1. AMETIKIRJADE VORMISTAMINE
Miljan Kalmus
Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool
Sekretäritöö eriala koordinaator
miljan@olustvere.edu.ee

2. HEA AMETIKIRI
 Paneb lugeja soovitud suunas mõtlema, tegutsema
 Annab lugejale piisava koguse informatsiooni
 Jätab kirjutajast hea mulje, on asutuse mainekujundaja
 Vastab ametikirjade standardile
 On sobiva stiiliga, selge ja ühetimõistetav
 On kirjakeelne ja veatu

3. KIRJASTANDARD
EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1 : Kiri
 Määrab kindlaks kirja elementide loetelu
 Elementide määratlused ja selgitused
 Elementide vormistamise nõuded
 Elementide asukoha dokumendil
Standardis käsitletakse paberkandjal kirja, e-kirja, e-kirja manust

4. AMETIKIRJA PLANK
Kujundatakse standardi EVS 882-1:2006 kirja
esitusvormi alusel, kus on järgmised väljad:
 Kirjapeaväli
 Adressaadiväli
 Viidaväli
 Tekstiväli
 Kontaktandmeväli

5. KIRJAPEAVÄLI
Riigivapi kujutis, mida võivad kasutada asutused vastavalt
seadusele.
Asukoht kirjapeaväljal asutuse nimetusest vasakule,
keskele, asutuse nimetuse kohale või eesti- ja võõrkeelse
nimetuse vahele.
Logo (embleem) on ametlikult kinnitatud, autorit
identifitseeriv visuaalne kujund, mille eesmärk on tagada
autori äratuntavus.
Asukoht kirjapeaväljal organisatsiooni nimetuse ees, järel
või kohal.
Autor on dokumendi väljaandja, selle sisu eest vastutav
organisatsioon või isik. Autori nimetus esitatakse
asutamisdokumentides märgitud kujul.

6. KONTAKTANDMETE VÄLI
Kohustuslikud elemendid
 Organisatsiooni postiaadress: tänav, maja, postiindeks ja
sihtpunkt (linn, maakond või riik); viimane sihtpunkt
märgitakse suurtähtedega
 E-posti aadress
 Telefoninumber
 Registrikood
Vastavalt vajadusele võib lisada veebiaadressi, arvelduskonto
numbri pangas.

7. Näited kontaktandmete kujundamisest
Männiku 29 Tel 123 4567 Kodulehekülg: www.okas.ee
12346 TARTU Faks 123 4568 Registrikood 00000000
E-post: okas@puu.ee
Männiku 29 Tel 123 4567 Konto 0000000000
12346 TARTU Faks 123 4568 Swedbank
E-post: okas@puu.ee
Registrikood 00000000 Kodulehekülg: www.okas.ee
Müüri 4 Tel + 372 437 4244
Olustvere alevik Faks +372 437 1610
Suure-Jaani vald E-post: kool@olustvere.edu.ee
70401 VILJANDI MK www.olustvere.edu.ee
Reg kood 00000000

8. AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID
1 AUTOR on kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik
Organisatsioon OÜ Okas
Organisatsiooni allüksus OÜ Okas
Finantsosakond
Ametiisik Notar
Kati Karu
Füüsiline isik Mati Hunt

9. 2 KASUTUSMÄRGE on kirja kasutamise korda reguleeriv märge, mis
vormistatakse vajadusel suurtähtedega adressaadi kohale.
Eesmärk on juhtida tähelepanu kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele.
 KIIRE kirja on vaja menetleda tavapärasest kiiremini
 ISIKLIK mitteametlik, isiklikuks kasutamiseks
 ÄRISALADUS, MITTEAMETLIK TÕLGE
Näide
KIIRE
Lp Kati Karu
OÜ Okas
Männi 29
12345 TARTU

10. 3 ADRESSAAT on organisatsioon või isik, kelle nimi märgitakse
adressaadiväljale nii, et see aknaga ümbriku puhul on tervikuna nähtav.
Rea pikkus adressaadiväljal 7,6 cm plangi vasakust veerisest.
Lp Kati Karu Isiklikult adresseeritud ametlik kiri
OÜ Okas
OÜ Okas Organisatsioon
OÜ Okas Organisatsiooni allüksus
Finantsosakond
Maavalitsused Üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus
Kirjal võib olla mitu adressaati. Sel juhul esitatakse nimed tähtsuse või
tähestiku järjekorras. Adressaate võib olla rohkem, kui mahub adressaadiväljale.
Siis vormistatakse ülejäänud adressaadid lisaadressaadi väljale (allkirjastajast
allpool) märkides ette selgitav sõna Sama.

