Workshop FacilitAção (Adaptado para 4h)

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Você já facilitou alguma reunião ou dinâmica?
Já aconteceu das pessoas discutirem e ficar um clima ruim?
Ou você reunir pessoas que não se conhecem e fluir super bem a dinâmica?
Melhor ainda quando ocorre de ter um clima pesado no início e com o passar da dinâmica as pessoas se entrosam e se motivam?

Tem como a pessoa facilitadora desenvolver características de facilitação que irão apoiar e desenvolver seu papel com muito mais sucesso levando os participantes ao objetivo desejado.

O papel do facilitador está focado em ser um guia que estará “liderando as discussões” dos participantes durante a dinâmica.

Para isto, o facilitador é uma pessoa com familiaridade e/ou com experiência no formato da dinâmica. Estude bem a dinâmica, o objetivo e o tempo para após aplicar com o grupo.

Mas veja que o papel de liderar a discussão não implica que o facilitador seja o participante principal, mas constitui um guia para propiciar o fluxo de ideias e conversações ativas entre todos os participantes da dinâmica.

Consequentemente, o trabalho do facilitador é garantir que os participantes tenham responsabilidade, liderança e colaboração ao longo de todas as atividades planejadas.

Links que estão na apresentação (na ordem dos slides):
http://www.viamosaico.com.br/site/facilitacao-grafica/
http://www.funretrospectives.com/
https://jorgekotickaudy.wordpress.com/jogos-360/
http://www.kombo.com.br/materiais-rh/dinamicas-grupo
http://tastycupcakes.org/
http://toolbox.hyperisland.com/
http://pt.slideshare.net/danielasipert/110-dinmicas-de-grupo?from_action=save
https://www.blankcanvas.io/
https://realtimeboard.com/
https://awwapp.com/
https://drive.google.com/a/thoughtworks.com/file/d/0B1tVry7FBuEbcVNaTmNnbWJhZjA/view
http://www.slideshare.net/MayraRodriguesDeSouz/pratica-de-ideacao
http://www.slideshare.net/MayraRodriguesDeSouz/pratica-de-ideacao-2
http://www.online-stopwatch.com/
http://www.scielo.br/pdf/estpsi/v15n2/03.pdf

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Workshop FacilitAção (Adaptado para 4h)

