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Unidade Curricular:

                                  Introdução à Gestão




      “Organização”
          João Vaz | 2090895
Licenciatura em Marketing – Ensino a Distância
João António Vaz                     | 2090895




Índice


   1 . Defina autoridade, responsabilidade e delegação. ............................................................ 3

          1.1.        Autoridade ......................................................................................................... 3
          1.2. Responsabilidade .................................................................................................... 4
          1.3. Delegação ............................................................................................................... 4
   2. Distinga os conceitos de autoridade de linha, autoridade de staff e autoridade funcional. 5

   3. Enuncie e explique os princípios de Organização. ............................................................ 6

   4. Defina Amplitude de Controlo e indique quais os principais factores que a determinam.
   Explique. ............................................................................................................................... 8

   5. Caracterize os principais tipos de estruturas organizacionais, destacando os pontos
   fortes e fracos de cada um. .................................................................................................. 11

   Bibliografia ......................................................................................................................... 17




                                     “Os grandes líderes não resolvem problemas; antecipam-se a eles.”
                                                                                                                  James A. Belasco




                                                                     Actividade 3 – “Organização”                  Pág. 2 de 17
João António Vaz        | 2090895




    Defina autoridade, responsabilidade e delegação.




1
                               fig. 1 - Autoridade, Responsabilidade e Delegação

    1.1. Autoridade:

                          “A morte de uma organização acontece quando os de baixo já não querem
                                                                             e os de cima já não podem”.
                                                                                        Vladimir Lénine


        Na hierarquia das organizações e no interesse dos superiores
        objectivos da organização em determinada situação, perfeitamente
        enquadrada e legalizada no tempo, o dever do exercício do poder tem
        de ser reconhecido e ganha forma e materialização nas tomadas de
        decisão por quem de direito, a esse direito1 de poder2 decidir e agir
        reconhecidamente sobre determinado assunto, sem ter de prestar
        esclarecimentos ou justificações perante os subordinados, que se
        limitam a cumprir e executar as tarefas, designa-se por Autoridade.

    A atribuição de autoridade hierárquica, constitui antes de mais uma responsabilidade
    (como se verá a seguir), mas não garante uma liderança efectiva… os gestores
    hierárquicos, devem desenvolver as suas próprias capacidades de liderança informal
    na coordenação da organização.




    1
     “A Autoridade é um Direito”, Teixeira, Sebastião. Gestão das Organizações, Cap.5, pág. 92
    2
     O poder, constitui igualmente uma influência, no sentido em que, as acções ou exemplos de
    comportamento causam mudança na atitude ou no comportamento doutra(s) pessoa(s) ou grupo.



                                                        Actividade 3 – “Organização”   Pág. 3 de 17
João António Vaz           | 2090895




1.2. Responsabilidade:
    “Coisas que fatalmente acontecem em qualquer crise: O departamento de marketing diz sim. O
       de finanças diz não. O jurídico vai examinar o assunto. O de pessoal fica preocupado. O de
    planeamento entra em pânico. O de engenharia nem liga ao assunto. O de produção pede mais
                espaço. A administração geral encontra um responsável. O Banco financia tudo.”
                                                                                     LEI DE MURPHY


       Pelo pressuposto da aceitação de um cargo ou função numa
       determinada entidade com objectivos definidos, está a obrigação de se
       empenhar ao máximo, assumindo assim direitos, deveres e obrigações,
       que constituem assim a (sua) responsabilidade.

Sendo necessário e desejável um sentido de paridade3 entre responsabilidade e
autoridade, pois, não obstante, existem muitos gestores com responsabilidades a mais
face ao seu baixo seu nível de autoridade, ou seja, quando a um maior aumento de
responsabilidades seria desejável um maior aumento de autoridade.

1.3. Delegação:

                      “Descentralizar pode ser arriscado, mas centralizar é sempre catastrófico”
                                                                                           Hélio Beltrão

       O acto de transferir autoridade e responsabilidade de uma pessoa para
       outra, geralmente para alguém hierarquicamente subordinado, constitui
       a Delegação4.

A delegação tem enormes vantagens, mas também existem imensos preconceitos
sobre a mesma… pois como delegar se em regra não se confia?

        Delegar sim, mas com controlo e feedback apropriado
        Pressupõe atribuição de liberdade de acções bem definidas a outra pessoa,
         que deve ter capacidades para tal, evitando por isso controlo excessivo.
        Delegar, não pode nunca significar em caso algum desresponsabilização do
         gestor que a transfere.

           Obs: Neste contexto de definições, não menos importante é o conceito de
           DISCIPLINA, que nos dias de hoje fica por conta das pessoas, cujos
           resultados são cobrados pelas organizações, preferindo-se a acção correctiva à
           acção punitiva. (CHIAVENATO,2002: p 578)


3
  Princípio de Organização – Paridade entre autoridade e responsabilidade (v. pág. 7)
4
  A incapacidade para delegar autoridade foi uma das 3 principais deficiências apontadas por F.J.Gandet
(citado por Koontz e O´Donnell em Princípios de Administração) como causas dos fracassos
empresariais.



                                                     Actividade 3 – “Organização”     Pág. 4 de 17
João António Vaz          | 2090895




    Distinga os conceitos de autoridade de linha, autoridade de staff e autoridade




2   funcional.

    Os 3 conceitos são distintos e representam 3 formas de exercer a autoridade, a saber:

    Autoridade de Linha: é uma linha contínua de autoridade, representada pela cadeia
    de comando5, que se estende desde o gestor de topo até ao escalão ou nível mais
    baixo, confere o direito ao “Chefe” de dar ordens directas aos seus subordinados
    e/ou delegar parte da sua autoridade directamente, esclarecendo “Quem se reporta a
    quem”.



                                  Chefe

        Funcionário          Funcionário              Funcionário
             A                    B                        C

    fig. 2 - O Chefe tem autoridade de linha sobre os seus subordinados A, B e C




    Autoridade de Staff ou de Assessoria; Quando uma pessoa, departamento ou
    grupos tem a função de aconselhamento e assessoria aos gestores em áreas
    especializadas ou sobre determinados assuntos.


                                  Chefe


                       Assessor


            Funcionário       Funcionário           Funcionário
                 A                 B                     C

    fig. 3 - Autoridade de Assessoria ou de Staff




    Autoridade funcional: direito conferido a uma pessoa ou a um departamento de staff
    que permite controlar actividades ou assuntos específicos de outros departamentos

    5
     Princípio de Organização, (analisado na página 7) onde a autoridade/ordem deve seguir até ao ultimo
    nível de forma clara e ininterrupta.



                                                             Actividade 3 – “Organização”   Pág. 5 de 17
João António Vaz           | 2090895




    não directamente relacionados a ele. Ex: Departamento de Recursos Humanos actuar
    directamente sobre um funcionário do departamento de produção.


                                                    Chefe



                                                                 Dpto.
                                 Dpto            Dpto.
                                                                Recursos
                               Produção         Marketing
                                                                Humanos



                     Funcionário      Funcionário
                          A                B



    fig. 4 – Autoridade Funcional, as propostas de Actuação dos RH, devem ser aprovadas previamente pelo órgão
    de linha superior hierárquico (Depto. Produção) do subordinado (Funcionários A e B)



    Enuncie e explique os princípios de Organização.




