2. p 2
oktayaltindis.com
Konular
Proje kavramı
Proje yönetimi kavramı
Proje ana faaliyetleri
Proje yöneticisi
Proje paydaşları
Proje organizasyonları
Proje yönetim süreci
Kapsam yönetimi
Kaynak yönetimi
Zaman yönetimi
Maliyet yönetimi
3. p 3
oktayaltindis.com
Proje Nedir?
Bir amaca (ürün, hizmet) ulaşmak için belirli zaman aralığında ve bütçe kısıtı içerisinde
faaliyetlerin kabul görmüş bir disiplin içinde yürütülmesidir.
Her proje tekdir (unique)
Başlangıç ve bitiş tarihi vardır
Bitiş tarihi belli olmayan faaliyetler proje değildir
Bir ürünün dizayn edilip üretim aşamasına getirilmesi projedir ama seri üretiminin
yapılması proje değildir
4. p 4
oktayaltindis.com
Projeler Niçin Yapılır?
Değişen rekabet koşulları, innovasyon ihtiyacı, hızlı adapte olabilme gerekliliği projeleri
tüm firmalar için zorunlu hale getirmiştir
Müşteri ihtiyaçları, pazarın talebi
Yeni iş fırsatlarının ufukta görünmesi
Yasal zorunluluklar, regulasyonlar
Teknolojik gelişmeler
Proje Örnekleri
Bilişim: Appstore için bir uygulama geliştirmek
İnşaat: Yeni bir asma köprü yapmak
Kültür: Yeni bir blog sayfası oluşturmak
Etkinlik: Düğüne kadar olan süreci yönetmek
Askeri: Bir tatbikat düzenlemek
Şirket: ERP implementasyonu yapmak
Uzay: Hubble teleskobu
5. p 5
oktayaltindis.com
Proje Yönetimi
Proje yönetimi çeşitli teori, teknik ve methodlardan oluşan, bir defa gerçekleştirilecek
olan faaliyetleri düzenlemek için geliştirilmiş disiplindir.
Proje paydaşları arasında etkin iletişim kurulması
Harcanacak para, zaman ve eforu tahmin etmek. Belirlenen sınırlar içinde kalmasını
sağlamak
Takım ruhunu geliştirmek, standardın üstünde sonuçlar alınmasını sağlamak
Faaliyetler için gerekli kaynakları optimum şekilde kullanarak maliyetleri en aşağı
seviyeye çekmek ve öngörülen zaman içerisinde bitirebilmek
Projeyi takip ederek bitiş zamanı ve maliyeti hakkında doğru öngörüde bulunabilmek
Risklerin öngörülmesi ve yönetilmesi
Proje yönetiminin önemi firmalardaki tüm birimler tarafından anlaşılmalıdır.
Tepe yönetimi
Projeye destek verir, alınan kararların arkasında durur
Fonksiyonel yöneticiler
Kendi departmanlarının projeye etkilerini bilirler. Proje takımına kaynak verip desteklerler
Takım üyeleri
Proje içinde kendileriyle ilgili işlerin detaylarını bilirler. Proje yöneticisinin etkin şekilde çalışması
için desteklerler
6. p 6
oktayaltindis.com
Proje Yönetimi
Proje yönetimi çeşitli proseslerin yardımıyla gerçekleştirilir.
Başlatma-Initiating
Planlama-Planning
Uygulama-Executing
Kontrol-Monitoring and Controlling
Kapama-Closing
Proje yönetim süreci aşamalar halinde ilerler. İçerisinde belirli döngüler barındırır.