  1. 1. Workshop de FacilitAção Baseado em pesquisa e experiência. Práticas do Livro FunRetrospective do Paulo Caroli. Mayra R Souza
  2. 2. Analista de negócios na Thoughtworks, facilitadora de Inception, práticas ágeis e workshops. É apaixonada por facilitação! ;) Tem 15 anos de experiência em gestão e desenvolvimento de pessoas, com foco na qualidade e entrega de valor. Empreendedora na sua jornada profissional atuou com empresas de diversos mercados: varejo, telecomunicação, construção e tecnologia da informação. Curte muito compartilhar conhecimento e está se formando em Engenharia de Produção na PUCRS. https://br.linkedin.com/in/mayrarodriguesdesouza
  3. 3. SOMOS A THOUGHTWORKS Uma comunidade de pessoas apaixonadas com o propósito de revolucionar o design e a criação de software, enquanto defendemos uma mudança social positiva. NOSSA MISSÃO Gerir um negócio sustentável Advogar apaixonadamente em favor de justiça social e econômica Liderar e promover excelência de software e revolucionar a indústria de TI 5000 Colaboradores 13 Países 35 Escritórios
  4. 4. Agenda do Workshop O que é facilitação? Quais são as habilidades de uma pessoa facilitadora. Dicas para facilitação com práticas. Como preparar uma facilitação. Simulações de facilitações.
  5. 5. Práticas Práticas para desenvolver skills para facilitação: 1. Comunicar com empatia 2. Comunicar 3. Observar 4. Visual Simulações de Facilitação: 1. Facilitação 2. Retrospectiva 3. Speed feedback
  6. 6. O que é FACILITAÇÃO? ? ? ? ? ? ? ? ?
  7. 7. O que é facilitação? Significado de Facilitação s.f. Ação ou efeito de facilitar (descomplicar). Jurídico. Ajuda que, oferecida a uma outra pessoa, descomplica o desenvolvimento ou a prática de um ato.(Etm. facilitar + ção). O processo de facilitação é dirigir um fluxo de discussões propiciando um diálogo respeitoso, eliminando obstáculos, resumindo diferentes pontos de vista, fomentando o espírito positivo e produtivo, focando nos objetivos. É importante que a facilitação seja neutra ao longo dos debates.
  8. 8. Quais são as habilidades para uma pessoa facilitadora? Facilitadores são responsáveis pela criação de um ambiente para o grupo atingir o objetivo da dinâmica. Um ambiente de aceitação, empatia, respeito, confiança, liberdade, diálogo, sinergia e compartilhamento.
  9. 9. Facilitar é... Perguntar mais do que responder Estar sempre à disposição Comunicar (Ouvir mais do que falar) Incentivar a auto-organização Coordenar Integrar Iniciar Organizar Treinar Prover recursos Explorar Agente da realidade Líderar Regular Instruir e orientar para as descobertas Fomentar o espírito positivo e produtivo Observar Direcionar Moderar Apoiar Colaborar Neutralidade
  10. 10. O que ocorre durante a facilitação? Durante as dinâmicas de grupo, uma equipe pode passar por diversos momentos que aumentará o nível de conhecimento da mesma, colaboração, compartilhamento e participação. É importante saber o momento e como agir nele!
  11. 11. Processo de facilitação Problema! Solução? Atingiu o objetivo? Todos pensando Alinhando ideias Alinhando ações Plano de ação: O que? Como? Quando? Onde? Quanto?
  12. 12. O que acontece durante? Formação Contestar & Conflito Normalizar & Acordo Desempenho Direcionar Coach Suportar Delegar
  13. 13. Dicas para Facilitar com práticas O(a) facilitador(a) tem de estar aberto(a) para feedbacks e perguntar para os participantes o que pode melhorar na facilitação. É muito importante a troca de dicas e dificuldades entre facilitadores.
  14. 14. A arte de se comunicar Comunicação verbal e não-verbal; O que ocorre com uma comunicação mal estabelecida? Bloqueios: é quando a mensagem não é captada e a comunicação é interrompida; Filtragens: é quando uma mensagem recebida apenas em parte, sendo que a comunicação existe; Ruídos: é quando a mensagem é distorcida ou mal-interpretada. Barreiras da comunicação.
  15. 15. MÃO NA MASSA! Prática 1 Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  16. 16. Prática para Comunicar com Empatia Objetivo: Praticar a audição e comunicação interpessoal com empatia. ★ Dividir em duplas; ★ Um irá explicar uma situação ou algo viveu e o outro tem de ouvir com atenção; ★ Após o(a) receptor(a) repetirá o que a pessoa lhe falou e junto pedirá a confirmação do que ouviu; ★ Depois trocar emissor(a) e receptor(a) fazendo a mesma prática; ★ Ao final, todos compartilham a experência e dar feedback construtivo.