3   Sebastião Teixeira aponta 4 Princípios de Organização6 que são:

        
        
        
        
             Unidade de comando.
             Paridade entre autoridade e responsabilidade.
             Princípio escalar e cadeia de comando.
             Amplitude de controlo.

    No entanto outros autores, apontam ainda:

         Princípio da divisão do trabalho e da especialidade7. (Henri Fayol)
         Princípio da Definição (Chiavenato8)



        a) Unidade de Comando – Princípio que ajuda a preservar o conceito de Autoridade de
             Linha segundo o qual, cada subordinado reporta apenas um e um só superior,
             perante o qual é directamente responsável. Nem sempre fácil de colocar em prática, em
             teoria, permite uma melhor coordenação e entendimento pois tende a evitar conflitos,
             sendo no entanto superada pela estrutura matricial9.




    6
      Teixeira, Sebastião. Gestão das Organizações, Cap. 5, p.96
    7
      “A divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor, com o mesmo esforço. O operário
    que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmo negócios adquirem
    mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, consequentemente, aumentam de rendimento.”
    (FAYOL,1990,p.44).”
    8
      Segundo CHIAVENATO (1997, p.7) a tarefa básica da administração é a de fazer as coisas por
    intermédio de pessoas. As novas concepções da administração está a ser considerada por autores,
    pesquisadores e profissionais como a chave para a solução de muitos problemas no mundo moderno.
    9
      Um departamento depende de mais do que um gestor.



                                                            Actividade 3 – “Organização”   Pág. 6 de 17
João António Vaz           | 2090895




     b) Paridade entre autoridade e responsabilidade - Enquanto duas faces da mesma
        moeda, a responsabilidade não pode ser superior à autoridade que lhe foi confiada.
        Este princípio visa o aumento da produtividade no trabalho por conta do aumento da
        motivação e diminuição das frustrações.
     c) Princípio escalar e cadeia de comando – na medida em que a autoridade deve seguir
        do topo até ao fim da hierarquia através duma linha clara e ininterrupta.
     d) Amplitude de controlo – Ajuda a mensurar o nº máximo de subordinados que um
        gestor deve ter a seu cargo. Quanto maior o nº de subordinados, maior a amplitude de
        controlo. Uma redução do número de níveis
        implica também um alargamento da amplitude                              Administração
        de controlo. Nos dias de hoje a amplitude de
        controlo numa organização é fortemente
        determinada pelo uso e alcance de                                          Direções
                                                                                 operacionais
        implementação das TIC (ex: utilização do
        email)

                                                                                Subordinados



                                                                            Amplitude de controlo

                                                              Fig. 5 - Amplitude de Controlo, adaptado de
                                                              COELHO, Arnaldo, p234

     e) Princípio da divisão do trabalho e da especialidade - Fayol acreditava que a
        especialização reduziria o nível de atenção e esforço a serem aplicados naquela
        actividade e que aumentaria a produtividade por meio da repetição10.
     f) Princípio da Definição (de funções) (Chiavenato, 1989) - A descrição dos cargos é um
        meio de comunicar aos funcionários os deveres, direitos, atribuições, autoridade e
        relações de cada um com as outras áreas da empresa. Dependendo da estrutura
        adoptada, as funções podem ser interligadas por processos que permeiem diversas áreas
        da organização de maneira interdependente.




10
  Este princípio foi altamente difundido e aplicado deste Henry Ford (na sua linha de Montagem) até
meados do século passado, quando algumas empresas não respeitaram o limite da especialização
provocando consequências indesejáveis como monotonia, fadiga, tensão, absenteísmo e rotatividade.
Deve ser ressaltado porém, que Fayol advertiu em sua teoria sobre este limite quando reconheceu as
limitações da especialização do trabalho e disse que a experiência e o sendo de medida deveriam ensinar a
não ultrapassar determinados limites



                                                     Actividade 3 – “Organização”     Pág. 7 de 17
João António Vaz             | 2090895




    Defina Amplitude de Controlo e indique quais os principais factores que a




4   determinam. Explique.

                                              “O sucesso na gestão moderna passa, obrigatoriamente,
                                                              pela eficácia de seus controlos internos.”.
                                                                                        Autor desconhecido

    Quantos subordinados deve gerir um gestor com eficácia e eficiência?

    Esta questão é deveras muito importante, porque quanto menos subordinados tiver um gestor a
    seu cargo mais níveis vai necessitar a estrutura organizacional, quem responde a esta questão é
    justamente a definição e aplicação do conceito de Amplitude de Controlo11.

    A amplitude de controlo, constitui um dos princípios de organização, e pode determinar um
    controlo mais alargado (tendência actual, exigindo menos níveis) ou mais reduzido (mais
    apertado e com mais níveis), habitualmente representado num organograma, o seu conceito foi
    igualmente definido no ponto anterior, [Amplitude de controlo – Ajuda a mensurar o nº
    máximo de subordinados que um gestor deve ter a seu cargo. Quanto maior o nº de
    subordinados, maior a amplitude de controlo. Uma redução do número de níveis implica
    também um alargamento da amplitude de controlo. Nos dias de hoje a amplitude de controlo
    numa organização é fortemente determinada pelo uso e alcance de implementação das TIC (ex:
    utilização do email) ] é determinada pelos seguintes factores ou circunstâncias, identificados por
    Sebastião Teixeira in Gestão das Organizações:

                                            …AMPLITUDE
    QUANTO…         FACTORES                                                       comentários
                                            DE CONTROLO
                                                                     Respeitadas as peculiaridades do trabalho numa
                                                                   organização, determinada actividade ou ocupação é
                    Complexidade do                             fraccionada por módulos de conhecimentos, permitindo
         Maior                                  Menor           que os considerados como de maior simplicidade sejam
                         Trabalho                                 executados por pessoal com preparação elementar ou
                                                                 básica, e os mais complexos atribuídos a profissionais
                                                                 de alto nível de formação, que evidentemente são mais
                                                                                   caros para a empresa.
                                                                 Pode ser mais alargada dependendo se os empregados
                                                                   realizam tarefas ou trabalhos semelhantes, a mesma
                     Similaridade de                              conclusão chegou JOAN WOODWARD12, que num
         Maior                                  Maior           estudo de mais de 100 empresas do Essex concluiu que
                         Funções                                    em empresas que usam tecnologia de produção em
                                                                   massa o controlo era mais alargado justamente pela
                                                                     disseminação de tarefas rotineiras e semelhantes


    11
       Igualmente referida como amplitude de gestão (span of management), amplitude de autoridade,
    amplitude de supervisão ou amplitude de responsabilidade.
    12
       A tipologia utilizada por Joan Woodward, analiza o impacto de 3 sistemas tecnológicos (sistemas de
    produção unitária, sistemas de produção em Massa e sistemas de produção em contínuo) hirarquizados
    em função da sua complexidade (Coelho, Arnaldo - A estrutura das organizações, pp 255)



                                                        Actividade 3 – “Organização”       Pág. 8 de 17
João António Vaz              | 2090895




                 Continuidade                            A distância geográfica tende a diminuir a eficácia do
  Maior                                  Menor
                  Geográfica                                       controlo sobre os subordinados

               Interdependência                            Pois uma grande interdependência horizontal das
  Maior       ou interligação das        Menor             tarefas entre subordinados obriga a um controlo

                    tarefas                             apertado logo a uma redução da amplitude de controlo

                                                           Ambientes instáveis carecem de controlos mais
  Maior          Instabilidade           Menor
                                                                              apertados

                  Número de
                                                        Caso se defina no inicio um padrão elevado (standard)
  Maior            standards             Maior
                                                              o controlo é facilitado e pode ser alargado
                 estabelecidos
                 Competência,
                                                         Colaboradores competentes, motivados e experientes
                 experiência e
  Maior                                  Menor           rendem muito mais e carecem de menor amplitude de
                motivação dos
                                                           controlo, sendo que o inverso também é válido.
                  empregados
                                                           Uma maior identificação e empenho para com a
                 Empenho na
  Maior                                  Maior          organização conduzem naturalmente a um alargamento
                  organização
                                                                      da amplitude de controlo.




