Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 1
Guide till en lyckad förhandling
baserad på Partesmodel...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 2
Innehållsförteckning
Bakgrund.............................
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 3
Bakgrund
Inte så många vet att det finns en komplett te...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 4
Partesmodellen
Grunden kallas partes, en arbetsprocess ...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 5
När det gäller de yttre formerna kan jag attackera, t e...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 6
Roller
Vilken roll har du som förhandlare? Hur etablera...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 7
självklart är det beroende om vad som skall förhandlas....
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 8
Det gäller att välja rätt ord, att finna effektiva och ...
Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1
2016-02-07 9
Summering
Med denna Guide hoppas jag att du har fått en...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Guide till en lyckad förhandling

455 visualizações

Publicada em

Jag har skrivit en kortfattad guide baserad på de gamla grekerna Partesmodell för Retorik, samt på egna praktiska erfarenheter av förhandlingsarbete. Jag har anpassat Partesmodellen för att passa förhandlingsarbetet, i stället för att som i normalfallet förbereda och genomföra ett tal. Denna ger jag dig nu i present! Bara att ladda ner!

Publicada em: Vendas
  • Seja o primeiro a comentar

Guide till en lyckad förhandling

  1. 1. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 1 Guide till en lyckad förhandling baserad på Partesmodellen I alla olika typer av förhandlingar kan partes användas som grund, 2.500 år gammal beprövad kunskap.
  2. 2. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 2 Innehållsförteckning Bakgrund...............................................................................................................................................................................3 Många olika typer av förhandlingar................................................................................................................3 Långsiktiga relationer..............................................................................................................................................3 3 viktigaste huvudpunkterna i en förhandling.........................................................................................3 Positiv förhandling...............................................................................................................................................3 Partesmodellen.................................................................................................................................................................4 Intellectio – kartlägga situationen....................................................................................................................4 Oenighet......................................................................................................................................................................4 Situationsanalys .....................................................................................................................................................5 Förutsättningar.................................................................................................................................................5 Mål.............................................................................................................................................................................5 Huvudbudskap...................................................................................................................................................5 Roller .......................................................................................................................................................................6 Motpart...................................................................................................................................................................6 Gå snett...................................................................................................................................................................6 Inventio – söka argument......................................................................................................................................6 Pathos, logos, ethos..............................................................................................................................................6 Dispositio – ordna argument...............................................................................................................................7 Disposition.................................................................................................................................................................7 Nytt och intressant...............................................................................................................................................7 Egoism..........................................................................................................................................................................7 Ineffektiv motpart.................................................................................................................................................7 