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New Work & Virtuelle Zusammenarbeit

SVP, Service Lead Employee Experience (#MaX) em ATRUVIA AG
23 de Mar de 2020
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New Work & Virtuelle Zusammenarbeit

  1. EFFIZIENTE ZUSAMMENARBEIT IN DER VIRTUELLEN ORGANISATION NEW WORK
  2. 2 Durch unseren ganzheitlichen New Work Ansatz gelingt es virtuelle Zusammenarbeit wirksam zu etablieren. • Effizienter und effektiver Mix aus physischen und virtuellem Arbeitsumfeld (Activity based Working) • Schaffung einer gleichzeitig kreativitätsfördernden, wie flexiblen (= dynamikrobusten) und effizienten Arbeitsumgebung, virtuell als auch physisch • Einführung/ Umsetzung von mobilem und flexiblem Arbeiten • IT Datensicherheit, Code of Conduct, Branding, strategische Leitplanken, bereits bestehende Regelungsabsprachen, sowie Verabredungen der Tarifpartner befähigen das Unternehmen hierzu • Passende ICT Ausstattung und Software ermöglicht mobiles und kreatives/ kollaboratives Arbeiten • Nutzung von Daten für neue Geschäftsmodelle und effizientere Arbeitsumgebung • Bei der Etablierung bilden folgende Prinzipien den Rahmen: maximale Flexibilität, Unterstützung agiler Methoden sowie Digitalisierung und Attraktivität des Umfeldes • Mitarbeiter können je nach Arbeitssituation eine Umgebung wählen, in der verschiedenste Arbeitsmodi unterstützt und gefördert werden Places & Platforms Principles & Regulations Data & Technologies People & Organization ACTIVITY BASED WORKING
  3. 3 Jetzt geht es darum, die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter durch Activity Based Working bestmöglich zu unterstützen. Im Zentrum steht ein für die jeweilige Aktivität der Mitarbeiter optimales Arbeitsumfeld zu schaffen (Art, Ort, Weise). Der hierarchische Status und damit verbundene Privilegien treten dabei vollständig in den Hintergrund. Aufgabe statt Hierarchie Vertrauen & gegenseitige Rücksichtnahme sind die Grundpfeiler einer modernen Arbeits- und Führungskultur. Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser Von der „Präsenz- und Kontrollkultur“ zur „Ergebniskultur“. Das Ergebnis zählt Ist der Schlüssel – für jede Tätigkeit gibt es ein optimales Arbeitsumfeld. Die Arbeitsumgebung lässt sich flexibel an diese Bedarfe anpassen. Maximale Flexibilität New Work steht im Zentrum in der Zusammenarbeit von verteilten, virtuellen Teams. Activity Based Working
  4. 4 New Work liegt uns seit vielen Jahren in der Natur. Wir leben virtuelle und kreative Zusammenarbeit in all unseren Projekten. Innovations- Kultur Studie Future Learning Studie Findet sie alle hier: https://www.detecon.com/en/consulting/co nsulting-practices/company-rebuilding Arbeit 2028 Studie New Work: Auf dem Weg zur neuen Arbeitswelt Publikationen Detecon ist seit ca. 40 Jahren in die Transformation von einem öffentlichen zu einem privaten Unternehmen involviert Detecon verfügt über einen großen Erfahrungsschatz bei Unternehmen aus allen Branchen. Besonders relevant u.a.: innogy iow, DTAG LevelUP!, Daimler Leadership 2020, Volkswagen Group New Workplaces Transformation Referenzen Unser Ökosystem Global Knowledge Community etabliert in 2013 Kontinuierliche Entwicklung neuer Themen und Ansätze ~300 zertifizierte Berater >200 Cases von der Implementierung agiler Methoden in Projekten oder Organisationen AgileNew Work und Agilität Eigenes New Work Konzept seit 2012
  5. 5 Die Rolle der Führungskraft wird im Bezug auf Teamzusammenhalt und Kommunikation in der Krise erfolgskritisch. Schaffen Sie gezielt Raum für Austausch. Kommunikation und sozialer Austausch sollte in virtueller Umgebung gut strukturiert sein, beispielsweise in durch Kunden-Mitarbeiterschnittstellen und einer virtuellen Kaffeeküche, als fester Timeslot in einem Meeting oder durch aktives Zukommen der Führungskraft. So können wir helfen: Team- und Community Management, Führungskräfte Coaching, Social Branding und Enabling ! ? „Wie kann ich als Führungskraft verhindern, dass der Zusammenhalt vom Team zusammenbricht?“ ? „Wie kreiere ich einem optimalen Rahmen für mein Team?