Há gestores que defendem as pequenas amplitudes de comando, para que possam exercer um
controlo mais próximo. Mas uma amplitude ou margem de controlo pequena representam a meu
ver algumas desvantagens:

    a) Custa por norma, mais caro à organização, porque ao acrescentar níveis de gestão à
        estrutura da organização, mais cargos de chefia vamos ter de pagar;
    b) A comunicação vertical, torna-se mais complexa dentro da organização, reduzindo a
        velocidade das decisões e tendendo a isolar a alta administração (no topo da pirâmide)
        dos factos ocorridos nos níveis mais baixos da organização (base da pirâmide);
    c) Incentivam a uma supervisão muito mais rígida e menos flexível e desencorajando a
        autonomia do funcionário pois a chefia está muito “em cima”.

Por outro lado, grandes amplitudes de controlo vão de encontro aos mais recentes esforços das
Organizações (no actual contexto de crise) em reduzirem custos, cortar nas despesas
administrativas, acelerar a rapidez da tomada de decisões, aumentando a flexibilidade e
aproximando mais os clientes, para além de delegar mais poder aos funcionários.




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João António Vaz           | 2090895




Para não perder demasiado o controlo, as organizações devem apostar mais em formação,
autonomia e conceitos de flexibilidade para que possa existir mais cooperação e espírito de
entreajuda, entre colaboradores.




Portanto, a amplitude de controlo, é um tema constante nas discussões de gestão! No entanto
devido justamente ao vários factores acima a considerar, não existe a amplitude de controlo
ideal, sendo que nos anos 30, o consultor V.A. Graicunas13, desenvolveu a fórmula exponencial
que permite calcular o nº de relações e onde prova justamente que um aumento do número de
subordinados em progressão aritmética implica um aumento do nº de possíveis relações.

Definida pela equação

            R= n + n(n-1) + n (2n-1 -1)

Onde, R= Nº de Relações ou Interacções e n= nº de subordinados

ex: para 4 subordinados temos:

                      R= 4 + 4(4-1) + 4 (24-1-1)

                      R= 4 + 12 + 4(8-1)

                      R= 16 + 28

                      R=44 relações




13
  V.A. Graicunas foi um consultor de origem Lituana de gestão dos anos 30. O seu trabalho de
investigação foi publicado pela primeira vez na edição de Março de 1933, no Boletim do Instituto
Internacional de Gestão (The Bulletin of the International Management Institute) e foi reeditado em
1937 em Documentos sobre a ciência da administração. Esse clássico da literatura de gestão foi editado
por Luther Gulick e F. Lyndall Urwick. Em 1956 numa edição da Harvard Business Review, Urwick
publicou um artigo intitulado " The Manager's Span of Control" " mencionando Graicunas e ajudando a
reformular o documento de 1933.



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Caracterize os principais tipos de estruturas organizacionais, destacando os pontos




5   fortes e fracos de cada um.

                                                      “Com organização e tempo, acha-se o segredo de
                                                                                  fazer tudo e bem feito.”
                                                                                                  Pitágoras

                                                   Certamente, todos nós em qualquer altura da nossa
                                                   vida fizemos parte de organizações (escola,
                                                   universidade, empresa, equipas desportivas, etc.)
                                                   umas menos formais outras mais informais, onde
                                                   t(iv)emos obviamente papeis (que ficam para outra
                                                   análise numa outra actividade) a desempenhar. As
Fig. 6 - Todos somos importantes e devemo-nos     organizações podem ser divididas em dois modelos
sentir parte integrante da estrutura...
                                                  diferentes e opostos: mecanicista14 e orgânico15.
    Quanto ao tipo de estrutura, tendo em conta que uma das características da nossa sociedade é a
    diversidade de organizações assim, podemos distinguir os principais tipos de estruturas
    organizacionais16:

    1. Simples
    2. Funcional
    3. Divisionária
            Unidades Estratégicas de negócios
            Holding
    4. Por Projectos
    5. Matricial
    6. Em rede




                                                                     Fig. 7 - Uma imagem vale mais que mil palavras

    14
       Estrutura Mecanicista – Prioridade à diferenciação de tarefas e à especialização, prevalecendo a
    hierarquia nas relações internas assente nas ordens (comunicação Vertical) onde os colaboradores devem
    obediência dando-se prioridade à performance de cada função.
    15
       Estrutura Orgânica – Prioridade às Competências e aos conhecimentos postos ao serviço da
    Organização, mais, viva, ágil e ligeira permite laços internos fluidos em constante mudança. A
    comunicação é essencialmente lateral procurando o ajustamento onde os colaboradores se identificam
    com a organização e seus objectivos dando-se prioridade aos objectivos globais da organização.
    16
       A estrutura organizacional das empresas foi estudada pela primeira vez em França, por volta de 1900,
    por Henri Fayol, presidente de uma das maiores (e mais desorganizada) empresas da Europa, uma
    indústria extractora de carvão (no entanto só publicou o seu livro em 1916).
João António Vaz           | 2090895




    1- ESTRUTURA SIMPLES
Organizações pequenas, cuja característica é ser um negócio assente num só gestor, que
centraliza a tomada de decisão – um chefe e poucos empregados;

                VANTAGENS                                            DESVANTAGENS
Baixos custos operacionais                           Dificuldade de manter o controlo em caso
                                                     expansão
Amplas margens de controlo                           Em caso de aumento do nº de funcionários perde
                                                     eficiência
Baixa departamentalização                            Exige muita proximidade
Autoridade centralizada                              Exige muita visão, estratégia e liderança e
                                                     objectivos bem definidos
Simplicidade
Alta e barata flexibilidade




                                                   Gestor




                                               Subordinados



                                        fig. 8 - Estrutura Simples




                     ORGANIZAÇÃO
                     Grupo estruturado de pessoas reunido para atingir um
                     conjunto de objectivos que um indivíduo sozinho não seria
                     capaz de atingir. Também podemos dizer que uma
                     organização é a totalidade, parte ou combinação de uma
                     companhia, corporação, firma, empreendimento ou
                     instituição com funções ou administração própria, e com um
                     ou mais objectivos finais em comum, como é o caso dos
                     hospitais, indústrias, bancos, escolas, etc.




