AGPL v3

8. Technology
• One engine for online, desktop and adaptive mobile web
version :
→Display content in the same way, regardless of the tool
used
• Core format : Office Open XML (OOXML)
<canvas>

9. Compatibility
Presentations Spreadsheets Documents

10. Community Edition Enterprise Edition
• Web office tools
• Powerful online editors
• Web office tools
• Powerful online editors
• Administrative tools :
• Backup / restore portal & datas
• LDAP
• SSO
• Advanced search capabilities
• Access logs
• Activity logs
Cloud / Server versions

11. Developer Edition :
Web API
Integration Edition :
officials and partners connectors
Powerful online editors
Cloud / Server versions

12. Community / Enterprise Edition tools
• CRM
• Community tools (chat, blog, wiki, forums)
• Calendar
• Mail aggregator
• Project Management
• Document Management System
• Collaborative editors
Daily used in Institute of Biology
(Non used modules can be hide)

13. ONLYOFFICE web portal architecture

14. ONLYOFFICE web portal architecture

15. Project Module
• Project Management :
– Tasks
– Milestones
– Gantt Diagram
– Activity reports
– Documents integration & edition

16. Documents Module
• All documents in a same place
• Powerful search engine (title and content)
→ Faster access to wanted documents
→ Almost 400 office documents for our IT teams today

17. Documents Module
• Document versioning :
• Flexible rights management :
• Internal & external shares

18. • Documents, spreadsheets and presentations editions with
complete editors
Collaborative editors

19. • Most scientist useful tools :
Collaborative editors

20. • Advanced and powerful collaboration tools
• Chat (directly in editors)
→ Avoid mass interne emails
→ Quick information sharing
→ More conviviality
Collaborative editors

21. Conclusions
• Tool used daily
• Easy to share and efficient collaboration
• Complete & powerful Document Management System
• Rich editing tools

22. Thanks for your attention !
Some links :
My Twitter : @jeremy_maton
Use case (search keyword : cloud, ONLYOFFICE) : https://replay.jres.org/video-
channels/jres2019/videos
ONLYOFFICE Twitter : @only_office
Try editors (for own use) : https://personal.onlyoffice.com
ONLYOFFICE website : https://www.onlyoffice.com/
Official blog : https://www.onlyoffice.com/blog/