  17. 17. Perguntas com contexto Perguntas são necessárias para intervir e auxiliar nas discussões e reuniões, mas pergunte com contexto para ter respostas adequadas e objetivas (traz valor a pergunta e as respostas), e não perguntas genéricas.
  18. 18. Perguntas reativas Ter "jogo de cintura" e cuidado nas abordagens, crie um ambiente que favoreça as diferenças de opiniões e que minimize o ego dos participantes. ★ Investigação direta: quando achar que algo dito não condiz ou está incorreto: “Por que você acha que isso é importante?” ★ Investigação indireta: não entendeu algo ou percebeu que o grupo não entendeu: “Você acha isso importante porque…?” ★ Esclarecimento: pensa que entendeu e acredita que o grupo não entendeu: “Parece que o que você está dizendo é __________, certo?” ★ Direcionamento: acredita que uma possível solução foi ignorada: “Vocês já pensaram em algo ligado a _________?” ★ Desvio: um assunto que não tem tanta relevância: “Interessante isso. Vamos anotar isso e colocar no parking lot para discutir mais a frente?” ★ Próximo passo: o grupo travou e não consegue seguir adiante: "Já falamos de A, B e C. Alguma nova sugestão para lidar com isso?”
  19. 19. MÃO NA MASSA! Prática 2 Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  20. 20. Prática para Comunicar Objetivo: Praticar a linguagem verbal de maneira positiva, percebendo a importância da comunicação para o bom relacionamento interpessoal. ★ Dividir em duplas; ★ Cada dupla com papel e caneta para listar frases que ouvem frequentemente em seus círculos de amizade e que consideram agressivas, ofensivas ou que causam desconforto; ★ De todas escolham a mais forte; ★ Após encontrem uma forma clara e gentil de dizer a mesma coisa; ★ Cada dupla lê para o grupo a frase original e a frase transformada; ★ Ao final, todos comentam o que descobriram ao fazer as comparações entre as maneiras diferentes de dizer a mesma coisa, refletindo sobre as diferenças entre as frases originais e as transformadas e os sentimentos após elas.
  21. 21. Comportamento disfuncional Observar o comportamento dos participantes, pois o comportamento disfuncional é uma forma consciente ou inconsciente de demonstrar/ expressar o descontentamento sobre algo (discussão, atividade, trabalho e/ou fatores externos). Para que o comportamento não contamine o grupo, investigue a causa sem expor a pessoa. ★ Facilite a criação de Acordos de Time: o próprio time reforça o comportamento funcional; ★ Identifique quem não está participando e envolva nas discussões com perguntas como: O que você acha disso? Na sua opinião, qual é a melhor forma de _________?
  22. 22. MÃO NA MASSA! Prática 3 Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  23. 23. Prática para Observar Objetivo: Praticar a observação comportamento disfuncional e a expressão corporal, desenvolver a atenção e a capacidade de interpretação. ★ Dupla ou todo grupo; ★ Pegue um papel com a frase de como irá se comportar com sua expressão corporal (o(a) emissor(a) não utilize linguagem verbal); ★ O(A) observador(a) irá escrever o que o(a) emissor(a) quer dizer com a expressão corporal (coloque o nome do(a) emissor(a)); ★ Ao final, todos serem emissores, cada um irá expor sua observação da expresssão corporal de cada um.
  24. 24. Consenso ★ Fazer com que todos concordem e cheguem em um consenso é difícil, principalmente em um grupo participativo em que todos tem de acreditar que a decisão tomada é a melhor escolha. O debate é muito importante, e os argumentos que levam a melhor decisão devem ser apresentados. Não concordar 100% e chegar a um consenso é dizer pra si mesmo: “Ok, eu posso viver com essa decisão e a apoio daqui em diante.” ★ Técnicas para chegar em um consenso: ○ Votação (vence pela maioria - menos discussão) ○ Compra (ganha N pontos e distribui nas opções que apoia) ○ Planning Poker / Five Fingers (Uso dos dedos para indicar o nível de apoio - mais discussão)
  25. 25. Ser o máximo visual http://www.viamosaico.com.br/site/facilitacao-grafica/
