Gerenciamento de estoques

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Ferramentas e formas de controle de estoques visando maior lucratividade da organização.

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Gerenciamento de estoques

  1. 1. UNIVERSIDADE DO OESTE DE SANTA CATARINA UNOESC CAMPUS VIDEIRA ÁREA DE CIÊNCIAS SOCIAIS E APLICADAS CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS LUCIANO VARGAS BOGO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES Videira (SC), 2006
  2. 2. LUCIANO VARGAS BOGO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES Monografia apresentada à Universidade do Oeste de Santa Catarina - UNOES como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Professor Claudio Marcio Balestieri Videira (SC), 2006
  3. 3. LUCIANO VARGAS BOGO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão do curso de Ciências Contábeis da Universidade do Oeste de Santa Catarina – UNOESC, e foi examinada pela banca examinadora integrada pelos professores abaixo nomeados. Videira 10 de Novembro de 2006 Claudio Marcio Balestieri Orientador da Monografia - UNOESC Professores que compuseram a banca examinadora: ..................................................................................... Professor Claudio Marcio Balestieri Orientador ..................................................................................... Professor Jairo Adriano Justi Casagrande Examinador ..................................................................................... Professor Edvino Fabian Examinador Videira (SC), 2006
  4. 4. DEDICATÓRIA Dedico esta monografia a minha família, principalmente esposa e filho pois tudo que faço, faço por eles.
  5. 5. AGRADECIMENTOS Agradeço a DEUS por ter me auxiliado nesta jornada, por ter me proporcionado o dom da sabedoria, por ter me dado forças nos momentos de dificuldade. A meu Filho Douglas Henrique, e minha Esposa Daiane por terem me apoiado e por serem meu ponto de referência não só neste momento mas por todos os dias de minha vida. Aos meus Pais Onorieves e Juleide pela força, pelo incentivo, pelo amor e carinho que sempre recebi desde criança. A todos os Professores do curso de Ciências Contábeis da UNOESC, especialmente ao Professor Orientador Claudio Marcio Balestieri e o Coordenador de Curso Ildo Fabris que me auxiliaram para a conclusão deste trabalho E finalmente a todos que não somente neste curso, mas todos que tive o prazer de conhecer e poder chamar de amigo.
  6. 6. SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................... 8 LISTA DE GRÁFICOS............................................................................................................ 9 LISTA DE QUADROS ........................................................................................................... 10 LISTA DE TABELAS ............................................................................................................ 11 LISTA DE ABREVIATURAS ............................................................................................... 12 RESUMO ................................................................................................................................. 14 1 INTRODUÇÃO E METODOLOGIA ............................................................................... 15 1.1 APRESENTAÇÃO.................................................................................................................. 15 1.2 PROBLEMA DE PESQUISA .................................................................................................... 16 1.3 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 16 1.3.1 Objetivo geral .................................................................................................................. 16 1.3.2 Objetivos específicos ....................................................................................................... 16 1.4 JUSTIFICATIVA DO ESTUDO ................................................................................................ 17 1.5 METODOLOGIA DA PESQUISA ............................................................................................. 17 1.5.1 Metodologia da monografia ............................................................................................ 18 1.5.2 Metodologia aplicada ...................................................................................................... 18 1.6 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO ........................................................................................... 19 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ...................................................................................... 20 2.1 CONCEITOS DE ESTOQUE ................................................................................................... 20 2.2 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS ......................................................................................... 23 2.2.1 Envolvidos com a gestão de materiais............................................................................. 24 2.2.2 Gestor de Materiais ......................................................................................................... 25 2.2.3 Dilema da gestão de materiais ........................................................................................ 26 2.3 TIPOS DE ESTOQUES ........................................................................................................... 27 2.4 A IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES ........................................................................................ 28 2.5 RAZÕES PARA MANTER ESTOQUES..................................................................................... 29 2.6 CONTROLES DE ESTOQUES ................................................................................................. 31
  7. 7. 2.6.1 Planejamento estratégico ................................................................................................ 32 2.6.2 Diferença entre compras e suprimentos .......................................................................... 33 2.7 A INFORMÁTICA NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES ....................................................... 34 2.8 INVENTÁRIO FÍSICO ........................................................................................................... 34 2.9 AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES ............................................................................................... 35 2.9.1 Custo médio ..................................................................................................................... 36 2.9.2 Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)...................................................................... 36 2.9.3 Último a entrar, primeiro a sair (UEPS)......................................................................... 37 2.10 OUTROS MÉTODOS............................................................................................................ 38 2.11 CURVA ABC ..................................................................................................................... 39 2.12 A IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES PARA O GERENCIAMENTO............................................ 44 2.13 O SISTEMA JUST IN TIME .................................................................................................. 45 2.13.1 Conceitos gerais ............................................................................................................ 45 2.13.2 Os objetivos da manufatura JIT .................................................................................... 47 2.13.3 O JIT e os desperdícios da produção ............................................................................ 50 2.13.4 Depósito de produtos acabados..................................................................................... 52 2.13.5 O papel dos estoques ..................................................................................................... 52 2.14 COMO DEFINIR E PREVER ESTOQUES ............................................................................... 53 2.15 A MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SUA INFLUENCIA NOS ESTOQUES ....................... 53 2.16 OS ESTOQUES NO E-COMMERCE........................................................................................ 55 3 DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS......................................................................... 56 3.1 VANTAGENS DO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES .............................................................. 56 3.2 A IMPORTÂNCIA DOS INDICADORES ................................................................................... 57 3.3 O JUST IN TIME ................................................................................................................... 57 3.4 RESULTADO DA APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO................................................................ 58 FINALIZAÇÃO DO TRABALHO ....................................................................................... 61 CONCLUSÃO ......................................................................................................................... 62 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................. 63 ANEXOS.................................................................................................................................. 64
  8. 8. LISTA DE FIGURAS Figura 1 Recursos à disposição da empresa ........................................................................... 23 Figura 2 Ciclo da administração de materiais ........................................................................ 24 Figura 3 Princípios do Just in Time ....................................................................................... 48 Figura 4 Os custos ocultos do depósito de produtos acabados .............................................. 52
  9. 9. LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Gráfico da Curva ABC .......................................................................................... 42
  10. 10. LISTA DE QUADROS Quadro 1 Dilema da gestão de materiais ............................................................................... 26 Quadro 2 Fases do planejamento estratégico ........................................................................ 32
  11. 11. LISTA DE TABELAS Tabela 1 Ficha de estoques – custo médio ............................................................................. 36 Tabela 2 Ficha de estoques – primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) ............................... 37 Tabela 3 Ficha de estoques – último a entrar, primeiro a sair (UEPS) .................................. 38 Tabela 4 Movimentação de estoques ..................................................................................... 40 Tabela 5 Cálculo do valor monetário consumido no período ................................................ 40 Tabela 6 Cálculo do custo total de cada item ........................................................................ 41 Tabela 7 Calcular os percentuais de cada um dos itens em relação ao total ......................... 41 Tabela 8 Grau de importância dos itens ................................................................................ 43
  12. 12. LISTA DE ABREVIATURAS ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas JIT Just in time PCP Planejamento e Controle de Produção
  13. 13. “Lamentar aquilo que não temos é desperdiçar aquilo que já possuímos “ Provérbio chinês
  14. 14. RESUMO BOGO, Luciano Vargas. Gerenciamento de Estoques, 2006, 62 p. Ciências Contábeis. UNOESC – Universidade do Oeste de Santa Catarina, Videira SC. Com o crescente aumento nas exigências e na busca pela excelência as empresas de modo geral se vêem obrigadas a rever seus conceitos voltando sua atenção para as questões relativas ao gerenciamento. Dessa forma a busca pela otimização de seus processos torna-se a missão não somente do administrador, mas um processo que envolve todos os departamentos das empresas seja ela qual for. Assim as informações precisam a cada dia ser mais confiáveis e transmitidas de forma on line, para que as decisões sejam tomadas de forma correta. Pensando nisso a gestão de materiais torna-se indispensável para toda e qualquer organização que deseje suprir suas necessidades de forma a reduzir seus custos, otimizando assim o retorno sobre seus investimentos. A formação de uma equipe de trabalho que saiba depurar as informações, estabelecer e fazer-se cumprir metas, que trabalhe de forma coerente objetivando e promovendo o crescimento de toda a organização. Por representar uma grande parte dos investimentos das empresas em ativos a gestão de materiais não pode passar desapercebida sendo necessária à formação de uma equipe que consiga trazer os resultados esperados a empresa. A utilização de ferramentas como o just in time podem auxiliar nessa difícil jornada. Servindo como um indicador do desempenho e do comprometimento dos administradores e colaboradores para com a organização e para consigo mesmos. No desenvolvimento do tema foram abordados assuntos relacionados ao Gerenciamento de Estoques e as suas ramificações. Palavras –chaves: estoque, gerenciamento, custos.
  15. 15. 1 INTRODUÇÃO E METODOLOGIA Nesta seção, serão feitas considerações iniciais acerca do estudo do gerenciamento de estoques, envolvendo o objeto do estudo que são as vantagens em se manter um controle de estoques. Na seqüência, serão definidos os problemas, os objetivos e a organização do presente trabalho. 1.1 Apresentação Este trabalho será elaborado através de pesquisa bibliográfica em livros especializados em assuntos relacionados ao gerenciamento de estoques e questionário aplicado a empresas da região. Como abordagem principal se buscará estabelecer a importância do controle de estoques e sua contribuição para a maximização do retorno do capital investido em indústrias manufatureiras. Neste projeto abordaremos os principais conceitos, os tipos e a importância dos estoques. Também se pretende mostrar os principais controles que devem ser adotados pela empresa que visam alcançar o melhor resultado. Também serão levados em consideração os métodos de avaliação dos estoques permitidos pela legislação brasileira e quais não são autorizados. Não deixando de ser importante, também será abordado a importância dos indicadores econômicos relacionados à rotatividade de estoques, e qual sua influência no resultado da empresa. A metodologia Just in Time será levada em consideração como uma ferramenta para a manutenção dos estoques sendo uma opção adotada por certas empresas como forma de se tirar maior proveito de seus setores produtivos através da redução dos estoques. Para finalizar serão expostas dicas de como se definir e prever os estoques. A importância de um bom sistema de controle dos estoques no comércio eletrônico como forma de se poder atender a demanda vendendo seus produtos pela web sem correr riscos de não estar capacitado a atender as necessidades dos consumidores.