11. 4 AADRESS märgitakse adressaadi alla adressaadiväljal.
Kuuse talu Riigisisene postiaadress
Männiotsa küla
Koeru vald
734501 JÄRVA MAAKOND
72 Golders Street Rahvusvaheline
London EC 1 54H
ENGLAND
Nimekast nr 199 Postiettevõtte teenuse
Mustamäe Postkontor puhul
10001 TALLINN

12. 5 PEALKIRI vormistatakse enne teksti umbes 9,5 cm lehe ülaservast.
Pealkiri on kohustuslik, see hõlbustab kirja leidmist ja eristab teistest
dokumentidest.
 Vormistatakse soovitavalt nimetavas käändes ja punktita lõpus
 Avab lühidalt dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi
 Lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist
Näide
Täiendkoolituse korraldamine
 Kirja eriliik märgitakse pealkirja asemel suurtähtedega
TÕEND, GARANTIIKIRI, VOLIKIRI, SOOVITUSKIRI

13. 6 TEKST on kirja põhisisu, mis koosneb 3 alamelemendist: pöördumine,
sisu, lõputervitus.
Pöördumine vormistatakse 1-2 põhireavahet enne sisu.
Soovitatav on kasutada ametinimetust.
Akadeemiliste kraadide, tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete
olemasolul tuleb neid kasutada.
Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime,
kirjavahemärke pöördumise lõpus.
Sõltuvalt kirja sisust võib pöördumise ka ära jätta.
Näide
Austatud direktor
Lugupeetud professor
Lugupeetud härra minister
Lugupeetud proua Rebane
Lugupeetud härra saadik
Austatud Vabariigi President

14. Kirja sisu kavandatakse adressaadi seisukohast lähtudes. Esimene lause on tähtis –
peab äratama lugejas huvi. Hea tulemus on tagatud kui alustada tänusõnadega:
Täname, et leidsite võimaluse tutvuda meie pakkumisega
Oli väga meeldiv Teiega kohtuda
Suur tänu, et tunnete huvi meie firma toodete vastu
Kui teatakse, et adressaat suhtub kirja positiivselt, pole pikem sissejuhatus vajalik.
Kui kirjutaja kahtleb adressaadi suhtumises või on karta negatiivset hoiakut, tuleb
koostada põhjalik sissejuhatus, mis ärataks sisu vastu huvi.
Kaudsele lähenemisele järgnevad probleemi kirjeldus ja põhjendused, miks kiri
kirjutati.
Tekst peab olema veenev. Vajadusel viidatakse eelnevatele kontaktidele: kirjale,

faksile, lepingule, arvele, telefonikõnele, kohtumisele, mis haakuks kirja sisuga ja
häälestaks adressaadi kiiresti vajalikule tegevusele.

15. Endast hea mulje jätmiseks
Vastatakse kirjale kohe. Kui palutud teavet ei ole võimalik kohe saata,
informeeritakse adressaati viivitusest.
Viidaväljal (mitte tekstis) viidatakse algatuskirja kuupäevale ja viidale
pärast sõna Teie.
Küsimustele vastatakse nende esitamise järjekorras.
Eitavad vastused esitatakse viisakas vormis, põhjendatult ja lõplikult,
et vältida täiendavat kirjavahetust.
 Kirjutatakse lihtsalt, lühidalt (üks lehekülg), ilma stampkeelenditeta:
Käesolevaga teatame, et ...
Vastuseks teie kirjale teatame, et ...
Kasutatakse lihtlauseid ja kindlat, mitte tingivat kõneviisi.
Kirjutatakse meie-teie vormis.
Teksti iseseisvad mõttelised osad vormistatakse lõikudena, mis
algavad uuelt realt. Lõikude vahele jääb üks tühi rida.

