E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya

2. 1
DAFTAR ISI
Halaman Sampul
Daftar Isi 1
Dokumen Kontrol 3
Info Global 4
Latar Belakang 5
Ruang Lingkup Proyek 6
Tujuan Proyek 8
A. Tujuan 8
B. Faktor Penentu Keberhasilan 8
C. Hasil Yang Diharapkan 8
D. Keuntungan Yang Diharapkan 8
E. Teknologi 9
1. Software 9
2. Hardware 9
F. Risiko 9
G. Asumsi 9
H. Perencanaan Aktivitas Global 10
Jadwal Proyek 11
Struktur Organisasi Proyek 13
Manajemen Komunikasi 14
A. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan) 14
B. Persiapan Pertemuan (Meeting) 14
Manajemen Perubahan 15
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure) 15
B. Pengajuan Perubahan 15
C. Monitor Perubahan 15
16

3. 2
Lampiran A
1. Pertemuan (Meeting) 16
2. Pelaporan (Reporting) 17
Lampiran B 19
1. Formulir Permintaan Perubahan 19
2. Daftar Permintaan Perubahan 20
3. Tabel Penelusuran Aktivitas (Activity Tracking Table) 21
4. Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek (Estimation Cost At Completion) 22
5. Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) 23
6. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes Of Meeting) 24
Lampiran C 25
1. Struktur Rincian Pekerjaan 25
2. Penugasan Tim Proyek 27
3. Jadwal Proyek 28
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek 30
Lampiran D 31
Pedoman Hasil Kerja 31
Lampiran E 32
1. Surat Tugas 32
2. Laporan Pelaksanaan Proyek 33
3. Laporan Penyelesaian Proyek 34
4. Berita Acara Penyelesaian Proyek 35
5. Berita Acara Serah Terima Proyek 36

4. 3
DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen
Tanggal Penulis Versi Referensi
Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan
Tri Rismaharini Pemilik Proyek

5. 4
INFO GLOBAL
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Pemilik Proyek : Tri Rismaharini
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Global Proyek
Deskripsi Singkat : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya adalah sistem
penyusunan anggaran yang di dalamnya termasuk aplikasi program
komputer berbasis web untuk memfasilitasi proses penyusunan
anggaran belanja daerah
Predecessor : -
Successor : -

6. 5
LATAR BELAKANG
Terbukanya informasi bagi masyarakat di era modern menjadi sangat penting
peranannya bagi setiap orang. Bahkan beberapa orang menganggap hal itu sebagai
kebutuhan dalam mencapai pengembangan sosial yang lebih baik. Menurut UNDP dikutip
sebgaimana Naihasy (2006:50) salah satu karakteristik dari egovernence dalam mewujudkan
reformasi berokrasi di Indoesia adalah transparancy yakni keterbukaan yang dibangun atas
dasar kebebasan informasi.
Pemberlakuan Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia. Undang-
Undang tersebut membuat sebuah landasan hukum terhadap hak setiap orang agar dapat
mengakses informasi publik dimana setiap badan publik berkewajiban untuk menyediakan
dan melayani permohonan informasi publik secara cepat dan transparan.Selain pelayanan
informasi di lingkungan badan publik ketersediaan informasi juga dapat mewujudkan
penyelenggaraan negara yang baik (good governence) yaitu transparan, efektif, dan efisien
serta akuntable.Keberhasilan Good Governence dapat dilihat dari beberapa aspek penting di
antaranya dari sisi transparansi penganggaran, yang dapat di akses dari aplikasi E-Budgeting.
Kota Surabaya merupakan pelopor dari sistem E-budgeting yang kini menjadi rujukan
daerah-daerah lainya di Indonesia untuk transparasi pengelolahan keuangan daerah.
Pelaksanaan E-Budgeting dilatar belakangi beberapa kendala klasik dalam sistem pegelolaha
keuangan, bebarapa diantaranya : jadwal penyusunan anggaran yang terlalu lama, kemudian
harga satuan item belanja yang tidak standar ditambah rekap anggaran per rekening belanja
tidak real time dan adanya kesulitan dalam pengendalian proses usulan dan evaluasi
anggaran oleh Tim Anggaran Pemerintah Daerah (TPAD).
E-Budgeting adalah sistem peyusunan angaran yang didalamnya termasuk aplikasi
program komputer berbasis web untuk memfasilitasi proses penyusunan anggaran belanja
daerah. Dalam sistem ini terdapat beberapa item untuk mendukung keberhasilan dari e-
budgeting diantaranya adalah : E-project, E-Delevery, dan E-Controlling. Sistem ini dibuat
secara online agar dapat diakses oleh dinas dimanapun lokasinya, dapat diakses pada saat
pembahasan dengan dewan dan dapat diakses oleh masyarakat jika ingin mengetahui kinerja
pemerintah dan juga sirkulasi keuangan daerah.
Dengan dibuatnya sistem e-budgeting ini, pemerintah kota Surabaya berharap dapat
mempermudah SKPD atau Unit Kerja serta tim Anngaran Pemerintah Daerah (TAPD) dalam
proses penyusunan anggaran serta meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan
RPJMD,keakuratan nilai rekening dan akuntabilitas alokasi belanja.Maka kajian ini akan
membahas efektifitas dari penerapan E-Budgeting di Surabaya dalam rangka mencapai E-
Governence dengan mengkaji penelitian dan opini dari sisi penulis.

