Como criar gráficos profissionais em excel

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Como criar gráficos profissionais em excel

  1. 1. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 1 Como Criar Gráficos Profissionais em Excel R a t I n g Crítico Fora do padrão Normal 32,0% Material elaborado pela Argos Consulting 2004 © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  2. 2. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 2 1.INTRODUÇÃO..................................................................................................................................4 O QUE É UM GRÁFICO............................................................................................................................4 O EXCEL E OS GRÁFICOS......................................................................................................................4 2.COMO CRIAR RAPIDAMENTE GRÁFICOS NO EXCEL........................................................5 USANDO TECLAS DE ATALHO................................................................................................................5 COM O ASSISTENTE................................................................................................................................5 3.A INTERFACE DE GRÁFICOS NO EXCEL................................................................................8 OS MENUS DE GRÁFICO..........................................................................................................................8 O MENU FERRAMENTAS > OPÇÕES......................................................................................................9 O MENU “OCULTO”..............................................................................................................................10 4.APRESENTAÇÃO DOS PRINCIPAIS GRÁFICOS DO EXCEL – E COMO ESCOLHÊ- LOS......................................................................................................................................................11 A ESCOLHA DA MENSAGEM.................................................................................................................12 A COMPARAÇÃO...................................................................................................................................14 TIPOS DE GRÁFICOS.............................................................................................................................17 QUADRO-RESUMO DA RELAÇÃO GRÁFICOS X TIPO DE DADOS..........................................................23 CRIANDO UM GRÁFICO PADRÃO........................................................................................................23 CRIANDO GRÁFICOS PERSONALIZADOS..............................................................................................25 5.PERSONALIZANDO FORMATO DOS GRÁFICOS NO EXCEL...........................................27 INCLUINDO ÍCONES (TIMBRES, IMAGENS, ETC)..................................................................................27 INSERINDO FIGURAS AO INVÉS DE BARRAS E COLUNAS.....................................................................28 6.CRIANDO GRÁFICOS ESPECIAIS NO EXCEL......................................................................30 (1) ÁREA AUTO-EXPANSÍVEL...............................................................................................................30 (2) TAMANHO VARIÁVEL.....................................................................................................................33 (3) DETERMINANDO A SÉRIE DE DADOS DEPENDENDO DA LINHA.....................................................37 (4) CRIANDO UM GRÁFICO INTERATIVO.............................................................................................39 (5) ADICIONANDO UMA LINHA HORIZONTAL AO GRÁFICO................................................................40 (6) ADICIONANDO UMA LINHA VERTICAL AO GRÁFICO.....................................................................41 (7) GRÁFICO DE “TERMÔMETRO”.......................................................................................................44 (8) GRÁFICO DE “VELOCÍMETRO” (I).................................................................................................45 (9) GRÁFICO DE “VELOCÍMETRO” (II)...............................................................................................46 (10) FORMATAÇÃO CONDICIONAL DE GRÁFICOS...............................................................................47 (11) GRÁFICOS DE GANTT....................................................................................................................48 © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  3. 3. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 3 (12) GRÁFICOS COM MÍNIMOS E MÁXIMOS.........................................................................................49 (13) GRÁFICOS DIFERENTES COMBINADOS.........................................................................................52 (14) GRÁFICOS DINÂMICOS.................................................................................................................53 7.EXPORTANDO GRÁFICOS DO EXCEL PARA OUTROS FORMATOS.............................57 EXPORTANDO PARA OUTROS APLICATIVOS OFFICE..........................................................................57 EXPORTANDO PARA FORMATOS GRÁFICOS........................................................................................57 8.DICAS E TRUQUES.......................................................................................................................58 TIPOS DE FONTES.................................................................................................................................58 CORES...................................................................................................................................................58 LARGURA DE GRÁFICOS......................................................................................................................61 © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  4. 4. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 4 1.1. IntroduçãoIntrodução OO QUEQUE ÉÉ UMUM GRÁFICOGRÁFICO Um gráfico nada mais é do que a representação gráfica de valores numéricos. O recurso de gráficos faz parte das planilhas desde a época do Lótus 1-2-3. Com a evolução das planilhas eletrônicas, os recursos de gráficos oferecidos também se desenvolveram, oferecendo hoje, no Excel, uma vasta gama de opções. Ao apresentar os dados de forma gráfica e organizadas, os gráficos são particularmente úteis para sumarizar uma série de números e suas inter-relações. Ao criar um gráfico você consegue evidenciar coisas que de outra forma não conseguiriam ser evidenciadas. OO EEXCELXCEL EE OSOS GGRÁFICOSRÁFICOS Antes de criar um gráfico é preciso que você tenha uma série de valores, conhecidos como dados. Estes dados podem estar em uma planilha, em várias planilhas ou ainda em várias pastas de trabalho (arquivos). O gráfico é basicamente uma figura criada pelo Excel em virtude de um comando, e apesar do Excel apresentar centenas de possibilidades, ele não é um sistema especialista em gráficos. Por isso não é possível criar o estado-da-arte em gráficos. Apesar desta limitação, você notará após a leitura deste material que dificilmente você precisará de algo mais além do que o Excel oferece. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  5. 5. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 5 2.2. ComoComo criarcriar rapidamenterapidamente gráficosgráficos nono ExcelExcel UUSANDOSANDO TECLASTECLAS DEDE ATALHOATALHO A forma mais rápida de criar um gráfico é: 1. Crie a tabela com os dados; 2. Marque a área com todos os dados (incluindo títulos); 3. Aperte f11. Isso criará um gráfico padrão em sua planilha, que poderá posteriormente ser alterado. Veremos mais adiante como alterar o gráfico padrão que é criado pelo Excel. CCOMOM OO ASSISTENTEASSISTENTE 1. Crie a tabela com os dados; 2. Clique em Inserir > Gráfico; 3. Em seguida selecione o tipo e subtipo de gráfico. Em nosso exemplo, vamos criar um simples de colunas. 4. Em seguida, clique em Avançar. 5. Em Intervalo de dados, marque a área total do gráfico, incluindo os títulos. No exemplo da planilha, nossa área é a de A2:D5. 6. Selecione a opção Linhas; desta forma o Excel entenderá que a série de dados a ser plotada está localizada nas linhas e não nas colunas 7. Na guia seqüência o Excel automaticamente já criou nossas séries. Basta clicar em avançar © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  6. 6. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 6 8. Em Título, acrescente os títulos conforme deseje (mais à frente detalharemos como definir bons títulos para gráficos). 9. Em Eixos deixe selecionada a exibição de eixos X e Y; assim o Excel mostrará nos respectivos eixos seus valores. A não marcação dele indica que o gráfico não terá eixos com valores. 10. Em linhas de grade selecione onde deseja ter linhas de grade aparecendo. Em nosso exemplo, basta deixar o que o Excel definiu: 11. 11. Em legenda escolha a posição onde deve aparecer a legenda dos dados. 