Dokumen ini membahas upaya Kementerian Agama untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja melalui penyempurnaan proses kerja, meliputi pengembangan Standar Operasional Prosedur, analisis beban kerja, dan analisis jabatan. Upaya kunci mencakup pengembangan SOP untuk setiap pekerjaan, elektronisasi proses kerja, dan penentuan norma waktu kerja untuk menghitung beban kerja setiap jabatan.

1. PENYEMPURNAAN
PROSES KERJA
KEMENTERIAN AGAMA
Tim Reformasi Birokrasi Pusat
Kementerian Agama RI
Tahun 2010
1

2. Penyempurnaan
Proses Kerja
Standar
Operasiona
l Procedur
(SOP)
Analisis
Beban
Kerja
Analisis
&
Evaluasi
Jabatan
PENYEMPURNAAN PROSES KERJA
Memberi gambaran jenis
output yang komprehensip
dan divaluasi secara
periodik
Memberi informasi
tentang waktu dan jumlah
pegawai yang dibutuhkan
utk melaksanakan
pekerjaan
Memberi gambaran rinci
mengenai tugas-tugas
yang diemban oleh
jabatan
Meningkatkan efektivitas &
efisiensi melalui
penyederhanaan,
transparansi, pemberian
janji layanan yang
berorientasi pada
pemangku kepentingan
2

3. ANALISIS JABATAN
3

4. 4

5. 5

6. Analisis – Evaluasi – Grading – RemunerasiAnalisis – Evaluasi – Grading – Remunerasi
PROSES ANALISIS JABATAN
Analisis JabatanAnalisis Jabatan Evaluasi
Jabatan
Peringkat JabatanPeringkat Jabatan
Struktur RemunerasiStruktur Remunerasi
Persiapan PengumpulanPengumpulan
DataData
PengolahanPengolahan
DataData
• Pedoman
• Analisis
• Program
• Formulir
• Responden
• Teknik
• Data
Jabatan
• Uraian
Jabatan
• Spesifikasi
Jabatan
• Peta
Jabatan
6

7. AANALISIS & EVALUASI JABATANNALISIS & EVALUASI JABATAN
EVALUASI JABATANANALISIS JABATAN
OUTPUT:
INFORMASI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)
Klasifikasi, Sayarat,
Kompetensi, Bobot
dan Peringkat
jabatan
OUTPUT:
NILAI JABATAN
(JOB VALUE)
7

8. Identitas
Jabatan
Identifikasi dari pemangku jabatan
Kedudukan
Jabatan
Ringkasan tugas yang dilakukan sehingga
mudah diketahui apa yang harus
dikerjakan oleh si pemangku jabatan
Tupoksi
Jabatan
Memuat tugas jabatan dalam bentuk
kalimat sehingga dapat menggambarkan
diselenggarakannya peranan jabatan
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
Tujuan
Jabatan
• Menjelaskan diciptakannya suatu jabatan;
• Kontribusi spesifik jabatan;
• Tujuan yang ingin dicapai; dan
• Apa akibatnya jika jabatan ditiadakan
1
2
3
4
8

9. Uraian tugas
dan kegiatan
• Memuat tugas yang dilaksanakan
secara berurutan;
• Dimulai dengan tugas pokok sampai
dengan tugas tambahan;
• Setiap tugas menguraikan langkah
kegiatan.
Bahan yang
digunakan
Memuat bahan-bahan yang digunakan
dalam melaksanakan pekerjaan untuk
memperoleh hasil
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
Alat yang
digunakan
Memuat peralatan kerja untuk
melaksanakan pekerjaan, termasuk
peraturan perundang-undangan yang
digunakan
5
6
7
9

10. Hasil Kerja Memuat hasil kerja yang diperoleh dalam
melaksanakan pekerjaan
Wewenang
• Memuat hak untuk menerima & menuntut
kepatuhan dalam bidang tertentu;
• Mengambil keputusan/tindakan yang
diperlukan dan diakui oleh pihak lain;
• Mengajukan pendapat agar tugas yang
dilaksanakan dapat berhasil dengan baik
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
8
9
Tanggung
Jawab
• Memuat tanggung jawab sebagai PNS
untuk menyelesaikan pekerjaan;
• Menyerahkan hasil pekerjaan tepat waktu
10
10

11. Dimensi
Jabatan
• Menguraikan besaran kuantitatif nilai
yang menunjukkan skala besarnya
tanggung jawab pemegang jabatan baik
langsung maupun tidak langsung;
• Dapat membedakan antara satu jabatan
dengan jabatan lain yang serupa.
Hubungan
Kerja
Memuat siapa saja yang berhubungan
dalam menyelesaikan pekerjaan;
Hubungan kerja mencakup di dalam
maupun di luar Instansi
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
11
12
11

12. Masalah dan
Tantangan
Jabatan
Memuat masalah dan tantangan kerja
yang dihadapi oleh pemangku jabatan
dalam menjalankan tugas pekerjaannya
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
Risiko
Bahaya
Jabatan
Memuat penyakit atau kecelakaan fisik
maupun mental yang dapat timbul
akibat melaksanakan tugas
Syarat
Jabatan
Memuat persyaratan kepangkatan,
Pendidikan Formal Minimal,
Pendidikan/Pelatihan Khusus,
Pengalaman Kerja Minimal, Persyaratan
fisik, kompetensi, dan Umur.
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
13
14
15
12

