seminar Timemanagement

1. 5/25/10
Marion Beltman
Definitie
• Wat betekent Time Management voor jou?
Timemanagement =
• het geheel aan methoden & technieken,
• gericht op optimaal gebruik van de beschikbare tijd
Timemanagement
Jouw persoonlijkheid
• test
Timemanagement
Balans werk/studie-privé
• = plannen
• MAAK een plan
• Denk VOORUIT
• Wees baas over je eigen tijd!
1

2. 5/25/10
Je richt je:
Doelen stellen
• Te veel op bedrijvigheid (= efficientie)
• Als je niet weet waar je naartoe wilt,
• En te weinig op het doel ( effectiviteit)
hoe weet je dan dat je aangekomen bent?
Specifiek
Meetbaar
Aanvaardbaar
Realistisch
Tijdgebonden
Maak een keuze
Prioriteiten
• 80/20 regel (routine vs declarabel)
• A taak: Belangrijk & alleen JIJ
B taak: Minder belangrijk > ander
C taak: Routine
• Planning maken (dagelijks,
wekelijks, maandelijks, jaarlijks)
80-20 regel
Loondienst of zzp
• 20 % van je tijd leidt tot 80 % vh resultaat
• Dwz docent of zelfstandig kunstenaar-trainer
• Maakt verschil voor je jaar/maand/week/dagplanning
• 80 % van je tijd besteed je aan routinewerk
• Benoem de verschillen en schrijf ze uit
• Het gaat om de 20 % belangrijke taken die 80 %
rendement opleveren
2

3. 5/25/10
Werkdoelen betekent
Covey
• Kijk per dag – week - maand kritisch naar je werk &
neem besluiten over wat je wilt bereiken.
1. Wees pro-actief
2. Begin met het einddoel in gedachten
• Zet werk in volgorde van belangrijkheid & handel ze af
3. Doe belangrijkste dingen eerst
4. Denk in win-win
5. Begrijp eerst voordat je begrepen wilt worden
6. Synergie bewerkstelligen
7. Slijp je gereedschap-blijf je ontwikkelen
8. Vind je stem en inspireer anderen
20/80
Inzicht:
• 20 % van je kopers leveren 80 % van je inkomsten
• Het gaat niet zozeer om het managen van tijd
• 80 % van je tijd geeft 20 % resultaat
• 20 % van je tijd geeft 80 % resultaat
• Maar om het managen van onszelf
• VOORBEELDEN?
• VOORKEUR?
Timemanagement
Toelichting matrix
1: Urgent & Belangrijk 2: Niet urgent wel belangrijk
- Crises - erken aan relaties
W • Belangrijk: jou waarden hoofddoelstelling
- Urgente problemen -Nieuwe mogelijkheden ontdekken
- Projecten met een deadline
-Rapporten
• Urgent: zetten je onder druk, dwingen tot actie
- Doelstellingen realiseren + Planning
- Recreatie
GELIJK DOEN
PLANNEN ORGANISEREN
• VERTAAL VOOR JE ZELF;
• 1) BELANGRIJK
• 2) URGENT
3: Urgent niet belangrijk 4: Niet urgent niet belangrijk
- Interrupties, sommige telefoontjes - Sommige (E-)post
- Sommige vergaderingen - Sommige telefoontjes
- Sommige (E-)post, sommige - Tijdverdrijf
Rapporten
DELEGEREN (service)
LATEN LIGGEN/DELETEN
3

4. 5/25/10
Timemanagement
Soms =het 1ste wat we
1: Urgent Belangrijk
.
.
2: Niet urgent wel belangrijk
.
.
moeten doen
.
.
.
.
het laatste wat we willen
.
.
.
.
3: Urgent niet belangrijk
.
4: Niet urgent niet belangrijk
.
doen
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Effectiviteit
Effectieve mensen
• Zitten vooral in kwadrant 1 2
• Kwadrant 2 = kern timemanagement
Dwz:
• goede relaties onderhouden - kansen scheppen,
• doelstellingen realiseren,
• (lange termijn) planning,
• preventief werken – problemen voorkomen,
• voorbereiding
Vraag je af:
Planning
• Moet IK het nu doen?
• Moet ik het NU doen?
Periode
Actie
Jaarlijks
Ondernemersplan + begroting
Of jaarplan onderwijs
Maandelijks
Productieschema
Onderwijsprojectenschema
Wekelijks
Wat declarabel en wat is voorbereiding
Welke lessen geef ik en wat moet daarvoor gebeuren
Dagelijks
To do lijstjes
4