7. p 7
oktayaltindis.com
Proje’ye karşılık Günlük İşler
Proje
Başlangıcı ve sonu vardır
Benzeri olmayan bir ürün ortaya çıkar
Proje için yapılan faaliyetler bir daha
yapılmaz
Proje için heterojen bir organizasyon
oluşturulur
Değişimi hızlandırır
Günlük işler
Belirlenmiş bir bitiş tarihi yoktur
Benzer çıktılar elde edilir
Benzer faaliyetler tekrarlı şekilde devam
eder
Organizasyon yapısı homojendir. Kısa
zaman aralıklarında değişmez
Mevcut durumu korur
Örnekler Örnekler
Lojistik çözüm üretmek
ERP programının implemantasyonu
Eğitim organize etmek
Günlük sevkiyatları gerçekleştirmek
MRP ‘den ihtiyaç planını almak
Eğitime katılmak
8. p 8
oktayaltindis.com
Proje Kısıtları
Her projenin kısıtları vardır; bunlar:
Kapsam
Çizelge/Zaman
Maliyet/Bütçe
Kalite
Kaynaklar
Risk
Bir faktör değiştiğinde en az diğer faktörlerden birisi de değişir
Proje yöneticisinin görevi bu kısıtlar arasında dengeyi sağlamaktır
10. p 10
oktayaltindis.com
Proje Yönetimi Ana Faaliyetleri
Dört ana proje yönetim alanı bizi proje hedeflerine götürür
Proje kapsamı yönetimi-Project scope management
Projeyi başarılı bir şekilde bitirebilmek için yapılması ve yönetilmesi gereken tüm işleri ifade
eder
Proje zaman yönetimi-Project time management
Projenin ne kadar zaman alacağı tahmin edilir, proje çizlegesi hazırlanır ve projenin planlanan
zamanda biteceğinden emin olunur
Proje maliyet yönetimi-project cost management
Proje bütçesini planlama ve kontrol etmeyi ifade eder
Proje kalite yönetimi-project quality management
Projede hedeflenen ürün ya da hizmetin istenilen kalitede olmasını sağlar
11. p 11
oktayaltindis.com
Proje Yönetimi Ana Faaliyetleri
Diğer beş yardımcı proje yönetim alanı proje hedeflerine ulaşmamızda önemlidir
Proje insan kaynakları yönetimi-project human resource management
Projede yer alan insanlardan maksimum verimin elde edilmesi
Proje iletişim yönetimi-project communications management
Proje ile bilgilerin oluşturulması, toplanması, paylaşılması ve saklanması ile ilgilidir
Proje risk yönetimi-project risk management
Muhtemel risklerin tanımlanması, analizi ve önlenmesi ile ilgili faaliyetleri içerir
Proje satınalma yönetimi-project procurement management
Projenin tamamlanabilmesi için gerekli malzeme ve hizmetilerin dışarıdan alınması ile ilgili
faaliyetlerin yönetimidir
Proje paydaş yönetimi-project stakeholder management
Proje paydaşlarının belirlenmesi, aralarında denge kurulması ve paydaşların proje sonunda
istedikleri çıktıyı elde edebilmeleri için gerekli faaliyetlerin yapılmasıdır
12. p 12
oktayaltindis.com
Proje Yönetimi-Program Yönetimi-Portföy Yönetimi
Program Yönetimi
Birbiriyle ilişkili projelerin koordineli bir şekilde yürütülerek daha fazla fayda elde
edilmesidir
Program yöneticisi proje yöneticilerini koordine eder ve istenilen hedeflere ulaşılmasını
sağlar
Örneğin: Yeni satın alınan bir firmanın ana gruba entegrasyonu sırasında yürütülen farklı
projeler bir program oluşturur
Portföy Yönetimi
Bir kuruluşun stratejik hedeflerine ulaşabilmek için aynı çatı altında topladığı projeler ve
programlar ve diğer işlerin bütünür
Bu projeler birbirleriyle bağlantılı olmayabilir fakat ortak kaynakları kullanırlar
Portföy yöneticileri organizasyonun stratejik hedeflerine uygun projelerin seçilmesinde
yardımcı olurlar
14. p 14
oktayaltindis.com
Proje Yöneticisi
Proje amaçlarının gerçekleştirilmesinden sorumlu olan kişidir
Proje kısıtları olan kapsam, zaman ve maliyet arasında dengeyi kurar
Değişiklikleri yönetir ve kayıt altına alır
Proje ekibini oluşturur ve onları projenin içinde tutar
Proje planını yapar, uygular ve kontrol eder
Proje paydaşları arasında iletişim sağlar
Liderlik yapar, proje ekibini motive eder
Riskleri tanımlayıp kontrol eder
Proje dokümanlarını oluşturur ve saklar
Proje yöneticisi
Lider olmalı
İyi bir iletişimci olmalı
Teknik yeterliliği olmalı
Olumlu düşünceyi desteklemeli
Yardımsever olmalı
Vizyonu olmalı
Kendine güvenmeli
Proje ekibine cesaret vermeli
15. p 15
oktayaltindis.com
Proje Paydaşları-Stakeholders
Paydaşlar proje içerisinde aktif olarak yer alan kişi ya da kurumlardır. Paydaşlar
projeden olumlu ya da olumsuz şekilde etkilenirler.