Elocutio – välja ord och uttryck.........................................................................................................................7 Talarens fyra dygder...........................................................................................................................................8 Actio – hur genomföra förhandlingen............................................................................................................8 Nervositet...................................................................................................................................................................8 Tidsaspekter.............................................................................................................................................................8 Kroppsspråk och röst..........................................................................................................................................8 Memoria – vad lära sig innan förhandlingen.............................................................................................8 Summering...........................................................................................................................................................................9
  3. 3. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 3 Bakgrund Inte så många vet att det finns en komplett teoribyggnad för argumentation som utvecklades i Grekland för 2.500 år sedan och som även kan användas i praktiskt förhandlingsarbete. Den teoretiska grunden utvecklades i Antikens Grekland av ett antal filosofer med Aristoteles i spetsen. Grunden kallas partes (partesmodellen) eller retorikens fem delar, en arbetsprocess som varje talare eller förhandlare kan använda sig av. En sjätte del adderades till arbetsprocessen under 200-talet efter Kristus av Sulpicius Victor. Denna del är preliminär och kallas för intellectio och innebär en allmän kartläggning av situationen. Många olika typer av förhandlingar Ett företag eller en myndighet genomför många olika typer av förhandlingar, t ex företagsförvärv, löneförhandlingar, kund- och leverantörsförhandlingar. Denna guide är generell och skall försöka täcka dessa olika typer av förhandlingar. Även längden på en förhandling kan variera, allt från 10 minuter till flera års utdragna förhandlingar. I alla olika typer av förhandlingar kan partes användas som grund. Långsiktiga relationer I nästan alla förhandlingar handlar det om långsiktiga relationer som inte får skadas, t ex löneförhandlingar, förhandling med en underleverantör eller kund. Mer sällan är det av engångstyp, t ex när du är på semester och prutar på ett föremål du vill ta med dig hem. 3 viktigaste huvudpunkterna i en förhandling Här vill jag ge dig en sammanfattning av partesmodellens 6 olika delar med inriktning mot förhandling med mina egna tips och funderingar inför en lyckad förhandling. Baserat på min egen erfarenhet och på Aristoteles tankar så vill jag först sammanfatta i tre huvudpunkter det jag tycker är det viktigaste i en förhandling:  Ethos – bygg upp ditt förtroendekapital, gör dig trovärdig  Ärlighet – ärlighet vara längst (slitet uttryck, men det stämmer!)  Lyssna på din motparts innersta önskemål – och försök uppfylla dem Du måste bygga upp ett förtroende, ingen vill göra affärer med dig om de inte litar på dig. Speciellt inte affärer som innefattar en långsiktighet. Ärlighet är precis som förtroende väsentligt för en längre affärsförbindelse, om motparten känner sig lurad eller förd bakom ljuset, skadar det även ryktet på marknaden. Positiv förhandling Vissa kallar det för ”positiv förhandling”, att försöka ge motparten det den vill ha, för att du skall få det du vill ha. Jag tycker att grunden i all förhandling skall innebära att båda parter blir nöjda och får sina innersta önskemål uppfyllda så långt det går. Ju mer komplex förhandlingen är, desto viktigare. Då finns det ofta väldigt många parametrar att skruva på och ett givande och tagande över ett brett spektrum av önskemål. En enkel förhandling om bara en parameter, t ex pris, blir något annat. Men fortfarande skall båda parter vara nöjda med förhandlingen för att det skall bli en överenskommelse.
  4. 4. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 4 Partesmodellen Grunden kallas partes, en arbetsprocess som varje talare eller förhandlare kan använda sig av. Människan påverkas inte bara av förnuftsresonemang eller olika former av logiska argument. Hur gör jag för att finna bra argument? Hur gör jag för att övertyga? Hur gör jag för att verka trovärdig? Hur får jag motpartens känslor engagerade? Hur skapar jag ett trovärdigt Etos? För att kunna svara på dessa frågor skapades den klassiska retoriken. De gamla grekerna utvecklade ett sätt att systematiskt skapa ett tal, dessa regler går att använda även inför och under en förhandling. De överlappar till ca 90 %. Här följer min Guide baserad på de 6 retoriska delarna. Guiden är kortfattad för att du skall kunna använda den som ett arbetsredskap vid förhandlingsarbete. Vill du ha mer kött på benen och mer ingående beskrivningar har både Lennart Hellspong och Janne Lindqvist Grinde skrivit väldigt bra böcker om Retorik och Partesmodellen. Jag kan även hjälpa till: som konsult, workshopsledare eller som föredragshållare. Intellectio – kartlägga situationen Oenighet Vilken oenighet har vi framför oss? I grund och botten handlar det om att kartlägga vad jag och min motpart är oeniga om – var har jag störst möjlighet att lyckas? Enligt den klassiska retoriken kan oenighet endast handla om fyra olika saker:  Fakta  Kvalitet  Terminologi  Procedur Detta kallas stasis på grekiska – status på svenska - och kommer ifrån den ställning man tar inför en strid. Om jag skall attackera fakta kan jag hävda t ex att något är falskt, inte är sannolikt eller bygger på felaktiga grunder. Om jag skall attackera kvalitet kan jag t ex hävda att det finns andra kvaliteter som vi måste ta hänsyn till. Om jag skall attackera terminologi kan jag tex hävda att det är felaktiga definitioner eller att begreppen inte är definierat.