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2 - ESTRUTURA FUNCIONAL
Este tipo de estrutura é defendido por Taylor, representa o inicio da departamentalização
(resultante da especialização horizontal) e apresenta as seguintes características:
 Especialização lógica por funções, produtos, geográfica, projecto, cliente, ou mesmo
por combinações múltiplas17;
Falta de unidade de comando; os subordinados recebem ordens de vários chefes, cada
um especializado em determinado campo.
               VANTAGENS                                    DESVANTAGENS
Divisão e especialização do Trabalho                Tendência dos gestores para perspectivas de curto
                                                    prazo
Eficiente aproveitamento técnico do quadro de       Sobrevalorização das perspectivas funcionais
Pessoal qualificado
Gestor toma contacto com funções principais da      Se pouca horizontalidade entre departamentos tende
gestão repartidas por especialistas de áreas        a criar dificuldades de coordenação e controlo
departamentais.
Clara definição de responsabilidades                Excesso de trabalho de rotina para gestores de topo
                                                    em prejuízo de decisões estratégicas
Decisões com base numa perspectiva global           Dificuldades para (re)adaptação à mudança
Ideal para ambientes estáveis                       Desaconselhada em ambientes instáveis
Reunião de especialistas com conhecimentos
similares (departamentos)
Permite que os recursos sejam agrupados e
compartilhados por função.




                                                 Direcção



                        Recursos
                                       Financeira         Vendas       Marketing
                        humanos




                                       fig. 9 - Estrutura Funcional




17
  COELHO, Arnaldo – Introdução à Gestão das Organizações, Cap 5, A Estrutura das Organizações
[236-240] , Vida Económica, 2ª Edição



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3 - ESTRUTURA DIVISIONÁRIA
Com o aumento da dimensão da empresa, torna-se por vezes vantajoso criar divisões
horizontais de estrutura, correspondentes aos diferentes: produtos, mercados, clientes,
negócios, etc.… ;
Cada divisão é relativamente independente, isto é, mobiliza os responsáveis funcionais e os
recursos necessários à sua autonomia e constitui-se em si própria como uma empresa;

                   VANTAGENS                                                  DESVANTAGENS
Descentralização lógica e operacional da
                                                              Problemas com o controlo derivado do aumento de
responsabilidade e autoridade em diversas empresas ou
                                                              divisões, com o nº de gestores
divisões
                                                              Pode potenciar diferenças e politicas inconsistentes entre
Foco no controlo e desempenho de cada divisão
                                                              as divisões
Liberta a gestão de topo para as questões de estratégia       Contribui para aumento de custos da organização, pela
global e menos para as questões operacionais                  duplicação de especialistas funcionais
Responsabilidade p/ definição e implementação de              Eventual sobrevalorização dos resultados no curto prazo
(unidades) estratégicas de negócios assentes na               em virtude da pressão dos gestores no desempenho das
proximidade e ambiente próprio                                divisões
                                                              Dificuldade de coordenação de iguais especialistas
                                                              espalhados por unidades diferentes
Enquadra-se neste tipo de estruturas as:
 Unidades Estratégicas de Negócios (UEN’s)
Foco na área de negócio de actuação                           Acrescenta mais um nível hierárquico entre a gestão e as
Estrutura orientada por resultados e objectivos               divisões
Incrementa a facturação                                       Pode gerar dificuldades de autoridade entre os vários
Aproximação do negócio ao mercado                             gestores (Topo, UEN, e Divisão)
Melhora a coordenação entre divisões com estratégias e        Pode aumentar a concorrência pela distribuição do
mercados semelhantes                                          orçamento global e reduzir a estratégia de outras áreas de
Proporciona melhor planeamento estratégico                    negócio
Ideal para empresas envolvidas em diferentes áreas de         A dificuldade de definir quais as actividades de suporte
negócios ou mercados                                          que devem manter-se centralizadas no nível corporativo
Relativa Autonomia e capacidade de decisão                    para alcançar economias de escala e quais actividades de
descentralizada                                               suporte que devem ser descentralizadas nas UENs.
 Estrutura Holding (ou Conglomerado);
 Esta estrutura representa uma concentração de empresas originando uma sociedade
financeira que, possuindo uma parte do capital das suas filiais; esta sociedade controla,
coordena e orienta as actividades das empresas do grupo.
                                                              Dificuldades de controlo centralizado em relação aos
Reduz custos administrativos, pois usa sinergias da rede
                                                              diferentes negócios.
Facilidade de saída ou desinvestimento quando                 Falta de capacidades a nível de grupo para acompanhar
necessário                                                    outros negócios
Dispersa o risco por outras áreas de negócio                  Mais complicado conseguir gerar sinergias
Facilita a descentralização


                                                          Direcção



                                Gestor                 Gestor                 Gestor
                              (1ª Divisão)           (2ª divisão)           (3ª Divisão)

                                           fig. 10 - Estrutura divisionária




                                                             Actividade 3 – “Organização”          Pág. 14 de 17
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4 - ESTRUTURA MATRICIAL
Arquitectura híbrida: pois compreende um estrutura funcional + estrutura por projectos
Organização Diferenciada com poucos níveis e funções de acordo com os seus objectivos
com autoridade descentralizada (2 chefes para cada subordinado)
                 VANTAGENS                                                  DESVANTAGENS
Assenta em equipa Multidisciplinar com elevado            Definição pouco clara das tarefas e da
grau de flexibilidade, coordenação e comunicação          responsabilidade
Permite elevar a motivação e desenvolvimento dos          Maior lentidão na tomada de decisões, em virtude
gestores através de maior participação e                  nomeadamente do trabalho em equipa
conjugação das responsabilidades
Substituição da Burocracia por mais contacto              Elevado potencial de conflitos com enormes
pessoal                                                   dificuldades de monitorização da actividade.


                                                       Administração




                                         Direcção                           Direcção
                                         Marketing                          Pessoal




   Projecto A                Func. A                 Func. B                Func. C


                                          fig. 11 - Estrutura Matricial
ESTRUTURA POR PROJECTOS, na prática é uma estrutura matricial

Equipas de especialistas criadas especificamente          Separada da estrutura funcional
para o projecto com alto grau de responsabilidade
Gestor de Equipa ou Projecto, pode recorrer a             Finalizado o Projecto extingue-se a equipa, e
recursos internos ou externos                             consequente perda de recursos
Gestor reporta apenas à direcção geral                    Sucesso ou insucesso é responsabilidade do gestor

                                                     Projecto
                                                        1




                                                     Gestão

                                       Projecto                  Projecto
                                          3                         2

                                       fig. 12 - Estrutura por Projectos




                                                         Actividade 3 – “Organização”       Pág. 15 de 17
João António Vaz         | 2090895




6 - ESTRUTURA EM REDE
  Estruturas recentes, fundamentalmente centralizadas num único departamento (broker) que
   ligam várias empresas, numa lógica de outsourcing substituindo o “fazer” pelo “comprar”,
 parcerias estratégicas, politicas de contratos de longa duração, etc. Nesse sentido tanto e pode
                                 falar em rede interna como externa
               VANTAGENS                                           DESVANTAGENS
Maior flexibilidade                                Dependências de subcontratações fazem
                                                   perder algum controlo
Maior readaptação à mudança                        Dispersão por várias empresas
Diminuição de custos
Assente em Parcerias Estratégicas




                                     fig. 13 - Estrutura de rede




                                                   Actividade 3 – “Organização”   Pág. 16 de 17
João António Vaz             | 2090895




Poder-se-ia ainda falar dos estudos teóricos de Henry Mintzberg, que revelam cinco modelos
tipo de configurações estruturais, mas as estruturas de Mintzberg são de facto muito específicas
e pouco utilizadas pelas empresas  bem como nas novas estruturas emergentes - Organizações
Virtuais, como por exemplo o Marketplace www.paravenda.net que assenta em Parcerias de
Negócios e Clientes. 