7. 6
RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
E-Budgeting adalah sistem peyusunan angaran yang didalamnya termasuk aplikasi
program komputer berbasis web untuk memfasilitasi proses penyusunan anggaran belanja
daerah. Dalam sistem ini terdapat beberapa item untuk mendukung keberhasilan dari e-
budgeting diantaranya adalah : E-project, EDelevery, dan E-Controlling. Sistem ini dibuat
secara online agar dapat diakses oleh dinas dimanapun lokasinya, dapat diakses pada saat
pembahasan dengan dewan dan dapat diakses oleh masyarakat jika ingin mengetahui kinerja
pemerintah dan juga sirkulasi keuangan daerah. E-Budgeting Pemerintah Kota Surabaya
adalah sistem penyusunan anggaran yang di dalamnya termasuk aplikasi program komputer
berbasis web untuk memfasilitasi proses penyusunan anggaran belanja daerah.
Setiap aplikasi yang dibuat memiliki ruang lingkup. Adapun ruang lingkup aplikasi yang
dimaksud disini adalah, batasan mengenai cara kerja atau hak akses dari setiap pengguna
aplikasi. Adapun batasan-batasan yang dimaksud antara lain :
Aplikasi ini digunakan dalam lingkungan pemerintahan Kota Surabaya, khususnya
dibawah bagian pemerintahan yang mengurus APBD( Pejabat Pengelola Keuangan Daerah).
Sebagai administrator, bagian pemerintahan yang mengurus APBD memiliki hak
akses untuk melakukan Manajemen user, Manajemen database, dan semuahak user lainnya
seperti :
- Mengunci dan membuka akses user
- Mengunci kegiatan yang di-usulkan
- Back up data usulan
- Masuk ke user dalam rangka memfasilitasi kebutuhan user atas ijin-nya
Tim Data
- Berhak untuk melakukan Manajemen SSH, HSPK, ASB dan Estimasi Harga Satuan yang
diperlukan atas se-ijin Pimpinan seperti :
- Memasukan SHSD - Membuat estimasi harga
- Lock komponen Membuat HSPK dan ASB
Tim Anggaran Eksekutif Berhak untuk melakukan pengecekan dan pengubahan kegiatan
diantaranya :
- Membuka/menutup akses RKA untuk SKPD
- Merasionalisasikan dan menyesuaikan komponen thd bentuk keg
- Mengunci kegiatan yang sudah sesuai SKPD
Berhak untuk membuat pengajuan usulan kegiatan diantaranya :
- Mengajukan usulan RKA dengan harga yang sesuai dengan SHSD
- Memasukkan usulan pada aplikasi Legislatif
- Berhak untuk melihat usulan kegiatan berdasarkan rekening
Kepala Bidang Pemerintahan yang mengurus APBD Kota Surabaya mempunyai hak
akses untuk melihat informasi lengkap tentang aset aplikasi, melihat laporan pengelolaan
aset, dan melakukan pencarian data aset sesuai kategori dalam aplikasi.