  5. 5. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 5 När det gäller de yttre formerna kan jag attackera, t ex min motparts rätt att yttra sig, vem som har rätt att fatta beslut eller vad min motpart har för etiska principer. Ett litet exempel: om någon hävdar att de har för låg lön, så kan detta attackeras på de 4 olika sätten ovan: a. jag kan hävda att lönen inte är låg genom att visa att påståendet är falskt. b. jag kan berätta om andra kvaliteter som den anställde har på sin arbetsplats t ex sovmorgon två dagar i veckan eller fri städhjälp hemma. c. jag kan angripa definitioner, exempelvis vad som menas med ”låg”. d. jag kan säga att detta kan inte du och jag besluta om, jag kan t ex säga att jag måste gå till min chef eller att du måste prata med fackföreningen om detta. Det spännande är att grekerna har visat att det inte går att säga emot på något annat sätt än på något av dessa fyra! Hur jag än invänder eller attackerar ett påstående, vilket som helst, är det alltid fråga om något av dessa fyra. Detta ger förhandlaren möjlighet att klargöra vilka möjligheter det finns att vinna. Det ger mig också en möjlighet att snabbt komma fram till vilka som är ”de lägst hängande frukterna”- dvs var jag snabbt kan hitta mina möjligheter och var farorna gömmer sig. Situationsanalys I intellectio ryms sig många andra bra verktyg som har med situationen att göra. Det är bra att göra en situationsanalys innan en förhandling börjar. Även inför en liten kan det vara bra att tänka efter före, så att du inte blir överraskad i onödan. Då är det bra att svara på dessa frågor innan förhandlingen startar: Förutsättningar Vilka yttre förutsättningar är det som gäller? Var, när och hur skall förhandlingen äga rum? Vilka kommer att närvara? När på dygnet? Under hur lång tid? Mål Vad vill du uppnå med förhandlingen? Det är viktigt att ha ett tydligt syfte så att det inte blir luddigt och ofokuserat. Varför skall jag vara med i förhandlingen? Hur vill du att din motpart skall reagera? Hur vill du att din motpart skall känna, tänka eller göra efter förhandlingen? Huvudbudskap Vilket är ditt huvudbudskap? Detta skall formuleras konkret och skall om det behövs, upprepas under förhandlingen.
  6. 6. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 6 Roller Vilken roll har du som förhandlare? Hur etablerar du dig i förhandlingen? Är det som expert eller den som skriver under avtalen etc.? Har ni träffats tidigare? Kan det finnas fördomar mot dig? Hur kommer du runt det i så fall? Motpart Ta reda så mycket du kan om din motpart. Det är bra om du kan en del om den, det blir lättare att etablera sig i förhandlingen om du kan något om den. Vad har de för ålder, kön, utbildning, politisk uppfattning, religiös, yrken etc.? Är de intresserade av förhandlingen? Vet de vad ni skall tala om? Gå snett Vad kan gå fel? Du trodde de skulle vara intresserade av ditt erbjudande, men det är de inte? Datorn slutar fungera? Tiden drar ut på tiden eller plötsligt har de inte tid längre? Vad gör du? Se till att ha en backupplan! Inventio – söka argument Inventio handlar om att söka efter argument. Mer precist kan man säga att inventio beskriver kartläggningen av alla argument, berättelser, känslor, teman, fakta och ämnen som kan spela roll för utgången av förhandlingen. Inventio är parteslärans centrala del, där det handlar om vad vi skall säga. Du bör även kartlägga alla möjliga motargument och dessutom söka efter strategier för att bemöta dem. Ett argument är det som ger stöd åt ett påstående. Mest effektiva blir argumenten om du kombinerar fakta med belysande exempel som visar att det stämmer. Hur kan vi aktivera motpartens känslor? Hur skall vi framställa oss för att framstå som pålitliga? Hur skall vi framstå som logiskt giltiga? Vad gäller saken? Vilka tekniker skall användas för att kritisera eller motbevisa motpartens argument? Vilka ”bevis” har vi för våra argument? Några bra och övertygande exempel? Vad kan din motpart hoppas på om han får sin vilja igenom? Vad fruktar din motpart om hon inte får sin vilja igenom? Det samma gäller dig, vad hoppas du på och vad fruktar du? Kom ihåg att tala tydligt, nyanserat och eftertänksamt, så visar du upp klokhet och förnuft. Ärlighet är viktigast och mest effektivt. Även om du saknar kunskaper i ämnet så kan det användas som grund för att bygga upp förtroende. Visa välvilja och undvik ironier och sarkasmer. Med artighet och respekt kommer du långt. Pathos, logos, ethos Hur skall du göra för att få din vilja igenom? När du har bestämt dig för vad du vill driva, det du tror att din motpart kan gå med på, då är det dags att hitta sådant som kan få din motpart att få förtroende för dig och dina argument. Här finns många olika verktyg från retoriken, de tre mest kända begreppen är: ethos, patos och logos. Logos handlar om dina rationella argument som baseras på förnuft. Pathos spelar på våra känslor och ofta när vi fattar beslut, så innefattas känslor. Så även i en förhandlingssituation. Sist och inte minst, ethos, som jag anser kanske vara den viktigaste av de tre i en förhandling,