                                                   Parceiro
                                                      1
                                                                                Parceiro
                                                                                   3



                                                   Empresa
                   Parceiro                                                             Parceiro
                      n                                                                    4



                                     Parceiro                        Parceiro
                                        5                               2


fig. 14 - Organização Virtual, adaptado de COELHO, Arnaldo, Int. Gestão das Organizações, pp250




Bibliografia
    BILHIM,     João   –   Teoria    Organizacional:    estruturas   e    pessoas   –     ISCSP    –       Lisboa
    TEIXEIRA, Sebastião (2005); “A Gestão das Organizações”, 2ª edição, McGraw-Hill, Lisboa.
    LISBOA, João; COELHO, A.; COELHO, F.; ALMEIDA, F.; e outros (2007); "Introdução à Gestão
    das     Organizações",      2ª    edição,     Grupo       Editorial     Vida        Económica,         Porto.
    CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Abordagens prescritivas e normativas da
    administração. 5. ed. São Paulo: Makron Books, 1997.




                                                       Actividade 3 – “Organização”        Pág. 17 de 17

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Gestão e organização

  • 1. Unidade Curricular: Introdução à Gestão “Organização” João Vaz | 2090895 Licenciatura em Marketing – Ensino a Distância
  • 2. João António Vaz | 2090895 Índice 1 . Defina autoridade, responsabilidade e delegação. ............................................................ 3 1.1. Autoridade ......................................................................................................... 3 1.2. Responsabilidade .................................................................................................... 4 1.3. Delegação ............................................................................................................... 4 2. Distinga os conceitos de autoridade de linha, autoridade de staff e autoridade funcional. 5 3. Enuncie e explique os princípios de Organização. ............................................................ 6 4. Defina Amplitude de Controlo e indique quais os principais factores que a determinam. Explique. ............................................................................................................................... 8 5. Caracterize os principais tipos de estruturas organizacionais, destacando os pontos fortes e fracos de cada um. .................................................................................................. 11 Bibliografia ......................................................................................................................... 17 “Os grandes líderes não resolvem problemas; antecipam-se a eles.” James A. Belasco Actividade 3 – “Organização” Pág. 2 de 17
  • 3. João António Vaz | 2090895 Defina autoridade, responsabilidade e delegação. 1 fig. 1 - Autoridade, Responsabilidade e Delegação 1.1. Autoridade: “A morte de uma organização acontece quando os de baixo já não querem e os de cima já não podem”. Vladimir Lénine Na hierarquia das organizações e no interesse dos superiores objectivos da organização em determinada situação, perfeitamente enquadrada e legalizada no tempo, o dever do exercício do poder tem de ser reconhecido e ganha forma e materialização nas tomadas de decisão por quem de direito, a esse direito1 de poder2 decidir e agir reconhecidamente sobre determinado assunto, sem ter de prestar esclarecimentos ou justificações perante os subordinados, que se limitam a cumprir e executar as tarefas, designa-se por Autoridade. A atribuição de autoridade hierárquica, constitui antes de mais uma responsabilidade (como se verá a seguir), mas não garante uma liderança efectiva… os gestores hierárquicos, devem desenvolver as suas próprias capacidades de liderança informal na coordenação da organização. 1 “A Autoridade é um Direito”, Teixeira, Sebastião. Gestão das Organizações, Cap.5, pág. 92 2 O poder, constitui igualmente uma influência, no sentido em que, as acções ou exemplos de comportamento causam mudança na atitude ou no comportamento doutra(s) pessoa(s) ou grupo. Actividade 3 – “Organização” Pág. 3 de 17
  • 4. João António Vaz | 2090895 1.2. Responsabilidade: “Coisas que fatalmente acontecem em qualquer crise: O departamento de marketing diz sim. O de finanças diz não. O jurídico vai examinar o assunto. O de pessoal fica preocupado. O de planeamento entra em pânico. O de engenharia nem liga ao assunto. O de produção pede mais espaço. A administração geral encontra um responsável. O Banco financia tudo.” LEI DE MURPHY Pelo pressuposto da aceitação de um cargo ou função numa determinada entidade com objectivos definidos, está a obrigação de se empenhar ao máximo, assumindo assim direitos, deveres e obrigações, que constituem assim a (sua) responsabilidade. Sendo necessário e desejável um sentido de paridade3 entre responsabilidade e autoridade, pois, não obstante, existem muitos gestores com responsabilidades a mais face ao seu baixo seu nível de autoridade, ou seja, quando a um maior aumento de responsabilidades seria desejável um maior aumento de autoridade. 1.3. Delegação: “Descentralizar pode ser arriscado, mas centralizar é sempre catastrófico” Hélio Beltrão O acto de transferir autoridade e responsabilidade de uma pessoa para outra, geralmente para alguém hierarquicamente subordinado, constitui a Delegação4. A delegação tem enormes vantagens, mas também existem imensos preconceitos sobre a mesma… pois como delegar se em regra não se confia?  Delegar sim, mas com controlo e feedback apropriado  Pressupõe atribuição de liberdade de acções bem definidas a outra pessoa, que deve ter capacidades para tal, evitando por isso controlo excessivo.  Delegar, não pode nunca significar em caso algum desresponsabilização do gestor que a transfere. Obs: Neste contexto de definições, não menos importante é o conceito de DISCIPLINA, que nos dias de hoje fica por conta das pessoas, cujos resultados são cobrados pelas organizações, preferindo-se a acção correctiva à acção punitiva. (CHIAVENATO,2002: p 578) 3 Princípio de Organização – Paridade entre autoridade e responsabilidade (v. pág. 7) 4 A incapacidade para delegar autoridade foi uma das 3 principais deficiências apontadas por F.J.Gandet (citado por Koontz e O´Donnell em Princípios de Administração) como causas dos fracassos empresariais. Actividade 3 – “Organização” Pág. 4 de 17