  16. 16. 1.2 Problema de pesquisa O aumento da concorrência devido à abertura dos mercados, através da globalização, força as empresas a se reestruturarem e repesarem suas estratégias de gerenciamento. Dessa forma a redução de custos de produção sem que se perca em qualidade de produto se torna cada vez mais difícil, porém sem sombra de dúvida indispensável. Assim sendo este estudo deseja revelar: quais as razões que levam as empresas a estabelecer um sistema de gerenciamento de estoques? 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo geral Avaliar a importância do gerenciamento de estoques estabelecendo as vantagens competitivas agregadas à empresa em relação à concorrência. 1.3.2 Objetivos específicos  Avaliar quais as vantagens que se pode obter com a utilização do gerenciamento de estoques.  Identificar quais os índices e indicadores voltados ao gerenciamento dos estoques e sua importância na tomada de decisão.  Estabelecer a importância da ferramenta Just in Time no processo de gerenciamento de estoques.
  17. 17. 1.4 Justificativa do estudo Este trabalho foi elaborado com o intuito de esclarecer a importância do gerenciamento dos estoques em empresas manufatureiras e tem objetivo de estabelecer a real necessidade de um bom gerenciamento dos estoques, levando-se em conta que nem sempre as empresas dedicam à devida importância a esse item de extrema importância para o sucesso nos negócios. Desde o início da produção artesanal até a criação das primeiras fábricas sempre se tornou necessária à existência de estoques para que se possa dar continuidade ao processo produtivo. Com a revolução industrial, a produção em série, se faz necessário que as empresas ampliem seus investimentos em tecnologia sempre voltando sua visão para a redução dos custos de produção buscando redução do preço final do produto objetivando aumentar suas vendas, obtendo uma maior rotatividade de seus estoques, e conseqüentemente, o retorno sobre seus investimentos. O gerenciamento dos estoques deve ter um papel de destaque por parte dos administradores que desejam obter o máximo de proveito e maior vantagem competitiva sobre a concorrência. Sendo de origem bibliográfica procuramos demonstrar idéias básicas das dificuldades enfrentadas dentro das empresas. Mais do que nunca as empresas procuram investir seu capital de forma que não permaneça inativo. Assim é possível perceber que a conta estoque que representa uma boa parte dos ativos da empresa, merece que todos os itens componentes sejam avaliados de forma adequada. Não se pode dar ao luxo de deixar os estoques da empresa a mercê de pessoas desqualificadas que não tenham o devido preparo para controlar estes itens de forma adequada. 1.5 Metodologia da pesquisa Esta seção será subdivida em três partes, de forma a facilitar o entendimento do estudo. Na primeira seção será realizado um breve comentário a respeito do que é monografia. Com este conceito pode-se elaborar uma dissertação munida de regras e padrões. Em seguida
  18. 18. será evidenciada a metodologia a ser utilizada no presente estudo, procurando seguir as normas que a Associação Brasileira de Normas Técnicas possuem. Na última parte, serão apresentadas as limitações impostas à pesquisa bibliográfica, sendo que existe uma grande diversidade de ideologias relacionadas com o tema estudado. 1.5.1 Metodologia da monografia São inúmeros os conceitos sobre monografia. Segundo Marconi e Lakatos (1996, p.204), et al Asti Vera, define monografia como sendo o “tratamento escrito de um tema específico”. Para Medeiros (2000, p. 189), “monografia é uma dissertação que trata de um assunto particular, de forma sistemática e completa. Esta é sua característica essencial”. Conclui-se que monografia é um tipo especializado de dissertação, usando-se uma metodologia munida de regras e estruturada de forma padronizada, reduzindo a focalizar um estudo de um problema particular. Finalmente, o trabalho de conclusão do curso exigido no curso de graduação em Ciências Contábeis da Universidade do Oeste de Santa Catarina - UNOESC, constitui-se em um estudo sobre um tema delimitado, que contribui para a ampliação do conhecimento de um tema específico. 1.5.2 Metodologia aplicada O presente trabalho tem por finalidade a exploração de conceitos teóricos relacionados com ao gerenciamento de estoques, visando estabelecer a importância em se manter tal controle. Aborda-se juntamente com gerenciamento, as vantagens que podem ser obtidas com a implantação desta ferramenta, é uma estratégia muito poderosa para a aplicação nas empresas e para a tomada de decisão, relacionada à obtenção de vantagens competitivas sobre a concorrência.
  19. 19. Fez-se a coleta e seleção criteriosa das bibliografias que deram base ao estudo aplicando-se rigorosamente os conceitos, normas e procedimento que regem a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Após esta etapa, dar-se-á o início do desenvolvimento da monografia. 1.6 Organização do trabalho O presente estudo, apresenta a seguinte estruturação: No primeiro capítulo - Introdução conterá a apresentação, o problema de pesquisa, os objetivo geral e específicos, a justificativa e a estrutura do trabalho; No segundo capítulo – constará a fundamentação teórica que dará embasamento ao presente estudo; No terceiro capítulo – se destinará a descrever, analisar e interpretar os dados coletados. No quarto capítulo – procede-se a finalização do trabalho. Logo após será exposta a conclusão, as referências bibliográficas e os anexos.
  20. 20. 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este capítulo contém a fundamentação teórica que abordará fatores relacionados ao gerenciamento de estoques de forma a auxiliar a tomada de decisão dentro das organizações. 2.1 Conceitos de Estoque Um conceito de estoque pode ser definido como sendo certas quantidades de itens mantidos a disponibilidade e renovados constantemente, que visam atender as necessidades da empresa bem como de seus clientes, produzindo lucros ou serviços. Entende-se, por tanto, que o estoque é o ativo da empresa que se encontra na eminência de ser transformado em lucro. Qualquer quantidade, em qualquer lugar das mais diversas empresas, disponível para trazer rentabilidade para a organização é estoque. O termo estoque designa o "conjunto" dos itens materiais de propriedade da empresa que:  São mantidos para venda futura;  Encontra-se em processo de produção; ou,  São correntemente consumidos no processo de produção de produtos ou serviços a serem vendidos. Nas organizações convencionais de manufatura e serviços, as categorias de materiais mais usuais que encontramos são as seguintes:  Matérias-primas (MP);  Materiais complementares;  Componentes;  Insumos;  Material em elaboração (“work-in-process”, WIP);  Conjuntos (e sub-conjuntos);  Material de embalagens;  Produtos acabados (PA);  Equipamentos produtivos;  Veículos (e peças para veículos);
  21. 21. 21  Materiais de manutenção; e  Materiais auxiliares. O conceito de estoque não é mais importante do que o de seu gerenciamento. A administração de estoque é fator determinante em empresas que desejem suprir outras de materiais futuros. O gerenciamento no suprimento destas necessidades é objeto de valor nas organizações e, principalmente, uma questão de estratégia logística. Ativos considerados estoques:  Mercadorias para comércio ou produtos acabados (matéria-prima e mercadorias mantidas para venda);  Materiais para produção (materiais comprados com a intenção de incorporá-los ao produto final através do processo produtivo);  Materiais em estoque não destinados à produção normal, chamados também de indiretos, auxiliares ou não produtivos (itens fisicamente não incorporados ao produto final, como ferramentas, material de limpeza e segurança);  Produtos em processo de fabricação ou elaboração (que inclui material direto, mão-de-obra direta e custos gerais de fabricação) – devem refletir o custo atual dos produtos em processo;  Custo das importações em andamento referente a itens de estoque. Em termos financeiros, os estoques são muito importantes para todas as empresas. No balanço patrimonial, eles representam de 20% a 60% dos ativos totais. À medida que os estoques são utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Existe um custo de estocagem, que aumentam os custos operacionais e diminuem os lucros. A boa administração dos estoques é essencial como vantagem competitiva e seus desenvolvimentos diante concorrentes da empresa. Por ter um papel de fundamental importância o estudo dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria administração. Como elemento regulador do fluxo de produção, como no caso das indústrias manufatureiras, quanto do fluxo de vendas, no processo comercial, os estoques sempre foram um ponto de fundamental importância, despertando a atenção dos administradores. As empresas na atualidade procuram de uma forma ou de outra, obter o máximo de vantagens competitivas sobre a concorrência, e a
  22. 22. 22 oportunidade de atendê-los prontamente perante a quantidade e qualidade desejada. Não se pode manter uma linha de produção robusta e avançada tecnologicamente se não se tem um sistema de gerenciamento de estoques apropriado para suprir cada necessidade da empresa, além de uma excelente programação de compras e de manutenção de maquinários. O gerenciamento de uma empresa pode ser comparado a um organismo vivo, se uma das partes componentes não está funcionando de forma correta todo o organismo pode perecer. Apesar do grande progresso que vem se aplicando com o auxílio da informática sendo adotada de forma maciça por todas as empresas como ferramenta de auxílio tanto no processo produtivo como administrativo, é comum ouvirmos falar em sistema de gestão integrada, porém ainda se podem notar informações desencontradas ou imprecisas. Que causam dificuldade na tomada de decisão por parte dos administradores. Hoje a velocidade da informação é impressionante, com o advento da Internet e em algumas empresas a intranet se observa à possibilidade de evolução e constante aprendizagem. É fundamental que nem só a administração tenha acesso à informação, mesmo porque o administrador, apesar da exigência em ser eficiente, não pode controlar todos os fatores relacionados à gestão dos processos sozinhos e sem informações confiáveis. O fundamental é investir na formação de uma equipe de trabalho que traga segurança e que torne possível um gerenciamento de forma a se obter o máximo de retorno do capital investido. A contabilidade gerencial vem se destacando e cada vez mais deixando de ser apenas opcional e passando a ser elementar para complementar a funcionalidade do sistema operacional das organizações. Dessa forma seria praticamente impossível gerenciar os estoques de uma empresa com alguns milhares de itens, tanto matérias-primas, materiais secundários, peças destinadas à reposição e a manutenção de maquinários da empresa. Para se obter o máximo de proveito visando aumentar os lucros da empresa é preciso se dar à devida atenção a todos os fatos por mais insignificantes que possam parecer.
