1. Efektywna i skuteczna organizacja pracy - nawyki i narzędzia
gladyszmichal@gmail.com
http://leanitil.blogspot.com/

2. Nawyki efektywnego
działania
1. Kolekcjonowanie (gromadzenie) wszystkich spraw w
jednym miejscu
2. Analizowanie (przetwarzanie) pod kątem działań
koniecznych do podjęcia
3. Porządkowanie w prosty i wygodny do przeglądania sposób
4. Wykorzystywanie powtarzalnych procedur działania
Wszelkie prawa
zastrzeżone

3. Inbox – skrzynka spraw
przychodzących
 Chroni przed rozpraszaniem, ułatwia porządkowanie
 Miejsca/sposoby gromadzenia informacji
 Zawsze przy sobie
 Wygodne porządkowanie
 Skrzynka fizyczna i elektroniczna
Wszelkie prawa
zastrzeżone

4. Najbliższe działanie, czyli
od czego zacząd
 Łatwe rozpoczęcie pracy
 Wykorzystanie „okien czasowych” i niespodziewanych
„okazji”
 http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okolicznosci-biurowe-czyli-grupowanie.html
 Planowanie perspektywiczne
 Drobne zadania
 http://leanitil.blogspot.com/2013/02/najblizsze-dziaania-czyli-od-czego.html
Wszelkie prawa
zastrzeżone

5. Projekt – więcej niż zadanie
 Zadania z dokładnie określonym rezultatem
 Pomysły, decyzje, problemy
 Cele i postanowienia długoterminowe
 Jak nie mylić z „projektem zespołowym”?
Wszelkie prawa
zastrzeżone

6. Archiwum projektów
 Jedno miejsce (folder, teczka)
 Pomysły, przewidywania kolejnych działań
 Project Reference = do wglądu
Wszelkie prawa
zastrzeżone

7. Archiwum ogólne
(Reference)
 Nie związane z konkretnym projektem (zadaniem)
 Instrukcje, podręczniki – do wglądu
 Listy kontrolne
 Sprawy odłożone
 Może, kiedyś – Someday/Maybe
 Później – 43 folders
 Kontakty
Wszelkie prawa
zastrzeżone

8. Kalendarz - nie planuj działao!
 Przypomnienia dzienne
 Spotkania
 Rezerwacja czasu!
 Przypomnienia godzinne
Wszelkie prawa
zastrzeżone

9. Przykłady spraw do analizy pod kątem
najbliższego działania
Co to jest Jakie jest najbliższe Czy śledzić sprawę Archiwum
za sprawa? działanie? jako projekt? projektów n.p.
Jaki jest ostateczny przewidywane
Nie trzeba podejmować rezultat załatwienia dalsze działania?
działania? A może sprawy?
należy archiwizować?
Może kiedyś Wykonać lub Kalendarz – Zapisać do
delegować od razu umieścić tu wykonania gdy
(2 min) – email, zdarzenia w jest czas do
Później notatka do rąk określonym dniu i dyspozycji:
własnych czasie • w biurze
Do wglądu • telefony
• do uzgodnienia
Sprawy oczekiwane
• do przeglądnięcia
od …
Kosz – nie warte uwagi! / przeczytania

10. Analiza spraw pod kątem najbliższego
działania?

11. Przeciąganie spraw pod kątem najbliższego
działania – Inbox zero (FILO)

12. Wykonywanie działań według listy – nie
zaglądad do Inboxa!
http://leanitil.blogspot.com/2013/02/optymalny-pulpit-outlooka.html

13. Narzędzia organizacyjne –
przypadki użycia
Być gotowym na wszystko
• Poranna lista kontrolna, najważniejsze czynności dnia
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/poranna-lista-kontrolna-najwazniejsze.html
• Delegowanie spraw przy okazji spotkań
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/delegowanie-i-uzgodnienia-spraw-przy.html
• Wykorzystanie okna czasowego
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okna-czasowe-wykorzystanie.html
• Wykorzystanie sytuacji oczekiwania
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/sytuacja-czekam-na-jak-wykorzystac-czas.html

14. Narzędzia organizacyjne –
przypadki użycia
Być gotowym na wszystko
• Przegląd inboxa – jak często?
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/przeglad-inboxa-jak-czesto.html
• Lista kontrolna „wyjście z pracy”
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/lista-kontrolna-wyjscie-z-pracy.html
• Optymalny wybór dalszego działania
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/co-teraz-robic-optymalny-wybor-dalszych.html
• Cotygodniowe porządkowanie i planowanie
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/cotygodniowe-porzadki-przeglad-tygodnia.html

15. Nawyki skutecznego działania
• Zaczynać od czynności najważniejszych
• Stosować regularne przerwy („ostrzenie piły”)
• Wykorzystywać każdą okazję do działania
• Regularnie przeglądać listy działań pod kątem wyboru
najlepszej opcji
• Koncentrować się naraz na jednym działaniu
• Porządkować i upraszczać narzędzia raz w tygodniu
Wszelkie prawa
zastrzeżone

16. Klasyfikacja programów
wspierających organizację
Wszelkie prawa
zastrzeżone

17. Delegowanie rezultatów!
• Wizualizacja, model, projekt
• Wycena
• Lista elementów
• Działania montażowe
• Rezerwacja czasu
• Działania powtarzalne i przewidywalne
• Bufor projektu lub zespołu
• Śledzenie wytwarzania
• Przegląd cotygodniowy
• Sytuacje nadzwyczajne i wrzuty
1. Zarządzanie rezultatami
2. Motywacja na wyższym szczeblu
3. Renegocjacja terminów Wszelkie prawa
zastrzeżone

18. Delegowanie spraw!
• Okoliczności, rozpoznanie stanu faktycznego
• Obszar kompetencji – kolejkowanie zgłoszeń
• Kolejność obsługi grupy zgłoszeń
• Potencjalna szkoda (zysk dla drobnych zleceń)
• Cierpliwość zgłaszającego
• Śledzenie
• Przegląd cotygodniowy
• Kolejka rośnie!?
1. Motywacja na wyższym szczeblu
2. Projekty „porządkowe” i backlog
3. Wykorzystanie okien projektowych Wszelkie prawa
zastrzeżone

19. Model motywacji
1. Lubimy dostawać prezenty
 Lista życzeń (do wyboru!)
2. Nie lubimy ocen (szkółka!)
 Obszar i cel poprawy
3. Lubimy pracować zespołowo
 Czy lider jest częścią zespołu?
4. Lubimy zdobywać nagrody, gdy są
równe szanse
 Dobrowolność udziału?
Wszelkie prawa
zastrzeżone

20. Powtórka!
Narzędzia – proste i godne zaufania
Nawyki
1. Gromadzenie (kolekcjonowanie)
2. Analiza (przetwarzanie)
3. Porządkowanie (planowanie)
4. Wykorzystywanie procedur (rytuały)
5. Najpierw najważniejsze
6. Regularne przerwy („ostrzenie piły”)
7. Wykorzystywanie każdej okazji do działania
8. Regularne przeglądanie (wybór działania)
9. Koncentracja na jednym działaniu
10. Porządkowanie (upraszczanie)
Wszelkie prawa
zastrzeżone

21. Dziękuję za uwagę!
Michał Gładysz
 http://leanitil.blogspot.com
 gladyszmichal@gmail.com
Wszelkie prawa
zastrzeżone