50. questionario disciplina

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50. questionario disciplina

  1. 1. Disciplina: CEGPT 54 - Simulação de Um Projeto Nomes: Alessandro Dias André Gustavo Carvalho Borges Luis Gustavo Campos José Terada Júlio Achcar Otto Engler Tamm de Lima Sílvia Martinuzzo Documento: Relatório do Projeto 1) Qual foi a instituição cliente que vocês escolheram? O que motivou nessa escolha? Com necessidades relacionadas à sua estrutura edificada, a Instituição Lar São José carecia de reformas internas em sua sede. Com diversos integrantes da equipe provenientes da construção civil, entendemos que nossa experiência nesta indústria poderia ser aproveitada pelo lar. Dessa maneira, nossa escolha foi pela Instituição Lar São José, a qual conciliava nossas aptidões de mercado com suas necessidades mais urgentes. 2) Qual o escopo do projeto? Inicialmente, nosso escopo tratava de alterações no formato das vedações de alvenaria do térreo da instituição, com readequação de esquadrias metálicas existentes e janelas. Após o primeiro contato e reunião com a instituição – conhecendo melhor seu dia-a-dia e seus desafios mais urgentes – tornou-se evidente que a necessidade mais fundamental da instituição não era uma reforma parcial de seu térreo. Ao ouvir com mais atenção e cuidado às reais necessidades da instituição, tornou- se claro que a necessidade era uma ação de divulgação para a entidade. Em uma conversa posterior com os representantes, colocamos algumas questões fundamentais, como o objetivo do projeto. Ora, se a necessidade da instituição era viabilizar uma comunicação mais adequada de sua atuação e atingir uma audiência maior para poder receber mais recursos, por qual motivo estávamos tratando de uma reforma? Com base nesta lucidez, advinda do contato diário com a instituição, alteramos o escopo do projeto antes de seu início para que o objetivo primordial da instituição fosse atendido. Surgiu, desta maneira, nosso escopo de trabalho oficial: uma ferramenta de divulgação, posteriormente definida como um folder físico, atendendo às necessidades de comunicação do lar. O estudo e o caso de negócio foram
  2. 2. construídos (vide documento anexo – 00;Business Case.pdf) para chegarmos a um conjunto de alternativas e, com base em uma série de critérios bem definidos, o escopo conceitual foi escolhido, em conjunto com as partes interessadas mais representativas da instituição. 3) Como vocês se organizaram como time( papéis e responsabilidades)? Nossa equipe é a mesma que vem trabalhando desde o primeiro quadrimestre do início do curso. Desta maneira, estamos em um excelente e avançado grau de entrosamento e entendimento de nossas aptidões, responsabilidades, papéis e limitações. O gerente de projeto foi designado por voto comum e a partir deste momento criou-se uma matriz de responsabilidades bem detalhada (vide anexo 98. Responsabilidades.pdf), pertencente a um grupo de regras claras e bem definidas (também em anexo). Um sistema geral de informação e troca de dados foi criado (utilizando uma ferramenta online popular e gratuita) e após uma reunião inicial para delimitar as regras básicas, definição dos papéis e responsabilidades, microequipes com responsáveis e coresponsáveis foi definida na referida matriz para que pudessem atuar de maneira colaborativa entre si, com elevado grau de autonomia. 4) O seu projeto envolveu captação de recursos? Se sim, qual ( ou quais) estratégias para captá-los? Entendendo de maneira inequívoca as limitações de tempo e disponibilidade dos membros da equipe para execução com sucesso deste projeto, optamos por uma solução estratégica para resolver a necessidade dos recursos. Esta abordagem constituiu-se da troca de atividades remuneradas (i.e. subcontratações) por engajamento não-remunerado de profissionais de múltiplas áreas (marketing, fotografia, administração), captados através de nossa extensa rede de contatos. Através desta estratégia, o orçamento do projeto foi drasticamente reduzido aos materiais referentes à impressão e arte, num orçamento facilmente administrável. 5) Quais foram os principais problemas enfrentados durante o projeto? Quais foram as formas que vocês usaram para resolver os problemas? De todos os problemas que poderiam surgir no desenvolvimento do projeto, um deles era crítico: a disponibilidade dos recursos em horário comercial. Como todos os membros da equipe estão exercendo atividades remuneradas neste período, sua disponibilidade fica drasticamente limitada. Neste caso específico, o funcionamento de nossa instituição coincide exatamente com o horário de nossa indisponibilidade.