  23. 23. 23 2.2 Administração de recursos Administrar recursos escassos tem sido um dos grandes desafios dos administradores, gerentes e engenheiros e todas as pessoas ligadas direta ou indiretamente ao processo produtivo de uma empresa. Tanto para a produção de bens materiais quanto à prestação de serviços. Existe toda uma gana de recursos administráveis podendo desdobrar-se em uma infinidade de disciplinas, cada qual com características bem peculiares que necessitam de profissionais especialmente treinados nas mais diversas áreas. Uma única unidade fabril pode abranger várias células de produção com dezenas, centenas ou até milhares de itens ou funcionários, para tanto se faz necessária à aplicação de um gerenciamento de recursos à altura das necessidades desta entidade. Os recursos da empresa podem ser divididos em cinco categorias, materiais, patrimoniais, de capital, humanos e tecnológicos, como podem ser observados na Figura 1, em nosso estudo abordaremos apenas os recursos materiais, que compõem os estoques físicos da empresa. Materiais Patrimoniais Capital Humanos Tecnológicos Figura 1 - Recursos à disposição da empresa. RECURSOS Os recursos materiais serão nosso objeto de estudo e devem obedecer a um ciclo que se inicia com a seleção de um fornecedor, na compra do bem, seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.
  24. 24. 24 A Figura 2 ilustra esse ciclo. Cliente Transporte Sinal de demanda Identificação do fornecedor Comprar materiais Transportar Recebimento e Figura 2 - Ciclo da Administração de Materiais. 2.2.1 Envolvidos com a gestão de materiais armazenagem Expedição Armazenagem do produto acabado Movimentação interna Neste item serão identificados os principais interessados na gestão dos materiais dentro de uma empresa. De fato, o propósito dos estoques é beneficiar alguém, sejam pessoas ou organizações. Recomenda-se que o responsável pela gestão de materiais identifique preliminarmente todos os envolvidos, buscando conhecer suas necessidades e expectativas específicas, para daí procurar atendê-las adequadamente, sem esquecer de elaborar um plano de comunicação (que informações distribuir, para quem e quando). A seguir relacionamos as mais usuais entidades envolvidas, independente do seu nível hierárquico (diretores, gerentes, analistas, consultores ou pessoal operacional):  Acionistas;  Matriz;  Alta administração (presidência, diretoria, entre outros);  Clientes e usuários finais;  Áreas de marketing;  Área de vendas (vendedores internos e externos, representantes e
  25. 25. 25 distribuidores);  Área de logística: planejamento (PCP), materiais, aquisição (compras), operação, distribuição, inventário, atendimento ao cliente, assistência ao cliente;  Área de produção (ou operações);  Área de manutenção (técnicos de campo inclusive);  Área de sistemas (tecnologia da informação);  Área financeira;  Área contábil;  Auditoria (interna e externa);  Consultores;  Fornecedores;  Parceiros;  Fisco;  Seguro;  Agentes financeiros (bancos, financiadores);  Filiais; e  Colaboradores. 2.2.2 Gestor de Materiais Entre os diversos envolvidos com a gestão de materiais, diversos dos quais usuários dos materiais ou das informações geradas nas suas transações, neste trabalho o destaque será para o gestor de materiais, aquele que analisa e decide o que colocar e o que não colocar nos estoques da empresa. Usualmente, sua responsabilidade é muito grande, pois as verbas mobilizadas são elevadas e limitadas. Da mesma forma que empresas estabelecem suas missões, julgamos fundamental que esse profissional conheça e reflita sobre sua própria missão: Missão do profissional gestor de materiais  Assegurar um satisfatório padrão de qualidade no atendimento das necessidades de seus clientes (externos e internos);  Assegurar e elevar a produtividade da empresa, administrando os materiais, recursos e as informações relacionadas.
  26. 26. 26 2.2.3 Dilema da gestão de materiais Naturalmente existem boas razões para mantermos e para reduzirmos os estoques: Por um lado desejamos reduzir estoques, pois... Por outro lado, precisamos manter os estoques, pois...  Crescente diversificação de produtos exige utilizar recursos de forma mais produtiva;  Desejamos maior liquidez. Itens parados no estoque não agregam valor para os clientes.  Alguém sempre paga pelo custo do financiamento do capital de giro investido em materiais;  Estoque reduzido agiliza o “feedback” que melhora a qualidade, e permite resposta rápida na mudança de linha;  Reduzimos os custos de manutenção, tais como espaço para armazenagem, seguros e perdas por manuseio;  Manter estoques provoca também perdas por obsolência.  Existem restrições na cadeia de abastecimento entre a capacidade produtiva instalada e demanda de mercado;  Persistem as causas das incertezas flutuações na oferta e na demanda;  A falta de materiais pode comprometer o atendimento, reduzindo o faturamento e permitindo que o cliente procure alternativas na concorrência. Quando 1 - Dilema da gestão de materiais. Essa situação é conhecida como um dilema, isto é, uma encruzilhada onde ao optarmos por um caminho temos que abrir mão das vantagens do outro caminho. Estas são as decisões diárias que cabem aos gestores de materiais, enquanto procuram executar sua desafiadora missão. Para efetivamente administrar este dilema, é necessário dispor de instrumentos gerenciais, que demonstrem os acertos e desvios de nossas decisões e ações.
  27. 27. 27 2.3 Tipos de estoques Segundo Martins e Alt (2003, p.134), “os estoques tem a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios”, dessa forma podem-se compreender a importância que se deve dar ao seu gerenciamento. Pode-se comparar o funcionamento dos estoques a uma ‘caixa d’água’, deve haver sempre coerência entre as entradas e saídas, ou seja, se a saída é maior que a entrada a caixa não permanecerá cheia, pelo contrário pode ocorrer falta, se a entrada é maior que a saída à caixa pode transbordar. Dessa forma é possível entender a razão de se dizer que os estoques são reguladores do fluxo de negócios, se a empresa vende mais que sua capacidade de produção haverá atraso nas entregas, pode haver perdas consideráveis quanto à qualidade dentre outras conseqüências que enfraquecem a estrutura do negócio. Pelo contrário se a empresa produz muito bem, mas não tem possibilidade de vender sua produção ela pode deixar de ser atrativa para o mercado e até mesmo para seus proprietários ou acionistas. Por constituírem parcela considerável dos ativos da empresa os estoques recebem um tratamento contábil minucioso, são classificados, principalmente para efeitos contábeis, em cinco grandes categorias.  Estoques de matérias-primas: são todos os itens utilizados no processo produtivo operacional da empresa;  Estoques de produtos em processo: constituídos por todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que não são produtos acabados;  Estoques de produtos acabados: são todos os itens que já estão prontos para serem entregues ao consumidor final;  Estoques em trânsito: correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa e que não chegaram ao seu destino final;  Estoques em consignação: produtos que continuam sendo de propriedade do fornecedor até serem vendidos, casos contrários são devolvidos sem ônus algum.
  28. 28. 28 Quanto aos materiais podem ser utilizadas duas denominações:  Materiais diretos: são aqueles agregados ao produto final, matérias-primas. Em uma montadora, os pneus do automóvel, por exemplo.  Materiais indiretos: aqueles que não saem juntamente com o produto final. Por exemplo, peças utilizadas na manutenção das máquinas. 2.4 A importância dos estoques Toda a movimentação dos estoques que ocorre dentro da empresa inicia com a necessidade de produção de determinado produto ou serviço, a partir deste ponto observa-se a necessidade da aquisição de determinados itens destinados a atender a produção ou prestação de serviço. Por esse motivo para se ter um controle de entradas e saídas visando tirar o máximo de proveito do capital investido se faz obrigatório um planejamento de compras. É importantes que haja um sistema de parceria entre a empresa, fornecedores externos e internos bem como dos clientes internos e externos. Em uma linha de produção uma função depende do sucesso da outra visando à melhoria continua do processo sem penalizar a etapa seguinte. Dessa forma é possível perceber a importância do papel dos estoques. Alguns pontos são fundamentais e devem ser observados pelos administradores para que se possa obter sucesso nos negócios da organização. Pequenos descuidos nas aplicações, controles ou programação dos estoques podem levar a diminuição do lucro. A aplicação indevida em estoque de mercadorias, pode não render o que deveria, principalmente quando a quantidade ultrapassa o necessário, descapitalizando a empresa e comprometendo assim outras áreas da organização. Algumas das causas da má aplicação dos Estoques:  A falta de uma política de controle de estoque;  A falta de pessoal qualificado;  Compras indevidas (especulação);  Desconhecimento das reais necessidades de consumo;  Armazenagem inadequada;  Dependência de um único fornecedor;  Falta de inspeção rigorosa no recebimento de materiais.
  29. 29. 29 Como é possível perceber fatores simples, que muitas vezes passam despercebidos podem causar resultados desagradáveis para a organização, e pior ainda quando nenhuma atitude estiver sendo tomada para correção destes problemas. O atendimento aos clientes na hora, na quantidade e na qualidade certa requerida, tem sido o objetivo principal de qualquer empresa que busque obter uma vantagem competitiva duradoura. Fatores estratégicos fazem parte dessas funções. Reduzir os lead times produtivos (é o tempo decorrido entre a entrega da matéria-prima ao setor de fabricação e a saída do produto acabado na linha de montagem/teste final, pronto para ser embalado e entregue ao cliente), utilizar os estoques como fator de segurança e obter vantagens nos preços são ações possíveis dentro de um mercado global. Inicialmente, podem-se manter estoques intermediários dentro de sistemas produtivos, permitindo que os prazos de entrega sejam reduzidos. A segurança dos estoques é gerada pelas variações aleatórias na demanda de mercado que são minimizadas. A quebra de máquinas ou o absenteísmo também são administrados com a colocação de estoques de controle. Já a prevenção dos possíveis aumentos de preços é objetivo menor frente à grande quantidade de material comprado ou produzido, por vezes, maiores que a necessidade real. 2.5 Razões para manter estoques De acordo com Ballou (1993, p. 204), “devemos sempre ter o produto que você necessita, mas nunca podemos ser pegos com algum estoque”, esta frase representa o dilema enfrentado pela administração dos estoques. O controle de estoques é considerado parte vital do composto logístico, pois representa de 25 a 40% dos custos totais, representando parte substancial do capital da empresa. É por esse motivo que se deve dar a devida atenção ao seu papel e seu correto gerenciamento. Toda a armazenagem de produtos tanto de matéria-prima quanto materiais destinados ou não, a produção exigem investimento por parte da empresa, necessita de espaço físico, estão sujeitos a obsolência, furtos, desastres naturais, dentre outras inúmeras causas que podem vir a trazer perdas para a empresa. Entretanto é praticamente impossível se prever a demanda futura, e nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, os estoques existem para assegurar a estabilidade do processo produtivo.