  • 5. João António Vaz | 2090895 Distinga os conceitos de autoridade de linha, autoridade de staff e autoridade 2 funcional. Os 3 conceitos são distintos e representam 3 formas de exercer a autoridade, a saber: Autoridade de Linha: é uma linha contínua de autoridade, representada pela cadeia de comando5, que se estende desde o gestor de topo até ao escalão ou nível mais baixo, confere o direito ao “Chefe” de dar ordens directas aos seus subordinados e/ou delegar parte da sua autoridade directamente, esclarecendo “Quem se reporta a quem”. Chefe Funcionário Funcionário Funcionário A B C fig. 2 - O Chefe tem autoridade de linha sobre os seus subordinados A, B e C Autoridade de Staff ou de Assessoria; Quando uma pessoa, departamento ou grupos tem a função de aconselhamento e assessoria aos gestores em áreas especializadas ou sobre determinados assuntos. Chefe Assessor Funcionário Funcionário Funcionário A B C fig. 3 - Autoridade de Assessoria ou de Staff Autoridade funcional: direito conferido a uma pessoa ou a um departamento de staff que permite controlar actividades ou assuntos específicos de outros departamentos 5 Princípio de Organização, (analisado na página 7) onde a autoridade/ordem deve seguir até ao ultimo nível de forma clara e ininterrupta. Actividade 3 – “Organização” Pág. 5 de 17
  • 6. João António Vaz | 2090895 não directamente relacionados a ele. Ex: Departamento de Recursos Humanos actuar directamente sobre um funcionário do departamento de produção. Chefe Dpto. Dpto Dpto. Recursos Produção Marketing Humanos Funcionário Funcionário A B fig. 4 – Autoridade Funcional, as propostas de Actuação dos RH, devem ser aprovadas previamente pelo órgão de linha superior hierárquico (Depto. Produção) do subordinado (Funcionários A e B) Enuncie e explique os princípios de Organização. 3 Sebastião Teixeira aponta 4 Princípios de Organização6 que são:     Unidade de comando. Paridade entre autoridade e responsabilidade. Princípio escalar e cadeia de comando. Amplitude de controlo. No entanto outros autores, apontam ainda:  Princípio da divisão do trabalho e da especialidade7. (Henri Fayol)  Princípio da Definição (Chiavenato8) a) Unidade de Comando – Princípio que ajuda a preservar o conceito de Autoridade de Linha segundo o qual, cada subordinado reporta apenas um e um só superior, perante o qual é directamente responsável. Nem sempre fácil de colocar em prática, em teoria, permite uma melhor coordenação e entendimento pois tende a evitar conflitos, sendo no entanto superada pela estrutura matricial9. 6 Teixeira, Sebastião. Gestão das Organizações, Cap. 5, p.96 7 “A divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor, com o mesmo esforço. O operário que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmo negócios adquirem mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, consequentemente, aumentam de rendimento.” (FAYOL,1990,p.44).” 8 Segundo CHIAVENATO (1997, p.7) a tarefa básica da administração é a de fazer as coisas por intermédio de pessoas. As novas concepções da administração está a ser considerada por autores, pesquisadores e profissionais como a chave para a solução de muitos problemas no mundo moderno. 9 Um departamento depende de mais do que um gestor. Actividade 3 – “Organização” Pág. 6 de 17
  • 7. João António Vaz | 2090895 b) Paridade entre autoridade e responsabilidade - Enquanto duas faces da mesma moeda, a responsabilidade não pode ser superior à autoridade que lhe foi confiada. Este princípio visa o aumento da produtividade no trabalho por conta do aumento da motivação e diminuição das frustrações. c) Princípio escalar e cadeia de comando – na medida em que a autoridade deve seguir do topo até ao fim da hierarquia através duma linha clara e ininterrupta. d) Amplitude de controlo – Ajuda a mensurar o nº máximo de subordinados que um gestor deve ter a seu cargo. Quanto maior o nº de subordinados, maior a amplitude de controlo. Uma redução do número de níveis implica também um alargamento da amplitude Administração de controlo. Nos dias de hoje a amplitude de controlo numa organização é fortemente determinada pelo uso e alcance de Direções operacionais implementação das TIC (ex: utilização do email) Subordinados Amplitude de controlo Fig. 5 - Amplitude de Controlo, adaptado de COELHO, Arnaldo, p234 e) Princípio da divisão do trabalho e da especialidade - Fayol acreditava que a especialização reduziria o nível de atenção e esforço a serem aplicados naquela actividade e que aumentaria a produtividade por meio da repetição10. f) Princípio da Definição (de funções) (Chiavenato, 1989) - A descrição dos cargos é um meio de comunicar aos funcionários os deveres, direitos, atribuições, autoridade e relações de cada um com as outras áreas da empresa. Dependendo da estrutura adoptada, as funções podem ser interligadas por processos que permeiem diversas áreas da organização de maneira interdependente. 10 Este princípio foi altamente difundido e aplicado deste Henry Ford (na sua linha de Montagem) até meados do século passado, quando algumas empresas não respeitaram o limite da especialização provocando consequências indesejáveis como monotonia, fadiga, tensão, absenteísmo e rotatividade. Deve ser ressaltado porém, que Fayol advertiu em sua teoria sobre este limite quando reconheceu as limitações da especialização do trabalho e disse que a experiência e o sendo de medida deveriam ensinar a não ultrapassar determinados limites Actividade 3 – “Organização” Pág. 7 de 17
  • 8. João António Vaz | 2090895 Defina Amplitude de Controlo e indique quais os principais factores que a 4 determinam. Explique. “O sucesso na gestão moderna passa, obrigatoriamente, pela eficácia de seus controlos internos.”. Autor desconhecido Quantos subordinados deve gerir um gestor com eficácia e eficiência? Esta questão é deveras muito importante, porque quanto menos subordinados tiver um gestor a seu cargo mais níveis vai necessitar a estrutura organizacional, quem responde a esta questão é justamente a definição e aplicação do conceito de Amplitude de Controlo11. A amplitude de controlo, constitui um dos princípios de organização, e pode determinar um controlo mais alargado (tendência actual, exigindo menos níveis) ou mais reduzido (mais apertado e com mais níveis), habitualmente representado num organograma, o seu conceito foi igualmente definido no ponto anterior, [Amplitude de controlo – Ajuda a mensurar o nº máximo de subordinados que um gestor deve ter a seu cargo. Quanto maior o nº de subordinados, maior a amplitude de controlo. Uma redução do número de níveis implica também um alargamento da amplitude de controlo. Nos dias de hoje a amplitude de controlo numa organização é fortemente determinada pelo uso e alcance de implementação das TIC (ex: utilização do email) ] é determinada pelos seguintes factores ou circunstâncias, identificados por Sebastião Teixeira in Gestão das Organizações: …AMPLITUDE QUANTO… FACTORES comentários DE CONTROLO Respeitadas as peculiaridades do trabalho numa organização, determinada actividade ou ocupação é Complexidade do fraccionada por módulos de conhecimentos, permitindo Maior Menor que os considerados como de maior simplicidade sejam Trabalho executados por pessoal com preparação elementar ou básica, e os mais complexos atribuídos a profissionais de alto nível de formação, que evidentemente são mais caros para a empresa. Pode ser mais alargada dependendo se os empregados realizam tarefas ou trabalhos semelhantes, a mesma Similaridade de conclusão chegou JOAN WOODWARD12, que num Maior Maior estudo de mais de 100 empresas do Essex concluiu que Funções em empresas que usam tecnologia de produção em massa o controlo era mais alargado justamente pela disseminação de tarefas rotineiras e semelhantes 11 Igualmente referida como amplitude de gestão (span of management), amplitude de autoridade, amplitude de supervisão ou amplitude de responsabilidade. 12 A tipologia utilizada por Joan Woodward, analiza o impacto de 3 sistemas tecnológicos (sistemas de produção unitária, sistemas de produção em Massa e sistemas de produção em contínuo) hirarquizados em função da sua complexidade (Coelho, Arnaldo - A estrutura das organizações, pp 255) Actividade 3 – “Organização” Pág. 8 de 17