Paydaşların sorumluluğu ve yetki seviyesi birbirinden farklıdır. Proje boyunca değişiklik
gösterebilir
Proje yöneticisi paydaşları tanımlamalı, ihtiyaçlarını analiz etmeli ve proje boyunca
paydaşlarla sağlıklı iletişim kurmalıdır
Yönetimde yer alan paydaşların desteği proje başarısı için kritiktir
Üst yönetim aldığı kararlarla projeyi desteklediğini gösterir
Fonksiyonel yöneticiler proje için gerekli olan kilit insan kaynağını ekiplerinin içinden
temin ederler
Paydaşlar
Proje Sponsoru
Proje yöneticisi
Proje çalışanları
Tedarikçiler, müşteriler
Kullanıcılar
Fonksiyonel yöneticiler
Operasyonel yöneticiler
17. p 17
oktayaltindis.com
Proje Yaşam Döngüsü
Tüm projeler safhalara ayrılmıştır ve projlerin birbirine benzeyen bir yaşam döngüsü
vardır.
Projeye başlanır, planlanır, uygulanır ve nihayet proje kapatılır
Her fazın belirlenmiş bitiş noktaları vardır
Discovery Design Construction Testing Cutover
ERP project life cycle
18. p 18
oktayaltindis.com
Proje Yaşam Döngüsü
Başlangıç safhasında maliyet
düşüktür. Uygulama sırasında
maliyet ve harcanan kaynak en üst
seviyeye çıkar.
Paydaşların etkisi, risk ve
belirsizlikler proje başlangıcında en
üst seviyededirler. Proje boyunca
etkileri azalmaya başlar.
Projenin başında ürün üzerinde
yapılmak istenen değişikliklerin
maliyeti daha az olacaktır
Projenin sonuna doğru ürün
üzerinde yapılmak istenilen
değişikliklerin maliyeti daha fazla
olur
19. p 19
oktayaltindis.com
Fazlar Arasındaki İlişki
Fazlar arasında üç tip basit ilişki vardır
Sıralı ilişki-a sequential relationship
Bir faz bitmeden sonraki faz başlayamaz.