  30. 30. 30 Os estoques podem ser úteis para uma série de finalidades, entre elas: Melhorar o nível de serviços: o marketing pode beneficiar-se da disponibilidade de estoques de produtos constantes para vender os produtos da empresa mesmo em épocas de sazonalidades; Incentivar economias na produção: através da produção de lotes maiores e constantes podem-se reduzir custos unitários, já que os custos fixos se diluem com a fabricação de maiores lotes do mesmo produto. Os estoques agem como amortecedores entre oferta e demanda, possibilitando uma produção mais constante, que não oscila com as flutuações de vendas; Permitir economias em escala nas compras e no transporte: quando se adquirem grandes lotes de produtos para manufatura se tem a possibilidade de obter descontos no frete, diferente da compra de pequenos volumes. Também há a possibilidade de negociação de preços relacionados a produtos quando se negocia com grandes lotes de produtos. Proteção contra alterações de preços: quando se faz necessária à compra de bens em mercados abertos que tem seus preços definidos através da curva de oferta e demanda. Podem ser citados como exemplo produtos agrícolas, minérios, petróleo, são os mais comuns. Podem ser realizadas compras antecipadas em função de aumento de preços já previstos. Esse fato acaba por gerar estoques. Proteção contra oscilações na demanda ou no tempo de ressuprimento: por mais bem planejado que sejam as atividades da empresa são praticamente impossíveis de se prever as sazonalidades do mercado, por esse motivo é necessário manter estoques de segurança, não correndo o risco de não poder atender aos pedidos dos clientes. Correndo o risco de perder clientes e mercado para a concorrência. Proteção contra contingências: a empresa deve estar preparada para contingências que possam vira a ocorrer, greves, incêndios e inundações são apenas alguns dos exemplos que podem ser citados. Manter estoques reserva é uma maneira de garantir o fornecimento normal nessas ocasiões. Avaliando dessa forma parece que manter estoque oferece muitos benefícios, porém seus custos são elevados. Para o gerente de estoques resta o desafio de minimizar o investimento em estoques ao mesmo tempo em que balanceia a eficiência da produção e da logística com necessidades de marketing. O alto custo do capital investido tornou este problema vital para a empresa.
  31. 31. 31 2.6 Controles de estoques Gurgel (2000, p. 67), nos diz que: “o controle dos estoques envolve as tarefas de coordenação dos fornecedores, condições físicas, armazenamento, distribuição e registro das existências de todas as mercadorias”. Como se pode perceber o autor aborda todos os itens de fundamental importância para se manter os controles dos estoques. O fator de talvez maior importância para a manutenção de estoques é o planejamento. A existência de um estoque mínimo e de um estoque regulador é fundamental para que não existam estoques parados por muito tempo, e não ocorra a falta de itens que podem ser de fundamental importância. Quando não se tem um controle funcional dos estoques sempre a um risco das compras de emergência, esse fato pode causar atrasos na produção, parada de máquinas por falta de peças para manutenção, dentre uma infinidade de situações que podem vir a ocorrer. A empresa corre o risco de não cumprir seus compromissos perante seus clientes. Como forma de minimizar os problemas de compras urgentes pode-se elaborar um sistema como segue:  Estoque padrão: estabelecer uma listagem de itens que sejam de essencial importância para o perfeito funcionamento da organização e sempre procurar manter em estoque um número adequado destes itens.  Listagem básica: referente a itens básicos, determina a quantidade que deve ser mantida em estoque e as quantidades que deverão ser compradas, quando os estoques atingirem o mínimo determinado. Tais itens nunca devem faltar nos estoques.  Lista crítica: uma listagem especialmente criada para controle de itens que tenham maior saída, tanto no campo das vendas quanto no controle de processos internos. Controles que devem ser utilizados para se manter um bom controle de estoques:  Requisição de materiais: deve ser apresentada pelos departamentos da empresa que necessitam fazer a retirada dos materiais do Almoxarifado para o andamento da produção;  Ficha de controle de estoque, item de fundamental importância, através da ficha de estoques procede-se o controle das entradas, saídas e dos saldos que permanecem em estoque.
  32. 32. 32 Em geral a ficha de estoques contém quantidades, valores e a data de ocorrência dos fatos que alteram a situação dos estoques;   Relatórios mensais de estoques, através dos relatórios se podem ter os históricos de todas as movimentações ocorridas no período. Tem grande validade para a programação de compras, de vendas, tanto para a contabilidade quanto para os administradores que precisam tomar decisões de forma precisa;  Solicitação de compra, que começa com a necessidade de aquisição de um item, a solicitação deverá ser encaminhada para o departamento responsável pelas compras. Este por sua vez deverá gerar um pedido de compra junto ao fornecedor através de uma cotação de preços.  Pedido de compra, torna-se de fundamental importância para que se tenha o controle dos itens já solicitados e que por ventura não tenham sido entregues pelo fornecedor. Além de auxiliar nos controles internos dos estoques, possibilitar periodicamente se fazer à avaliação da qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores, dentre muitos outros fatores que poderiam ser expostos como uma vantagem quando se opta por esse tipo de controle. 2.6.1 Planejamento estratégico Cabe ainda neste item abordarmos uma ferramenta que poderá ser utilizada para ser obter uma vantagem ainda maior no gerenciamento de estoque, o planejamento estratégico. Este processo é composto por uma série de fases, sendo que cada fase procura responder a uma pergunta lógica. É uma maneira de explorar os assuntos obtendo resposta específica para cada fase. Podemos dizer que estaremos aplicando uma técnica de resolução de problemas. FASES RESPONDE 1. Coleta de dados Quem somos? 2. Análise da situação atual Como estamos? 3. Diagnóstico da situação atual Onde estamos? 4. Metas a alcançar Onde queremos chegar? 5. Estratégias Quais meios usaremos para chegar lá? 6. Plano de ação O que faremos para chegar lá? 7. Avaliação do desempenho Chegamos? E o que falta para chegarmos lá? Quadro 2 - Fases do planejamento estratégico
  33. 33. 33 A fase da coleta de dados é uma das mais importantes do processo de planejamento. Nesta fase devemos expor sem temor tos os nossos pontos fortes e fracos. Deve-se propor uma metodologia organizada de avaliação podem-se dividir as atividades em áreas de análise. E em cada uma delas promover a coleta de dados e análise da situação atual, posteriormente às outras fases do planejamento. 2.6.2 Diferença entre compras e suprimentos Embora haja uma certa confusão em se distinguir compras e suprimentos, algumas vezes até mesmo entendidas como sinônimos, há uma enorme diferença entre este itens. A missão é bem diferente para cada situação. Enquanto a responsabilidade de compras é comprar o começo da atividade de suprimentos é o planejamento. De acordo com Campos (1994, p.15), uma das missões de suprimentos é: “garantir o fluxo contínuo dos materiais em atendimento aos programas de produção, a custos otimizados e compatíveis com as planilhas e políticas pré-definidas sobre gestão de materiais”. Dessa forma pode-se entender que o responsável pelo controle tanto das atividades internas (lead times de produção), e externas (lead times do mercado fornecedor), é o departamento de suprimentos. Dessa forma pode-se entender que quando os departamentos são responsabilizados por missões de maneira equivocada geralmente não conseguem administrar resultados favoráveis. E quando a nomenclatura está errada a missão conseqüentemente estará errada. Ficando a cargo do departamento de compras administrar as desculpas por não poder alcançar as metas que lhe foram estabelecidas, e não o resultado. Este tema trata de um assunto muito sério quando se volta esse fato para o gerenciamento de estoque, pois se o departamento responsável pelo abastecimento não funciona de forma correta todos os outros processos são penalizados. Neste caso podem ser acrescidos aos produtos os custos da ineficiência que não agregam valor ao produto e sim diminuem a vantagem que a empresa poderia obter frente sua concorrência. Reduzindo a margem de lucro que empresa poderia obter ao final de seu exercício.
  34. 34. 34 2.7 A informática no gerenciamento de estoques Como já esteve exposto anteriormente à informática é um grande auxiliar para facilitar o processo de gerenciamento dos estoques. Nas grandes empresas são utilizados Sistemas Informatizados de Gestão Integrada, que possibilitam acesso a informações de forma rápida e precisa. Porém nas empresas de pequeno porte e com baixa rotatividade estoques podem ser utilizados desde controles manuais até planilhas que podem ser criadas no em Microsoft Excel®, dependendo das necessidades e habilidades do gestor. Geralmente o determinante da forma em que serão tratados os estoque é o tamanho e o nível de expressividade dos estoques frente ao resultado da empresa. A idéia de “dinheiro parado” não agrada ninguém. Dessa forma é possível perceber que até mesmo como pessoa física e não somente empresa sente a necessidade de controlar seus estoques, seja de forma complexa através de sistema informatizado ou até mesmo anotações manual. O fundamental é que este controle exista e que independente da forma que seja feito, seja elaborado de forma funcional e que tenha a possibilidade de auxiliar na tomada de decisão. 2.8 Inventário Físico O inventário físico consiste na contagem física dos itens em estoque. Em casos de diferença entre o inventário físico e os registros constantes nos relatórios de estoques, devem ser feitos ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias. De acordo com Martins e Alt (2003, p.156), “o inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico ou rotativo” que serão expostos abaixo. É chamado de periódico quando em determinado período – normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano – faz-se a contagem física de todos os itens do estoque. Nestas ocasiões pode ser colocado um número maior de pessoas para auxiliar na contagem, já este procedimento deve ser concluído no menor espaço de tempo possível. Nos casos de inventário rotativo quando permanentemente se contam os itens em estoque, elabora-se um programa em que os estoques sejam contados pelo menos uma vez dentro do exercício fiscal (normalmente um ano). Essa política exigirá certo número de pessoas dedicadas à contagem dos itens em período integral durante o ano todo.
  35. 35. 35 Um critério usual é contar a cada três meses 100% dos itens de classe A, 50% dos itens de classe B e 5 % dos itens de classe C. Porém nada impede a própria empresa de definir uma política interna de controle de seus estoques que se encaixe em suas necessidades. Podem ser feitas conferência por amostragem de itens, pelos itens mais significativos, com maiores valores, sempre atentando para o custo do processo e a finalidade de tal controle. 2.9 Avaliação dos estoques O princípio contábil de Custo de Aquisição determina que se incluam no custo dos materiais, além do preço, todos os outros custos decorrentes da compra, e que se deduzam todos os descontos e bonificações eventuais recebidas. O método de avaliação escolhido afetará o total do lucro a ser reportado para um determinado período contábil. Permanecendo inalterados outros fatores, quanto maior for o estoque final avaliado, maior será o lucro reportado, ou menor será o prejuízo. Quanto menor o estoque final, menor será o lucro reportado, ou maior será o prejuízo. Considerando que vários fatores podem fazer variar o preço de aquisição dos materiais entre duas ou mais compras (inflação, custo do transporte, procura de mercado, outro fornecedor, etc.), surge o problema de selecionar o método que se deve adotar para avaliar os estoques. Os métodos mais comuns são: Custo médio; Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS); Último a entrar, primeiro a sair (UEPS).