12. Em rótulo de dados selecione se deseja e que tipo de dados deseja ver no gráfico. As opções são: • Nome da série: aparece Produto A, Produto B,... • Nome da categoria: aparecem os anos • Valor: aparece o valor de cada barra © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  7. 7. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 7 13. Em tabela de dados informe se deseja que apareça abaixo do gráfico a tabela com os dados. 14. Depois basta clicar em avançar e selecionar se deseja que o gráfico fique na planilha com os dado ou se deseja que o Excel crie uma planilha somente para o gráfico. Neste exemplo, vamos colocar o gráfico na planilha com os dados. Em seguida, bata clicar em Concluir. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  8. 8. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 8 3.3. AA interfaceinterface dede gráficosgráficos nono ExcelExcel OOSS MENUSMENUS DEDE GRÁFICOGRÁFICO Depois de criado o gráfico, o Excel automaticamente adiciona um novo item de menu à planilha. Para usá-lo, basta selecionar o gráfico. As opções não se alteram em virtude do item que esteja selecionado no gráfico. Porém há uma barra de menus específica para gráficos. Para exibi-la, clique em Ferramentas > Personalizar. Em seguida, na guia Barra de ferramentas selecione a opção de menu Gráfico e clique em OK. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Suas opções: 1: Corresponde ao item selecionado. Ao abrir esta opção o Excel mostra todos os itens disponíveis para formatação; 2: Propriedades do item. Dado um item selecionado na opção 1, o Excel apresenta ao clicar neste botão as opções de formatação do item selecionado; 3: Tipo de gráfico: nesta opção altera-se rapidamente o formato dos gráficos; 4: Legenda: se estiver pressionado mostra a legenda; se não, a oculta; 5: Tabela de dados: pressionado mostra, não pressionado, oculta; 6: Por linha: mostra os dados distribuídos na planilha por linhas; 7: Por coluna: mostra os dados distribuídos na planilha por colunas; 8: Inclinar sentido horário: disponível apenas para textos (títulos e eixos), ele inclina os textos diagonalmente no sentido horário e 9: Inclinar sentido anti-horário: disponível apenas para textos (títulos e eixos), ele inclina os textos diagonalmente no sentido anti-horário. A vantagem deste menu é a facilidade com que podemos acessar as propriedades / formatos dos itens de um gráfico (para alterar dados, adicionar linhas de tendência, use o menu que está no Excel ou o botão direito do mouse) © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  9. 9. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 9 É comum usuário se perder e não conseguir encontrar onde formatar determinado item; por isso, recomendo usar sempre este menu para acessar rapidamente as opções de gráfico. OO MENUMENU FFERRAMENTASERRAMENTAS >> OOPÇÕESPÇÕES Se o gráfico estiver selecionado e clicar-se no menu acima, aparecerá a seguinte opção: Ela é útil em gráficos onde se tenham valores zero. As opções disponíveis são: Não plotadas: neste caso, o gráfico é interrompido onde tiver um zero Zero: neste caso, o gráfico “desce” até o zero e em seguida volta ao próximo valor. Interpolado: Neste caso, quando tiver um zero, o gráfico continua até o próximo ponto. As opções de dicas servem para indicar se queremos ver os pontos onde o cursor estiver. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  10. 10. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 10 OO MENUMENU ““OCULTOOCULTO”” Quando você desejar copiar um gráfico para, por exemplo, colá-lo em um arquivo de Word , PowerPoint, etc, tem a opção de copiar o gráfico como uma figura. Para fazê-lo, clique sobre o gráfico com a tecla shift pressionada e em seguida clique no meu Editar. Lá aparecerá uma opção chamada Copiar Figura... Clique sobre ela e aparecerão as seguintes opções: Aparência: esta opção afeta a aparência do gráfico. As opções são para resolução de tela ou de impressão. Tamanho: se for escolhido “como será quando impresso" tamanho do gráfico será diferente do original. Seu tamanho será como se ele estivesse em uma planilha de gráfico exclusiva; caso contrário será do tamanho mostrado na tela. Formato: disponível somente se a opção como mostrada na tela estiver selecionada. A opção Figura tem qualidade superior ao bitmap. O seguinte menu:É comum usuário se perder e não conseguir encontrar onde formata determinado item; por isso, recomendo usar sempre este menu para acessar rapidamente as opções de gráfico. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  11. 11. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 11 4.4. ApresentaçãoApresentação dosdos principaisprincipais gráficosgráficos dodo ExcelExcel –– ee comocomo escolhê-losescolhê-los A seguir apresentaremos os principais gráficos disponíveis no Excel e suas principais aplicações. Nada impede que você use um determinado gráfico para uma finalidade não indicada para ele; o único inconveniente é a (grande) possibilidade do gráfico não conseguir transmitir as informações da melhor forma possível. O processo de definição do tipo de gráfico contempla um processo de 3 etapas: Nota-se pelo quadro acima que a escolha do tipo de gráfico não ocorre antes da mensagem, e sim após, posto que ele depende da mensagem a ser transmitida. A escolha do gráfico depende diretamente do quão você seja claro com relação à sua mensagem. Imagine o quadro a seguir: Se não soubermos a mensagem, podemos fazer vários tipos de gráficos, por exemplo, um mostrando que as vendas de 2002 foram maiores que as dos anos anteriores, ou mostrando que o produto a foi o que mais vendeu em todos os anos; ou ainda que a maior venda obtida foi com o produto B em 2003. Dá para notar que poderíamos fazer, só neste exemplo, 3 gráficos diferentes. Por isso, antes do gráfico, saiba sua mensagem. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 2001 2002 2003 Produto A R$ 1.150 R$ 1.900 R$ 1.350 Produto B R$ 1.040 R$ 1.350 R$ 1.920 Produto C R$ 1.690 R$ 1.330 R$ 1.080 mensagem comparação Escolha do gráfico
  12. 12. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 12 AA ESCOLHAESCOLHA DADA MENSAGEMMENSAGEM Na maioria dos casos (para não dizer na totalidade), os gráficos começam com um título: “vendas totais” “volume vendido” etc, etc. Isso não é mensagem. Mensagem é: “Vendas de 2003 foram maiores que dos anos anteriores” “O produto x teve uma perda de receita no último ano” etc Por isso, ao se criar um gráfico, é preciso que se saiba o que se deve transmitir. É melhor um gráfico assim: resultados 1997-2003 -6000 -5000 -4000 -3000 -2000 -1000 0 1000 2000 3000 4000 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Ou assim ? © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  13. 13. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 13 O lucro aponta tendência de crescimento -6000 -5000 -4000 -3000 -2000 -1000 0 1000 2000 3000 4000 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  14. 14. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 14 AA COMPARAÇÃOCOMPARAÇÃO Uma vez definida a mensagem, é necessário saber-se o que comparar. Esta etapa é a que une a mensagem ao gráfico a ser criado. E independente do tipo de mensagem, ela levará a um dos 5 tipos de comparação:  Componente Usada quando se deseja mostrar um pedaço de um todo, tal como um percentual. Sempre que sua mensagem contiver palavras tais como percentual do total, parcela, market share deve-se usar a comparação. Exemplo: vendas de produtos em relação ao total.  Item Para ser usada quando se querem comparar como as coisas se comparam do tipo maior, menor, igual . Palavras como maior do que, menor do que, igual são indicativos de um gráfico de item.  Série temporal Neste caso estamos interessados em como os números mudam em relação ao tempo. Palavras como mudança, crescimento, declínio, aumento, flutuação são indicativos de um gráfico de série temporal.  Distribuição de freqüência Este tipo de comparação mostra quantos;itens pertencem à determinada faixa de dados. Por isso, usamos a distribuição de freqüência quando queremos indicar quantas vendas superaram determinada meta, etc. Palavras como concentração, freqüência, distribuição são indicativos de um gráfico de distribuição de freqüência.  Correlação Mostra se há relação entre duas variáveis, ou se duas variáveis seguem determinado comportamento esperado. Palavras como cresce com, muda com,variam com, ou ainda não varia com, não cresce com, etc. relacionam-se a comparações de correlação. Podemos resumir na pequena tabela abaixo os tipos de comparação: Componente Percentual do total Item Ranking de itens Série temporal Muda com o tempo Distribuição Itens em faixas Correlação Relação entre variáveis © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  15. 15. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 15 Exercício Indique abaixo o tipo de comparação melhor indicada para os seguintes casos: a) As vendas projetam-se crescer nos próximos 12 meses:__________________________ b) A maior parte das vendas foram do modelo XY:________________________________ c) Em janeiro, as vendas superaram dezembro em 10%:___________________________ d) Os vendedores gastam apenas 20% do tempo em campo:_______________________ e) A maior parte das despesas são administrativas:________________________________ f) Em agosto, as despesas financeiras foram as menores do ano de 2003:_____________ g) Há uma forte relação entre o preço do petróleo e do plástico:_____________________ © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  16. 16. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 16 Respostas: a) série temporal b) freqüência / item c) item d) componente e) componente f) item g) correlação © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  17. 17. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 17 TTIPOSIPOS DEDE GGRÁFICOSRÁFICOS Os tipos mais comuns de gráficos são os seguintes:  Pizza O gráfico de pizza é mais bem aplicado em dados do tipo comparação já que ele mostra visualmente uma parte em relação ao todo. Para a sua maioria, deve-se não utilizar mais do que seis componentes. Caso tenha mais do que 6, crie os 5 mais importantes e o restante classifique-os como “ outros”. Pelo fato do olho humano estar acostumado a uma visão em sentido horário, coloque o segmento principal na linha das 12 horas, e coloque uma cor de contraste. (por exemplo, amarelo contra um fundo preto) ou no caso de um gráfico em preto e branco use o padrão mais intenso. Porém o gráfico de pizza serve apenas para se comprar um componente no total. Caso haja mais do que dois componentes a serem comparados então use um gráfico de barras. Veja o exemplo: Assim fica melhor: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Produto A Produto B Produto C 2001 2002 2003
  18. 18. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 18  Barras O gráfico de barras representa melhor comparação de itens. Nele, o eixo vertical não é uma escala, somente rótulos de itens. Por isso, você pode alinhar as barras da forma que melhor mostra a comparação dos itens, que ocorre no eixo horizontal. Num gráfico de barras, o espaço entre elas deve ser menor do que sua largura, e certifique-se de contrastar a barra do item base da melhor maneira possível, de forma a reforçar a mensagem do título. Para identificar os valores use um escala acima (ou abaixo) ou ainda números ao final das barras; nunca ambos. Use uma escala, se for importante mostrar as relações, e use números se forem importantes para a sua mensagem. Também é razoável usar a escala e o número que precisa ser enfatizado. Há seis variações importantes no gráfico de barras: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  19. 19. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 19 Legenda: (1) o primeiro tipo serve para indicar valores positivos e negativos (2) identifica o mix de dois componentes, por exemplo, vendas mercado interno e externo (3) mostra os componentes que perfazem um total (4) compara vários aspectos de um mesmo item (5) mostra a diferença entre valores mínimos e máximos (6) mostra a correlação entre dois itens Há duas principais razões de se usar um gráfico de barras ao invés de colunas: • evita que o usuário se confunda achando que representa uma série histórica • no caso de itens com nomes extensos, evita que fiquem desalinhados por não caberem na largura das colunas © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  20. 20. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 20  Colunas Quando os dados mostram-se relacionados a um período de tempo, a utilização do gráfico de colunas torna-se necessário. Uma série de tempo Pode ser mais bem demonstrada com ou um gráfico de colunas ou de linhas. Caso tenha poucos dados (7, 8) use o de colunas; para maiores quantidades use o de linhas. As sugestões para um gráfico de colunas são as mesmas para o gráfico de barras: • Faça o espaço entre as colunas menor do que suas larguras • Use cores ou tons de preto para enfatizar um ponto no tempo em relação aos demais ou para distinguir historio de projetado. Tal como no de barras, há vários subtipos de gráficos: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  21. 21. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 21 Legenda: (1) o primeiro tipo serve para indicar ao longo do tempo, valores positivos e negativos (2) mostra a diferença entre valores mínimos e máximos ao longo do tempo (3) o agrupado, onde as colunas ficam agrupadas, compara dois itens no mesmo período de tempo e mostra suas evoluções ao longo de um período de tempo (4) mostra como os componentes contribuíram para o total ao longo do tempo (5) de degraus, sem espaço entre as colunas é mais bem utilizado em casos onde os dados mudam abruptamente em intervalos de tempo irregulares.  Linhas Sem dúvida, o gráfico de linhas é o mais utilizado, além de ser o mais claro e o mais fácil de discernir se a tendência é de crescimento ou de queda, ou ainda, se mantém constante. Quando preparar um gráfico e linhas, certifique-se de que a linha seja mais grossa que a linha base, e que esta seja um pouco mais Gross que as linhas dos eixos x e y. As linhas de grade em um gráfico do tipo devem servir apenas de referência, e não como atenção principal. No caso do gráfico de linhas, há somente dois tipos: linhas agrupadas e de superfície. O gráfico de linhas compara a performance de dois ou mais itens. Neste tipo, deve-se distinguir com cores contrastantes a linha principal das demais. O desafio é decidir quantas linhas devem ser mostradas simultaneamente para que o gráfico não vire um prato de espaguete. Uma técnica de evitar a bagunça é criar gráficos com duas em duas linhas, nas quais a linha principal aparece em todos eles. Pro exemplo, mostraríamos 3 gráficos, mostrando a receita em todos e comprando-os com tipos de despesa. O gráfico de superfície mostra na forma de uma área demarcada os valores de cada item. É preciso atenção neste tipo de gráfico para que alguns valores não fiquem “escondidos” atrás das superfícies. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  22. 22. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 22  XY O gráfico XY serve par mostrar a correlação –ou a ausência - entre variáveis. Sua principal característica é que ao contrário do que imagina, o eixo X não é de tempo, e sim de valores. Além disso, é possível acrescentar linhas de tendência, para verificar a efetiva relação – ou não - entre as variáveis. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida Há relação entre o preço e o volume vendido 0 50 100 150 200 250 300 150 160 170 180 190 Preço de Venda UnidadesVendidas Há relação entre o preço e o volume vendido y = -2,1914x + 601,4 R2 = 0,94 0 50 100 150 200 250 300 150 160 170 180 190 Preço de Venda UnidadesVendidas
  23. 23. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 23 QQUADROUADRO--RESUMORESUMO DADA RELAÇÃORELAÇÃO GRÁFICOSGRÁFICOS XX TIPOTIPO DEDE DADOSDADOS Abaixo segue um quadro resumo para facilitar a escolha do melhor tipo de gráfico para cada tipo de dados existente: Componente Item Série temporal Freqüência Correlação Pizza Barras Colunas Linhas XY CCRIANDORIANDO UMUM GGRÁFICORÁFICO PPADRÃOADRÃO Toda vez que criamos rapidamente um gráfico no Excel, ele cria um determinado tipo de gráfico. Porém é possível criarmos um novo gráfico e defini-lo com padrão, ou ainda usar outro gráfico existente no Excel e também torná-lo padrão. Além disso, é possível criarmos outros vários gráficos personalizados e os deixarmos “armazenados” no Excel. Inicialmente vamos criar um padrão para ser criada toda a vez em que clicarmos na tecla F11. Começamos criando-o conforme explicado no início da apostila. Em nosso exemplo, criamos o gráfico abaixo: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 2001 R$ 0 R$ 200 R$ 400 R$ 600 R$ 800 R$ 1.000 R$ 1.200 R$ 1.400 R$ 1.600 R$ 1.800 Produto A Produto B Produto C
  24. 24. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 24 Em seguida, clicamos nele e no menu Gráfico > Tipo de Gráfico. Após isso, clique no botão Definir como padrão. Responda afirmativamente à confirmação, dê um nome para ele, uma explicação (veja a tela) e em seguida clique em OK. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  25. 25. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 25 CCRIANDORIANDO GRÁFICOSGRÁFICOS PERSONALIZADOSPERSONALIZADOS Além do gráfico padrão, também podemos criar gráficos personalizados para serem escolhidos e usados dependendo de sua necessidade. A principal vantagem em se criar um gráfico personalizado é não perder mais tempo criando gráficos com cores, timbres, fontes toda a vez em que precisamos criar um novo. Neste caso, bastaria selecionar na biblioteca de gráficos e ele é criado automaticamente. Depois de criado um gráfico com todas suas características desejadas (conforme já visto anteriormente); depois de concluí-lo clique sobre ele e em seguida no menu Gráfico > Tipo de Gráfico. Em seguida, selecione a guia Tipos Personalizados. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  26. 26. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 26 Marque a caixa Definido pelo usuário e em seguida clique em Adicionar: Em seguida clique em OK até ele ser armazenado. Agora, toda a vez em que se precisar usá-lo, basta selecionar na guia Tipos Personalizados a opção Definido pelo usuário e aplicá-lo a qualquer outro gráfico criado. DICAS 1) Para excluir um gráfico personalizado, clique em qualquer gráfico criado no excel, em seguida em Tipo de Gráfico > Tipos Personalizados > Definido pelo usuário. Selecione o gráfico que deseja excluir e em seguida clique no botão Excluir. 