8. 7
TUJUAN PROYEK
A. TUJUAN
Tujuan dibuatnya sistem e-budgeting ini, agar dapat mempermudah SKPD atau Unit
Kerja serta tim Anggaran Pemerintah Daerah (TAPD) dalam proses penyusunan anggaran
serta meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan RPJMD, keakuratan nilai
rekening dan akuntabilitas alokasi belanja
B. FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
1. Faktor Pendukung
a. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen dan tim proyek;
b. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam pembuatan
proyek;
c. Dalam pembuatan aplikasi di dukung oleh sumberdaya yang tepat.
sumber daya yang dimaksud dalam hal ini berupa : sumberdaya
manusia, perlengkapan pendukung (software dan hardware), dan
tujuan dari pembuatan aplikasi itu berhasil;
d. Estimasi waktu pelaksanaan kerja;
e. Pembiayaan, dari sisi biaya, kesuksesan sebuah proyek tergantung dari
jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penyelesaian proyek, apakah
sesuai dengan target biaya yang telah disepakati sebelumnya. dengan
kata lain, jumlah biaya yang dikeluarkan lebih kecil atau sama dengan
target biaya yang disepakati.
f. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
2. Faktor Penghambat
a. Kurangnya kerjasama dalam tim;
b. Pemahaman yang kurang terhadap aplikasi yang akan dibuat. Misalnya
pemahaman terhadap alur / proses kerja aplikasi, minimnya
pengetahuan tentang bahasa pemrogram yang akan digunakan, dll;
c. Biiaya yang dibutuhkan tidak sesuai dengan biaya yang ada;
d. Faktor pendukung (software dan hardware) tidak sesuai dengan
kebutuhan aplikasi
C. HASIL YANG DIHARAPKAN
Adapun hasil yang diharapkan dari proyek E-Budgeting ini adalah sebagai berikut
1. Melakukan pendataan terkait APBD Daerah Surabaya
2. Memberikan kodifikasi terhadap penyusunan, revisi, dan perubahan terkait
APBD Daerah Surabaya
D. KEUNTUNGAN YANG DIHARAPKAN
Keuntungan Yang Diharapkan
1. Memudahkan menyusun, merevisi APBD dan PAK Daerah Surabaya
2. Meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan ketentuan -
ketentuan yang berlaku

9. 8
E. TEKNOLOGI
1. Software
Adapun spesifikasi perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam
pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :
1) sistem operasi : Microsoft Windows 10 Pro;
2) bahasa pemrograman : HTML5 dan PHP versi 7.3;
3) database : mysql versi 5.x;
4) editor sumber kode : Visual Studio Code;
5) editor grafis : Microsoft Visio diagram;
6) web server : Apache 2.4.4.1;
7) browser : Google Chrome 7.0
2. Hardware
Adapun spesifikasi perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam
pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :
1) prosesor : intel(r) corei7 Gen 8
th
Coffelake 3.4Ghz
2) memori : 8,00 GB;
3) vga : Intel Ultra HD Graphic 630;
4) harddisk : 1 TB
F. RISIKO
Adapun resiko – resiko yang dapat terjadi dalam pembuatan proyek ini ditinjau dari
berbagai aspek, yaitu :
⇒Computer Hardware : peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan input,
proses dan output.
⇒ Computer Software : instruksi yang diprogram untuk mengontrol dan
mengkoordinasikan kerja komponen hardware.
⇒Storage Technology : media fisik dan software untuk menyimpan dan mengelola
data.
⇒Telecommunication Technology :peralatan fisik dan software yang menghubungkan
berbagai hardware komputer dan melakukan
transfer data dari satu lokasi fisik ke lokasi lain.
Dari ke empat hal tersebut dapat memberikan efek pada perencanaan proyek,
kualitas dan waktu pembuatan perangkat lunak, beserta nilai jual produk (aplikasi) jika
diimplementasikan ke masyarakat
G. ASUMSI
Adapun asumsi-asumsi yang timbul dari pembuatan proyek ini adalah :
Struktur kerja dari pengelolaan E-Budgeting Pemerintah Kota Surabaya telah
diterapkan, hanya saja pengelolaannya masih belum maksimal. Namun, dengan
adanya aplikasi E-Budgeting Pemerintah Kota Surabaya, dapat memudahkan
penyusunan anggaran SKPD serta mendapatkan informasi dan data rencana
anggaran lebih cepat.

10. 9
H. PERENCANAAN AKTIVITAS GLOBAL
No.Aktivitas Deskripsi
Aktivitas
Jumlah Hari Estimasi Biaya Milestone
1 Perancangan
proyek dan
sumber daya
14 Hari Terlampir Pembentukan
Tim Proyek
2 Skenario dan
penentuan
platform kerja
yang akan
digunakan
14 Hari Terlampir Pembentukan
Tim Kerja
Proyek
3 Design Solution
Analyst and
Solution Design
135 Hari Terlampir Teknologi yanng
digunakan
4 Pengembangan
proyek lanjutan
15 Hari Terlampir Menghasilkan
Aplikasi
5 Modular task:
Perencanaan
materi,
pembuatan
model
pembelajaran
15 Hari Terlampir Menghasilkan
Aplikasi
6 Solution
Simulation with
Software
105 Hari Terlampir Pengembangan
dan
Implementasi
Aplikasi
7 Solution
Simulation and
Testing
80 Hari Terlampir Implementasi
Aplikasi
8 Installation
Software
100 Hari Terlampir Implementasi
Aplikasi
Total 478 Hari Terlampir