  36. 36. 36 2.9.1 Custo médio Este método, também chamado de método da média ponderada ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo Fisco e usado amplamente. Ficha de Estoques Produto: Exemplo 01 Método de Avaliação: Custo médio Data Entradas Saídas Saldo Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total 02/01/2006 10 1,00 10,00 10 1,00 10,00 15/01/2006 10 1,20 12,00 20 1,10 22,00 20/01/2006 5 1,10 5,50 15 1,10 16,50 Tabela 1 - Ficha de estoque – custo médio. 2.9.2 Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) Com base nesse critério, dá-se saída no custo da seguinte maneira: o primeiro que entra é o primeiro que sai (PEPS). À medida que ocorrem as vendas, vamos dando baixas no estoque a partir das primeiras compras, o que equivaleria ao raciocínio de que vendemos/compramos primeiro as primeiras unidades compradas/produzidas, ou seja, a primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no processo de produção ou a ser vendida. Dentro desse procedimento, o estoque é representado pelos mais recentes preços pagos apresentando, dessa forma, uma relação bastante significativa com o custo de reposição. Obviamente, com a adoção desse método, o efeito da flutuação dos preços sobre os resultados é significativo, as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais razões pelas quais alguns contadores mostram-se contrários a esse método. Entretanto, não é objeto do procedimento em si, e sim o conceito do resultado (lucro).
  37. 37. 37 As vantagens do método são:  Os itens usados são retirados do estoque e a baixa é dada nos controles de maneira lógica e sistemática;  O resultado obtido espelha o custo real dos itens específicos usados nas saídas;  O movimento estabelecido para os materiais, de forma contínua e ordenada, representa uma condição necessária para o perfeito controle dos materiais, especialmente quando estes estão sujeitos a deterioração, decomposição, mudança de qualidade, etc. Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS). Ficha de Estoques Produto: Exemplo 01 Método de Avaliação: Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) Data Entradas Saídas Saldo Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total 02/01/2006 10 1,00 10,00 10 1,00 10,00 15/01/2006 10 1,20 12,00 10 1,20 12,00 20/01/2006 5 1,00 5,00 15 - 17,00 Tabela 2 - Ficha de Estoque – primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS). 2.9.3 Último a entrar, primeiro a sair (UEPS) O UEPS (último a entrar, primeiro a sair) é um método de avaliar estoque muito discutido. O custo do estoque é determinado como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (saídas) (primeiro a sair). Supõe-se, portanto, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao custo destas unidades. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos itens vendidos/saídos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços mais recentes). Também permite reduzir os lucros líquidos relatados por uma importância que, se colocada à disposição dos acionistas, poderia prejudicar as operações futuras da empresa. O método UEPS não alcança a realização do objetivo básico, porque são debitados contra a receita os custos mais recentes de aquisições e não o custo total de reposição de todos os itens utilizados.
  38. 38. 38 As vantagens e desvantagens do método UEPS são:  É uma forma de se custear os itens consumidos de maneira sistemática e realista;  Nas indústrias sujeitas a flutuações de preços, o método tende a minimizar os lucros das operações;  Em períodos de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes são apropriados mais rapidamente às produções reduzindo o lucro;  O argumento mais generalizado em favor do UEPS é o de que procura determinar se a empresa apurou, ou não, adequadamente, seus custos correntes em face da sua receita corrente. De acordo com o UEPS, o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época, em que o UEPS foi introduzido. Ficha de Estoques Produto: Exemplo 01 Método de Avaliação: Último a entrar, primeiro a sair (UEPS). Data Entradas Saídas Saldo Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total Qtde Custo Unitário Custo Total 02/01/2006 10 1,00 10,00 10 1,00 10,00 15/01/2006 10 1,20 12,00 10 1,20 12,00 20/01/2006 5 1,20 6,00 15 - 16,00 Tabela 3 - Ficha de estoques – último a entrar, primeiro a sair (UEPS). 2.10 Outros métodos Custo de mercado na data de entrega para consumo – itens de estoque padronizados e comercializados em Bolsas de Mercadorias, tais como algodão, café, trigo crú, etc., são, às vezes, apropriados à produção pelo preço de cotação na Bolsa na data de entrega para consumo. Este procedimento substitui o custo de compra pelo custo de reposição e tem a virtude de apropriar os itens pelo custo corrente, que é, sem dúvida, mais significativo. Custo de mercado ou reposição – através de um sistema pelo qual os ganhos ou perdas, na avaliação de estoques, sejam registrados separadamente dos lucros operacionais, a administração será informada sobre os efeitos da variação dos preços nos lucros da empresa e
  39. 39. 39 sobre o valor de mercado corrente, útil na área de planejamento e na de tomada de decisão. Um elemento-chave desse sistema é o valor de mercado (custo de reposição) dos itens de estoque. O objetivo principal do custo de reposição é determinar o custo da compra atual de um bem que pode estar no estoque há diversos meses, devendo prevalecer para fins de determinação inicial do preço de venda. 2.11 Curva ABC A curva ABC é um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto a sua administração. Ela consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetário ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se à denominação de itens da classe A, aos intermediários, itens da classe B, e aos menos importantes, itens da classe C. Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens de classe A pode representar entre 35% e 70%, sendo os mais significativos, os de classe B variam entre 10% e 45%, e os itens de classe C representam o restante dos valores movimentados no período. A experiência demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total, são da classe A, a classe B representa entre 30% a 40%, enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, pertence à classe C. A curva ABC é muito usada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programação da produção, etc. A seguir podemos construir a curva ABC do estoque sabendo-se que, durante um determinado ano-base, a empresa “X” apresentou a seguinte movimentação de seu estoque de 15 itens.
  40. 40. 40 Item Consumo (unidades/ano) Custo ($/unidade) 1001 2.460 12,00 1002 12.025 2,05 1003 23.590 0,45 1004 3.480 2,60 1005 9.870 0,75 1006 6.540 0,80 1007 1.890 2,75 1008 25 150,00 1009 680 3,90 1010 670 3,60 1011 345 6,80 1012 4.020 0,50 1013 5.680 0,35 1014 450 2,35 1015 1.250 0,08 Tabela 4 - Movimentação de estoques. Item Consumo (unidades/ano) Custo ($/unidade) Custo Total ($/unidade) 1001 2.460 12,00 $ 29.520,00 1002 12.025 2,05 $ 24.651,25 1003 23.590 0,45 $ 10.615,50 1004 3.480 2,60 $ 9.048,00 1005 9.870 0,75 $ 7.402,50 1006 6.540 0,80 $ 5.232,00 1007 1.890 2,75 $ 5.197,50 1008 25 150,00 $ 3.750,00 1009 680 3,90 $ 2.652,00 1010 670 3,60 $ 2.412,00 1011 345 6,80 $ 2.346,00 1012 4.020 0,50 $ 2.010,00 1013 5.680 0,35 $ 1.988,00 1014 450 2,35 $ 1.057,50 1015 1.250 0,08 $ 100,00 Tabela 5 - Cálculo do valor monetário consumido no período.
  41. 41. 41 Item Custo Total ($/unidade) 1001 $ 29.520,00 1002 $ 24.651,25 1003 $ 10.615,50 1004 $ 9.048,00 1005 $ 7.402,50 1006 $ 5.232,00 1007 $ 5.197,50 1008 $ 3.750,00 1009 $ 2.652,00 1010 $ 2.412,00 1011 $ 2.346,00 1012 $ 2.010,00 1013 $ 1.988,00 1014 $ 1.057,50 1015 $ 100,00 TOTAL $ 107.982,25 Tabela 6 - Cálculo do custo total de cada item. Item Custo Total ($/unidade) Percentual Percentual Acumulado 1001 $ 29.520,00 27,34 27,34 1002 $ 24.651,25 22,83 50,17 1003 $ 10.615,50 9,83 60,00 1004 $ 9.048,00 8,38 68,38 1005 $ 7.402,50 6,86 75,23 1006 $ 5.232,00 4,85 80,08 1007 $ 5.197,50 4,81 84,89 1008 $ 3.750,00 3,47 88,36 1009 $ 2.652,00 2,46 90,82 1010 $ 2.412,00 2,23 93,05 1011 $ 2.346,00 2,17 95,23 1012 $ 2.010,00 1,86 97,09 1013 $ 1.988,00 1,84 98,93 1014 $ 1.057,50 0,98 99,91 1015 $ 100,00 0,09 100,00 Tabela 7 - Calcular os percentuais de cada um dos itens em relação ao total.