16. Endast hea mulje jätmiseks
 Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, taandrida ei kasutata (plokkstiil).
 Parem veeris võib jääda joondamata, et tekstis ei esineks põhjendamatuid
sõrendusi ega lünki.
Kasutatakse šrifti Times New Roman või muud hästi loetavat kirja, mille
tähesuurus on 12 punkti. Ühes kirjas ei ole soovitav kasutada mitut šrifti ja
eri kirjasuurusi.
 Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus
kirjas, kaldkirjas või allakriipsutatult.
 Jälgitakse, et informatsioon on üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed,
sõnastus keeleliselt ja juriidiliselt korrektne, teksti ülesehitus loogiline,
ilma trükivigadeta.

17.  Lõputervitus asub üks kuni kaks põhireavahet pärast sisu ning on seda
lühem, mida ametlikumad on suhted.
Eestis ei kasutata pikki ja keerukaid lugupidamisavaldusi.
Alati sobib Lugupidamisega või Austusega
Lõputervituse järel kirjavahemärke ei panda.
Pöördumist ja lõputervitust ei vormistata lühikirjadele: tõendid, kaaskirjad,
volikirjad, teatised, õiendid.

18. 7 ALLKIRI kinnitab dokumendi usaldusväärsust. Kirjal võib olla sisu eest
vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri.
E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides; kirjaga
võetakse kohustusi; kirjaga antakse õigusi. Muudel puhkudel võib allkirja
asendada autentimine.
Omakäeline allkiri kirjutatakse allkirjastaja andmete kohale, mitte kõrvale.
Digitaalselt allkirjastatud kirja väljatrükil märgitakse omakäelise allkirja
kohale sulgudesse (allkirjastatud digitaalselt)
Näide
(allkirjastatud digitaalselt)
Kati Karu
Tegevdirektor

19. 8 ALLKIRJASTAJA on isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või
autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.
Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest.
Allkirjastaja alamelemendid on: eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus,
organisatsioon, organisatsiooni allüksus
Kui organisatsioon selgub kirja autorist kirjapeaväljal, siis ei pea seda
allkirjastaja koosseisus uuesti näitama.
Kui allkirjastamise õigus on delegeeritud teisele ametiisikule, siis tuleb
vormistada ametinimetus koos delegeerija ametinimetusega, millele lisatakse
sõna ülesannetes
Näide
Kati Karu
Personalijuht
Peadirektori ülesannetes

20. 9 LISAMÄRGE asub 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool ning osutab kirjale
lisatud dokumendile.
Kui kirja tekstis on viidatud lisale, siis märgitakse lisade reale ainult
lehtede ja eksemplaride arv.
Näide
Lisa: 4 lehel 2 eks
Kui kirja tekstis ei viidata lisadele, tuleb lisade reale märkida nende
nimetused, lehtede arv ja eksemplaride arv. Kui lisatud on ainult üks
eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata.
Näide
Lisa: Koolitusleping 6 lehel
Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse.
Näide
Lisad: 1. Töökorralduse reeglid 15 lehel 2 eks
2. Asjaajamiskord 34 lehel

21. 10 LISAADRESSAAT on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri
teadmiseks, mitte täitmiseks ning see märgitakse 2-4 rida allpool
allkirjastajat või lisamärget.
Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi
teavitamine kolmandast osapoolest. Kirjal võib olla mitu lisaadressaati,
sel juhul esitatakse need tähestiku järjekorras või tähtsuse järgi.
Paberkandjal kirja puhul võib saata lisaadressaadile dokumendi
originaalkirja või koopia. Kui saadetakse originaal, siis märgitakse lisa-
adressaadi ette selgitav sõna Teadmiseks, kui koopia, siis selgitav sõna
Koopia
Näide
Teadmiseks: Eesti Pank
Koopia: Sampo Pank
Swedbank