11. 10
JADWAL PROYEK
Untuk mengerjakan proyek E-Budgeting Pemerintah Kota Surabaya ini diperlukan
waktu selama kurang lebih 1 tahun 4 bulan (Kurang lebih 478 - 480 hari kerja). Dimana rincian
jadwal kerja pembuatan aplikasi ini dapat dilihat pada table estimasi kerja berikut
N
O Proses /Task
Bulan / Minggu
Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Perancangan
proyek dan
sumber daya
2 Skenario dan
penentuan
platform kerja
yang akan
digunakan
3 Design Solution
Analyst and
Solution Design
4 Pengembanga
n proyek
lanjutan
5 Modular task:
Perencanaan
materi,
pembuatan
model
pembelajaran
6 Solution
SImulation with
Software
7 Solution
Simulation and
Testing
8 Installation
Software
N
O
Bulan / Minggu
Sep Oktober Nov Des Januari Februari Maret April Mei
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

12. 11
1
2
3
4
5
6
7
8
Rincian Kegiatan :
Jadwal dan Waktu diperlukan untuk pengembangan
NO Proses/Task
Jadwal
Mulai Selesai
1 Perancangan proyek dan sumber daya 01-02-2003 14-02-2003
2 Skenario dan penentuan platform kerja yang akan digunakan 15-02-2003 28-02-2003
3 Design Solution Analystand Solution Design 01-03-2003 14-07-2003
4 Pengembangan proyek lanjutan 15-07-2003 30-07-2003
5 Modular task:Perencanaan materi,pembuatan model
pembelajaran
01-08-2003 15-08-2003
6 Solution SImulation with Software 16-08-2003 30-11-2003
7 Solution Simulation and Testing 01-12-2003 18-02-2004
8 Installation Software 19-02-2004 28-05-2004

13. 12
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Direktur Proyek
Amirul Ammar
Pemilik Proyek
Tri Rismaharini
Senior IT Management
Erika
Project Manager
Bintang Nuralamsyah
Business Analyst System
Analysis
Programmer Web Designer Software Testing
Moh. Adam Rahmatullah Zidan Lutfi Cyntia Ari M. Alam Bagus Erik Hendrawan

14. 13
MANAJEMEN KOMUNIKASI
A. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Perencanaan komunikasi menjabarkan komunikasi regular antara anggota tim
yang terlibat dalam pengerjaan proyek manajemen e-budgeting pemerintah kota
Surabaya. Bentuk komunikasi disini tidak dilakukan secara formal saja, akan tetapi
juga dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan
(knowledge transfer) antar anggota tim atau semua pihak yang terlibat. Untuk
perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada lampiran “A :
Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)” yang dimana menggambarkan
komunikasi regular yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang
tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
B. Persiapan Pertemuan (Meeting)
1. Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topik yang
mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
2. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
3. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir
dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
4. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya
dengan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
5. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi
meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
6. Meeting paling sedikit membahas topik berikut :
● Kemajuan Proyek
● Aktivitas yang akan segera dilakukan
● Pembahasan ulang control perubahan (change control review)

15. 14
MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk
mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk
mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol
Perubahan (Changes Control Procedure)
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure)
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan
biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut :
● Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila
diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi jadwal dan
ruang lingkup kerja.
● Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan / Changes Request Form
(CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
B. Pengajuan Perubahan
● Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
(meeting reguler) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
● Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat Lampiran B.1) untuk
diajukan sebagai usulan perubahan.
● Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat Lampiran B.2)
C. Monitor Perubahan
● Apabila form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
● Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
● Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila
perubahan telah diselesaikan.
● Daftar Permintaan Perubahan dan di-review pada meeting proyek untuk
mengecek perubahan-perubahan yang belum diselesaikan.
Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan bisa dilihat pada
lampiran-B :
B-1. Form Permintaan Perubahan (Change Request Form).
B-2. Daftar Permintaan Perubahan (Change Request Log).

16. 15
LAMPIRAN A
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMU
AN
ANGGOTA WAKTU PENANGG
UNG
JAWAB
PARTISIPA
N
MASUKAN KELUARA
N
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
● Membahas
rencana
kerja
dengan
mengacu
kepada
Perencana
an
Manajeme
n Proyek
(Project
Managem
ent Plan)
● Penjelasan
Mengenai
Proyek
yang akan
dibuat
● Pembagia
n Job
Proyek
Sesekali,
saat
eksekusi
proyek
pertama kali
Manajer
Proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
Perencanaa
n
Manajemen
Proyek
Catatan
Pertemuan
dan
Rencana
Kerja
Pertemuan
Tim Proyek
● Pembahas
an tentang
analisis
aplikasi
dan
perancang
an system
yang akan
dibangun
● Membahas
/ review
status dan
kemajuan
proyek
dengan
mengacu
ke
Perancana
an
Manajeme
n Proyek
● Membahas
rencana
kerja
Regular Manajer
Proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
● Perencana
an
Manajeme
n Proyek
● Laporan
Kemajuan
Kerja
(Project
Progress
Report)
dan
Kelengkap
annya,
berupa :
Form /
Catatan
Permintaa
n
Perubahan
● Rencana
Kerja
● Laporan
Kemajuan
Kerja yang
disetujui