“ Klären Sie bestehende Rollenverantwortlichkeiten und Projektziele aufs Neue mit Ihren Teams. Externe Veränderungen prägen neuen Rollen und fordern die Anpassungsfähigkeit der Organisation heraus. Infolgedessen muss die Art der Zusammenarbeit ebenfalls gemeinsam neu strukturiert werden. So können wir helfen: Agiles Zusammenarbeitsmodell, Rollenmodell, Agile Leadership & Coaching ! ? „Wie sichere ich die virtuelle Arbeitsfähigkeit meiner Teams?“ ? „Wie muss ich priorisieren und weiterhin strategisch denken?“ Nutzen Sie bestehende Tools und fördern Sie den internen Wissensaustausch. Erstellen Sie eine Toollandschaft in einem crossfunktionalen Team, identifizieren sie passende Tools und tragen Sie das vorhandene Wissen mit geeigneten Formaten in die Organisation. So können wir helfen: Tool Trainings, Team Coachings, Kollaborations Tools ! Strategisch wichtige Projekte sollten weiterhin berücksichtigt werden. Prioritäten und Ressourcen sollten zeitnah neu verteilt werden. Gleichzeitig gilt es, strategisch wichtige Projekte für einen schnellen operativen Wiedereinstieg vorzubereiten. So können wir helfen: Objectives and Key Results, Value Management !
  6. 6 Verlässliche Informationen und Neuigkeiten werden ad hoc per Push-Nachricht mittels zugehöriger Mitarbeiter-App auf die mobilen (auch privaten) Endgeräte verteilt. Gemeinsam mit uns ermöglichen wir Ihnen die App bereits nach 48 Stunden in den produktiven Einsatz zu überführen. Das Cloud-Produkt von COYO wird in deutschen Rechenzentren betrieben und steht ihnen kostenfrei bis zum 30.06.2020 zur Verfügung. Mit Staffbase NOW wird nun eine komplette Plattform für schnelle und hochwertige Kommunikation geboten, die innerhalb weniger Tage bereitsteht. Fertige Templates ermöglichen es, Inhalte schnell und einfach zu erstellen, Fragen zu beantworten sowie relevante Ansprechpartner auszuweisen und wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Mit dieser Lösung können Sie all Ihre Mitarbeiter über Desktop oder Smartphone erreichen und über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten – und das in nur 3 Tagen! Kommunikation in der Krise mit COYO Staffbase NOW Sie benötigen jetzt eine Expertenmeinung oder einfach nur ein offenes Ohr? Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie welches Tool am besten einsetzen können. Wenn Ihnen der Überblick über Angebote, Guidelines oder Konzepte zu Home-Office und Co fehlen, dann melden Sie sich gerne bei uns. Wie können Sie diese Situationen jetzt virtuell mit digitalen Tools und Methoden meistern? Wie schaffen wir es, dass Meetings zielgerichtet und stressfrei ablaufen, trotz Arbeit aus dem Homeoffice? Welche Besonderheiten gibt es bei der virtuellen Zusammenarbeit zu beachten? Office 365 stellt eine ganze Reihe an Funktionalitäten bereit. Nur die wenigsten sind bekannt, selbst wenn man die Programme schon lange nutzt. Lernen Sie wie sie virtuell effizient und effektiv diese Funktionalitäten nutzen, als Mitarbeiter, in Teams oder als Führungskraft. Uns ist es wichtig schnell und ganzheitlich helfen zu können, um Ihr Team weiterhin effizient und arbeitsfähig zu halten. kostenfrei Virtuelle Zusammen- arbeit – so geht’s! Das Ohr eines Experten MS Office 365 kostenfrei
  7. 7  Vorstellung des Ablaufs der Learning Journey  Erläuterung der New Work Thematik 8 digitale Brain Snacks 1 virtueller Workshop Day 1 virtueller Adaptation Day (optional) Dauer: in 3 Wochen, Anwendung von Basics ab Woche 1 10-15 Personen Lerne, was sich hinter dem Begriff „New Work“ verbirgt und wie sich New Work im eigenen Unternehmen umsetzen lässt. Virtueller Kick-Off 4 x Brain Snacks – Basics Virtueller Call 4 x Brain Snacks – Details Virtuelle(r) Workshop(s)  Veränderung der Arbeitswelt  New Work als Begriff  Relevanz/Not- wendigkeit von New Work  Individualität  Führung  Agilität  Flexibilität  New Work Dimensionen  Austausch unter den Teilnehmern über die bisherigen Brain Snacks  Praxisnahe Anwendung im eigenen Unternehmen 2 Std. Je 5-10 min. Je 5-10 min. 3 Std. 6 Stunden Feedback nach jedem Brain Snack Praxisnahe Aufgabenstellungen für den alltäglichen Gebrauch Abschließende Retrospektive Durch unsere New Work Lernreise können Sie jetzt virtuelle Zusammenarbeit und das nötige Mindset in der Organisation verankern.