13. EVALUASI JABATAN
13

14. EVALUASI JABATAN
”Merupakan proses, metode, dan teknik
untuk memperoleh nilai/bobot sebuah
jabatan (job value), terkait dengan tanggung
jawab yang diemban”.
Evaluasi jabatan pd dasarnya adalah sebuah
proses “pertimbangan intelektual” dengan
menggunakan “akal sehat” (common sense).
.
14

15. 15

16. 1. Factor Evaluation System (FES) adalah metode yang
digunakan dalam evaluasi jabatan dengan cara menilai
faktor-faktor yang mempengaruhi jabatan
2. Faktor-faktor yang dievaluasi adalah:
F1: Ruang Lingkup Program dan Dampaknya
F2: Wewenang dan Manajerial
F3: Koordinasi dan Integrasi terkait dengan kompleksitas
pekerjaan
F4: Hubungan Personal – Sifat Hubungan dan Tujuan
Hubungan
F5: Situasi Khusus yang dihadapi
3. Di Indonesia, metode ini telah mengevaluasi 150.000
jabatan pada bulan April 2008 sampai Februari 2009
4. Kementerian PAN-RB menyarankan penggunaan
metode ini, karena lebih mudah dan telah teruji.
FACTOR EVALUATION SYSTEM (FES)
16

17. LLANGKAH-LANGKAH PELAKSANAANANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN
EVALUASIEVALUASI JABATANJABATAN
17

18. ANALISISANALISIS
JABATANJABATAN
(job analysis)(job analysis)
MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI
JABATAN
MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI
JABATAN
18

19. PENATAAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
19

20. RUMUSAN SOPRUMUSAN SOP
“Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan siapa yang melakukan”
“Tulis apa yang dikerjakan dan kerjakan apa yang
ditulis.”
“Sempurnakan apa yang telah ditulis, dan kerjakan
apa yang telah disempurnakan”.
20

21. 21

22. 22

23. 23

24. 24

25. 25

26. TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
•Membentuk dan
kelengkapan tim
•Pelatihan tim
•Memberitahukan
kegiatan
penyusunan SOP
•Inventarisasi
kebutuhan SOP
•Melakukan
evaluasi SOP
•Menyusun ulang
SOP supaya
memenuhi unsur
SMARTT
•Analisis SOP
•Implementasi
SOP
•Pengujian,
Reviu, dan
perbaikan SOP
•Pengesahan
SOP
•Pelatihan
Pegawai
•Sosialisasi SOP
•Pelaksanaan
SOP
•Monitoring
•Evaluasi
26
26

27. Dimensi
Kondisi
Sebelum RB
Upaya yang
Dilakukan
Kondisi setelah
RB
Tata
Kerja
Banyak
pekerjaan yang
tidak memiliki
SOP, tambal
sulam
dan berbelit
Pengembang-
an SOP untuk
setiap
pekerjaan
Setiap pekerjaan
yang ada
didukung dengan
ketersediaan SOP
yang ringkas, jelas
dan terarah
Metode
Kerja
Masih banyak
pekerjaan yang
dilakukan
secara manual
Elektronisasi
pekerjaan
Sebagian besar
pekerjaan
dilaksanakan
dengan sistem
elektronik
GRAND DESIGN SOP
27

28. ANALISIS BEBAN KERJA
(ABK)
28

29. PENGERTIAN ABK
• Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan
efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.
• ABK merupakan proses pengumpulan, pengolahan
uraian pekerjaan dan rincian tugas
• Bobot/beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus
dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi, dan
merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma
waktu
• Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata
dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh
seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu
tahapan proses penyelesaian pekerjaan
29

30. Tujuan ABK
Adalah untuk memberikan informasi
jabatan.
TUJUAN DAN MANFAAT ABK
30

31. Kepres 58/1964, 24/1972, dan 68/1995 telah
ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak
37,5 jam per minggu
Durasi:
1.Jam kerja efektif per hari = 5 jam 6 menit
2.Jam kerja allowence per hari = 1 jam 6 menit
3.Jam kerja efektif per minggu = 28 jam 2 menit
4.Jam kerja efektif per tahun = 1.322 jam
Jam kerja efektif per tahun menjadi alat ukur dari bobot
kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.
PERHITUNGAN JAM KERJA
31

32.  Dengan ditetapkannya jam kerja efektif maka semua
output/kegiatan-aktivitas harus bisa di konversi ke
dalam Orang/jam;
 Setiap Output/Kegiatan-aktivitas harus ditentukan
satuannya (lembar, frekwensi, orang dll)
 Volume kerja dan setiap satuan produk memerlukan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan/
memproses yang menjadi waktu standar sebagai
variabel dalam melaksanakan analisis beban kerja
Rumus menghitung beban/bobot kerja
Beban
Kerja
=
Volume kerja X waktu yang digunakan (norma
waktu)
PERHITUNGAN BEBAN/BOBOT KERJA
32

33. PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/JABATAN
 Kebutuhan pegawai ditetapkan berdasarkan volume
beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap
individu yang mengemban tugas/jabatan tertentu.
 Dengan ditetapkannya beban/bobot kerja maka
kebutuhan dapat dihitung menggunakan rumus
sebagai berikut:
Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat
=
Jumlah beban kerja (orang jam)
-----------------------------------------------------
-
Jam kerja efektif per tahun (jam)
33

34. 1. Tugas dan fungsi;
2. Peranan Unit;
3. Arus bisnis (prosedur)
pelaksanaan tugas
PROSES PELAKSANAAN ABK
34

35. 35

36. Wassalam
TERIMA KASIH
Tim Reformasi Birokrasi Pusat
Sekretariat Jenderal Kementerian Agama
2010
36