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Le Comptoir OCTO - Data Science x RdvPermis

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Le Comptoir OCTO - Data Science x RdvPermis

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Retour d'expérience avec la plateforme RdvPermis

Le permis de conduire est en pleine modernisation : c’est tout le SI de l’Éducation Routière et du Permis de Conduire (ERPC) qui connaît une révolution numérique de ses outils et de ses métiers. C’est notamment le cas de l’allocation des créneaux d’examens pour l’obtention du permis de conduire, qui se voit évoluer d'un système basé sur le quota vers une plateforme de réservation en ligne : RdvPermis. Dans un contexte aux contraintes logistiques fortes, ces changements d’outils et de métier sont autant de défis pour les utilisateurs et les collaborateurs. Comment mieux comprendre, suivre et anticiper leurs besoins ?

Retour d'expérience avec la plateforme RdvPermis

Le permis de conduire est en pleine modernisation : c’est tout le SI de l’Éducation Routière et du Permis de Conduire (ERPC) qui connaît une révolution numérique de ses outils et de ses métiers. C’est notamment le cas de l’allocation des créneaux d’examens pour l’obtention du permis de conduire, qui se voit évoluer d'un système basé sur le quota vers une plateforme de réservation en ligne : RdvPermis. Dans un contexte aux contraintes logistiques fortes, ces changements d’outils et de métier sont autant de défis pour les utilisateurs et les collaborateurs. Comment mieux comprendre, suivre et anticiper leurs besoins ?

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Le Comptoir OCTO - Data Science x RdvPermis