  8. New Work Wie virtuelle Zusammenarbeit in Teams konkret aussieht 8
  9. 9 Für rein virtuelle Zusammenarbeit in einem Team über mehrere Wochen ist es notwendig, gemeinsame Spielregeln zu entwickeln. Klären Sie die Erwartungshaltung Ihrer Mitarbeiter1  Welche Regelmeetings werden wir haben und wie lange finden diese statt?  Wie gehen wir die Aufgabenverteilung an?  Wie tauschen wir Informationen aus und schaffen Transparenz?  Wie gehen wir mit (technischen) Problemen um?  Was wünscht Ihr Euch von Eurer Führungskraft zusätzlich? Definieren Sie Prinzipien und Rollen2  Grundsätze unserer gemeinsamen, virtuellen Zusammenarbeit  Regeln zum Feedback geben  Kanäle für Fragen, Feedback, Informationsaustausch festlegen  Rollen für die Verwaltung der administrativen Aufgaben, wie Moderation, Protokoll/Backlog  Wie die Arbeitszeit erfasst wird und wann eine Kernarbeitszeit ist Principles & Regulations
  10. 10 1 Erzeugen Sie maximales Commitment und Zustimmung ihres Teams  Die gemeinsam beschlossenen Regeln und Rollen müssen nachvollziehbar und als richtig und gut erachtet werden Definieren und befähigen Sie die Rolle der Führungskraft2  Führungskräfte müssen befähigt werden ergebnis- und vertrauensorientiert zu Führen und alle Mitarbeiter gleichermaßen einzubinden und auf sie einzugehen Definieren Sie wie Kommunikation stattfindet3  Dazu gehört welche Arten von Kommunikation es gibt, ob synchrone oder asynchrone Kommunikation stattfindet und über welchen Wege und Plattformen diese stattfindet Stärken Sie die Feedback und Vertrauenskultur4  Vertrauen und Offenheit ist in einem nicht physisch zusammenarbeitenden, sozialen Gefüge noch viel wichtiger um produktiv und effizient arbeiten zu können. Dies gilt es durch Feedback und klare Führungs- und Kommunikationsregeln zu stärken Menschen brauchen eine Kultur des Vertrauens und Transparenz, um remote in einem Team zu funktionieren und Unsicherheit abzubauen. People & Organization
  11. 11 Digitale Kommunikation und Kollaboration benötigt neben den geeigneten Tools vor allem das Verständnis und den Willen zur Anwendung. Places & Platforms Geben Sie Mitarbeitern Rahmendaten für den geeigneten Einzelarbeitsplatz1  Das Einrichten eines Home Offices nach möglichst ergonomischen Ansprüchen  Tisch, Stuhl und Bildschirm (wenn möglich) sollten für längere Arbeitsphasen geeignet sein  Die drei L: Licht, Luft, Lärm in einem angenehmen Maße sicherstellen und kontinuierlich darauf achten Tragen Sie Sorge für die notwendige Technik im Home Office2  Technische Grundausstattung durch VPN, WLAN und Anbindung an das Firmennetz  Technische Grundausstattung für Telefonie und mobiles Arbeiten  Nutzung der bestehenden Plattformen, wie z.B. Social Intranet, Skype, MS Teams und Outlook
  12. 12 Die eingesetzte Technologie muss das Team in seiner virtuellen Kommunikation und Kollaboration unterstützen, möglichst intuitiv. Data & Technology Entwickeln sie Arbeitsszenarien und stellen sie die entsprechenden Tools zur Verfügung1  Konferenzsysteme: Für Online-Besprechungen und Team Meetings  Dokumentenmanagement: zentrales Bereitstellen von Unterlagen, Protokollen, etc. um Emailverkehr zu minimieren  Kanban Board/ Taskmanagement: Transparenz über zu erledigende Aufgaben im Team  Nachrichtendienst/Chat: synchrone Problemlösung und Austausch  Besprechungen per Video: Für Teammeetings und für sozialen Kontakt  Teambesprechungen und private Besprechungen  E-Mail Nutzen sie möglichst die bestehenden Tools und führen keine neuen kurzfristig ein2  Das Sicherstellen von Kommunikation ist entscheidend. Daher ist es ratsam zunächst die bestehenden Tools voll auszuschöpfen und nur bei gravierenden Nicht-Funktionalitäten über eine Erweiterung nachzudenken. Dies beugt Überforderung in einer Sondersituation vor.