  26. 26. MÃO NA MASSA! Prática 4 Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  27. 27. Prática visual Objetivo: Praticar a facilitação gráfica, como colocar uma explicação/ ideia em um formato visual. ★ Facilitador(a) irá expor uma situação/ ideia; ★ Em grupo ou individual com papel e caneta coloridas; ★ Cada grupo ou pessoa irá expor o que ouviu em um formato visual; ★ Todos compartilham a sua exposição visual; ★ Ao final, todos podem dar feedback construtivo. Cenário: Uma equipe está com problemas de comunicação e junto não estão entregando nas iterações. As pessoas se atrasam para as stand up e há um desconforto no ar, pois ninguém se dá feedbacks. Obs: Imprimir o slide 36 para entregar a pessoa ou ao grupo. Após desenharem o cenário, peça o desenho de uma solução para este cenário.
  28. 28. Visual Cenário: Uma equipe está com problemas de comunicação e junto não estão entregando nas iterações. As pessoas se atrasam para as stand up e há um desconforto no ar, pois ninguém se dá feedbacks.
  29. 29. Pontos de atenção Esteja sempre atento a conversas paralelas; Preste sempre atenção no relógio. Seja flexível, balance a necessidade de participação com a necessidade de manter a agenda; Aprenda o que fazer quando uma discussão não está chegando a uma conclusão.; Esteja sempre atento as pessoas que não estejam participando adequadamente; Esteja atento ao comportamento verbal e não-verbal do grupo; Interromper e mediar imediatamente caso tenham conflitos pessoais entre os participantes; Não seja um representante do time e não crie uma dependência com o time; Utilizar canetas sharpie (maior visibilidade de todos) em vez de BIC; Check-in e check-out nas dinâmicas (em uma palavra qual seu sentimento para entrada e saída da dinâmica?); Celebração! O quanto é importante comemorar as conquistas do grupo.
  30. 30. Dicas de busca e leituras ★ Livro e blog Fun Retrospectives do Paulo Caroli; ★ Livro Tool BOX 360º do Jorge Horácio "Kotick" Audy; ★ Sites com dinâmicas e jogos: ○ KOMBO gestão e estratégia de pessoas; ○ Tasty Cupcakes (Indicação Guilherme Motta); ○ TOOLBOX. ★ Site slideshare artigos com 110 dinâmicas de grupo; ★ Facilitação remoto: Blankcanvas, real time board (Indicação Heleno Alves) e white board.
  31. 31. Como preparar uma facilitação Planejar e se preparar lhe dará segurança e confiança para a facilitação, mas lembre que tudo pode mudar então tenha planos alternativos.
  32. 32. Antes da facilitação Saber o número de participantes; Saber sobre o objetivo e qual é o resultado esperado; Se preparar (estudar a prática) e incluir icebreaker/ energizer; Preparar o time previamente (e-mails, dicas, informações); Tempo, reserva da sala e agendamento.
  33. 33. Durante a facilitação Fazer um acordo entre todos (uso de celular, comunicar um por vez….); Deixar claro o objetivo do encontro e caso tenha os resultados esperados (deixar visível), se houver dúvidas, peça aos participantes explicarem qual o entendimento deles em relação aos objetivos; Expor informações/ explicações sobre a dinâmica (deixar visível); Deixar visível a agenda, modifique se necessário; Qual envolvimento esperado dos participantes; Qual o background (conhecimento) e quanto os participantes conhecem sobre o assunto; Usar post-its/ quadro para capturar ideias, quebre em grupos para reduzir o caos; Usar parking lot, mapa de afinidade (agrupamento) e votação; Fazer uma gestão do tempo; Fazer retrospectiva rápida da dinâmica.
  34. 34. Após facilitação Enviar rapidamente o seu feedback da reunião para os participantes; Enviar quais foram as decisões tomadas e quais são os próximos passos; Solicitar feedback dos participantes sobre a facilitação; Após um tempo saber com o time se o objetivo esperado realmente ocorreu (se ocorreu uma entrega, melhorou o convívio do time…).
  35. 35. MÃO NA MASSA! Simulação 1 Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  36. 36. Simulação de Facilitação Objetivo: Praticar o questionamento com perguntas abertas e com contexto para instruir e direcionar os participantes atendendo o objetivo da reunião. Utilize todas as dicas de ser visual, observar o comportamento dos participantes e inclua todos na atividade para chegarem em um consenso. ★ Dividir em grupos com 5 pessoas; ★ Cada grupo deve eleger um(a) facilitador(a); ★ Cada um receberá o papel que deve desempenhar durante a reunião, junto com a explicação de como agir; ★ O facilitador receberá o objetivo da reunião e o tempo de duração; ★ Ao final, cada grupo deve ter alcançado o objetivo entregue ao facilitador. Obs: Imprimir os slides: 36, 37 e 38 entregue para os participantes que atuarão nos papéis, sem mostrar para os outros participantes.