Üst üste binen fazlar-an overlapping relationship
Önceki faz bitmeden diğer faza geçilir
Riskli bir uygulamadır. İşin tekrar yapılması gerekebilir
Tekrarlana fazlar-an iterative relationship
Sadece üzerinde çalışılan faz planlanır ve uygulamaya geçilir. Bu fazın sonucuna göre sonraki
faz planlanır ve uygulamaya geçilir
Büyük ve karmaşık projelerde kullanılır. Çevre şartları çok çabuk değişiyorsa yine bu teknik
kullanılır
20. p 20
oktayaltindis.com
Organizasyon Yapısının Etkisi
Organizasyonun yapısı proje yönetim şeklini etkiler
Kurum kültürü, kültürel normlar
Organizasyonel yapı
Proje yönetiminde olgunluk seviyesi
Proje yönetim sistemi
21. p 21
oktayaltindis.com
Proje Organizasyon Tipleri
Fonksiyonel Organizasyon
Matris Organizasyon
Zayıf Matris
Kurum içi projelerde görülür
Dengeli Matris
Kuvvetli Matris
Projeler önemli bir gelir kaynağıdır
Proje Tipi Organizasyon
34. p 34
oktayaltindis.com
Proje Kapsam Yönetimi
Projenin içinde yapılması gereken işlerin bütününü ifade eder. Kapsam içinde yer
almayan işler proje içerisine sokulmamalıdır.
35. p 35
oktayaltindis.com
Proje Beratı-Project Charter
Proje beratı projeyi ve proje yöneticisini anons eder
Proje yöneticisine gerekli olan otoriteyi verir
Proje yöneticisinin üst yönetim tarafından desteklendiğini gösterir
Projenin ana çerçevesini çizer
Proje beratı yönetim tarafından imzalandıktan sonra yayımlanmalıdır
36. p 36
oktayaltindis.com
Kapsam Bildirimi-Statement of Work
Projeden beklentiler açık bir şekilde kapsam bildirimi dökümanında belirtilir
Hedefler, kısıtlar ve başarı kriterleri açıkça yazılır
Paydaşlar arasında müzakere edildikten sonra son şekli verilir ve onaylanır
Yazıldıktan sonra oyunun kuralı konulmuş olur
Project scope statement olarak ta bilinir
Bileşenleri
Amaç bildirimi-Purpose statement
Kapsam bildirimi-Scope statement
Çıktılar-Deliverables
Maliyet ve çizelgeleme tahmini
Başarının ölçülmesi-Measure of success
Paydaşlar-Stakeholders
Yetki hiyeyarşisi-Chain of command
38. p 38
oktayaltindis.com
İletişim Planı-Communication Plan
Proje paydaşları arasında sağlıklı bir iletişim kurulabilmesi için oluşturulan tablodur
Bilgiye kimler ihtiyaç duayacak?
Proje paydaşları
Ne tür bilgiler verilecek?
Onay mekanizmasından geçecek dökümanlar
Mevcut durum raporları
Koordinasyon için gerekli bilgiler
39. p 39
oktayaltindis.com
İş Kırılım Yapısı-WBS
Proje içinde yer alan işlerin daha küçük yönetilebilir parçalara ayrılması ve hiyerarşik
şekilde gösterilmesidir. En güçlü proje yönetim tekniklerinden birisidir.
Projede gerçekleştirilecek görevlerin (tasks) listesidir
Proje kapsamını detaylı şekilde gösterir
Projenin ilerleyişini takip etmemize yardımcı olur
Doğru bütçe tahimini ve çizelegeleme yapmamıza yardımcı olur
Proje takımını oluşturmamızda yardımcı olur
Projede iki çeşit görev vardır
Ana iş kalemleri-Summary tasks
İş paketleri-Work packages
40. p 40
oktayaltindis.com
İş Kırılım Yapısı-WBS
İş paketi büyüklüğü
8/80 kuralı
Hiç bir görev 8 saaten kısa ve 80 saaten uzun olmamalı
Zorunlu bir kural değildir sadece pratik bir yaklaşımdır
Raporlama periyodu
Görevler raporlama periyodlarından daha uzun olmamalıdır. Örneğin haftalık raporlarma
yapılıyorsa görevler bir haftadan daha uzun olmamalıdır
Böylece görevin tamamlanma yüzdesi 100, 50 ya da sıfır olarak görünür
İşleri daha küçük parçalara bölmemizin üç ana nedeni var:
İşler küçültüldükçe belirsizlik ortadan kalkmaya başlar
İşi kimin yapacağı daha belirgin hale gelir. Görevlendirmede daha esnek davranabiliriz