17. 16
berikutnya
dengan
mengacu
kepada
Perancana
an
Manajeme
n Proyek
● Memantau
dan
mengontro
l
perubahan
yang
terjadi
dalam
pelaksana
an proyek
● Me-review
Rencana
Kerja
(Action
Plan) yang
telah
dilakukan
Pertemuan
Penutupan
● Transfer
pengetahu
an
● Membahas
serah
terima
proyek
● Pengujian
aplikasi
yang telah
dibuat
Sesekali,
menjelang
penutupan
proyek
Manajer
Proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
● Rencana
Kerja
● Laporan
Kemajuan
Kerja
● Rencana
Kerja
● Rencana
kerja
yang
diperbaha
rui
2. PELAPORAN (REPORTING)
JENIS
PELAPOR
AN
ITEM WAKTU PENANGG
UNG
JAWAB
DISTRIBUS
I
MASUKAN KELUARA
N
Laporan
Kemajuan
Proyek
(Project
Progress
Report)
● Status
● Work
Progress
Detail /
Achieveme
nt
● Deliverable
&
Milestone
● Daftar
permintaan
Mingguan,
atau setiap
hari jum’at
Manajer
Proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
● Tim Rapat
● Form
Permintaa
n
Perubahan
● Daftar
Permintaa
n
Perubahan
●
Laporan
Kemajuan
Proyek
(Project
Progress
Report)

18. 17
perubahan
●
Status
Acara /
Agenda
Pertemuan
(Status
Meeting
Agenda)
● Undangan
Pertemuan
● Usulan
Acara /
Agenda
● Pekerjan
yang
belum
diselesaika
n dan
Permintaa
n
perubahan
● Laporan
status
aktivitas
●
Mingguan,
dikirim
minimal
satu hari
sebelum
pertemuan
tim proyek
Manajer
Proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
● Tim Rapat
● Form
Permintaa
n
Perubahan
Status
Acara
Pertemuan
(Status
Meeting
Agenda)
Catatan
Pertemuan
(Minutes of
Meeting)
● Agenda
● Isu yang
dibahas
● Rencana
kerja,
tanggal
target
●
Setiap
pertemuan
(regular,ad-
hoc)
Manajer
dan Tim
Proyek
Pihak-pihak
terkait dan
peserta
pertemuan /
rapat
Pertemuan /
Rapat
Catatan
rapat dan
rencana
kerja
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2003 Tanggal : 01 Februari 2003

19. 18
LAMPIRAN B
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
Nama Pengusul :
Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........
Diajukan oleh :
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:

20. 19
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal
Persetujuan
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

21. 20
3. TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS (ACTIVITY TRACKING TABLE)
TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS
(ACTIVITY TRACKING TABLE)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
Dibuat oleh : Zidan Lutfi
Tanggal : 01 Februari 2003
No
W
B
S
Deskripsi
Aktivitas
Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual Jadwal Target
Mulai Selesai Dura
si
Mulai Selesai Dura
si
Mulai Selesai Dura
si
1 Perancangan
proyek dan
sumber daya
01-02-2003 14-02-2003 14 Hari 01-02-2003 14-02-2003 14 Hari 01-02-2003 14-02-2003 14 Hari
2 Skenario dan
penentuan
platform kerja
yang akan
digunakan
15-02-2003 28-02-2003 14 Hari 15-02-2003 28-02-2003 14 Hari 15-02-2003 28-02-2003 14 Hari
3 Design
Solution
Analyst and
Solution
Design
01-03-2003 14-07-2003 135
Hari
01-03-2003 14-07-2003 135
Hari
01-03-2003 14-07-2003 135 Hari
4 Pengembanga
n proyek
lanjutan
15-07-2003 30-07-2003 15 Hari 15-07-2003 30-07-2003 15 Hari 15-07-2003 30-07-2003 15 Hari
5 Modular task:
Perencanaan
materi,
pembuatan
model
pembelajaran
01-08-2003 15-08-2003 15 Hari 01-08-2003 15-08-2003 15 Hari 01-08-2003 15-08-2003 15 Hari
6 Solution
SImulation
with Software
16-08-2003 30-11-2003 105
Hari
16-08-2003 30-11-2003 105
Hari
16-08-2003 30-11-2003 105 Hari
7 Solution
Simulation and
Testing
01-12-2003 18-02-2004 80 Hari 01-12-2003 18-02-2004 80 Hari 01-12-2003 18-02-2004 80 Hari
8 Installation
Software
19-02-2004 28-05-2004 100
Hari
19-02-2004 28-05-2004 100
Hari
19-02-2004 28-05-2004 100 Hari