  1. 1. 1 There is a better way OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved DATA SCIENCE CENTRÉE UTILISATEUR : COMMENT ACCOMPAGNER L'ÉVOLUTION D'UN MÉTIER ET DE SES OUTILS NUMÉRIQUES ? Retour d'expérience avec la plateforme RdvPermis Frédéric Gillodes (Direction de la Sécurité Routière), Yoan Eynaud (Octo)
  2. 2. There is a better way 2 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Vos interlocuteurs Frédéric Gillodes Chef de projet RdvPermis Description du rôle Frédéric pilote le déploiement de la plateforme RdvPermis, depuis son expérimentation en région jusqu’à sa généralisation à tout le territoire. Yoan Eynaud Data Scientist, Product Owner Description du rôle Yoan pilote la création et la mise en service de la plateforme data ERPC et de ses services (datamart, outils de pilotage, conseil/accompagnement)
  3. 3. 3 There is a better way OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Pourquoi la réforme du Permis ? DES DÉLAIS D’ATTENTE A DIMINUER UNE FORTE AUGMENTATION DES CANDIDATS LIBRES UN COÛT MOYEN AUTOUR DE 1 800 € L’EXAMEN DU PERMIS DE CONDUIRE : 1ER EXAMEN DE FRANCE EN VOLUME ! UNE OFFRE DE PLACES D’EXAMEN ÉLOIGNÉE DE LA DEMANDE UNE MÉTHODE DE RÉPARTITION DES PLACES D’EXAMEN À REPENSER DES RÈGLES DE CONCURRENCE À CLARIFIER DES CANDIDATS À RESPONSABILISER DANS LA RÉSERVATION DE LEUR PLACE D’EXAMEN
  4. 4. There is a better way 4 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved RdvPermis : les grand principes POURQUOI ? POUR QUI ? COMMENT ? ● Placer le candidat au cœur du système ● Réguler efficacement la demande ● Mettre en place les règles d’une concurrence loyale entre les AE ● Responsabiliser le candidat par la réservation d'examen nominative et l’application des délais de représentation ● Rééquilibrer les droits entre l’auto-école et l’élève ● Candidats dans une auto- école proposant une offre de formation dans les départements déployés sur RdvPermis ou ● Candidats libres domiciliés dans les départements utilisant RdvPermis Chaque candidat peut : ● Donner un mandat à son école de conduite pour l’inscription à l’examen ● Se créer un compte et être informé des démarches de son école de conduite ● Se créer un compte et s’inscrire seul en candidat libre
  5. 5. There is a better way 5 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved RdvPermis : un nouvel outil, un nouveau métier Avant Après Métier Les créneaux d’examens sont distribués au préalable à date fixe à chaque auto-écoles (AEs) par les bureaux à l’ éducation routière (BER) selon un système de quota basé sur le nombre de candidats présentés dans le passé par ces AEs. Les créneaux d’examens sont mise à disposition des AEs par les BER selon leurs stratégies spécifiques. Cependant, un mécanisme de régulation a été mise en place pour éviter de trop grande disparité entre AEs. Outil Aurige (Logiciel de planification) + logiciel de répartition externe RdvPermis (plateforme de planification et réservation en ligne)
  6. 6. There is a better way 6 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Les utilisateurs concernés par la plateforme RdvPermis Le BER Description du rôle Les Bureaux départementaux d’Éducation Routière décident quand et où ouvrir les créneaux d’examens. Les AEs Description du rôle Les Auto-Écoles réservent les créneaux d’examens pour leurs élèves candidat aux permis de conduire. Les candidats Description du rôle Les candidats en AEs se présentent aux créneaux réservés par leurs AEs ; les candidats libres réservent eux-même leurs créneaux.
  7. 7. There is a better way 7 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved La donnée pour aider le pilotage de la réforme, pourquoi ? Le constat “Je suis dans un système où l’offre va maintenant directement se confronter à la demande, il me faut des infos précises pour être capable de répartir équitablement l’offre d’examen entre les différents acteurs. Dans n’importe quel système contraint, la mesure est très importante, car un déséquilibre peut s’installer entre les utilisateurs. Il faut être en capacité de répartir l’offre pour garantir l’accessibilité aux créneaux. Il faut aussi que je sois capable de garantir et démontrer l’équité d’accès aux examens.”
  8. 8. There is a better way 8 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved La posture centrée utilisateur offre un cadre de réflexion qui se focalise constamment sur : ● L’adoption du produit ● L’adéquation de la conception avec le workflow quotidien des utilisateurs ● Les enjeux métiers quantifiés ● Un impact mesurable Notre posture : être centré utilisateur Cette posture se manifeste par l’emploi de techniques issues de l’eXperience Design adaptée au monde de la data : experience map, interviews utilisateurs, activity blueprints, maquettage d’interfaces…
  9. 9. There is a better way 9 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Le rôle de la donnée aux cotés de RdvPermis Accompagner les prises de décisions des BERs et de la DSR Objectiver les effets des changements auprès des BERs et des AEs Mesurer objectivement les effets d’un nouvel outil, d’un nouveau métier. Revisiter les KPIs métier des BERs
  10. 10. There is a better way 10 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved 1 - Informer les pilotes de la réforme Accompagner les prises de décisions concernant le pilotage de l’évolution du métier/outil Une vision très précise de l’expérience de nos utilisateurs et de l’impact de la nouvelle solution sur leurs métiers permet de comprendre, voir d’anticiper, leurs besoins et ainsi de prendre de meilleurs décisions quant aux devenir de l’outil et de ses fonctionnalités Ici on se centre sur l’expérience, la réaction des utilisateurs