  42. 42. 42 Analisando a tabela acima é possível perceber que os três primeiros itens representam 60% do total de gastos com material de estoques no período, portanto representam os itens tipicamente de classe A. Os quatro itens seguintes representam 25% dos gastos com materiais, sendo classificados como itens de classe B. Os oito itens restantes representam 15% dos gastos, e serão classificados como itens de classe C. Baseados nos dados da Tabela 7 podem-se criar o gráfico da curva ABC. Na figura 3 observa-se que 20% dos itens (classe A), representam 60% dos gastos, 26,7% dos itens (classe B) correspondem a 25% dos gastos, e 53,33% dos itens (classe C) respondem por apenas 15% dos gastos. Gráfico 1 - Gráfico da Curva ABC. Fazendo a análise ABC dos estoques, que multiplica o custo unitário com volume comprado, permite que cada classe (A, B ou C) tenha um tratamento diferenciado. É possível perceber que os itens de classe A são os que merecem maior atenção por parte do administrados de materiais. Pois uma economia de 10% nestes itens, por exemplo, representaria uma economia real de 6% no total dos gastos com materiais. Por outro lado, uma análise exclusiva da relação pode levar a distorções perigosas para a empresa, pois ela não considera a importância do item em relação à operação do sistema como um todo. O exemplo que pode ser exposto é o de itens de manutenção de baixo custo
  43. 43. 43 unitário e comprado em pequenas quantidades que podem afetar o funcionamento de todo um sistema produtivo e a segurança da fábrica. Um simples parafuso de baixo custo e consumo, que geralmente é um item de classe C, pode interromper todo o funcionamento de um equipamento ou instalação essencial à produção de bens e serviços. Mas então o que se deve fazer para não cometer erros no sistema de gerenciamento de estoque? Essa é sem dúvida a grande questão que o administrador de materiais deve levar em conta para estabelecer seu plano de controle dos estoques. Para resolver essa deficiência da análise custo unitário vazes volume, muitas empresas utilizam um conceito chamado criticidade dos itens de estoque. Criticidade é a avaliação dos itens quanto ao impacto que sua falta causará na operação da empresa perante os clientes, na facilidade de sua substituição do item por um outro e na velocidade de obsolência (MARTINS e ALT 2003, p.165). Com base nesse conceito de criticidade abordado pelo autor, é possível criar uma tabela com as seguintes classificações; itens de classe A (cuja falta causa interrupção da produção dos bens e serviços e cuja substituição é difícil e sem fornecedor alternativo), classe B (itens cuja falta não provoca efeitos na produção de bens e/ou serviços no curto prazo) e classe C (os demais itens). Classe Grau de importância dos itens A imprescindíveis (sua falta interrompe a produção) B importantes (sua falta não impacta a produção no curto prazo) C demais itens Tabela 8 - Grau de importância dos itens. Com tudo que foi exposto até o momento é possível concluir que uma análise detalha dos estoques é uma obrigação de todo o administrador de materiais. Não somente em decorrência dos volumes de capital envolvidos, mas, principalmente pela vantagem competitiva que a empresa pode obter, dispondo de mais rapidez e precisão no atendimento aos clientes.
  44. 44. 44 2.12 A importância dos estoques para o gerenciamento A aplicação de recursos em estoques reduz a disponibilidade da empresa em cumprir com as obrigações ou mesmo de investir em financiamento de vendas, renovação de maquinários, conservação do parque fabril, dentre outros investimentos que poderiam estar sendo feitos visando à melhoria do processo produtivo. Se isso ocorre, a empresa será obrigada a buscar outras formas de captar recursos, recorrer ao mercado financeiro por exemplo. Mas uma desvantagem muito grande já que bancos e instituições financeiras cobram uma pesada taxa de juros, além disso, a dificuldade em se obter financiamentos desestimula esse tipo de operação. O controle de estoques exerce influência muito grande na rentabilidade da empresa. Eles absorvem capital que poderia estar sendo investido de outras maneiras. Portanto o inventário desvia fundos de outros usos potenciais e tem o mesmo custo de capital que qualquer outro projeto de investimento da companhia. Aumentar a rotatividade do estoque auxilia a liberar ativo e economiza o custo de manutenção de investimento de inventário (normalmente em torno de 20% do seu valor médio (BALLOU, 1993, p. 208)). As demonstrações financeiras nos fornecem uma série de dados que possibilitam gerar informações de extrema importância para o gerenciamento do empreendimento. Temos os índices de liquidez, de endividamento ou solvência, índices de atividade ou eficiência operacional e os índices de lucratividade e rentabilidade, que são os mais conceituados para a análise das operações da empresa. Através da análise minuciosa destes itens podemos gerar as informações necessárias para a correta tomada de decisões. Além disso, não pode passar despercebidos os custos com a armazenagem de materiais. No caso do gerenciamento dos estoques alguns dos índices de maior importância são os quocientes de rotação ou de atividade. Os quocientes de rotação, também conhecidos por quocientes de atividade, obtidos pelo confronto dos elementos da demonstração do Resultado do exercício com elementos do Balanço Patrimonial, evidenciam o tempo necessário para que os elementos do Ativo se renovem (RIBEIRO, 2002, p. 167). Dessa forma é possível perceber que a empresa que tem como objetivo a maior vantagem competitiva possível sobre a concorrência deve valorizar a análise dos indicadores que vão apontar as deficiências e também os pontos fortes do negócio. No caso específico dos estoques pode-se utilizar o Índice de Rotação de Estoques sua fórmula é dada da seguinte forma:
  45. 45. 45 No caso de empresas comerciais: RE = Custo das Mercadorias Vendidas Estoque Médio de Mercadorias Em empresas industriais substitui-se o Custo das Mercadorias Vendidas, pelo Custo dos Produtos Vendidos. Sendo o Estoque Médio obtido somando-se os respectivos estoques inicial e final dividindo-se o total por 2. De acordo com Ribeiro (2002, p. 168), “este quociente evidência quantas vezes ocorreu renovação dos estoques de mercadorias ou produtos, em função das vendas”, este indicador revela quantas vezes o estoque da empresa foi vendido ou consumido internamente e reposto através das compras. Por se tratar de uma conta do Ativo que tem fundamental importância os estoques também influenciam nos Índices de Liquidez, que mede a capacidade da empresa em honrar seus compromissos perante os fornecedores e clientes. A conta estoques tem uma grande influência também no resultado final da empresa, caso este não seja controlado de forma correta pode acarretar uma má interpretação deste. 2.13 O sistema Just in Time Por ser uma ferramenta amplamente utilizada para auxiliar na perfeita utilização dos estoques o sistema Jus in time terá destaque especial nesta parte da pesquisa. 2.13.1 Conceitos gerais É um termo utilizado para indicar que um processo é capaz de responder instantaneamente a demanda, sem a necessidade de qualquer estoque adicional, seja na expectativa de demanda futura, seja como resultado de ineficiência no processo. O sistema Just In Time é uma filosofia de administração da manufatura, surgida no Japão, nos meados da década de 60, tendo a sua idéia básica e seu desenvolvimento creditados
  46. 46. 46 a Toyota Motor Company, por isso também conhecido como o “Sistema Toyota de Produção”. O idealista desse sistema foi o vice-presidente da empresa Taiichi Ohno. Este novo enfoque na administração da manufatura surgiu de uma visão estratégica, buscando vantagem competitiva através da otimização do processo produtivo. Os conceitos da filosofia JIT foram extraídos da experiência mundial em manufatura e combinados dentro de uma visão holística do empreendimento. Os principais conceitos são independentes da tecnologia, embora possam ser aplicados diferentemente com os avanços técnicos. O sistema visa administrar a manufatura de forma simples e eficiente, otimizando o uso dos recursos de capital, equipamento e mão-de-obra. O resultado é um sistema de manufatura capaz de atender as exigências de qualidade e entrega de um cliente, ao menor custo possível. Just in time é um neologismo, expressão que em português significa bem na hora, define um método de produção. É um sistema de produção em que o produto ou matéria prima chega ao local necessário, para seu uso ou venda, sob demanda, no momento exato em que for necessário. A principal meta do sistema JIT é a total eliminação de estoque, em todos os estágios do processo. Este sistema tende a reduzir os custos operacionais, já que diminui a necessidade da mobilização e manutenção de espaço físico, principalmente na estocagem de matéria-prima ou de mercadoria a ser vendida. Existem três idéias básicas sobre as quais se desenvolve o sistema Just In Time: A primeira é a integração e otimização de todo o processo de manufatura. Aqui entra o conceito amplo, total, dado ao valor do produto, ou seja, tudo o que não agrega valor ao produto é desnecessário e precisa ser eliminado. O JIT visa reduzir ou eliminar funções e sistemas desnecessários ao processo global da manufatura. No processo produtivo, o JIT visa eliminar atividades como inspeção, retrabalho, estoque etc. Muitas das funções improdutivas que existem em uma empresa foram criadas devido à ineficiência ou incapacidade das funções iniciais. Assim, o conceito de integração e otimização começa na concepção e projeto de um novo produto. A segunda idéia é a melhoria contínua. O JIT fomenta o desenvolvimento de sistemas internos que encorajam a melhoria constante, não apenas dos processos e procedimentos, mas também do homem, dentro da empresa. A atitude gerencial postulada pelo JIT é : “nossa missão é a melhoria contínua”. Isto significa uma mentalidade de trabalho
  47. 47. 47 em grupo, de visão compartilhada, de revalorização do homem, em todos os níveis, dentro da empresa. Esta mentalidade permite o desenvolvimento das potencialidades humanas, conseguindo o comprometimento de todos pela descentralização do poder. O JIT precisa e fomenta o desenvolvimento de uma base de confiança, obtida pela transparência e honestidade das ações. Isto é fundamental para ganhar e manter vantagem competitiva. A terceira idéia básica do JIT é entender e responder às necessidades dos clientes. Isto significa a responsabilidade de atender o cliente nos requisitos de qualidade do produto, prazo de entrega e custo. O JIT enxerga o custo do cliente numa visão maior, isto é, a empresa JIT deve assumir a responsabilidade de reduzir o custo total do cliente na aquisição e uso do produto. Desta forma, os fornecedores devem também estar comprometidos com os mesmos requisitos, já que a empresa fabricante é cliente dos seus fornecedores. Clientes e fornecedores formam, então, uma extensão do processo de manufatura da empresa. 2.13.2 Os objetivos da manufatura JIT O planejamento de um sistema de manufatura JIT requer o entendimento dos objetivos e metas nos quais o JIT está baseado (isto ocorre em paralelo com o processo de elaboração da estratégia competitiva). Após o estabelecimento dos objetivos, o processo de planejamento torna-se o de determinar o que é necessário para atender a esses objetivos. A meta do JIT é desenvolver um sistema que permita a um fabricante ter somente os materiais, equipamentos e pessoas necessários a cada tarefa. Para se conseguir esta meta, é preciso, na maioria dos casos, trabalhar sobre seis objetivos básicos:  Integrar e otimizar cada etapa do processo de manufatura;  Produzir produtos de qualidade;  Reduzir os custos de produção;  Produzir somente em função da demanda;  Desenvolver flexibilidade de produção;  Manter os compromissos assumidos com clientes e fornecedores. Na verdade, esses objetivos são aspirações normais para qualquer empresa, porém, nem sempre exeqüíveis, devido ao desconhecimento dos meios para alcançá-los. Entretanto, a