22. 21
4. PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK (ESTIMATION COST AT
COMPLETION)
PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK
(ESTIMATION COST AT COMPLETION)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
Dibuat oleh : Bintang Nuralamsyah
Tanggal : 01 Februari 2003
Analisa dalam Jam Analisa dalam Rupiah
No
WBS
Deskripsi
Aktivitas
Jam
Anggaran
Jam
Aktual
Est. to
Complete
Est. at
Complete
Selisih Rupiah
Anggaran
Rupiah
Aktual
Est. to
Complete
Est. at
Complete
Selisih
3 Design
Solution
Analyst
and
Solution
Design
10 jam /
hari
9 jam /
hari
1 jam /
hari
Rp.
100.000
Rp.
100.000
-
4 Pengemba
ngan
proyek
lanjutan
8 jam /
hari
7 jam /
hari
1 jam /
hari
Rp.
80.000
Rp.
75.000
Rp.
5000
6 Solution
Simulation
w ith
Softw are
9 jam /
hari
8 jam /
hari
1 jam /
hari
Rp.
90.000
Rp.
90.000
-
7 Solution
Simulation
and
Testing
9 jam /
hari
9 jam /
hari
- Rp.
90.000
Rp.
80.000
Rp.
10.000
8 Installation
Softw are
9 jam /
hari
9 jam /
hari
- Rp.
90.000
Rp.
90.000
-
Total 45 jam 42
jam
3 jam Rp
450.000
Rp
435.000
Rp.
15.000

23. 22
5. LAPORAN KEMAJUAN PROYEK (PROJECT PROGRESSREPORT)
LAPORAN KEMAJUAN PROYEK
(PROJECT PROGRESS REPORT)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Pemilik Proyek : Tri Rismaharini
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Periode : 01-Februari-2003 s/d 28-Mei-2004
1. Status
Proyek Dalam tahap pengerjaan, dalam hal ini Design Solution Analyst and Solution Design
2. Hasil (Deliverables) & Milestones
Deskripsi
Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual
Mulai Selesai Mulai Selesai
Design Solution
Analyst and Solution
Design
01-03-2003 14-07-2003 01-03-2003 14-07-2003
Perkiraan Penambahan durasi (hari) : -
Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan : -
Dibuat oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah
Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal : 01 Maret 2003
Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Maret 2003

24. 23
6. CATATAN PERTEMUAN/RAPAT (MINUTES OF MEETING)
CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Perihal : Agenda Rapat
Peserta Rapat : 15 orang
Lokasi Rapat : Aula Informatika ITS
Dibuat oleh : Zidan Lutfi
Tanggal : 01 Februari 2003
A. Agenda
- Rapatpembukaan proyek
- RapatPertemuan Tim
- Rapatpenetupan Tim
B. Isu yang di diskusikan
Rapat pembukaan proyek :
- Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management
Plan)
- Penjelasan Mengenai Proyek yang akan dibuat
- Pembagian Job Proyek
Rapat Pertemuan Tim :
- Pembahasan tentang analisis aplikasi dan perancangan system yang akan dibangun
- Membahas/ review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perancanaan Manajemen Proyek
- Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Perancanaan Manajemen Proyek
- Memantau dan mengontrol perubahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek
- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan
Rapat penetupan Tim :
- Transfer pengetahuan
- Membahas serah terima proyek
- Pengujian aplikasi yang telah dibuat
C. Daftar Rencana Kegiatan
Rencana pembuatan proyek dimulai pada tanggal 01-Februari-2003 s/d 28-Mei -2004 ( Daftar kegiatan
terlampir pada jadwal )
Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh
Nama : Zidan Lutfi
Jabatan : System Analysis
Tanggal : 01-Februari-2003
Nama : Bintang Nuralamsyah
Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal : 01-Februari-2003
Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01-Februari-2003