22. 11 KOOSTAJA andmed vormistatakse väljasaadetavatele kirjadele, kui
allkirjastaja ja kirja koostaja on eri isikud.
Andmed paiknevad kontaktandmete välja kohal vasakul.
Koostaja alamelemendid esitatakse järjekorras: ees- ja perekonnanimi, telefoninumber,
e-posti aadress.
Näide
Rita Ritsikas 1234 5678
E-post: ritar@hot.ee
Kui kirja allkirjastaja on ka koostaja, kuid tema telefoninumbrit ei ole
kontaktandmete väljal, kirjutatakse koostaja nime asemel sõna Telefon
Näide
Telefon 1234 5678
E-post: rudolf@ruut.ee
Kui kirja ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, siis võib iga koostaja andmeid
täiendada tema valdkonda iseloomustava märksõnaga.
Näide
Rita Ritsikas (personaliküsimused)
1234 5678, ritar@hot.ee
Kati Karu (juriidilised küsimused)
6578 9111, katik@mail.ee

23. 12 SEOSVIIT on sissetulnud kirja kuupäev ja viit (reg nr) viidaväljal.
Asub adressaadi esimese reaga samal kõrgusel, umbes 9,5 cm kaugusel
plangi vasakust veerisest pärast selgitavat sõna Teie.
Eesmärk on hõlbustada ühes küsimuses peetava kirjavahetuse haldamist,
sidudes algatuskirja vastuskirjaga ja muutes dokumendi registreerimise
operatiivsemaks.
Vastuskirjas tuleb alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale.
Seosviit vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, saabunud
dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit (reg nr).
Näide
Teie 10.12.2011 nr 4-7/213

24. 13 KUUPÄEV on kirja lõpliku valmimise kuupäev, kui allkirjastaja on kirja
aktsepteerinud.
Märgitakse adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel.
Allkirjastatavatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise kuupäev,
allkirjastamisele mittekuuluva kirja kuupäev on registreerimise kuupäev.
Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras: päev, kuu, aasta
Näide
13.12.2011
Päeva (näites 13) üldjuhul ei trükita, selle märgib plangile kas allkirjastaja üheaegselt
allakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist.
Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna Meie.
Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt
vastavalt kasutatava keele reeglitele
Näide
8 April 2011 (Suurbritannia)

25. 14 VIIT on registreeritavatel dokumentidel kohustuslik ning asub seosviida all ja
kuupäeva järel.
Seosviida, kuupäeva ning viida vahele jäetakse üks põhireavahe ehk see
vormistatakse samale kõrgusele adressaadi kolmanda reaga.
Viida koosseisu kuulub: sarja tähis dokumentide loetelu järgi, dokumendi
järjekorranumber dokumendiregistri järgi.
Näide
2-6/34, kus
2 – tegevussuuna (funktsiooni) tähis
6 – sarja järjekorranumber tegevussuuna piires
34 – kirja järjekorranumber dokumendiregistris
Viidale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab, mitmes kiri
see antud kirjavahetuses (asja) koosseisus on.
Näide
2-6/34-3, kus 3 näitab, et hõlmatud on kolmas kiri samas asjas/küsimuses.
Võib sisaldada aastanumbrit, mis märgitakse kaldkriipsude vahele pärast sarja tähist.
Näide
2-6/11/34, kus 10 tähistab aastat 2011.

26. AMETIKIRJA TEKSTI KOOSTADES TULEB
Olla lakooniline
Olla väljendustes täpne
Taotleda teksti üheselt mõistetavust
Olla terminikasutuses järjekindel
Taotleda isikupäratut stiili
Liigendada teksti
Vältida kõnestiilile omaseid väljendeid
Hoiduda stampväljendite kasutamisest
Lihtne mõte edastada lihtsa sõnastusega
Vältida keerulise lauseehitusega lauseid
Järgida kirjakeelenorme

27. KUST ABI SAADA?
 Eesti keele sõnaraamat, ÕS 2006
 T.Erelt “Eesti ortograafia”. Tallinn 2006
 R.Kull “Kirjakeel, oskuskeel, üldkeel. Tallinn 2000
 M.Erelt, T.Erelt, K.Ross “Eesti keele käsiraamat”
Tallinn 2007
 Internet: www.eki.ee
 Keeleabi tel 631 3731