  13. 13 Wir haben in China 2020 selbst erfahren und erfolgreich gelernt, wie wir über zwei Monate komplett virtuell zusammenarbeiten können. Kundenkontakt und Akquise Projekt Ausschreibungen Projektarbeit Internes Management ChallengesLösungen  Kein F2F Kundenkontakt  Ausfall von Events und Veranstaltungen in ganz China Outcome  Nutzung unserer virtuellen Plattformen und Kommunikationstools  Fokus auf remote Arbeit  Diverse neue Kunden im Februar 2020  Neue Marketingkampagne ist online  Keine physischen Akquisegespräche  Angebotserstellung  Chinesische Videokonferenzsysteme  Cloud Speicher und File Transfer Tool  Diverse eingereichte Angebote und gewonnene Projekte  Keine physischen Projektzusammenarbeit  Treffen im Team  Online Projekt Management Tools  Chinesische, digitale Konferenzsysteme  Erfolgreich erbrachte Projektarbeit bei den meisten Projekten  F2F Bewerberinterviews unmöglich  Erfassen des Gesundheitszustands unserer Mitarbeiter  Chat- und Videosysteme für Interviews  Apps zum Tracken des Gesundheitszustands  Keine infizierten Mitarbeiter  Erfolgreich rekrutierte und eingestellte MitarbeiterInnen
  14. 14 Die Lessons Learned unserer chinesischen Kollegen aus zwei Monaten remote Arbeit. Die neuen Rahmenbedingungen sind ein Stresstest für unser Geschäftsmodell, bei deren Bewältigung alle gefordert sind.  Die Verpflichtung aller Beteiligten (Mitarbeiter, Kunden usw.), jederzeit und von jedem Ort aus zu arbeiten.  Es sollte ein gut definierter und implementierbarer Geschäftskontinuitätsplan vorhanden sein. Strategie: Commitment und guter Plan Digitalisierung: Vereinte Plattformen Werte: Glaube und Vertrauen Wir haben einmal mehr erkannt, wie wichtig Digitalisierung & Innovation für unser Unternehmen sind  Digitale Kommunikation umfasst schriftlichen und mündlichen Austausch, Audio und Video sowie die Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten.  Dies erfordert eine einheitliche Lösung, die von allen Beteiligten genutzt wird, und nicht eine verstreute Landschaft verschiedener Plattformen. Wenn wir uns selbst nicht vertrauen, werden unsere Kunden uns auch nicht glauben und vertrauen.  Wir haben die digitalen Kommunikationskanäle genutzt, um unseren Kunden das starke Signal zu geben: „Wir sind immer noch da! Wir können Sie in dieser schwierigen Situation unterstützen, lassen Sie uns zusammenarbeiten!“  Vertrauen Sie ihren Mitarbeitern, unterstützen Sie sie, so gut Sie können.
  15. 15 In der aktuellen Situation gilt es jedoch primär, die Leistungsfähigkeit der Belegschaft aus dem Home Office sicherzustellen. Identifizierung Remote Readiness  Identifizierung der remote arbeitsfähigen Mitarbeiter  Identifikation von Möglichkeiten für die remote stattfindende Arbeit  Rechtlichen Rahmen gemeinsam mit Sozialpartner abklären  Coaching für Führungskräfte und Mitarbeiter zur Unterstützung von remote Arbeit  Schaffen von Ritualen (z.B. Check In morgens, Check out abends), technischen Strukturen (Teamchat,- ordner,-Rollen, etc.)  Gemeinsames Verständnis  Pragmatische Lösung, inkl. der Vereinbarung, dass die getroffenen Maßnahmen temporärer Natur sind.  Es sollte jedoch bereits jetzt eine Evaluation angekündigt und vereinbart werden, um die Erkenntnisse aus der Krise im Nachhinein in ein Konzept zu gießen, das dann dauerhaft Anwendung finden kann.  Identifizierung von technischen „Lücken“ zwischen Anforderung und Möglichkeit für technisches remote Arbeiten  Schließen der technischen Lücken und schnelle, unbürokratische Umsetzung Abstimmung mit dem Sozialpartner Strukturierung von Arbeit Ableitung Mindestmaß an technischer Ausstattung  Fazit: Trotzdem der Mensch lebt nicht vom Brot allein! Sozialer Zusammenhalt (emotionale Intelligenz) ist mehr als nur Struktur von Arbeit.