2) Ao se criar um gráfico personalizado, o Excel cria uma pasta com o nome xlusrgal.xls que é o local onde o excel armazena os gráficos personalizados. Se quiser disponibilizar para outro usuário, basta copiá-lo e colar no mesmo diretório onde estava no micro original. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  27. 27. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 27 5.5. PersonalizandoPersonalizando formatoformato dosdos gráficosgráficos nono ExcelExcel IINCLUINDONCLUINDO ÍCONESÍCONES ((TIMBRESTIMBRES,, IMAGENSIMAGENS,, ETCETC)) Para inserir-se uma figura de fundo no gráfico, clique sobre o mesmo com o botão direito e selecione Formatar área do gráfico (isso também pode ser feito pelo menu de gráficos, em Formatar > Área do Gráfico Selecionada ou ainda pela barra de ferramentas). Na opção padrões clique no botão efeitos de preenchimento. Na guia gradiente selecione a forma com que quer que apareça o fundo do gráfico, se com duas cores, com padrões pré-formatados, etc. Em textura, selecione uma textura que queira utilizar. Em padrão selecione o padrão de cores que quer ver Finalmente em figura, é onde se seleciona um timbre, imagem, etc para se incluir o fundo do gráfico. Clique no botão selecionar figura e selecione uma figura. Depois vá clicando em OK até o gráfico conter sua figura. Também se podem inserir figuras dentro das barras / colunas do gráfico. Desta forma, ao invés de aparecer uma barra contínua, insere-se uma figura que represente, por exemplo, mil unidades. Depois de clicar sobre as colunas (e não sobre o gráfico), clicamos em Formatar seqüência de dados e em seguida na guia padrões e em Efeitos de Preenchimento clicamos na guia figura. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  28. 28. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 28 Depois de selecionarmos a figura, marcamos à esquerda a opção empilhar e dimensionar e informamos a quantidade, por exemplo, 200. Isso significa que cada imagem representa duzentas unidades. Se sua coluna tiver um valor de, por exemplo, 1.000, irão aparecer 5 figuras. Veja o exemplo: IINSERINDONSERINDO FIGURASFIGURAS AOAO INVÉSINVÉS DEDE BARRASBARRAS EE COLUNASCOLUNAS Uma alternativa às colunas e barras que aparecem nos gráficos são as chamadas autoformas do Excel. Suas principais vantagens são a de oferecer formatos além de um retângulo e permitirem a transparência, o que auxilia na criação de gráficos com lay-outs diferenciados. Vamos a um exemplo: Para alterarmos o lay-out do gráfico, é preciso inserir na planilha, em qualquer lugar, uma autoforma. No exemplo, vamos utilizar uma seta para cima na categoria Setas Largas (não se preocupe com o tamanho dela) Depois, clique sobre ela, copie-a, clique sobre as barras no gráficos (certifique-se de que todas foram marcadas) e clique em colar. O gráfico ficará como ao lado. Para aplicar cores e transparência a ela, é preciso fazê-lo antes de colá-la no gráfico. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 2001 R$ 0 R$ 200 R$ 400 R$ 600 R$ 800 R$ 1.000 R$ 1.200 R$ 1.400 R$ 1.600 R$ 1.800 Produto A Produto B Produto C 2003 R$ 0 R$ 200 R$ 400 R$ 600 R$ 800 R$ 1.000 R$ 1.200 R$ 1.400 R$ 1.600 R$ 1.800 Produto A Produto B Produto C 2003 R$ 0 R$ 200 R$ 400 R$ 600 R$ 800 R$ 1.000 R$ 1.200 R$ 1.400 R$ 1.600 R$ 1.800 Produto A Produto B Produto C
  29. 29. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 29 Depois de criar a autoforma, clique sobre ela com o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar AutoForma. Em seguida aplique as cores que desejar. Se quiser que ela fique transparente, selecione a opção Semi-transparente. Depois disso, cole-a no gráfico conforme explicado acima. Ficará assim: Agora, toda a vez em que se precisar usá-lo, basta selecionar na guia Tipos Personalizados a opção Definido pelo usuário e aplicá-lo a qualquer outro gráfico criado. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 2003 R$ 0 R$ 200 R$ 400 R$ 600 R$ 800 R$ 1.000 R$ 1.200 R$ 1.400 R$ 1.600 R$ 1.800 Produto A Produto B Produto C
  30. 30. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 30 6.6. CriandoCriando gráficosgráficos especiaisespeciais nono ExcelExcel Estes exemplos fazem parte da pasta chamada Exemplos.xls. (1)(1) ÁÁREAREA AUTOAUTO--EXPANSÍVELEXPANSÍVEL Estes gráficos não são os criados através de tabelas dinâmicas, mas que se ajustam automaticamente de acordo com o tamanho da faixa de dados: Provavelmente você já se precisou montar gráficos cujas áreas iam aumentando à medida que o tempo passava; por exemplo, gráficos de vendas no mês, onde no dia 1º só há um dado e no 30º, 30 dados. Desta forma, ou ajusta-se a cada novo dado o gráfico, ou então se cria um gráfico fica assim: Porém há uma forma de se criar um gráfico que se ajusta automaticamente. Primeiramente, vamos nomear a faixa de dados de datas e valores. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  31. 31. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 31 Vamos criar um novo nome: gráfico No campo “refere-se a:” vamos inserir uma fórmula que “entenda” o número de linhas utilizadas pelos nossos dados. A fórmula ficará: =DESLOC(exemplo!$A$4;0;0;CONT.VALORES(exemplo!$B:$B)-1;2) Para entendê-la: Cont.valores(b:b) irá contar quantas células estão preenchidas na coluna B. Como temos o título, descontamos 1. Em nosso exemplo, temos 2 linhas de valor. A função DESLOC tem a seguinte sintaxe: Desloc(célula inicial;linhas abaixo;colunas à direita;altura;largura) Em nosso exemplo, começamos na célula B4. Vamos começar dela mesma, por isso, colocamos zero em linhas à direita e colunas abaixo. Em seguida, colocamos o total de linhas ocupadas menos 1. Isto significa que da célula B4, vamos 2 linhas para baixo (começando na 4). Por isso, vamos até a linha 5. Na largura, informamos 2, pois queremos 2 colunas à direita (começando na A). Em resumo, a função desloc trará, como resposta: A4:B5, que é área deste gráfico. Ao inserirmos novos dados, esta área automaticamente muda de tamanho. Em seguida, vamos criar outro nome: x_grafico. Sua função será: =(DESLOC(exemplo!$A$4;0;0;CONT.VALORES(exemplo!$A:$A)-1;1)) Ele é parecido com o anterior, mas trabalha apenas com a coluna ª E finalmente, criamos o y_grafico: =(DESLOC(exemplo!$B$4;0;0;CONT.VALORES(exemplo!$B:$B)-1;1)) Que trabalha somente com a coluna B. Agora, vamos criar nosso gráfico. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  32. 32. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 32 No Excel, clicamos em Inserir > Gráfico: Selecionemos o de colunas e em seguida, clicamos em Avançar. Em intervalo de dados, digitamos: =exemplo!gráfico Ou seja, a área variável que chamamos de gráfico. Seriem, marcamos como Colunas. Em seqüência: Em nome: Volume de Vendas Em valores: =exemplo!y_grafico Em Rótulos do Eixo das categorias: =exemplo!x_grafico Não vamos nos ater nas outras particularidades (título, cores, etc). Clicamos em OK e teremos o seguinte gráfico: Se inserirmos novos dados na tabela original, o gráfico automaticamente se adaptará. Como Não limitamos o total de linhas, podemos ter 300, 400 linhas que o gráfico muda automaticamente. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  33. 33. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 33 (2)(2) TTAMANHOAMANHO VARIÁVELVARIÁVEL Estes gráficos são particularmente úteis em casos de grande volume de dados, onde se deseja “ver” apenas uma parte deles. É possível pelo Excel criar um gráfico de adapta-se à área desejada. Sua diferença em relação ao que vimos no anterior é que neste definimos um valor mínimo, um máximo e a quantidade de valores dentro dele, enquanto que no visto em nosso exe4mplo anterior se alterava em relação ao valor máximo. Vamos criar uma tabela como a que está na planilha de exemplo: Tamanho da faixa: É variável. Em nosso exemplo, vamos usar 10. Isto significa que nosso gráfico mostrará 10 registros de cada vez. Mínimo: usamos 0. Máximo: Usamos a função cont.valores para verificar o total de itens em nossa lista. Desta forma, o número máximo de registros no gráfico é a quantidade de registros da lista. Na coluna F temos os valores que serão usados pelo gráfico. Sua função será explicada a seguir. A primeira coisa a fazer é criarmos uma barra de rolagem para usarmos em nosso gráfico. Clique em Exibir > Barra de ferramentas > Formulários. Irá aparecer o seguinte menu: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  34. 34. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 34 Depois de criado, clique sobre ele com o botão direito do mouse e clique na opção Formatar Controle Na guia Formatar Controle Coloque os seguintes valores: Valor mínimo: 0 Valor máximo: é o total de registros na planilha. Digite o valor calculado na planilha (em textos futuros mostraremos como vincular este valor ao da planilha). Vínculo da célula:é uma célula qualquer que receba o valor mostrado pelo controle. No exemplo, selecionamos a célula F5. Não precisa fazer mais nada. Basta clicar em OK. Em seguida, vamos criar os nomes a serem usados no gráfico: gráfico: =DESLOC(exemplo!$A$4;exemplo!$F$5;0;exemplo!$E$4;2) eixo_x: =DESLOC(exemplo!$A$4;exemplo!$F$5;0;exemplo!$E$4;1) © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida Selecione o item marcado com a seta e desenhe-o em sua planilha.