  3. 3. Para solucionarmos este conflito, utilizamos duas abordagens: o deslocamento das atividades para horários de final de semana, quando possível e a programação do uso de recursos para que pudessem pedir dispensa do trabalho nos dias em que poderiam ser solicitados por este projeto. Esta estratégia, embora penosa, funcionou e permitiu o andamento harmônico das atividades. 6) Quais foram as principais lições aprendidas no projeto ( aspectos positivos e negativos)? Os aspectos positivos mais representativos tratam da necessidade do gerente de projeto estar inserido desde o início e entender de fato o motivo para a criação do projeto. Com este conhecimento, é capaz de alertar as principais partes interessadas para sua execução e alinhar o projeto (e seu escopo) às reais necessidades que possuem, evitando projetos que nascem sem propósito. Do ponto de vista negativo, o gerenciamento da disponibilidade dos recursos é o elemento mais relevante, considerando que todos os membros da equipe trabalham e possuem aula em horários noturnos ou mesmo nos finais de semana. 7) O que você faria de modo diferente, se fosse fazer novamente o mesmo projeto? Teríamos adiantado a execução das tarefas administrativas, como a criação dos documentos de projeto, em um bloco anterior mais concentrado para poder liberar a equipe exclusivamente às atividades relativas a criação do produto. 8) Registro fotográfico: apresente ao menos 3 fotos que mostrem a) equipe do projeto ( apontando nome/função) b) produto ou serviço criado c) reunião com o cliente a e c) Não tiramos fotos durante o processo. Lembrando que o formulário foi disponibilizado dia 06/08, quando já estávamos adiantados. Não consideramos fotos de reuniões com os clientes algo necessário/conveniente. b) Vide o arquivo anexo 51.Fotos.pdf. 9) Relate o que você aprendeu trabalhando em um projeto real, com clientes reais O aprendizado mais significante trata do uso de soft skills – as habilidades interpessoais - no processo, dentro de situações não-técnicas, que exigem
  4. 4. elevado grau de negociação e entendimento de questões implícitas, cujas quais não podem ser ensinadas em sala de aula. 10) Que dicas você daria a uma próxima turma que trabalhasse em um projeto similar? Avaliar o propósito do projeto e entender o motivo do escopo do projeto antes de se iniciá-lo será fundamental para que o projeto esteja alinhado com as reais necessidades das principais partes interessadas. 11) Quantas horas semanais você dedicou ao projeto? Dedicamos uma quantidade variável de horas de acordo com a cadência de atividades e fase do projeto. Numa média geral, cerca de 8h/membro/mês. 12) O que mais você gostaria de relatar ? É necessária a criação de um cadastro atualizado com as equipes que estão atuando, qual o seu respectivo escopo e em quais instituições, assim como seus contatos para não haver conflitos de escopo ou de instituições de maneira mais rigorosa do que o método existente. 13) Como foi o relacionamento com o cliente? Estabelecer regras claras desde o princípio, delimitar o escopo de maneira precisa e posicionar o cliente sobre suas expectativas dentro do processo e sobre o resultado esperado foram fundamentais para que o relacionamento se desdobrasse de maneira harmônica em todo o desenvolvimento do projeto. 14) O projeto foi entregue no prazo? Se não, o que levou a atrasos? Algumas atividades sofreram atraso, especialmente por conta da incompatibilidade e indisponibilidade dos recursos em horário comercial, mas com um gerenciamento cuidadoso das tarefas, sempre focado no resultado final, alterações de meio curso foram realizadas garantindo que os marcos fossem entregues em suas datas especificadas, sem atrasar a transferência do produto do projeto às partes interessadas. 15) Avaliação do cliente: solicitar ao cliente que escreva um parágrafo avaliando o projeto. Essa avaliação deve ser entregue ao professor. “Analisado por todos os diretores, o projeto foi considerado excelente sob todos os aspectos. Cremos que será extremamente útil para divulgação do nosso trabalho. Parabens.” [sic]

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