Faaliyetleri küçülttüğümüz zaman takibi daha kolay hale gelir
41. p 41
oktayaltindis.com
Örnek WBS
Baklava Yapmak
1.0 Hamurun
Hazırlanması
1.1 Hamurun
Yoğurulması
1.2 Hamurun
dinlendirilmesi
2.0 Şerbetin
hazırlanması
2.1 Suyun
kaynatılması
2.2 Şekerin ve
llimonun ilave
edilmesi
2.2.1 Beş dk.
karıştırılması
3.0 Yufka
hazırlama
3.1 Yufkaların
açılması
3.2 Yufkanın
tepsiye dizilmesi
fıstık dökülmesi
3.2.1 Yufkaların
baklava dilimi
şeklinde kesilmesi
4.0 Pişirme
4.1 Fırının
ısıtılması
4.2 Tepsinin fırına
verilmesi
4.2.1 15 dk sonra
kontrol edilmesi
4.3 Soğuma
4.4 Şerbetin
dökülmesi
Seviye 0
Seviye 1
Seviye 2
Seviye 3
43. p 43
oktayaltindis.com
Kaynak Türleri
Projeleri gerçekleştirmek için gerekli olan kaynakları 3 ana gruba ayırabiliriz
İnsan kaynağı
Makine-ekipman kaynağı
Malzeme kaynağı
Kaynaklar niteliklerine göre doğru şekilde isimlendirmek gerekir
Adına göre
Özel niteliklerine göre
Mesleğine göre
Malzemenin türüne göre
Donanıma göre
44. p 44
oktayaltindis.com
Aktivite Süre ve Maliyet Tahminleme
Projelerde doğru tahminleme yapabilmek için:
Tahmin yapacak kişiler iş hakkında tecrübe sahibi olmalıdırlar
İşi gerçekleştirecek kişiler tahmin sürecine dahil edilmelidir
Tahminde bulunacak kişiler tahminlemenin amacını ve tekniğini anlamalıdırlar
Tahminlemede kullanılan metodlar
Fazlar halinde tahminleme-Phased estimating
Her faz ayrı bir proje gibi düşünülüp tahminleme yapılır
Yukarıdan aşağıya tahminleme-Top-down modelling
Yukarıdan aşağıya doğru her iş paketine yüzdeler verilir ve toplam iş dağıtılır
Geçmişe dayanan verilere göre tahminleme yapılır
Parametrik tahminleme-Parametric Estimates
Geçimişten gelen verilere göre yapılır
Parametrik bir formüle dayanır
Aşağıdan yukarıya doğru tahminleme-Bottom-Up estimating
En çok zaman alan fakat en etkili yöntemdir
Görevler en ince detaylara kadar tahmin edilip toplamları alınır
46. p 46
oktayaltindis.com
Proje Zaman Yönetimi
Projenin zamanında bitirilebilmesi için takip edilen prosestir
Proje zaman planlama proje ekibinin planlama adımıyla birlikte başlar
Proje Planlama
Projenin parçalara bölünerek aralarındaki öncelik, sonralık ve birliktelik ilişkilerinin
belirlenmesidir
Proje Çizelgeleme
Proje planı üzerinde görevlere (tasks) sürelerin atanarak, faaliyetlerin en erken ve en geç
başlama, bitiş zamanlarının ve kritik yolun hesaplanmasıdır
47. p 47
oktayaltindis.com
Görevler Arası İlişki Tipleri
Finish-to-Start (FS)
Bir faaliyetin başlayabilmesi için daha önce bir aktivitenin bitmiş olması gerekir
Örnek: Şerbet dökmek için baklavanın pişmiş olması
Start-to-Finish (SF)
Bir faaliyetin bitmesi için diğerinin başlaması gerekir
Örnek: Beton karmanın bitmesi için beton dökmenin başlaması gerekir
Start-to-Start (SS)
Bir faaliyetin başlaması için diğerinin de başlaması gerekir
Örnek: Temel atmanın başlaması için beton dökmenin başlaması gerekir