  35. 35. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 35 eixo_y: =DESLOC(exemplo!$A$4;exemplo!$F$5;1;exemplo!$E$4;1) Note que: A célula F5 corresponde à primeira linha da faixa que estará no gráfico. A célula E4 corresponde ao tamanho do gráfico. No exemplo, ele mostra de 10 em 10 valores. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  36. 36. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 36 Agora, vamos criar nosso gráfico. No Excel, clicamos em Inserir > Gráfico: Selecionemos o de linhas e em seguida, clicamos em Avançar. Em intervalo de dados, digitamos: =exemplo!gráfico Ou seja, a área variável que chamamos de gráfico. Seriem, marcamos como Colunas. Em seqüência: Em nome: receita total Em valores: =exemplo!eixo_y Em Rótulos do Eixo das categorias: =exemplo!eixo_x Não vamos nos ater nas outras particularidades (título, cores, etc). Clicamos em OK e teremos o seguinte gráfico: Para ele alterar, basta clicar sobre o botão que ele automaticamente mudar a faixa de dados. Se quiser pegar mais que 10 registros por vez, basta alterar o valor que está na célula E4. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  37. 37. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 37 (3)(3) DDETERMINANDOETERMINANDO AA SÉRIESÉRIE DEDE DADOSDADOS DEPENDENDODEPENDENDO DADA LINHALINHA Este é um dos gráficos mais interessantes do Excel, pois permite alterar os dados somente selecionando uma nova linha de dados. Ele é bem útil em casos onde temos muitos dados e não queremos mostrá-los simultaneamente no gráfico. Vamos a ele: Primeiramente temos uma tabela com dados. Em nosso exemplo, temos várias cidades e volumes de venda para 4 produtos diferentes: Produto A Produto B Produto C Produto D São Paulo 1300 2000 3000 1700 Rio de Janeiro 1900 1900 3800 1800 Curitiba 1300 1800 3000 1600 Salvador 1300 1900 2600 1700 Ribeirão Preto 1100 1600 3600 1800 Santos 1900 1700 3100 1700 Sorocaba 1100 1700 3400 1800 Manaus 1600 1600 3600 1500 Fortaleza 1600 1700 3400 1500 Para criarmos o gráfico, vamos criar 3 nomes: Grafico: será a área de dados do gráfico. Em nosso exemplo será a linha selecionada, da coluna A até a E Eixo_y: será a área com os 4 valores dos produtos Título: corresponde ao nome da cidade que selecionarmos Para criarmos os nomes, vamos usar a função DESLOC, já explicada: Para gráfico: =DESLOC(Plan8!$A8;0;0;1;5). Importante: esteja com o cursos em cima da célula A8 de nosso exemplo; caso contrário não funcionará. Para eixo_y: =DESLOC(Plan8!$A8;0;1;1;4) Para título: =DESLOC(Plan8!$A8;0;0;1;1) O “pulo-do-gato” está no fato de não travarmos a linha no primeiro componente do desloc. Desta forma, à medida que descermos pelas linhas, o A8 vira A9, A10 e daí por diante. Agora, basta criarmos o gráfico. Em intervalo de dados coloque =Plan8grafico Na guia Seqüência : Em nome coloque =Plan8!titulo Em valores =Plan8!eixo_y Em Eixo das categorias X marque as células B7:E7. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  38. 38. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 38 Depois o gráfico está criado. Para exibir cada item, basta selecionar um nome de cidade e clicar em F9. O gráfico automaticamente será alterado para a cidade selecionada. Há uma forma de automatizar e não ser mais necessário clicarmos em F9. Basta inserir uma macro. Na planilha onde o gráfico foi criado, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Exibir código. Em seguida coloque o seguinte código na tela me branco que aparecerá: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If ActiveCell.Row > 7 And ActiveCell.Row < 17 Then ActiveSheet.Calculate End Sub Basicamente o código recalcula a planilha se o cursos estiver entre as células 8 e 16, que em nosso exemplo são as linhas com nossos dados. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  39. 39. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 39 (4)(4) CCRIANDORIANDO UMUM GRÁFICOGRÁFICO INTERATIVOINTERATIVO Vamos criar agora um gráfico interativo, onde o usuário seleciona em uma caixa de texto o produto que deseja ver. Para tanto, é preciso inicialmente criar este pequeno formulário. Clique em Exibir > Formulários Em seguida clique no botão denominado Caixa de Seleção: Depois, desenhe-o em algum lugar na planilha. Clique dentro dele e escreva Produto A. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar Controle. Na guia Controle no item vínculo de célula selecione a célula B4 e clique em OK. Isto significa que ao selecionar-se esta opção, aparecerá na célula B4 o valor VERDADEIRO, e se desmarcar, aparece FALSO. Faça o mesmo com os demais produtos, e lembre-se de que o Produto B relaciona-se à célula C4 e daí por diante. Depois de criados os 4 itens, vamos criar o gráfico. Em Inserir > Nome > Definir vamos criar um chamado serie_a Sua fórmula será: =SE('(4)'!$B$4=FALSO;'(4)'!$F$6:$F$14;'(4)'!$B$6:$B$14) Traduzindo: se o produto não estiver selecionado, ele pega uma faixa de dados em branco (no caso, F6 até F14, senão pega a área de dados com os valores do referido produto). Depois basta fazer para os demais, lembrando-se de trocar as células B$ por C$, etc e as áreas de B6:B14 para C6:C14, etc. Após isso, basta criar um gráfico de linhas. Na guia Seqüência crie 4 seqüências e em cada uma delas coloque: ='(4)!serie_a ='(4)!serie_b etc Depois de concluído, Crie o gráfico e basta clicar sobre o nome dos produtos para poder mostrar e ocultar os produtos desejados. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  40. 40. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 40 (5)(5) AADICIONANDODICIONANDO UMAUMA LINHALINHA HORIZONTALHORIZONTAL AOAO GRÁFICOGRÁFICO Isso é diferente da linha de grade, que é padrão. Neste caso, você irá criar uma linha horizontal para, por exemplo, indicar um valor limítrofe. Vamos usar o mesmo quadro a seguir e vamos adicionar uma linha para indicar o limite de volume de 1.250. Para tanto, basta colocarmos em uma tabela ao lado dos dados valores de 1.250 repetidos, como abaixo: Volume de Vendas Valor Limite janeiro 1300 1250 fevereiro 1900 1250 março 1300 1250 abril 1300 1250 maio 1100 1250 junho 1900 1250 julho 1100 1250 agosto 1600 1250 setembro 1600 1250 outubro 1600 1250 novembro 1700 1250 dezembro 1600 1250 Depois, basta criar o gráfico (de linhas) colocando ambas as seqüências. Para que ele fique melhor apresentável, clique com o botão direito do mouse sobre o eixo x (das datas), selecione formatar eixo e na guia escala, desmarque a opção Eixo dos valores (y) cruza entre as categorias. Desta forma, o mês de janeiro irá se situar no eixo, e não começando à direita. Isso permite que a linha horizontal de limite comece junto ao eixo Y e não fique desconectada do eixo: Pelo mesmo critério pode-se criar quantos eixos forem precisos. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 0 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600 1.800 2.000 janeirofevereiro abril m aio junho julho agostosetem bro outubronovem brodezem bro
  41. 41. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 41 (6)(6) AADICIONANDODICIONANDO UMAUMA LINHALINHA VERTICALVERTICAL AOAO GRÁFICOGRÁFICO Neste exemplo, vamos separar as colunas de realizado e planejado por uma linha, e também vamos colorir com cores diferentes a área de planejado e a área de realizado. 1. Primeiramente, crie um gráfico de colunas padrão e retire sua legenda. 2. Em seguida crie na coluna ao lado uma faixa de valores (iguais ao valor máximo da lista original). 3. Na coluna ao lado, coloque letras R e P, para indicar realizado e planejado. Neste caso, quando tivermos valores planejados, a coluna mudará de cor. 4. Na coluna ao lado, insira uma função que, caso a letra seja P, aparece o valor da coluna C, senão mostra zero. Veja abaixo: 5. Depois, marque a área de dados da coluna E, copie, clique sobre o gráfico e clique em Editar > Colar especial. Marque a opção Novas seqüências e em Valores de Y em marque Colunas. Depois clique em OK. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida A B C D E Volume de Vendas janeiro 1300 2000 p 2000 fevereiro 1900 2000 p 2000 março 1300 2000 p 2000 abril 1300 2000 p 2000 maio 1100 2000 p 2000 junho 1900 2000 p 2000 julho 1100 2000 p 2000 agosto 1600 2000 p 2000 setembro 1600 2000 p 2000 outubro 1600 2000 p 2000 novembro 1700 2000 p 2000 dezembro 1600 2000 p 2000