  48. 48. 48 filosofia de administração da manufatura Just In Time proporciona ferramentas gerenciais que possibilitam o atendimento desses objetivos. O que diferencia as empresas de sucesso com a implantação do JIT das demais é o fato de que não há estoques. É necessário que se pense em todos os setores da empresa em que normalmente há estoque e que se responda a seguinte questão: por quê? Por que há estoques de matérias primas, ferramentas, peças, combustível, lubrificantes e estoques de papelaria, etc? As razões obvias serão discutidas a seguir: Entregas imprevisíveis ou não confiáveis: quanto menos confiáveis ao as entregas, maior a necessidade de estoques de segurança. Armazém de recebimento Figura 3 - Princípios do Just in Time. Estoque em processo Armazém de produtos acabados Sem estoques de segurança Para se manter estes estoques comprometemos o capital da empresa no sentido de nos resguardarmos de problemas que deveriam ser resolvidos às custas de nossos fornecedores e não as custas da empresa. Geralmente são duas as razões principais para que ocorra esse tipo de evento: 1) Inconscientemente se aceita o fato de que nenhum fornecedor é perfeito e por motivo de seus problemas, deve-se fazer concessões, criando salvaguardas internas, ou seja, os custos da fragilidade dos fornecedores estão sendo suportados, pela simples razão de que “as coisas são como são”; 2) Instintivamente porque a conseqüência da falta de material poderia ser catastrófica, a responsabilidade e as conseqüências seriam, normalmente atribuída ao departamento de
  49. 49. 49 compras, aquele sofrerá as críticas, por não haver providenciado níveis seguros de estoque, nunca os fornecedores que faltaram com seus compromissos. De acordo com o que foi exposta até o momento a imprevisibilidade de um fornecedor deveria se tida como resultado da política do fornecedor e do comprador. Devido as estes fatos o que acabar por ocorrer é um aumento exagerado nos níveis de estoque visando estabelecer um padrão de segurança para o andamento dos processos, assim há dois eventos mutuamente exclusivos possíveis:  Excessivo custo com estoques de segurança;  Custos conseqüentes de falta repentina de material. Baseando-se nestas afirmativas é possível se estabelecer à necessidade de um plano de ação que embora dificilmente seja de todo certeiro pode em curto prazo resolver a maior parte dos problemas relacionados aos estoques. Esse plano de ação consiste na identificação dos principais problemas encontrados e assegurar-se que tais eventos não tornem, o planejamento é essencial. Também é possível se aprender muito com as próprias experiências, as causas devem ser identificadas, não basta apenas constatar sua existência é preciso agir. A má qualidade dos fornecedores: enquanto no Japão se desenvolveu um sistema de relacionamentos colaborativo de longo prazo com os fornecedores, baseado no mútuo interesse na quantidade das vendas do produto final. Enquanto isso nas empresas ocidentais desenvolve-se um relacionamento adversarial no sentido de se reduzir este problema. Estoque da fábrica: Diversas são as razões pela existência de estoques nas fábricas, algumas vezes eles surgem simplesmente por alguma falha no processo á frente na linha causando um congestionamento. Estes estoques aumentam ou diminuem constantemente sem que sejam documentadas suas causas, já que não há requisições envolvidas. Obviamente a qualquer momento haverá materiais, componentes, produtos químicos ou ingredientes sendo processados, mas se forem estimados e sua quantidade determinada for subtraída do valor total do “material em processo”, o resultado representará o grau de oportunidade de melhoramento através do JIT. Numa fábrica JIT ideal, esse número deverá ser zero. Embora a responsabilidade pelo material em processo pareça estar sob responsabilidade da administração da linha de produção muitas das causas do alto nível de material em processo está fora de seu controle.
  50. 50. 50 Essas causas podem incluir:  Quebras de máquina;  Absenteísmo;  Preparação de máquina;  Capacidade da máquina;  Habilidade do operador;  Programação;  Planejamento do processo;  Mix de produtos;  Variações do material;  Modificações no produto;  Padrões por turno;  Apoio especializado. As afirmações expostas neste item são apenas algumas das razões levantadas pelo sistema JIT como motivo para não se manter estoques. Embora existam várias outras as quais não serão abordadas neste estudo, pois o objetivo principal é apenas demonstra a existência e metodologia deste sistema. A total eliminação dos estoques é apenas um dos objetivos do JIT. Cabe ao gerente de materiais escolher o melhor caminho a ser seguido como forma de melhor estabelecer parâmetros para melhor administrar seus estoques. 2.13.3 O JIT e os desperdícios da produção O objetivo da eliminação do desperdício é o que caracteriza uma manufatura que acrescenta valor, característica essencial do Just In Time. Para uma redução efetiva dos custos da produção, os desperdícios devem ser todos analisados e ponderados porque estão inter-relacionados estão facilmente encobertos pela complexidade de uma grande organização. As sete categorias de desperdícios na produção são : 1) Desperdício de Superprodução - É o desperdício de se produzir antecipadamente à demanda, para o caso de os produtos serem requisitados no futuro.
  51. 51. 51 2) Desperdício de Espera - Trata-se do material que está esperando para ser processado, formando filas que visam garantir altas taxas de utilização dos equipamentos. 3) Desperdício de Transporte - O transporte e a movimentação de materiais são atividades que não agregam valor ao produto produzido e são necessárias devido às restrições do processo e das instalações, que impõem grandes distâncias a serem percorridas pelo material ao longo do processamento. 4) Desperdício de Processamento - Trata-se do desperdício inerente a um processo não otimizado, ou seja, a realização de funções ou etapas do processo que não agregam valor ao produto. 5) Desperdício de Movimento - São os desperdícios presentes nas mais variadas operações do processo produtivo, decorrentes da interação entre o operador, máquina, ferramenta e o material em processo. 6) Desperdício de Produzir Produtos Defeituosos - São os desperdícios gerados pelos problemas da qualidade. Produto defeituoso significa desperdiçar materiais, mão-de-obra, uso de equipamentos, além da movimentação e armazenagem de materiais defeituosos, inspeção de produtos, etc.. 7) Desperdício de Estoques - O desperdício de estoque interage fortemente com todos os outros desperdícios. Na abordagem tradicional, os estoques têm sido utilizados para evitar descontinuidades do processo produtivo frente aos problemas de produção, que podem ser agrupados em três grandes grupos: - Problemas de Qualidade - Problemas de Quebra de Máquina - Problemas de Preparação de Máquina (Setup) Nível de defeitos é a relação (expressa em percentual ou em partes por milhão - ppm) entre os itens não conformes e o total de itens gerados pelo processo produtivo.
  52. 52. 52 2.13.4 Depósito de produtos acabados Hutchins (1993, p. 58), nos diz que: “uma das metas do JIT é a total eliminação dessas instalações”, mesmo as empresas de pequeno porte mantém enormes quantidades de produtos acabados por todo o país. Mesmo não levando em conta os custos das instalações incorrem-se custos adicionais pela deterioração, aquecimento, manutenção, manuseio, danificações e de escolha (picking – termo utilizado para designar seleção errada de itens do estoque). Nestas fábricas constantemente há a questão das diferenças de inventário, termo usado para designar “perdas inexplicáveis” de produtos do depósito. Na figura 4 dá um exemplo desta situação Capital Parado Erros de separação Danos na armazenagem Degradação Danos por roedores Figura 4 - Os custos ocultos do depósito de produtos acabados. 2.13.5 O papel dos estoques Custos Ocultos Em uma abordagem tradicional os estoques são considerados úteis para proteger o sistema produtivo de problemas que podem causar interrupção do fluxo de produção (falta de peças para manutenção, falta de matéria prima, etc.). Estoque tem o papel de dar independência a cada fase de produção sem que nenhuma delas seja prejudicada. No sistema JIT os estoques são tidos como nocivos, por ocuparem espaço e representarem elevados investimentos em estrutura física, e principalmente por esconderem os problemas da produção
  53. 53. 53 que resultam de baixa qualidade e produtividade. A presença dos estoques dificulta a identificação deste tipo de problema. As empresas que empregam o sistema JIT reconhecem que há a necessidade de alguma quantidade de estoques em processo para que se possa dar continuidade à produção, contudo argumentam que a necessidade é menor do que se considera. Porém, manter uma linha de produção com pouco estoque em processo passa a ser uma tarefa de certa forma difícil. É necessário exigir mais dos trabalhadores para que produzam, sistematicamente e consistentemente, segundo as taxas de produção e os níveis de qualidade desejados, e que nenhuma etapa do processo seja interrompida por falta de material. 2.14 Como definir e prever estoques Para a correta definição dos estoques, devem ser levados em consideração esses dois fatores: Quanto menor o estoque menor a necessidade de capital imobilizado e nunca deve faltar produto para venda. Ou seja, se a empresa buscar o menor estoque, corre o risco de perder uma venda por falta de produto. Além disso, produtos diferentes possuem giros diferentes e sazonalidades ocorrem em vários negócios. Para equilibrar esses dois aspectos, um dos caminhos é a utilização intensa da informação. A partir de históricos de vendas (giro das mercadorias), por produto, por época do ano, etc., é possível ter uma aproximação dos estoques mínimos necessários para atender as demandas. Outro fator importante é o prazo de entrega dos fornecedores, quanto menores eles forem menores também podem ser os estoques. Apesar de todo esforço ainda não existe solução para grandes oscilações de demanda, como as causadas por ondas de calor ou frio inesperadas, por exemplo. 2.15 A manutenção de equipamentos e sua influencia nos estoques Um fato que passa muitas vezes desapercebido, mas que pode trazer uma grande “dor de cabeça” para o gerente de materiais é a manutenção dos equipamentos. Toda a indústria manufatureira necessita de máquinas e equipamentos para realização de suas tarefas, para a fabricação dos produtos. Mais cedo ou mais tarde essas máquinas/equipamentos vão
  54. 54. 54 apresentar desgaste e acabar parando, necessitando de manutenção. Neste momento começa um novo dilema para gestor dos estoques, manter ou não itens de manutenção em estoque? Se a resposta for sim, que quantidade de itens de cada peça, cada componente deve ser mantido? Se a resposta é não, quem se responsabilizará em uma eventual parada de máquina em que as peças ou componentes não estejam à disposição para sua substituição? Trata-se sem dúvida de um assunto de extrema delicadeza, de solução um tanto quanto complicada porém se pode estabelecer um plano de ação que geralmente é eficiente. A elaboração de planos de manutenção podem não somente auxiliar o pessoal de manutenção, também é eficaz quando se volta a visão para os gastos com estocagem de peças e componentes. Geralmente são itens pertencentes à classe C (exposto no item 2.11), seus valores podem variar desde alguns poucos centavos até alguns milhares de reais. Toda uma linha de produção pode ser parada por falta de um simples parafuso que custa apenas alguns centavos. Esse fato pode causa perdas no processo produtivo, atraso em entregas, congestionamento na linha de produção, dentre inúmeras outras ocorrências que podem ser registradas. Existem vários tipos de planos de manutenção que podem ser:  Manutenção Corretiva Não Planejada;  Manutenção Corretiva Planejada;  Manutenção Preventiva;  Manutenção Preditiva;  Manutenção Detectiva;  Engenharia de Manutenção. Cabe ao administrador escolher qual plano será adotado e que melhor se encaixe de ao processo da empresa. Não nos cabe aqui expor detalhes sobre planos de manutenção, já que o estudo baseia no gerenciamento de estoques, porém como foi exposto é um fator que influência na tomada de decisão quanto à política de estoques. Sem sombra de dúvida quando há planejamento de manutenção podem ser reduzidos os gastos com estoques deste tipo de materiais. Assim pode-se investir em outros itens que tenham maior relevância levando-se em conta que peças ou componentes parados nos estoques da empresa não agregam valor ao produto.