  16. 16 Mögliche Maßnahmen- pakete. Wie Sie auf die Situation reagieren können Detecon Angebot Ad Hoc Maßnahmen  For Beginners: mobiles, remote Arbeiten (FK/ Teams)  Top-Down Einzelcoachings zur Strukturierung der Arbeitswoche  Schulung für Mitarbeiter und Führungskräfte in der Nutzung von Plattformen, etc.  Teamcoachings zur Strukturierung der Arbeitswoche Etablierende Maßnahmen  Vertiefende Schulungen zu mobilem und remote Arbeit  Teamworkshops zur Etablierung von Regeln und Kommunikationsformaten  Erlernen agiler Methoden, die mobiles Arbeiten optimal unterstützen Langfristige Maßnahmen  Einführung eines New Work Arbeitsumfeldes entlang der vier New Work Dimensionen  Bedarfsanalyse auf Bereichsebene mit Ableitung von Personas  Konzeption und Einführung von neuen Arbeitswelten entlang der vier New Work Dimensionen, Nutzerspezifisch
  17. Detecon International GmbH Sternengasse 14 – 16 50676 Cologne (Germany) Phone: +49 221 9161-0 www.detecon.com info@detecon.com Supervisory Board: Christian Till Roga (Chairman) Executive Committee: Ralf Pichler (Chairman) Sven Erdmann Commercial Register: Cologne Local Court HRB 76144, Corporate Headquarters: Cologne Jan Pfeifer Senior Consultant Jan.Pfeifer@detecon.com +49 151 64838264 Marc Wagner Managing Partner Marc.Wagner@detecon.com +49 175 2206049 Lars Attmer Managing Consultant Lars.Attmer@detecon.com +49 171 5563358 Sprechen Sie uns gern zu New Work an!
  18. 18 Checkliste für virtuelle (Groß-) Meetings. Zum Ende • Backlog mit vereinbarten Tasks/ Takeaways noch einmal durch die Moderatoren vorstellen (dies muss während der Session gepflegt werden) • Am Ende eine Menti durchführen, wegen Wertschätzung der Teilnehmer und Stimmungsabfrage: www.menti.com Vorbereitung • Anstatt einen langen Termin einzustellen, den Workshops in kleinere (max. 90 minütige Slots) unterteilen/ einstellen • Mind. 10 Min Pause zwischen den Blockern lassen (Bio-Break) • Arbeitssessions max. auf 10 Personen begrenzen, besser max. 6 • Gruppenarbeiten müssen mehr vorbereitet sein, als in Präsenz, da Reaktionen der Teilnehmer verhaltener sind • Technik ist das a & o: Sobald z.B. beim Moderator die Kamera z.B. nicht funktioniert, sieht sich keiner mehr gezwungen seine anzumachen • Retro Tool https://retrotool.io/ kann auch normal als Whiteboard/Post-It Board genutzt werden, nicht nur für Retros Zu Beginn • Am Anfang die Agenda vorstellen, was ist Ziel und Vision des Meetings • Meetingregeln auf eine Slide formulieren und zu Beginn jeder Session noch einmal die Regeln aufzeigen • Kamera an! Gibt Persönlichkeit Regeln während der Session • Jeder, der nicht spricht ist auf Mute gestellt. Oder falls die Technik es erlaubt alle TN von Anfang an auf mute stellen. • Outlook und Co ausschalten. Insb. beim Teilen des eignen Bildschirms könnten die Pop-Up Nachrichten mich und die anderen TN ablenken. • Der/ die Sprechende sollte immer seinen Namen nennen • Als Moderator unbedingt dazwischen grätschen, wenn jemand zum Endlosmonolog abdriftet • Auf Interaktion achten, sodass jeder TN die Chance hat, etwas beizutragen – sonst droht auch das gedankliche Abdriften • Ein bisschen Small Talk zwischendurch schadet auch nicht. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele längere Zeit isoliert sind • Moderator bestimmt Reihenfolge bei Abfrage/Feedback, die bei jeder Frage eingehalten wird (so entsteht kein Reinrufen, oder Chaos à jeder wird einbezogen und kann sich nicht zurück ziehen) • Chat nutzen für Fragen während einer Präsentation
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