25. 24
Lampiran C
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Fase A : Perancangan Aplikasi Dan Sumber Daya
1.1. Hasil (Deliverable) A.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
1.2. Hasil (Deliverable) A.2 Analisis Dokumen Yang Akan Digunakan
1.3. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Prosedur /Flowmap Yang Berjalan
1.4. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Sumber Daya Yang Dibutuhkan
2. Fase B : Skenario Dan Penentuan Platform Kerja Yang Akan Digunakan
2.1. Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem Yang Akan Dibangun
2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi
2.1.1.1 Hasil (Deliverable) B.1.1.1 Analisis PerangkatKeras
2.1.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.1.2 Analisis PerangkatLunak
2.1.2. Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem
2.1.2.1. Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja System Yang Dibangun
2.1.2.2. Hasil (Deliverable) B.1.2.2 Perancangan Database
3. Fase C : Perancangan Main Egine/Framework
3.1. Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu
3.2. Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Interface
4. FASE D : CODING
4.1. Hasil (Deliverable) D.1 Pembuatan Program /Aplikasi
5. Fase E : Pengembangan Aplikasi Lanjutan
5.1. Hasil (Deliverable) E.1 Pembuatan Program /Aplikasi (Lanjutan)
6. Fase F : Modular Task: Perencanaan Materi, Pembuatan Model Pembelajaran
6.1. Hasil (Deliverable) F.1 Pembuatan Materi Manajemen Training (Implementasi)
7 Fase G : Prototype Dan Alpha Testing
7.1. Hasil (Deliverable) G.1 Pengujian Aplikasi Oleh Manajer Proyek, Programmer Dan
Pemilik Proyek

26. 25
8. Fase H : Seminar Prototype
8.1. Hasil (Deliverable) H.1 Manajemen Training Aplikasi Ke User
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan: Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2003 Tanggal : 01 Februari 2003

27. 26
2. PENUGASAN TIM PROYEK
PENUGASAN TIM PROYEK
Nama Proyek: E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Bidang : E-Budgeting
Jabatan Tanggung Jawab Nama
Project Manager Memimpin jalannya proyek Bintang Nuralamsyah
Business Analyst Survey dan pengumpulan data M.Adam Rahmatullah
System Analyst Menganalisis proses input dan
output
Zidan Lutfi
Designer Mendesain user interface Alam Bagus
Programmer Membangun aplikasi program Cyntia Ari M.
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2003 Tanggal : 01 Feburari 2003

28. 27
3. JADWAL PROYEK
JADWAL PROYEK
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
Dibuat Oleh : Bintang Nuralamsyah
Tanggal : 1 Februari 2003
Rencana Kegiatan
N
O Proses /Task
Bulan / Minggu
Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Perancangan proyek
dan sumber daya
2 Skenario dan
penentuan platform
kerja yang akan
digunakan
3 Design Solution
Analyst and Solution
Design
4 Pengembangan
proyek lanjutan
5 Modular task:
Perencanaan materi,
pembuatan model
pembelajaran
6 Solution SImulation
with Software
7 Solution Simulation
and Testing
8 Installation Software
N
O
Bulan / Minggu
Sep Oktober Nov Des Januari Februari Maret April Mei
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1

29. 28
2
3
4
5
6
7
8
Rincian Kegiatan :
Jadwal dan Waktu diperlukan untuk pengembangan
NO Proses/Task
Jadwal
Mulai Selesai
1 Perancangan proyek dan sumber daya 01-02-2003 14-02-2003
2 Skenario dan penentuan platform kerja yang akan digunakan 15-02-2003 28-02-2003
3 Design Solution Analystand Solution Design 01-03-2003 14-07-2003
4 Pengembangan proyek lanjutan 15-07-2003 30-07-2003
5 Modular task:Perencanaan materi,pembuatan model
pembelajaran
01-08-2003 15-08-2003
6 Solution SImulation with Software 16-08-2003 30-11-2003
7 Solution Simulation and Testing 01-12-2003 18-02-2004
8 Installation Software 19-02-2004 28-05-2004
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan: Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2003 Tanggal : 01 Feburari 2003

30. 29
4. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
Dibuat Oleh : Bintang Nuralamsyah
Tanggal : 1 Februari 2003
Project Component Component Cost
Project Manager Rp. 60.000.0000
Business Analyst Rp. 40.000.000
System Analyst Rp. 10.000.000
Designer Rp. 30.000.000
Programmer Rp. 30.000.000
Software Testing Rp. 24.000.000
TOTAL Rp. 194.000.000
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Bintang Nuralamsyah Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan: Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2003 Tanggal : 01 Feburari 2003