  • 9. João António Vaz | 2090895 Continuidade A distância geográfica tende a diminuir a eficácia do Maior Menor Geográfica controlo sobre os subordinados Interdependência Pois uma grande interdependência horizontal das Maior ou interligação das Menor tarefas entre subordinados obriga a um controlo tarefas apertado logo a uma redução da amplitude de controlo Ambientes instáveis carecem de controlos mais Maior Instabilidade Menor apertados Número de Caso se defina no inicio um padrão elevado (standard) Maior standards Maior o controlo é facilitado e pode ser alargado estabelecidos Competência, Colaboradores competentes, motivados e experientes experiência e Maior Menor rendem muito mais e carecem de menor amplitude de motivação dos controlo, sendo que o inverso também é válido. empregados Uma maior identificação e empenho para com a Empenho na Maior Maior organização conduzem naturalmente a um alargamento organização da amplitude de controlo. Há gestores que defendem as pequenas amplitudes de comando, para que possam exercer um controlo mais próximo. Mas uma amplitude ou margem de controlo pequena representam a meu ver algumas desvantagens: a) Custa por norma, mais caro à organização, porque ao acrescentar níveis de gestão à estrutura da organização, mais cargos de chefia vamos ter de pagar; b) A comunicação vertical, torna-se mais complexa dentro da organização, reduzindo a velocidade das decisões e tendendo a isolar a alta administração (no topo da pirâmide) dos factos ocorridos nos níveis mais baixos da organização (base da pirâmide); c) Incentivam a uma supervisão muito mais rígida e menos flexível e desencorajando a autonomia do funcionário pois a chefia está muito “em cima”. Por outro lado, grandes amplitudes de controlo vão de encontro aos mais recentes esforços das Organizações (no actual contexto de crise) em reduzirem custos, cortar nas despesas administrativas, acelerar a rapidez da tomada de decisões, aumentando a flexibilidade e aproximando mais os clientes, para além de delegar mais poder aos funcionários. Actividade 3 – “Organização” Pág. 9 de 17
  • 10. João António Vaz | 2090895 Para não perder demasiado o controlo, as organizações devem apostar mais em formação, autonomia e conceitos de flexibilidade para que possa existir mais cooperação e espírito de entreajuda, entre colaboradores. Portanto, a amplitude de controlo, é um tema constante nas discussões de gestão! No entanto devido justamente ao vários factores acima a considerar, não existe a amplitude de controlo ideal, sendo que nos anos 30, o consultor V.A. Graicunas13, desenvolveu a fórmula exponencial que permite calcular o nº de relações e onde prova justamente que um aumento do número de subordinados em progressão aritmética implica um aumento do nº de possíveis relações. Definida pela equação R= n + n(n-1) + n (2n-1 -1) Onde, R= Nº de Relações ou Interacções e n= nº de subordinados ex: para 4 subordinados temos: R= 4 + 4(4-1) + 4 (24-1-1) R= 4 + 12 + 4(8-1) R= 16 + 28 R=44 relações 13 V.A. Graicunas foi um consultor de origem Lituana de gestão dos anos 30. O seu trabalho de investigação foi publicado pela primeira vez na edição de Março de 1933, no Boletim do Instituto Internacional de Gestão (The Bulletin of the International Management Institute) e foi reeditado em 1937 em Documentos sobre a ciência da administração. Esse clássico da literatura de gestão foi editado por Luther Gulick e F. Lyndall Urwick. Em 1956 numa edição da Harvard Business Review, Urwick publicou um artigo intitulado " The Manager's Span of Control" " mencionando Graicunas e ajudando a reformular o documento de 1933. Actividade 3 – “Organização” Pág. 10 de 17
  • 11. Caracterize os principais tipos de estruturas organizacionais, destacando os pontos 5 fortes e fracos de cada um. “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.” Pitágoras Certamente, todos nós em qualquer altura da nossa vida fizemos parte de organizações (escola, universidade, empresa, equipas desportivas, etc.) umas menos formais outras mais informais, onde t(iv)emos obviamente papeis (que ficam para outra análise numa outra actividade) a desempenhar. As Fig. 6 - Todos somos importantes e devemo-nos organizações podem ser divididas em dois modelos sentir parte integrante da estrutura... diferentes e opostos: mecanicista14 e orgânico15. Quanto ao tipo de estrutura, tendo em conta que uma das características da nossa sociedade é a diversidade de organizações assim, podemos distinguir os principais tipos de estruturas organizacionais16: 1. Simples 2. Funcional 3. Divisionária  Unidades Estratégicas de negócios  Holding 4. Por Projectos 5. Matricial 6. Em rede Fig. 7 - Uma imagem vale mais que mil palavras 14 Estrutura Mecanicista – Prioridade à diferenciação de tarefas e à especialização, prevalecendo a hierarquia nas relações internas assente nas ordens (comunicação Vertical) onde os colaboradores devem obediência dando-se prioridade à performance de cada função. 15 Estrutura Orgânica – Prioridade às Competências e aos conhecimentos postos ao serviço da Organização, mais, viva, ágil e ligeira permite laços internos fluidos em constante mudança. A comunicação é essencialmente lateral procurando o ajustamento onde os colaboradores se identificam com a organização e seus objectivos dando-se prioridade aos objectivos globais da organização. 16 A estrutura organizacional das empresas foi estudada pela primeira vez em França, por volta de 1900, por Henri Fayol, presidente de uma das maiores (e mais desorganizada) empresas da Europa, uma indústria extractora de carvão (no entanto só publicou o seu livro em 1916).
  • 12. João António Vaz | 2090895 1- ESTRUTURA SIMPLES Organizações pequenas, cuja característica é ser um negócio assente num só gestor, que centraliza a tomada de decisão – um chefe e poucos empregados; VANTAGENS DESVANTAGENS Baixos custos operacionais Dificuldade de manter o controlo em caso expansão Amplas margens de controlo Em caso de aumento do nº de funcionários perde eficiência Baixa departamentalização Exige muita proximidade Autoridade centralizada Exige muita visão, estratégia e liderança e objectivos bem definidos Simplicidade Alta e barata flexibilidade Gestor Subordinados fig. 8 - Estrutura Simples ORGANIZAÇÃO Grupo estruturado de pessoas reunido para atingir um conjunto de objectivos que um indivíduo sozinho não seria capaz de atingir. Também podemos dizer que uma organização é a totalidade, parte ou combinação de uma companhia, corporação, firma, empreendimento ou instituição com funções ou administração própria, e com um ou mais objectivos finais em comum, como é o caso dos hospitais, indústrias, bancos, escolas, etc. Actividade 3 – “Organização” Pág. 12 de 17