5. 5/25/10
Inzicht in je Tijdvreters
energieverbruik
De “ik”:
• haos op werkplek,
c
• ost,
p
• elefoon,
t
• ergaderingen besprekingen,
v
• een ‘nee’ durven zeggen
g
© B • EQUIPPED
Werkplek
Werkplek
• Wat heb je dagelijks nodig?
Onder handbereik in ordner - hangmap –opbergbak
Niet regelmatig nodig?
Opruimen
!
Zie tekst inhoud
Post, mail, Hyves, tweets
• Vul aan met tips
• 1 à 2 x vast moment op de dag
• En direct afhandelen
• Nooit meer dan 3x in je hand hebben
• Weggooien wat je niet meer nodig hebt
• Hyves Twitter; stel limiet in tijd p/dag
5

6. 5/25/10
Telefoon
Organisatie werk
• Werkt veel efficienter dan mail
• Je krijgt meteen antwoord
• Het is afgehandeld – je kunt verder
• Voer aantal telefoontjes achter elkaar uit
• Overwin je telefoonangst
Stel nooit uit tot morgen
Assertiviteit
• Leer ‘nee’ zeggen
Waar je voor altijd ‘wil jij de decors maken voor het kerstspel, want dat kan
je zo goed?’
onderuit kunt komen
• Laat anderen weten wat jouw doelen, prioriteiten,
voorkeuren behoeften zijn.
Zwakke plekken
Assertief gedrag
• Schuldgevoel
• Jezelf verweren tegen eisen van anderen
• Onzekerheid over je positie
• Het opvangen van ongenoegen vd ander
• Angst voor conflicten
• Actief opkomen voor eigen behoeften
• Angst om anderen te irriteren
• De wil om sfeer goed te houden
• Recht om nee te zeggen zonder schuldig te voelen
• Werkelijke gedachten te uiten
• Meer controle over eigen leven
• Recht om je goed te voelen
6

7. 5/25/10
Hoe?
Uitproberen
• Doorvragen als je ander niet begrijpt
• Tweetallen + 1 observant
• Wat wil de ander nu eigenlijk van jou?
• Instemmen dat de ander dat mag vragen
• Zie tekstvoorstel: 1 persoon vraagt iets uit eigen
• Vertellen dat je niet wilt doen wat de ander vraagt
belevingswereld
• Wat heb je onlangs op je stage nog meegemaakt?
• Of bij je sportclub?
• Of in je huis? (schoonmaakbeurten, koken, e.d.)
• De ander reageert hier assertief op
Waarom een dagplan?
Takenlijst (dag)
• Brainstorm
• En in hoeverre belemmert – bevordert dit de
creativiteit? (in 2-tallen)
• Koppel terug
2 uur
Buffertijd
Pro’s dagplan
Serendipiditeit
• Indien alleen in je hoofd; makkelijker te vergeten
• Wat betekent dit begrip?
• Op papier: ontlast je geheugen
• Hoe kan je het bevorderen?
• Werkt zelfmotiverend (afvinken)
• Geeft focus verdiept focus
• Werkt concentratie verhogend
• Door controle resultaten, gaat ongedane werk niet
verloren
• Je ontwikkelt beter inzicht in benodigde tijd
7

8. 5/25/10
Organisatie werk flow
Time management
praktijkopdracht
checklist
• Maak een plan om je totale tijdsindeling
• Stel prioriteiten
• Bepaal of het Urgent of Belangrijk is
a) effectiever (de juiste dingen doen)
• Plan je werkzaamheden
b) efficiënter (de dingen juist doen) uit te voeren
• Splits grote taken op in deeltaken streep af
• Stel je eigen deadlines
Benut de opdrachten, testen, notities theorie
• Vermijd verstoringen
• Beperk vergader/overlegtijd
• Kom bij telefoontjes snel ter zake
• Doe gelijksoortig werk achter elkaar
• Handel papierwerk in 1 x af
• Voorkom onnodig gezoek
8