  37. 37. Simulação de Facilitação - OBJETIVO Papel da pessoa facilitadora: O Time deve decidir em 10 minutos quais treinamentos serão contratados no primeiro semestre de 2016. O orçamento disponível é de R$35.000,00 e as opções são: - Técnicas de Facilitação: R$15.000,00 - Management 3.0: R$25.000,00 - Certified Scrum Developer: R$20.000,00 - Agile Testing: R$20.000,00 - O time deve reservar um valor para participar de eventos? Quanto?
  38. 38. Simulação de Facilitação - PAPÉIS Papel da pessoa conectada: Seu objetivo é tornar a vida do facilitador mais difícil. Você deve ficar sempre acessando o celular e não prestar atenção no que está sendo discutido. Se o facilitador pedir sua opinião não dê atenção, saia da sala por alguns instantes, volte e continue mexendo no celular. Papel da pessoa do contra: Seu objetivo é tornar a vida do facilitador mais difícil. Você deve discordar de todas as propostas e não ser razoável nas discussões. Se o facilitador pedir sua opinião, discorde sem apresentar argumentos válidos.
  39. 39. Simulação de Facilitação - PAPÉIS Papel da pessoa participativa: Você deve participar sempre, fale e tente atrapalhar os outros de falarem. Crie conversas paralelas com os colegas do lado. Dê sua opinião como se ela fosse sempre a melhor opção e interrompa os outros e o facilitador. Papel da pessoa tímida: Você deve ser uma pessoa tímida que tem dificuldade de expressar sua opinião. Não participe, não responder as perguntas, se o facilitador te perguntar algo, fale baixo e expresse sua dificuldade de falar em público.
  40. 40. ANÁLISE - DESAFIOS, COMO FAZER? A pessoa conectada: - Procurar envolver o participante, chamando-o para as discussões e pedindo sua opinião; - Quando há muitas conversas paralelas, o ideal é utilizar recursos como o quadro branco. Levante-se e escreva um resumo dos pontos já discutidos, o objetivo é capturar a atenção do grupo. - Definir algumas regras no início da sessão, como limitação de uso de laptops e celulares.
  41. 41. ANÁLISE - DESAFIOS, COMO FAZER? A pessoa do contra e a participativa: - Valorize a participação, sempre agradecer a contribuição do participante. Mostrar para ele/ela que as outras pessoas podem não ter o mesmo entendimento; - Pedir a opinião de mais pessoas quanto à sugestões ou questionamentos apresentados; - Quando a pessoa fizer uma pausa, interromper fazendo um resumo do que foi apresentado e relançar o debate para todo o grupo.
  42. 42. ANÁLISE - DESAFIOS, COMO FAZER? A pessoa tímida: - Também tentar envolver essa pessoa, neste caso, pode ser que diretamente, você intimide ainda mais o participante. Procure uma abordagem indireta, converse com ele antes da reunião para saber sua opinião e peça para que ele compartilhe com o grupo durante a sessão. Esta ação pode gerar mais confiança por ser um tema já conhecido e discutido anteriormente.
  43. 43. MÃO NA MASSA! Simulação 2 Retrospectiva Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  44. 44. “Independentemente do que descobrimos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor trabalho que poderiam, dado o que era conhecido na época, suas habilidades e competências, os recursos disponíveis, bem como a situação em questão.” (diretiva primária da Retrospectiva, do livro Fun Retrospectives) A Directiva Primária é uma declaração que ajuda a conduzir as pessoas para uma mentalidade colaborativa. 44
  45. 45. MÃO NA MASSA! Simulação 3 Speed Feedback Aprender é colocar em prática. Ser ágil é aprender continuamente!
  46. 46. o facilitador conduz o grupo como um maestro que conduz uma orquestra - com cientificidade, tecnicidade, espontaneidade, sensibilidade, poder de entrega e capacidade para criar. A condução do grupo envolve teoria e técnica, intuição e criação coletiva. Macedo (1998, p. 48) http://www.scielo.br/pdf/estpsi/v15n2/03.pdf
  47. 47. Agradecemos a presença de todos! Dúvidas e feedback: msouza@thoughtworks.com

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