  • 13. João António Vaz | 2090895 2 - ESTRUTURA FUNCIONAL Este tipo de estrutura é defendido por Taylor, representa o inicio da departamentalização (resultante da especialização horizontal) e apresenta as seguintes características:  Especialização lógica por funções, produtos, geográfica, projecto, cliente, ou mesmo por combinações múltiplas17; Falta de unidade de comando; os subordinados recebem ordens de vários chefes, cada um especializado em determinado campo. VANTAGENS DESVANTAGENS Divisão e especialização do Trabalho Tendência dos gestores para perspectivas de curto prazo Eficiente aproveitamento técnico do quadro de Sobrevalorização das perspectivas funcionais Pessoal qualificado Gestor toma contacto com funções principais da Se pouca horizontalidade entre departamentos tende gestão repartidas por especialistas de áreas a criar dificuldades de coordenação e controlo departamentais. Clara definição de responsabilidades Excesso de trabalho de rotina para gestores de topo em prejuízo de decisões estratégicas Decisões com base numa perspectiva global Dificuldades para (re)adaptação à mudança Ideal para ambientes estáveis Desaconselhada em ambientes instáveis Reunião de especialistas com conhecimentos similares (departamentos) Permite que os recursos sejam agrupados e compartilhados por função. Direcção Recursos Financeira Vendas Marketing humanos fig. 9 - Estrutura Funcional 17 COELHO, Arnaldo – Introdução à Gestão das Organizações, Cap 5, A Estrutura das Organizações [236-240] , Vida Económica, 2ª Edição Actividade 3 – “Organização” Pág. 13 de 17
  • 14. João António Vaz | 2090895 3 - ESTRUTURA DIVISIONÁRIA Com o aumento da dimensão da empresa, torna-se por vezes vantajoso criar divisões horizontais de estrutura, correspondentes aos diferentes: produtos, mercados, clientes, negócios, etc.… ; Cada divisão é relativamente independente, isto é, mobiliza os responsáveis funcionais e os recursos necessários à sua autonomia e constitui-se em si própria como uma empresa; VANTAGENS DESVANTAGENS Descentralização lógica e operacional da Problemas com o controlo derivado do aumento de responsabilidade e autoridade em diversas empresas ou divisões, com o nº de gestores divisões Pode potenciar diferenças e politicas inconsistentes entre Foco no controlo e desempenho de cada divisão as divisões Liberta a gestão de topo para as questões de estratégia Contribui para aumento de custos da organização, pela global e menos para as questões operacionais duplicação de especialistas funcionais Responsabilidade p/ definição e implementação de Eventual sobrevalorização dos resultados no curto prazo (unidades) estratégicas de negócios assentes na em virtude da pressão dos gestores no desempenho das proximidade e ambiente próprio divisões Dificuldade de coordenação de iguais especialistas espalhados por unidades diferentes Enquadra-se neste tipo de estruturas as:  Unidades Estratégicas de Negócios (UEN’s) Foco na área de negócio de actuação Acrescenta mais um nível hierárquico entre a gestão e as Estrutura orientada por resultados e objectivos divisões Incrementa a facturação Pode gerar dificuldades de autoridade entre os vários Aproximação do negócio ao mercado gestores (Topo, UEN, e Divisão) Melhora a coordenação entre divisões com estratégias e Pode aumentar a concorrência pela distribuição do mercados semelhantes orçamento global e reduzir a estratégia de outras áreas de Proporciona melhor planeamento estratégico negócio Ideal para empresas envolvidas em diferentes áreas de A dificuldade de definir quais as actividades de suporte negócios ou mercados que devem manter-se centralizadas no nível corporativo Relativa Autonomia e capacidade de decisão para alcançar economias de escala e quais actividades de descentralizada suporte que devem ser descentralizadas nas UENs.  Estrutura Holding (ou Conglomerado); Esta estrutura representa uma concentração de empresas originando uma sociedade financeira que, possuindo uma parte do capital das suas filiais; esta sociedade controla, coordena e orienta as actividades das empresas do grupo. Dificuldades de controlo centralizado em relação aos Reduz custos administrativos, pois usa sinergias da rede diferentes negócios. Facilidade de saída ou desinvestimento quando Falta de capacidades a nível de grupo para acompanhar necessário outros negócios Dispersa o risco por outras áreas de negócio Mais complicado conseguir gerar sinergias Facilita a descentralização Direcção Gestor Gestor Gestor (1ª Divisão) (2ª divisão) (3ª Divisão) fig. 10 - Estrutura divisionária Actividade 3 – “Organização” Pág. 14 de 17
  • 15. João António Vaz | 2090895 4 - ESTRUTURA MATRICIAL Arquitectura híbrida: pois compreende um estrutura funcional + estrutura por projectos Organização Diferenciada com poucos níveis e funções de acordo com os seus objectivos com autoridade descentralizada (2 chefes para cada subordinado) VANTAGENS DESVANTAGENS Assenta em equipa Multidisciplinar com elevado Definição pouco clara das tarefas e da grau de flexibilidade, coordenação e comunicação responsabilidade Permite elevar a motivação e desenvolvimento dos Maior lentidão na tomada de decisões, em virtude gestores através de maior participação e nomeadamente do trabalho em equipa conjugação das responsabilidades Substituição da Burocracia por mais contacto Elevado potencial de conflitos com enormes pessoal dificuldades de monitorização da actividade. Administração Direcção Direcção Marketing Pessoal Projecto A Func. A Func. B Func. C fig. 11 - Estrutura Matricial ESTRUTURA POR PROJECTOS, na prática é uma estrutura matricial Equipas de especialistas criadas especificamente Separada da estrutura funcional para o projecto com alto grau de responsabilidade Gestor de Equipa ou Projecto, pode recorrer a Finalizado o Projecto extingue-se a equipa, e recursos internos ou externos consequente perda de recursos Gestor reporta apenas à direcção geral Sucesso ou insucesso é responsabilidade do gestor Projecto 1 Gestão Projecto Projecto 3 2 fig. 12 - Estrutura por Projectos Actividade 3 – “Organização” Pág. 15 de 17
  • 16. João António Vaz | 2090895 6 - ESTRUTURA EM REDE Estruturas recentes, fundamentalmente centralizadas num único departamento (broker) que ligam várias empresas, numa lógica de outsourcing substituindo o “fazer” pelo “comprar”, parcerias estratégicas, politicas de contratos de longa duração, etc. Nesse sentido tanto e pode falar em rede interna como externa VANTAGENS DESVANTAGENS Maior flexibilidade Dependências de subcontratações fazem perder algum controlo Maior readaptação à mudança Dispersão por várias empresas Diminuição de custos Assente em Parcerias Estratégicas fig. 13 - Estrutura de rede Actividade 3 – “Organização” Pág. 16 de 17
  • 17. João António Vaz | 2090895 Poder-se-ia ainda falar dos estudos teóricos de Henry Mintzberg, que revelam cinco modelos tipo de configurações estruturais, mas as estruturas de Mintzberg são de facto muito específicas e pouco utilizadas pelas empresas  bem como nas novas estruturas emergentes - Organizações Virtuais, como por exemplo o Marketplace www.paravenda.net que assenta em Parcerias de Negócios e Clientes.  Parceiro 1 Parceiro 3 Empresa Parceiro Parceiro n 4 Parceiro Parceiro 5 2 fig. 14 - Organização Virtual, adaptado de COELHO, Arnaldo, Int. Gestão das Organizações, pp250 Bibliografia BILHIM, João – Teoria Organizacional: estruturas e pessoas – ISCSP – Lisboa TEIXEIRA, Sebastião (2005); “A Gestão das Organizações”, 2ª edição, McGraw-Hill, Lisboa. LISBOA, João; COELHO, A.; COELHO, F.; ALMEIDA, F.; e outros (2007); "Introdução à Gestão das Organizações", 2ª edição, Grupo Editorial Vida Económica, Porto. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Abordagens prescritivas e normativas da administração. 5. ed. São Paulo: Makron Books, 1997. Actividade 3 – “Organização” Pág. 17 de 17