  42. 42. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 42 6. Depois, clique sobre os dados originais, clique em Formatar > Seqüência de dados adicionada na guia Eixo marque a opção Eixo secundário. Depois clique em OK. 7. Agora, clique sobre a 2a seqüência de dados criada, faça o mesmo de cima, mas vá até a guia opções. No item espaçamento coloque zero e em seguida vá até a guia Padrões e selecione uma cor para estas colunas e na opção borda coloque Nenhuma. Dê OK. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  43. 43. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 43 8. Clique sobre o eixo do lado esquerdo com o botão direito do mouse, Formatar Eixo e na guia Escala coloque no item máximo o valor que está na coluna B da tabela (em nosso exemplo, 2.000). Dê OK. 9. Clique sobre o eixo do lado direito com o botão direito do mouse, Formatar Eixo e na guia Padrões selecione em todos os itens o valor nenhum. Isso ocultará o eixo do lado direito. Dê OK. 10. Pronto, agora você tem um gráfico que separa dados planejados de realizados. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  44. 44. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 44 (7)(7) GGRÁFICORÁFICO DEDE ““TERMÔMETROTERMÔMETRO”” Criaremos agora um gráfico com apenas um único ponto de dados, conhecido tam´bm Omo “termômetro”. Usaremos a seguinte tabela: Volume de Vendas janeiro 1.100 fevereiro 1.600 março 1.600 abril 1.600 maio 1.700 junho 1.600 julho 1.700 agosto setembro outubro novembro dezembro Meta de Vendas 15.000 Já obtido 72,7% Nosso gráfico indicará através de um indicador o quanto da meta já foi atingida. 1. Crie um gráfico de colunas e retire dele o eixo x e a legenda. Crie um título qualquer 2. Em seguida, clique sobre a única coluna com o botão direito e selecione a opção formatar seqüência de dados. 3. Na guia Opções, no item espaçamento, coloque zero. 4. Em Padrões vá a efeito de preenchimento e na guia Gradiente selecione um sombreamento qualquer (no exemplo usamos vertical). Dê OK. 5. Depois clique com o botão direito sobre a área do gráfico, na opção formatar área de plotagem e faça o mesmo em efeito de preenchimento. Para criar um padrão, se usou vertical na coluna, use também na área de plotagem. Dê OK. 6. Clique sobre o eixo Y com o botão direito e selecione Formatar eixo. Em seguida na guia escala coloque no valor mínimo 0 e no máximo 1. Dê OK. 7. Em seguida crie em uma célula qualquer a seguinte fórmula: ="Percentual Completado "&TEXTO(B20;"0,0%") onde B20 é a célula que contém o percentual completado. 8. Clique sobre a coluna no gráfico e irá aparecer na barra de fórmulas a seguinte fórmula: =SEQÜÊNCIAS(;'(7)'!$A$20;'(7)'!$B$20;1). Note que há um ponto-e-vírgula logo após o parêntese. Antes do ponto-e-vírgula digite a célula que contém a fórmula que você criou no item acima. Desta forma, irá aparecer no titulo do gráfico o valor mostrando o percentual já completado. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  45. 45. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 45 (8)(8) GGRÁFICORÁFICO DEDE ““VELOCÍMETROVELOCÍMETRO”” (I)(I) Outro tipo de gráfico que pode ser criado é o de velocímetro. Mostraremos dois exemplos dele: Vamos usar os mesmos dados do exemplo de gráfico anterior. 1. Para isto, precisamos criar em um local da planilha uma tabela com os seguinte valores: a) valor completado / 2 b) 0,5 menos o valor de (a) c) 0,50 2. Isso porque nosso velocímetro nada mais é do que um gráfico de pizza pela metade. Por ser apenas metade, é preciso dividir o valor calculado por dois, para que a metade represente efetivamente a proporção completada da meta. 3. Depois disso, crie um gráfico de pizza e coloque como seus dados os valores destas três células indicadas acima. 4. Depois de criado, clique sobre a pizza com o botão direito e selecione Formatar seqüência de dados. 5. Na guia opções selecione um ângulo de 270 graus, de modo que à parte da pizza correspondente aos 50% fique para baixo. 6. Depois disso, clique somente sobre a parte dos 50% da pizza (atenção para não selecionar a pizza toda) e clique com o botão direito e selecione a opção formatar ponto de dados. Nas opções área e borda, selecione Nenhum. Dê OK. 7. Depois de “ escondida” à parte dos 50%, formate a área de plotagem como preferir e crie no local onde a fatia de 50% está escondida uma caixa de texto (que se localiza na barra de ferramentas desenho). 8. Desenhe um retângulo e selecione-o. Na barra de fórmulas coloque uma fórmula vinculando-o à célula do texto “Percentual completado:...” Dê um enter . 9. Selecione a caixa de texto com o botão direito e selecione a opção formatar caixa de texto. Aplique as cores e fontes que desejar e dê OK. Importante por ser a caixa de texto externa ao gráfico, agrupe ambos os objetos para evitar que fiquem desconfigurados em caso de redimensionamento / mudança de local. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  46. 46. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 46 (9)(9) GGRÁFICORÁFICO DEDE ““VELOCÍMETROVELOCÍMETRO”” (II)(II) Outro tipo de gráfico de “velocímetro” pode ser criado e incluir além do valor um quadro indicando sua posição relativa a um parâmetro. 1. Depois de criada a tabela como no exemplo acima, acrescente mais uma com as categorias de valores, conforme exemplo abaixo: 0,363333 0,125 Péssimo 0,136667 0,125 Ruim 0,5 0,125 Regular 0,125 Acima da meta 0,5 2. Em seguida, crie um gráfico do tipo rosca: nele acrescente duas seqüências, uma com os valores 0,36 até 0,5 e a outra com os 0,125 até o 0,5 (marque também os rótulos das categorias). 3. Depois clique com o botão direito sobre a rosca e selecione a opção formatar seqüência de dados. Na guia Ordem da categoria certifique-se de que os valores das categorias estejam em segundo lugar. Na guia opções certifique-se de que o ângulo seja de 270 graus. Ajuste o item tamanho do diâmetro interno da rosca se desejar aumentar a espessura das fatias. Dê OK. 4. Depois clique em cada uma das duas fatias de 50% e na opção formatar ponto de dados guia padrões selecione nenhum para área e borda. Dê OK. 5. Quando estiver na rosca externa, clique também na opção rótulos de dados e marque a opção mostrar rótulo para que apareçam dentro dos pedaços da pizza os nomes das respectivas categorias. Dê OK. 6. Acrescente uma caixa de texto conforme explicado no item 7 em diante do exemplo anterior. Dê OK. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  47. 47. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 47 (10)(10) FFORMATAÇÃOORMATAÇÃO CONDICIONALCONDICIONAL DEDE GRÁFICOSGRÁFICOS É possível também criar gráficos cujas cores das colunas variam dependendo dos valores obtidos. 1. Para tanto, basta criar ao lado da coluna com os dados originais n colunas com as faixas de valores desejados e em seguida colocar fórmulas para separar os valores pelas categorias desejadas. 2. Em seguida, basta criar um gráfico e criar n seqüências: Volume de Vendas 2000 2500 3000 3500 janeiro 1.700 1700 0 0 0 fevereiro 1.900 1900 0 0 0 março 2.100 0 2100 0 0 abril 2.500 0 2500 0 0 maio 3.000 0 0 3000 0 junho 3.500 0 0 0 3500 julho 3.400 0 0 0 3400 agosto 3.000 0 0 3000 0 setembro 2.500 0 2500 0 0 outubro 2.000 2000 0 0 0 novembro 1.700 1700 0 0 0 dezembro 1.500 1500 0 0 0 3. Em nosso exemplo, criamos 4 categorias. 4. Depois de criadas com as fórmulas, basta criar as 4 seqüências de um gráfico de colunas para cada seqüência formatar uma determinada cor. O resultado seria: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 janeiro fevereiro março abril maio junho julho agosto setembro outubro novembro dezembro