  7. 7. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 7 självklart är det beroende om vad som skall förhandlas. Ethos handlar om hur du använder din egen karaktär för att påverka förhandlingen. Det gäller att framstå som pålitlig, och det varierar ju självklart från tid till tid, kultur till kultur och även från en situation till en annan. Retoriken handlar om hur pålitlig du verkar i förhandlingssituationen och vad du gör och säger just då. Dispositio – ordna argument Dispositio handlar om att ordna sina argument och hur tiden skall disponeras. Oberoende av hur lång tid förhandlingen beräknas ta och hur mycket tid du får för din inledande presentation, så behövs en disposition av vad du tänker säga. Den klassiska dispositionen från antikens Grekland är en bra utgångspunkt som du kan utgå ifrån, både om du har 2 minuter eller en hel timme: Disposition Inledning Bakgrund Disposition Förslag Argumentation Vederläggning av motpartens argumentation Sammanfattning Avslutning Nytt och intressant Du måste visa att du har något nytt eller intressant att komma med, något som skiljer ut ditt förslag. Om du skall tala till motpartens intellekt skall du komma med logiska argument, skall du tala till motpartens känslor skall du tala till denne som moraliskt högtstående eller som medkännande. Egoism En god förhandlare kan spela på motpartens spänning mellan altruistiska ideal och egoistiska motiv. Alla bär på sådana konflikter och en duktig förhandlare kan locka fram de sidor hos sin motpart som passar syftet. Ineffektiv motpart Quintilianus ger flera detaljerade råd, ett som är bra vid förhandling är att om din motpart är ineffektiv eller svag bör du citera denne ordagrant, om däremot din motståndare är välformulerad skall du inte citera denne när du kommer med dina motargument. Det är också viktigt att inte framställa motpartens argument klarare eller bättre än denne själv lyckas med. Elocutio – välja ord och uttryck Elocutio handlar om att välja ord och uttryck och är på många sätt den mest komplexa delen i Retoriken, men som jag ser det inte den mest centrala delen i förhandlingen. Dock är den fortfarande viktig, förhandling handlar ju om ord, antingen det skrivna eller talade ordet. Då är det ju viktigt hur man formulerar sig.
  8. 8. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 8 Det gäller att välja rätt ord, att finna effektiva och passande formuleringar, så att språkdräkten är så övertygande som möjligt. Så att du får förhandlingen i den riktning du önskar. Ofta finns det många olika sätt att uttrycka sig på och många olika ord som betyder ungefär samma sak, det gäller i det enskilda fallet att välja de som passar bäst i just denna situation. Talarens fyra dygder De antika retorikerna talade om de fyra dygderna som en talare borde uppfylla:  Korrekthet  Klarhet  Välavvägt  Konstfullhet Det gäller att uttrycka sig korrekt språkligt och formellt. Men även tydligt, pedagogiskt och klart. Ibland kan det krävas att man ”väger varje ord på guldvåg”. Vilken stilnivå skall du lägga dig på? Hur formell skall du vara? Skall du försöka få något att framstå enkelt? Skall du väcka vissa känslor? Hur skall du formulera dig för att din motpart skall begripa vad du säger? Actio – hur genomföra förhandlingen Nervositet Hur genomförs förhandlingen? Många tycker detta är jobbigt och känner sig nervösa och får därför inte fram sitt budskap. Nervositeten kan sätta många käppar i hjulet. Många saker kan få dig nervös t ex någon sitter och pratar om annat, mobiltelefoner som ringer, någon kör Facebook, datorn du tänkte använda för att visa bilder går sönder. Om du blir nervös kan du få blackout, du tittar inte motparten i ögonen, sitter och leker med din penna etc etc. Du ger inte ett bra intryck och du får inte förhandlingen dit du vill. Tidsaspekter När på dagen har du tänkt ha förhandlingen? Hur långa pass innan det bryts? Hur långt mellan passen? Flera dagar eller 10 minuter? Det är bra att ibland ta sitt team i ett separat rum och prata igenom senaste passet och se vad man skall ändra på eller föreslå. Kroppsspråk och röst Ditt kroppsspråk säger mycket och din röstbehandling kan även påverka förhandlingen. Vilka kläder har du på dig? Vilka tekniska hjälpmedel tänker du utnyttja? Finns det något du vill visa upp? Några föremål eller människor? Vem säger vad? Vilka roller skall ni inta? Memoria – vad lära sig innan förhandlingen Vad behöver jag lära mig inför förhandlingen? Skall du hålla ett tal eller ett anförande, då är det bra om du inte behöver läsa innantill. Du behöver kunna relevanta fakta utan att behöva slå upp dessa etc. Det är bra att öva tillsammans inför förhandlingen och ge varandra feedback. Öva era roller.
  9. 9. Magnus Sjöland Guide till en lyckad förhandling v 1.1 2016-02-07 9 Summering Med denna Guide hoppas jag att du har fått en bra bas inför dina olika förhandlingar du kommer att ställas inför. Svara på frågorna och gör din egna Intellection inför de förhandlingar som du står inför. Glöm inte de tre huvudpunkter jag tycker är det viktigaste i en förhandling:  Ethos – bygg upp ditt förtroendekapital  Ärlighet – ärlighet vara längst  Lyssna på din motparts innersta önskemål – och försök uppfylla dem Glöm inte att ju mer du övar desto bättre blir du! Lycka till! Kontakta mig om du behöver konsulthjälp, en workshop eller en kurs! magnus.sjoland@mgmnt.se

×