31. 30
Lampiran D
PEDOMAN HASIL KERJA
(WORK RESULT GUIDLINE)
Nama Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
Manajer Proyek : Bintang Nuralamsyah
Bidang : E-Budgeting
Dibuat oleh : Bintang Nuralamsyah
Tanggal : 14 September 2019
Hasil #1
Sesuai dengan scope & jadwal √
Sesuai dengan scope & tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai:
Pengadaan Biaya
Sesuai Anggaran √
Dibawah Anggaran
Melebihi Anggaran
Catatan Tambahan
Hasil #2
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope & tidak sesuai dengan jadwal
Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai:
Pengadaan Biaya
Sesuai Anggaran
Dibawah Anggaran
Melebihi Anggaran
Catatan Tambahan

32. 31
LAMPIRAN E
1. Surat Tugas
SURAT TUGAS
No. 020/ST/MT/PPL/21
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Amirul Ammar
NIP : 1603020
Jabatan : Direktur
Alamat : Jalan Mangkubumi nomor 3, Surabaya
Menugaskan kepada:
1. Nama : Tri Rismaharini
NIP : 110587
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Jalan Melati nomor 14, Surabaya
2. Nama : Bintang Nuralamsyah
NIP : 1204059
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jalan Cendara 2, No. 15 Surabaya
Untuk melaksanakan kegiatan proyek E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
tahun 2019
Proyek akan dilaksanakan bertempat di Surabaya.
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.
Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan
kepada Direktur.
Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.
Surabaya, 09 Agustus 2019
Direktur
Amirul Ammar
NIP 1603020

33. 32
2. LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK
LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK
No. 020/ST/MT/PPL/21
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Bintang Nuralamsyah
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jalan Cendara 2, No. 15 Surabaya
Selaku Pelaksana Proyek E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya dengan
spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan
Manajemen Proyek” (terlampir).
Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek E-Budgeting Berbasis Web
Pemerintah Kota Surabaya berdasarkan Surat Penugasan No. 020/ST/MT/PPL/2 tanggal
12 bulan Desember tahun 2019 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Surabaya,12 Desember 2019
Pelaksana Proyek
Bintang Nuralamsyah
Manajer Proyek

34. 33
3. LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK
LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK
No. 020/ST/MT/PPL/21
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Tri Rismaharini
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Jalan Melati nomor 14, Surabaya
Selaku Pengawas Pelaksana Proyek E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen
Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).
Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor No. 020/ST/MT/PPL/21 tanggal 09
bulan Agustus tahun 2019 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa
penyelesaian proyek Aplikasi E-Budgeting Pemerintah Surabaya berdasarkan Surat
Penugasan No. 020/ST/MT/PPL/21 tanggal 12 bulan Desember tahun 2019 telah
diselesaikan dengan baik.
Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Surabaya, 12 Desember 2019
Pelaksana Proyek Pengawas Proyek
Bintang Nuralamsyah Tri Rismaharini
Manajer Proyek Pemilik Proyek

35. 34
4. BERITAACARA PENYELESAIAN PROYEK
BERITAACARA PENYELESAIAN PROYEK
No. 020/ST/MT/PPL/21
Yang bertanda tangan di bawha ini :
1. Nama : Tri Rismaharini
NIP : 110587
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Jalan Melati nomor 14, Surabaya
2 . Nama : Bintang Nuralamsyah
NIP : 1204059
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jalan Cendara 2, No. 15 Surabaya
Menerangkan sebagai Berikut:
1. Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota
Surabaya
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : No. 020/ST/MT/PPL/21 tanggal 12 bulan Desember
tahun 2019 telah selesai dikerjakan
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya
Surabaya, 12 Desember 2019
Pelaksana Proyek Pengawas Proyek
Bintang Nuralamsyah Tri Rismaharini
Manajer Proyek Pemilik Proyek

36. 35
5. BERITAACARA SERAH TERIMAPROYEK
BERITAACARA SERAH TERIMAPROYEK
No. 020/ST/MT/PPL/21
Pada hari ini, Jumat tanggal 12 bulan Desember tahun 2019, Yang bertanda tangan di bawah
ini :
1. Nama : Tri Rismaharini
NIP : 110587
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Jalan Melati nomor 14, Surabaya
2 . Nama : Bintang Nuralamsyah
NIP : 1204059
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jalan Cendara 2, No. 15 Surabaya
Menerangkan sebagai Berikut:
1. Proyek : E-Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : Nomor Surat Tugas / Tanggal : No. 020/ST/MT/PPL/21
tanggal 12 bulan Desember tahun 2019
3. Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek
No. 020/ST/MT/PPL/21 tanggal 12 bulan Desember tahun 2019 dan Laporan
Penyelesaian Proyek No. 020/ST/MT/PPL/21 tanggal tanggal 12 bulan Desember tahun
2019
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya
Pelaksana Proyek Pengawas Proyek
Bintang Nuralamsyah Tri Rismaharini
Manajer Proyek Pemilik Proyek