  55. 55. 55 2.16 Os estoques no e-commerce No e-commerce, é muito importante à administração racional do estoque, pois ela contribui para a redução dos custos das operações logísticas. Além disso, a empresa que não tiver o produto disponível para entrega imediata perde mercado. A partir da estimativa de demanda, do tempo de reabastecimento e de outros fatores, é possível se estabelecer o nível de estoque ótimo. A administração de estoques envolve o uso de eficientes técnicas de armazenagem, além de sistemas adequados para controle gerencial dos depósitos de estocagem, principalmente quando se trabalha com um grande número de itens. Uma questão crítica se refere à determinação do nível de estoque que a própria empresa deve possuir, e aquele em que ela pode contar com o estoque do fornecedor. Essa questão é ligada ao questionamento sobre até que ponto a eficiência da logística pode substituir o estoque. Em alguns casos, podem-se vender produtos sem tê-los em estoque, abastecendo-se no fornecedor para entrega direta ao consumidor. Nesse caso, o fornecedor precisa ser ágil e atender ao pedido em um prazo mínimo. Essa estratégia, em geral, é mais econômica, pois se fazem os pedidos diretamente ao fornecedor, sem incorrer custos de estocagem. Os maiores problemas se referem aos varejistas que trabalham com muitos fornecedores. No caso do próprio fabricante vender para o consumidor, não há esse problema, devendo a empresa se preocupar apenas com a entrega ao consumidor. Outro aspecto a ser destacado refere-se ao gerenciamento de estoques on-line, que pode aprimorar a relação da empresa com o fornecedor e o sistema de entregas. Pela web, o fornecedor pode programar, de forma automática, o estoque do cliente. O diferencial dessa logística, com auxílio da rede eletrônica, baseia-se no gerenciamento dos estoques e na integração da cadeia de operação, desde o fornecedor até ao consumidor. Como se pode perceber, há empresas de logística que procuram suprir a falta de estrutura de lojas virtuais, não só controlando a carga, mas, também, gerenciando os estoques.
  56. 56. 3 DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS O presente capítulo abordará a descrição e análise dos dados que foram abordados durante a e pesquisa, visando elucidar a importância deste estudo. Este pode ser considerado como uma parte de fundamental importância para o entendimento da metodologia adotada neste trabalho. 3.1 Vantagens do gerenciamento de estoques Como foi exposto neste trabalho é possível através de um de um sistema de gerenciamento de estoques estabelecer uma série de vantagens competitivas perante a concorrência. Toda e qualquer empresa manufatureira independente de seu ramo de atividade tem como princípio a obtenção de retorno sobre seus investimentos. Durante todo o processo seja ele operacional ou administrativo visa-se principalmente a redução dos custos. Pode-se perceber que os estoques geralmente representam uma parte significativa dos ativos das empresas, que por sua vez devem dedicar especial atenção ao processo de gerenciamento. Seja pelo processo de compras, vendas, armazenagem, dentre outros fatores que necessitam de todo um planejamento. Como estabelecido na pesquisa através dos questionários aplicados a empresas que industrializam tipos específicos de produtos, há um grande interesse na obtenção de retorno sobre seu capital investido em estoques. Porém é possível perceber que existem ainda falhas neste processo, como por exemplo o fato de compras emergenciais que ocorrem com uma certa freqüência na maior parte das empresas pesquisadas. Também pode ser apontada como uma falha à falta de um programa de manutenção de maquinários em conjunto com um programa de gerenciamento de estoques. Como foi exposto anteriormente na fundamentação teórica pode-se ocasionar a parada de todo um sistema produção de uma fábrica pela simples falta de um item de um valor pouco expressivo como um parafuso, por exemplo. Embora também existam caso em que os estoques de peças para manutenção representem um valor estrondoso que represente boa parte dos investimentos em estoques e que esse capital permaneça inativo por vários dias, meses ou até anos.
  57. 57. 57 3.2 A importância dos indicadores A questão dos indicadores é um dos itens que vai auxiliar o gerente de estoques a tomara as decisões corretas objetivando o perfeito enquadramento da empresa em um diferencial que estabeleça vantagens sobre a concorrência. Através destes indicadores será estabelecida toda uma política de gerenciamento. Como principal indicador para a tomada de decisão pode ser apontado o índice de rotatividade de estoques. Este índice mostra a quantidade de vezes em que os estoque foi consumido, vendido e posteriormente reposto. Esse índice pode ser adotado para a definição dos estoques mínimos, máximos e de reposição. A curva ABC é um indicador que pode auxiliar na decisão de quais itens são imprescindíveis nos estoque e quais tem menor importância em termos econômicos. Porém esse indicador deve ser utilizado com extremo cuidado estabelecendo-se que um item de baixo custo e pouca rotatividade pode vir a ocasionar sérios problemas se por ventura ocorrer sua falta. Em fim os índices e indicadores devem ser estabelecidos e utilizados com certa cautela tendo em vista que cada caso é um caso. Cada empresa deve analisar todo seu processo de gerenciamento de materiais e verificar qual será o impacto tanto imediato quanto em longo prazo do estabelecimento de uma política de gerenciamento de estoques. 3.3 O Just in Time O princípio fundamental da filosofia JIT é a total eliminação dos estoques. Este é sem dúvida o “sonho” de qualquer administrador de empresa, produzir e comercializar toda sua produção a custo zero de manutenção de estoques. Em nosso país, apesar de uma grande melhoria em termos de manufatura, o processo do JIT ainda é um processo bastante complicado e de difícil implantação. Em sua grande parte esse processo é utilizado apenas por grandes empresas que conseguem negociar com seus fornecedores e estabelecer todo um processo logístico que implica em redução total ou parcial de seus estoques. Embora seja pareça praticamente impossível produzir itens com essa redução de estoque países como o Japão, responsável pela criação do sistema JIT, nos mostra que é uma forma eficaz e que traz bons resultados.
  58. 58. 58 Na maior parte das vezes as empresas são obrigadas a suportar os elevados custos de investimento em estoques pela falta de eficiência dos fornecedores, transportadores e pela instabilidade de um mercado globalizado. Apesar de grandes melhorias que podem ser observados nos sistemas logísticos de atendimento a clientes ainda não se podem prever com 100% de certeza as sazonalidades dos mercados. Por se tratar de um país de dimensões continentais e por ainda ter um sistema de transportes deficiente torna-se uma difícil missão gerenciar estoque e prever atrasos de entrega de matérias-prima e insumos que são essenciais para a produção. Esse é um dos principais fatores que levam as empresas à não se arriscarem com a implantação de sistemas mais complexos como o Jus in Time. 3.4 Resultado da aplicação do questionário A aplicação de questionário de nove questões objetivas ocorreu em duas empresas de médio porte da região, com finalidade de obter informações sobre a existência de sistemas de controle de estoques. Inicialmente questionou-se sobre a representatividade do estoque em relação ao total dos recursos disponíveis na empresa. A resposta foi de que esta representatividade chega a um percentual em torno de 30% dos recursos. Na seqüência a procurou-se saber se a empresa possui um sistema informatizado de controle de estoques. Nesta questão a resposta foi de que as empresas possuem um sistema que atende parcialmente suas necessidades. A terceira questão abordou-se como assunto se a empresa possui uma política de gerenciamento de materiais. A resposta foi afirmativa para ambos os casos.
  59. 59. 59 Procurou-se na quarta questão saber se as empresas possuem uma determinação de quantidade de estoques de reposição, mínima ou máximo e como são definidas estas quantidades. Novamente a resposta foi afirmativa e que tais quantidades são definidas de acordo com a rotatividade de cada item. O quinto questionamento foi abordado o tema a respeito das compras de reposição se estas seguem algum critério de planejamento ou aprovação. A resposta foi Sim em ambos os casos. Quanto à freqüência das compras emergenciais, assuntos da sexta questão, a resposta foi de que acontecem com uma certa freqüência. Na sétima questão o interesse era saber se há um plano de manutenção preventiva funcional que objetive controle dos itens em estoque destinados a esta finalidade. Em ambos os casos a resposta foi negativa. No oitavo item questionou-se a existência de um tratamento diferenciado para os diferentes tipos de materiais (matérias-primas, material de expediente, itens de manutenção...)? Estes itens estão alocados de forma correta e devidamente identificados? A resposta foi de que existe o controle de tipos de materiais e de alocação. Por finalizar a pergunta foi de quê se todos os colaboradores ligados ao processo de gerenciamento de estoque receberam o devido treinamento e estão conscientes do grau de suas responsabilidades. Novamente a resposta em ambos os casos foi afirmativa.
  60. 60. 60 Avaliando as respostas das questões acima é possível perceber que as empresas em questão têm uma visão voltada para seus estoques como um item que deve ser cautelosamente tratado. Apesar de haverem algumas divergências em suas afirmações. A implantação de um sistema de gerenciamento que atenda totalmente as necessidades ainda não é uma absoluta realidade. Esse assunto relembra a complexidade de todo esse processo que deve iniciar-se com um levantamento minucioso de todas as situações possíveis, levando assim a um aprendizado contínuo baseado em suas próprias experiências. Procurando estabelecer uma política voltada à maximização do retorno sobre o capital investido. Porém é notório expor que muitas empresas procuram esconder a sete chaves sua realidade evitando expor dados referentes ao seu processo de gerenciamento. Caracterizando-se como forma de se proteger de possíveis falhas que possam ser reveladas tirando assim a credibilidade da empresa. É sem dúvida necessário investir para que se tenha maior retorno, para que a empresa seja um exemplo a ser seguido e não apenas mais um número nas estatísticas.

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