Finish-to-Finish (FF)
Bir aktivitenin bitmesi için diğerinin de bitmesi gerekir
Örnek: Yemek ile salatanın birbirine yakın zamanda bitirilmesi
48. p 48
oktayaltindis.com
Görevler Arası İlişki Tipleri
Başlangıç ve bitiş görevleri hariç her faaliyettin halefi ve selefi vardır
Öne alma-Leads
Bazı durumlarda önceki aktivite tamamlanmadan sonraki aktivite başlatılabilir
Geciktirme-Lags
İki faaliyetten birisinin daha geç başlamasıdır
A B C
49. p 49
oktayaltindis.com
Kutu Diyagramı
Precedence Diagramming Method
Kutular aktiviteleri, oklar da aktiviteler arasındaki ilişkiyi gösterir
Proje yönetiminde sık kullanılan bir araçtır
EF=ES+D-1
LS=LF-D+1
Float (F)=LS-ES=LF-EF
50. p 50
oktayaltindis.com
Critical Path Method
Proje yönetiminde kullanılan önemli bir araçtır.
Diyagram üzerinde yer alan en uzun yoldur
Projenin en erken ne zaman tamamlanacağını belirtir
Diyagram üzerinde farklı yollar arasındaki süre farkları bollukları ifade eder (float)
Kritik faaliyetleri bize göstererek planlamada yardımcı olur
Bolluklar üzerinde oynamamızı sağlayarak esneklik kazandırır
En erken bitiş zamanı (Forward Pass)
Bir aktivitenin en erken başlama ve en erken bitiş zamanını gösterir
En geç bitiş zamanı (Backward Pass)
Bir aktivitenin projeyi geciktirmeden en geç ne zaman başlayıp en geç ne zaman
bitebileceğini gösterir
52. p 52
oktayaltindis.com
Maliyet Yönetimi
Maliyetlerin tahmin edilmesi, bütçelenmesi ve kontrol edilmesiyle ilgili proseslerdir.
Böylece proje belirlenen bütçede bitirilebilir.
Proje bütçesinde sapma yaratabilecek değişikliklerin saptanması gerekir
Değişiklikler üzerinde mutabakat sağlanmalıdır
Paydaşlar bütçeden sapmalar konusunda uyarılmalıdır
Maliyetlerin belirlenen bütçe içerisinde kalması başarı için önemli bir kriterdir
53. p 53
oktayaltindis.com
Maliyet Türleri
Değişken maliyet (variable costs)
Üretim miktarı ya da iş miktarına göre değişir
Malzeme, işçilik vb
Sabit maliyet (fixed costs)
Üretim miktarına bağlı değildir
Kira, ısınma gideri vb
Direk giderler (direct costs)
Direkt olarak proje ile ilgili giderlerdir
Proje takımının giderleri, malzeme, işçilik gibi
Endirek giderler (indirect costs)
Sadece proje için yapılmayan ama bir kısmı bu projeye yapılan giderlerdir
Yönetim, danışmanlık giderleri gibi
54. p 54
oktayaltindis.com
Proje Süresini Kısaltma
Hızlandırma (Fast Tracking)
Bazı aktivitelerin paralel şekilde yapılmasıdır
İşin tekrar yapılma riski vardır
Kalite problemlerine yol açabilir
Crashing (Sıkıştırma)
Kritik aktivitelere daha fazla kaynak yükleyerek süreyi kısaltmak amaçlanır
Genellikle maliyeti yükseltir
55. p 55
oktayaltindis.com
Kazanılmış Değer Analizi-Earned Value Analysis
Proje performansını kapsam, zaman ve maliyet kriterlerine göre değerlendiren metodtur
Cost Performance Index (CPI)
Schedule Performance Index (SPI)