  48. 48. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 48 (11)(11) GGRÁFICOSRÁFICOS DEDE GANTTGANTT Vamos criar um gráfico de Gantt, que representa um gráfico de tarefas ao longo de um período de tempo: 1. Crie um gráfico de barras empilhadas marcando as duas colunas como áreas de dados. Apague as legendas e finalize o gráfico. 2. Formate o gráfico para as datas aparecerem legíveis. 3. Clique sobre o eixo x com o botão direito e selecione formatar eixo. Na guia escala, coloque o valor mínimo como o menor valor da tabela de datas e o máximo como a última data do projeto (corresponde à última data somada do número de dias para sua conclusão. Formate a unidade principal para 7, para representar semanas). 4. Clique sobre o eixo y com o botão direito e selecione formatar eixo. Na guia escala, marque as 3 opções disponíveis. Dê OK e o gráfico é criado. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida Data início Duração (dias) Reunião de planejamento 10/1/2004 2 Definição de metas para as equipes 12/1/2004 7 Acompanhamento das vendas 25/1/2004 7 Tabulação do realizado 5/2/2004 5 Acompanhamento do planejado 10/2/2004 2 Redefinição de metas 12/2/2004 5 10/1/2004 17/1/2004 24/1/2004 31/1/2004 7/2/2004 14/2/2004 Reunião de planejamento Definição de metas para as equipes Acompanhamento das vendas Tabulação do realizado Acompanhamento do planejado Redefinição de metas
  49. 49. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 49 (12)(12) GRÁFICOSGRÁFICOS COMCOM MÍNIMOSMÍNIMOS EE MÁXIMOSMÁXIMOS Vamos criar um gráfico que automaticamente indica o valore mínimo e máximo. 1. O mais importante neste tipo de gráfico é criar as colunas que extrairão os valores máximo e mínimo. 2. na coluna ao lado do valor original, iremos acrescentar uma fórmula que nos trará o maior valor da lista. A fórmula será: =SE(MÁXIMO($B$5:$B$16)=B5;B5;NÃO.DISP()). O NÃO.DISP() ao final indica que, se o valor da célula ao lado não for o máximo,a ele retorna o valor #n/d isso é importante porque se trouxermos o valor zero, irá aparecer por todo o gráfico pontos indesejados. 3. Depois faça o mesmo com o valor mínimo, usando a função =SE(MÍNIMO($B$5:$B$16)=B5;B5;NÃO.DISP()). Nossa tabela ficará: Períodos Receita Máximo Mínimo 1 2000 #N/D #N/D 2 1200 #N/D #N/D 3 2700 #N/D #N/D 4 2500 #N/D #N/D 5 2900 #N/D #N/D 6 2200 #N/D #N/D 7 2925 2925 #N/D 8 1100 #N/D 1100 9 2600 #N/D #N/D 10 1300 #N/D #N/D © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida Períodos Receita 1 2000 2 1200 3 2700 4 2500 5 2900 6 2200 7 2925 8 1100 9 2600 10 1300 11 2400 12 1600
  50. 50. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 50 11 2400 #N/D #N/D 12 1600 #N/D #N/D 4. Agora, basta criar um gráfico de linhas e usarmos as três colunas para três seqüências. 5. para finalizar, clique com o botão direito do mouse sobre cada um dos pontos máximo e mínimo e selecione a opção formatar seqüência de dados. Na guia Padrões, opção marcador, selecione um marcador personalizado e escolha um estilo para ela (quadrado vazado, preenchido, etc. Depois em linha marque nenhuma. Faça o mesmo com o outro ponto de dado, e use um marcador diferente). © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  51. 51. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 51 6. Depois ao final teremos um gráfico parecido com o abaixo, e sempre que a tabela de dados tiver seus valores alterados, ele automaticamente redefine os pontos máximo e mínimo. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida R$ 0 R$ 500 R$ 1.000 R$ 1.500 R$ 2.000 R$ 2.500 R$ 3.000 R$ 3.500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  52. 52. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 52 (13)(13) GGRÁFICOSRÁFICOS DIFERENTESDIFERENTES COMBINADOSCOMBINADOS Ao contrário do que se supõe, de que somente pode-se colocar gráficos combinados que estiverem disponíveis no menu de gráficos do Excel, é possível conjugar gráficos diferentes em um mesmo. Para isto, cria-se um padrão com os dados a serem usados em seguida clica-se separadamente em cada seqüência de dados e altera-se o tipo de gráfico na opção Gráfico . Tipo de gráfico No exemplo abaixo, vamos criar um gráfico de linhas em conjunto com o de colunas. Então, primeiramente, criamos um com duas colunas: Depois bata clicar sobre uma das duas colunas e alterá-lo para linhas. Daí ele ficará assim: © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  53. 53. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 53 (14)(14) GGRÁFICOSRÁFICOS DINÂMICOSDINÂMICOS IMPORTANTE: A OPÇÃO DE GRÁFICO DINÂMICO SOMENTE ESTÁ DISPONÍVEL NA VERSÃO 2000 E XP. O recurso de tabela dinâmica do Excel permite aos usuários com razoável conhecimento de banco de dados e planilhas eletrônicas “fazer miséria” com informações disponíveis em banco de dados e planilhas da empresa. É uma ferramenta extremamente poderosa para se organizar e analisar dados das mais variadas formas possíveis. É possível inclusive acessar bancos de dados em Oracle e SQL. Exemplo: A B C 1 Produto Região Receita 2 A S R$ 15.000 3 B NE R$ 20.000 4 C N R$ 25.000 5 C SE R$ 30.000 6 C NE R$ 8.500 7 A N R$ 12.000 8 A N R$ 13.000 9 B S R$ 15.000 10 C SE R$ 30.000 11 A SE R$ 35.000 12 B SE R$ 32.500 13 C SE R$ 41.500 14 C SE R$ 17.000 15 B S R$ 19.000 16 B N R$ 20.500 17 B CO R$ 21.800 18 B NE R$ 13.000 19 A CO R$ 12.000 20 C N R$ 10.000 Para montar a tabela dinâmica, clique em Dados > Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmicos. Há 4 opções: 1ª) Banco de dados ou listado Microsoft Excel: neste caso, as fontes de dados são planilhas ou banco de dados do próprio Excel; 2ª) Fonte de dados externo: neste caso são bancos de dados em Access, Oracle, SQL, FoxPro, etc. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  54. 54. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 54 © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  55. 55. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 55 3ª) Vários intervalos de consolidação: use esta opção se tiver mais de uma planilha para montar uma tabela dinâmica,por exemplo, várias planilhas com movimentação de financiamentos que serão agrupadas em uma única tabela para visualização de valores de juros e amortizações e 4ª) Outra tabela ou gráfico dinâmicos: use esta opção se tiver uma tabela dinâmica que será fonte de outra tabela dinâmica. Após, clique em Avançar. Selecione a área de planilha onde estão os dados, incluindo os títulos. Em nosso exemplo é a área que vai de a1 até c20. Depois clique em Avançar. Depois, selecione onde a tabela dinâmica será inserida, se numa planilha nova ou em uma já existente. No exemplo, será na planilha existente chamada tabela dinâmica, célula E1. . Depois disto, aparece uma tela com a de cima, e uma tabela atrás desta tela. Basta arrastar os 3 campos criados para coluna, linha e meio da tabela, de forma a criar a tabela dinâmica. Desta forma, arrastamos Produto para o campo de linha, Região para campo de coluna e Receita para o meio da tabela. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  56. 56. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 56 Depois aparecerá a seguinte tabela: Veja que aparece a contagem dos produtos distribuídos por receita, mas o que queremos ver é a receita total dos produtos distribuídas por regiões. Para corrigir isto, clique com o botão direito do mouse sobre o campo Contar de Receita. Selecione a opção Configurações de campo do menu e a seguir clique em Soma. Depois clique em OK e a tabela agora mostrará a distribuição por receita. Para montar um gráfico dinâmico, basta clicar com o botão direito sobre a tabela criada e clicar em Gráfico Dinâmico. Depois basta seguir os mesmos passos da tabela, isto é, selecionar que campo vai ao eixo X, qual campo vai ao Eixo Y e os dados que serão vistos no gráfico. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  57. 57. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 57 7.7. ExportandoExportando gráficosgráficos dodo ExcelExcel parapara outrosoutros formatosformatos EEXPORTANDOXPORTANDO PARAPARA OUTROSOUTROS APLICATIVOSAPLICATIVOS OOFFICEFFICE Para que o gráfico mantenha-se vinculado aos dados de origem, no Excel copie-o e no aplicativo de origem com a opção Colar Especial > Colar Vinculado > Gráfico do MS Excel. Isso manterá o gráfico vinculado ao arquivo original. Outra opção é a de Colar especial > Colar > Gráfico do MS Excel. Neste caso ele pode ser editado em uma planilha Excel,mas não o arquivo original. Caso deseje colar apenas a figura, na opção Colar Especial > Figura. Porém recomendamos que ao invés de copiar na origem, que clique sobre o gráfico pressionando a tecla shift e daí clique em copiar figura. Desta forma o gráfico colado terá uma qualidade melhor. EEXPORTANDOXPORTANDO PARAPARA FORMATOSFORMATOS GRÁFICOSGRÁFICOS Caso deseje exportar os gráficos para serem usados em outros programas gráficos (flash, fireworks, etc.), há a possibilidade de exportá-lo no formato .gif (que é o formato padrão para programas gráficos). Para tanto, há duas maneiras: 1) Salve o arquivo como HTML. O Excel criará um diretório junto ao arquivo HTML criado. Dentro dele estarão todos os gráficos criados. Basta copiar os arquivos .gif e usá-los onde desejar. 2) Outra forma é clicando em shift + copiar bitmap e em seguida colar o gráfico diretamente no programa gráfico. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  58. 58. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 58 8.8. DicasDicas ee truquestruques TTIPOSIPOS DEDE FFONTESONTES Dependendo do uso do gráfico, deve-se usar dois tipos básicos de fontes: serifadas e não serifadas. Serifadas: Chamamos de serifa os detalhes que encontramos nas extremidades das letras. São encontradas principalmente na imprensa, sendo que a mais famosa é conhecida como Times. Elas passam uma sensação de solidez, de verossimilhança. Dependendo da forma da fonte e da serifa, conseguimos também uma sensação de elegância e tradição. Elas são mais bem utilizadas em materiais impressos do que para leitura em tela. Exemplo: Times Não serifadas: São fontes mais cruas, mais simples, como a que estamos utilizando neste texto (tahoma). Sua principal característica é a facilidade e rapidez de leitura: a falta de serifas ou rebuscamentos tornam-na bem simples e eficiente e, portanto é melhor para ser usada para leitura em tela e à distância. Ex.: Tahoma, Verdana CCORESORES A cor é uma importante propriedade estética em gráficos. Devido a suas qualidades atrativas, podemos usar a cor para identificar os elementos que devem atrair a atenção do usuário. Quando usada indiscriminadamente, a cor pode ter um efeito negativo ou de distração. Isso pode afetar não somente a reação do usuário, mas afetar a produtividade, pois se torna difícil focalizar na tarefa. Percepção e Efeitos da Cor Recomendações Recomenda-se que as cores usadas não sejam selecionadas separadamente, e sim, dentro de um contexto geral. A aparência de uma janela pode ser alterada quando outras janelas são abertas na mesma tela. Recomenda-se que sejam respeitadas as diferenças culturais e fisiológicas entre os indivíduos. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  59. 59. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 59 Pessoas idosas têm uma sensibilidade reduzida para cores, o que, por sua vez, pode requerer o uso de cores mais brilhantes. Evite usar azul para pequenas áreas. Uma pequena área em azul vai parecer mais desbotada do que uma grande área da mesma cor. Evite o uso do azul e do vermelho, simultaneamente. O azul e o vermelho têm diferentes profundidades de foco e esse processo é fatigante para o olho humano. Código de Cores Recomendações As cores que você usar devem satisfazer as propostas do seu gráfico. As cores não devem ser usadas indiscriminadamente, somente como elemento decorativo. Recomenda-se o uso de um grupo limitado de cores, dando ao usuário a opção de mudá-las. Desse modo os gráficos estarão mais propensos a terem um "padrão" consistente. Use a cor como uma forma de informação adicional ou aumentada. Evite confiar na cor como o único meio de expressar um valor ou uma função particular. Use cor para realçar ao invés de usar sublinhado. Sempre que possível, evite usar cores muito quentes, tais como o rosa e o magenta. As cores muito quentes parecem pulsar na tela e ficam difíceis de focalizar. Se for usado um fundo colorido, selecione as cores do texto de modo a obter o contraste mais forte entre o texto e o fundo. Isso aumenta a visibilidade e a legibilidade do texto. Não use várias cores em uma única página. Isso distrai a atenção do usuário e causa a perda de foco na atividade principal. Sobre um fundo escuro, recomenda-se o uso da cor verde para o texto. O verde está no meio do espectro solar e o comprimento de onda que produz a sensação do verde é o ponto mais alto de sensibilidade do olho humano. Use cores brilhantes e contrastantes com cautela. Esses elementos atraem a atenção do usuário e o seu emprego deve ser reservado para áreas importantes, caso contrário o usuário pode achar mais difícil saber para onde olhar e ficar confuso. Use cores monocromáticas para o texto sempre que for possível. As cores monocromáticas são mais nítidas aumentando a legibilidade e visibilidade do texto. Recomenda-se o uso de uma cor neutra para fundos. As cores neutras ( por exemplo, cinza- claro) aumentam a visibilidade das outras cores. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  60. 60. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 60 Recomenda-se usar o máximo de "cinco mais ou menos duas" cores. No que diz respeito à cor é melhor ser conservador. Para usuários novatos o uso de quatro cores distintas é mais apropriado. Esta quantidade permite espaço extra na memória de curto termo. Use um código de cores consistente e familiar, com referências apropriadas. (Marcus, 1992) As denotações comuns no ocidente são as seguintes: Vermelho: pare, perigo, quente, fogo; Amarelo: cuidado, devagar, teste; Verde: ande, OK, livre, vegetação, segurança; Azul: frio, água, calmo, céu; Cores quentes: ação, resposta requerida, proximidade; Cores frias: status, informação de fundo, distância; Cinzas, branco e azul: neutralidade. Se possível, use um código redundante de forma e cor. Esta abordagem auxilia os usuários com deficiência em visualizar cores, pois a forma é a variável visual mais fácil de ser reconhecida. Use a cor para aumentar a informação mostrada em preto e branco. No que concerne ao aprendizado e compreensão, a cor é superior ao preto e branco em termos do tempo de processamento e de reações emocionais, mas não há diferença na habilidade em interpretar a informação. A cor é mais apreciável e a memória para informação colorida também parece ser superior do que aquela em preto e branco. Recomenda-se projetar primeiramente em preto e branco, e então, adicionar a cor. A cor aumenta o processamento cognitivo e visual de uma informação que funciona bem em preto e branco, pois ajuda a localizar, classificar e associar imagens. Texto adaptado de http://www.labiutil.inf.ufsc.br/estilo/cores.htm © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida
  61. 61. Como Criar Gráficos Profissionais no Excel 61 LLARGURAARGURA DEDE GRÁFICOSGRÁFICOS Os dois gráficos mostram os mesmos valores. Note que no primeiro gráfico os valores parecem constantes, mas se reduzirmos a faixa da escala, eles na verdade não são constantes. Portanto, atenção quando criar um gráfico: ele deve estar de acordo com a mensagem, mas não pode transmitir uma mensagem errada. © Argos Consulting – 2004 – Reprodução Proibida 900 920 940 960 980 1.000 1.020 1.040 1.060 1.080 1.100 5/1/04 5/2/04 5/3/04 5/4/04 5/5/04 5/6/04 5/7/04 5/8/04 5/9/04 5/10/04 5/11/04 5/12/04 1.000 1.002 1.004 1.006 1.008 1.010 1.012 1.014 1.016 1.018 1.020 5/1/04 5/2/04 5/3/04 5/4/04 5/5/04 5/6/04 5/7/04 5/8/04 5/9/04 5/10/04 5/11/04 5/12/04

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