  11. 11. There is a better way 11 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved 2 - Accompagner les utilisateurs Objectiver les effets des changements auprès des utilisateurs pour accompagner le changement de paradigme. Les utilisateurs (BER+AEs) craignent une forte disparité d’accès entre les grandes et les petites AEs. Confronter cette crainte à la réalité de la mesure permet de dissiper ce qui serait éventuellement un frein à la réforme. Ici on se centre sur les douleurs de l’utilisateur
  12. 12. There is a better way 12 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved 3 - Mesurer l’impact du changement Il est important de pouvoir mesurer objectivement les effets de la mise en place d’un nouvel outil, de l’évolution d’un métier. La mission de la DSR est simple : garantir l’accès au permis de conduire, aujourd’hui un permis de travailler. Le taux de réussite et son évolution est donc une métrique métier forte de réussite de cette mission. Observer comment la réforme impacte cette métrique offre ainsi une lecture claire à tous les niveaux de métiers. Ici on se centre sur l’universalité de la métrique choisie pour tous nos utilisateurs
  13. 13. There is a better way 13 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Un changement d’outil et de métier est aussi l’occasion de rafraîchir, revisiter les KPIs métier. Puisque les outils, les métiers, évoluent ; nos outils de pilotage aussi. 4 - Réformer les métriques métiers ● 1 - Du point de vue de la DSR ○ Nombre de candidats en cours de parcours par examinateur ○ Probabilité qu’un créneau engendre un conducteur (taux de réussite net) ○ Taux de créneaux sans présentation ni réservation ○ Taux de remplissage des centres d’examens ● 2 - Du point de vue des AEs ○ Temps de disponibilité des créneaux ○ Taux d’annulation et nombre de réservations ○ Délais entre la date de réservation et la date d’examen ● 3 - Du point de vue des candidats ○ Estimation du temps médian/rapidité d’accès au premier examen ○ Taux de réussite au premier examen de conduite (contrôlé) Une structuration des KPIs s’articulant autour des utilisateurs permet une meilleur lisibilité, un meilleur engagement des métiers. Ici on se centre sur la l’interprétabilité métier des métriques par nos utilisateurs
  14. 14. There is a better way 14 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Pourquoi des tables métiers / un datamart (comptoir de données) pour RdvPermis La fiabilité, la qualité et l’utilisation réelle en ligne de mire Approche historique Approche avec comptoir de données Avec un comptoir de données, sa valeur est plus accessible, plus fiable et rapidement utilisable. Source de donnée RdvPermis Entrepôt de la donnée Bdd RdvPermis Aurige SNPC Utilisateurs Analytique Edition de rapport R&D Source de donnée RdvPermis Entrepôt de la donnée Bdd RdvPermis Aurige SNPC Utilisateurs Analytique Edition de rapport R&D Comptoir de la donnée Candidat Conducteur Créneaux ETGOA APEP APEP ETGOA
  15. 15. There is a better way 15 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Diffèrent niveaux d’investissement dans la donnée Exploration Industrialisation Système apprenant L’utilisation de la donnée au service des métiers d’ERPC suit un parcours aux étapes claires, chacune porteuse de valeur. L’exploration enrichit notre connaissance et résout des besoins ponctuels. L’industrialisation pérennise l’utilisation de la métrique et de l’outil centré sur la donnée. Les systèmes apprenants fournissent des prescriptions et libèrent ainsi les métiers.
  16. 16. There is a better way 16 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Comment : La feuille de route data de RdvPermis Cadrage Construction Expérimentation Généralisation Début de l’utilisation de la donnée pour accompagner RdvPermis via l’exploration et l’étude des données historiques Mise en place d’un datamart et des premiers outils de pilotage pour les BERs et la DSR. RdvPermis Généralisation des outils de pilotage à tous les utilisateurs, mise en place des système apprenants.
  17. 17. There is a better way 17 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Suivre les élèves, les candidats, les conducteurs Élève Livret Numérique Candidat RdvPermis Conducteur Gestion des droits à Conduire Une acquisition des données à chaque étape du cycle de vie des conducteurs permet une meilleure compréhension de leurs comportements. On peut ainsi étudier le lien entre la formation reçue et le comportement des conducteurs. Plateforme Data
  18. 18. There is a better way 18 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Data Science centrée utilisateur : Retour sur expérience ● Points forts ○ La connaissance de nos utilisateurs et de leurs comportements est fortement améliorée ○ Des services plus adaptés aux besoins des utilisateurs et des outils d’aide au pilotage plus objectifs ○ L’usage de la donnée est pérennisé plus facilement car la création des ressources (e.g. datamart) est implémenté plus tôt dans le cycle de vie de l’application RdvPermis, tout comme leurs usages. ● Point d’amélioration ○ Arrivée de l’équipe data, en amont, dès le cadrage
  19. 19. There is a better way 19 OCTO Part of Accenture © 2021 - All rights reserved Nous réalisons des missions de conseil IT et nous développons vos applications stratégiques… Différemment.

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