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El método GTD con Outlook

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Publicada em: Negócios
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El método GTD con Outlook

  1. 1. Ser eficaz conOutlook 2007<br />Membre de:<br />
  2. 2. Introducción<br /><ul><li>Este curso está basado en métodos de gestión del tiempo
  3. 3. Es un profundo cambio de hábitos en tu organización.
  4. 4. Se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendiente, guardándolas en un lugar específico. </li></li></ul><li>Outlook<br />
  5. 5. El proceso<br />Bandeja de entrada<br />¿Qué es?<br />Algún día/tal vez<br />NO<br />¿Requiere acción?<br />Desechar papelera<br />SI<br />A consulta<br />¿La siguiente acción llevará menos de dos minutos?<br />SI<br />NO<br />Hacerlo<br />Posponerlo<br />Delegarlo<br />En espera/Pendiente<br />(de que alguien lo haga)<br />Próximo/Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda)<br />Agenda<br />(fijar fecha para hacerlo)<br />
  6. 6. Panel de control- Vista calendario<br />
  7. 7. Panel de control- Vista tareas<br />
  8. 8. Barra de Tareas Pendientes<br />Si se tiene desactivado la barra de tareas pendientes, ir a: Ver/ Barra de tareas pendientes/ Normal <br />Calendario donde los días en negrita significa que existe alguna cita en el calendario.<br />Las siguientes citas en nuestro calendario<br />Las tareas pendientes clasificadas por categorías. Para ver esta vista es necesario clicar con el botón derecho en la barra y seleccionar personalizar.<br />
  9. 9. Barra de Tareas Pendientes<br />Campos, mostrará los campos que aparecerán en esta vista.<br />Agruparpor categorías y ascendente y opciones predeterminadas de contraer todo<br />Más opciones<br />
  10. 10. Vista tareas- Categorías<br />1<br />2<br />4<br />Para personalizar las categorías según el método que se ha estado hablando y otras categorías que nos sean útiles.<br />Para cambiar las categorías que vienen por defecto a las que se quieran, Todas las categorías.<br />También se puede asignar una combinación de teclados para asignar una categoría a nuestra tarea<br />Se puede establecer un clic rápido(opcional)<br />Si se quiere que la carpeta de siguientes<br /> acciones esté arriba del todo, poner un punto <br />a la carpeta .siguientes acciones (opcional)<br />3<br />
  11. 11. Recopilación de tareas<br />Estas son dos de las posibilidades de registrar tareas. Se considera como la bandeja de entrada y se realizará la recopilación por aquí. Es importante fijarse que a la tarea creada no se le asocia ninguna categoría, ya que esto se realizará durante el procesar y organizar. Las tareas creadas quedan almacenadas en (ninguno) hasta las fases de procesar y organizar.<br />
  12. 12. Recopilación de tareas-correo<br />Un porcentaje muy alto de las tareas entran por el correo electrónico, así que se tendrá que crear un método para crear tareas desde un correo electrónico de una manera rápida. <br />Existen diferentes métodos aunque se aconseja el arrastrar el correo, con el botón derecho presionado, hacia las tareas. Esto creará una tarea en nuestra “bandeja de entrada” clasificado como ninguno.<br />
  13. 13. Recopilación de correos - marcas<br />Otro método para registrar en la bandeja de entrada los correos electrónicos, es marcando el correo como marca de seguimiento (botón derecho en la bandera del correo). Cuidado ya que de este modo cuando se borre la tarea se eliminará el correo. <br />
  14. 14. Tareas<br />Se puede asignar una tarea a otra persona<br />Crear una tarea periódica<br />Realizar una marca de seguimiento<br />Clasificar la tarea según nuestro método de carpetas<br />Marcar la tarea con un aviso<br />
  15. 15. Procesar de tareas- delegar<br />Le creará a Diego una tarea<br />Se puede poner fecha de vencimiento <br />También crea la tarea en mis tareas pendiente, y se puede categorizar como a la espera. <br />
  16. 16. Organizar de tareas<br />Existen varios métodos de asignar carpetas a las tareas. Directamente en la vista de tareas y botón derecho. También se podrá organizar las tareas desde la barra de tareas pendientes (botón derecho en cualquier tarea) y clasificar la tarea de la bandeja de entrada en las carpetas.<br />
  17. 17. Organizar de tareas<br />A veces será necesario tener una tarea en dos categorías.<br />
  18. 18. En tareas o en calendario<br />Existe un estudio que dice que se realizan más las tareas apuntadas en el calendario. Pero por otro lado no se puede apuntar absolutamente todo con una fecha y hora. También existen tareas que se pueden realizar durante el día y no en una hora concreta<br />Se aconseja que se apunten absolutamente todas las tareas en la barra de tareas pendientes y solo lo que tenga una fecha y hora determinada se fija en el calendario, el resto en tareas. <br />
  19. 19. Resumen<br />Disponer de un sistema fiable y global de organización nos proporciona un poder tremendo, ya que nos permite dejar de pensar en pequeñeces y centrarnos en el pensamiento intuitivo sin que nos distraigan todos los asuntos que no hemos abordado apropiadamente.<br />Ahora bien, para que esto suceda, el sistema de organización material tiene que ser mejor que el mental.<br />
  20. 20. Bibliografía<br />Blogs:<br /><ul><li>Canasto El Canasto es un blog sobre la Productividad Personal y Getting Things Done (Organízate con Eficacia en Español).
  21. 21. Hábitos Vitales Hábitos Vitales intenta cubrir: como lograr objetivos, productividad personal, organización personal, motivación…
  22. 22. http://thinkwasabi.com</li></ul>Libros:<br /><ul><li>Take back your life- Sally McGHEE and John WittryISBN: 9780735623439
  23. 23. Organízate con Eficacia. ISBN: 9788496627086 </li></li></ul><li>Gracias<br />Annav@productivitycenter.org<br />

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