Capitulo 2
Adquirindo Habilidades para
Gerenciar Projetos
Existe alguém responsável
pela realização dos projetos?
Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto?
Pesquisa PMI - 2008
Verificar não apenas a competência e
disponibilidade, mas também o real interesse
do mesmo no projeto, já que precisamos d...
Lembre-se que
quem faz o
projeto é quem
possui
conhecimento
técnico !!!!
Pesquisa PMI Brasil – 373 empresas e diversos setores econômicos - 2008
Perfil dos profissionais que atuam no Gerenciament...
Habilidade de organização
Tempo
Prioridades
Informações
Áreas de Conhecimento
PMBoK
Gerente de projetos é um
quilometro de largura e um
centímetro de profundidade.
TUDO É
O JEITO
O que é gerenciamento das comunicações
É a área de conhecimento que emprega os processos
necessários para garantir a geraç...
Canais de comunicação
n x (n – 1)
2
Onde:
n – número de participantes no projeto
Técnicas de escuta
Demonstre verdadeiro interesse
Deixe os outros falarem
Elimine os ruídos
Evite interromper outras p...
Memorando do Gerente
de Relações Humana
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uma grande empresa:
“Recomendamos a
todas as mulheres
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atenção: atrás tem que caber tudo!”
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carinho, porque quero bem feito.”
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Comunicação Eficaz
 Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa.
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Presença Física
(Cara a Cara)
Canais Interativos
(Telefone, e-mail)
Canais Pessoais Estáticos
(memorandos, cartas, relatór...
Regras no uso de Canais
Envie mensagens difíceis, não rotineiras
através de canais ricos, de preferência
pessoalmente.
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Gerenciamento de Reuniões
Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes
Toda reunião deve considerar os...
Kickoff Meeting
Permite que as pessoas da equipe se
conheçam
Estabelece relacionamentos de trabalho e
linhas de comunica...
Montando uma “War Room”
 Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir
para qualquer propósito do proj...
O que abunda não tem
problema!!!
Não deixe nada subentendido
Na dúvida seja redundante,
em todas as fases do projeto!
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Capitulo 2

  1. 1. Capitulo 2 Adquirindo Habilidades para Gerenciar Projetos
  2. 2. Existe alguém responsável pela realização dos projetos?
  3. 3. Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto? Pesquisa PMI - 2008
  4. 4. Verificar não apenas a competência e disponibilidade, mas também o real interesse do mesmo no projeto, já que precisamos do real engajamento. Esmero na escolha dos líderes dos projetos... e das equipes.
  5. 5. Lembre-se que quem faz o projeto é quem possui conhecimento técnico !!!!
  6. 6. Pesquisa PMI Brasil – 373 empresas e diversos setores econômicos - 2008 Perfil dos profissionais que atuam no Gerenciamento de projetos
  7. 7. Habilidade de organização Tempo Prioridades Informações
  8. 8. Áreas de Conhecimento PMBoK
  9. 9. Gerente de projetos é um quilometro de largura e um centímetro de profundidade.
  10. 10. TUDO É O JEITO
  11. 11. O que é gerenciamento das comunicações É a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
  12. 12. Canais de comunicação n x (n – 1) 2 Onde: n – número de participantes no projeto
  13. 13. Técnicas de escuta Demonstre verdadeiro interesse Deixe os outros falarem Elimine os ruídos Evite interromper outras pessoas Faça perguntas com fins de esclarecimentos Repita o que ouviu com suas próprias palavras Mantenha contato visual
  14. 14. Memorando do Gerente de Relações Humana para as secretárias de uma grande empresa:
  15. 15. “Recomendamos a todas as mulheres da empresa, que ao solicitar xerox através de bilhetes, o façam com propriedade e com frases completas.
  16. 16. A grande maioria dos bilhetes recebidos têm causado alguns problemas aos nossos colegas de trabalho, colocando em risco, inclusive, a paz nos seus lares, quando por acaso esquecem os bilhetes nos bolsos de suas roupas.
  17. 17. A título de exemplo, abaixo transcrevemos algumas dessas solicitações de cópias.” “Márcio, seja bonzinho ...Faça igual a última vez ... Please!” “Joãozinho... Quero quatro rapidinhas!” “Zeca, hoje eu tenho que ser a primeira porque estou mais necessitada!”
  18. 18. “Márcio, quero dos dois lados e presta atenção: atrás tem que caber tudo!” “Toninho, por favor... Coloca na frente pra mim, vai ...” “Joãozinho, presta atenção, estou muito angustiada ...Estou atrasada!” “Toninho, tira o mais rápido possível, porque o gerente também vai querer...”
  19. 19. “José, por favor, devagar, com carinho, porque quero bem feito.” “Zeca, cuidado! É comprido e largo... Posicione direito para que não fique nada de fora.” “Carlos, será que dá pra entrar no meio sem que ninguém perceba e tirar uma rapidinha?”
  20. 20. Comunicação Eficaz  Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa.  Escreva o “assunto” adequado para seus e-mail com mensagens breves  Repita o que acha ter ouvido a pessoa dizer, para fins de esclarecimentos  Faça perguntas diretas  Deixe recados curtos e descritivos  Elimine ruídos, de total atenção com quem estiver conversando  Faça perguntas e fique atento a mensagens não verbais  Combine métodos de comunicação  Quando for comunicar assuntos técnicos se esforce para explicar o que quer dizer, principalmente se seu ouvinte não possuir seu mesmo nível de conhecimento técnico
  21. 21. Imagine-se como gerente de um projeto que consiste em instalar o Microsoft Windows Vista em todos os computadores desktop da empresa. Como há algumas opções disponíveis ao se instalar o sistema operacional. Surgem as perguntas:  Quem deve decidir sobre as opções que serão instaladas?  Essa decisão deve ser tomada pelos 534 funcionários/usuários?  Esse grupo de pessoas é o cliente?  Não seria o cliente o presidente da empresa a escolha lógica (quem paga a conta)?
  22. 22. Stakholders São todos os interessados no projeto. Gerente do projeto Equipe do projeto Presidente da empresaUsuários Depto informática Gerentes funcionais Sponsor Depto RH Depto Compras Depto Financeiro Organismos fiscalizadores Fornecedores hardware Fornecedores software ONGs
  23. 23. Perguntas Típicas aos Stakeholders  Quais são as suas expectativas com relação ao projeto?  Como você será beneficiado com o sucesso deste projeto?  Existe algum outro stakeholder que pode ter algum interesse conflitante com o seu neste projeto?
  24. 24. Mapeamento das Respostas dos Stakeholders
  25. 25. Matriz de Influência X A X M X G X N X C X B X E X I X JX H X L X F
  26. 26. Plano de Comunicações
  27. 27. Regras importantes para um Plano de Comunicação  Alta gerência requer informações agregadas e com menor frequência  Alta gerência prefere visões gerais do progresso do projeto e apresentação de problemas isolados com as possíveis soluções recomendadas.  Os gerentes funcionais exigem detalhes imediatos com informações sobre o progresso do projeto, o impacto sobre as projeções e atualização de recursos.  Os membros da equipe precisam de informações detalhadas uns dos outros que orientem sua tomada de decisões. Informações semanais são eficientes.
  28. 28. Regras importantes para um Plano de Comunicação  Os clientes e grupos de usuários devem ser informados do progresso e questões específicas do projeto regularmente.  Os grupos de apoio e representantes externos devem compreender como seus papéis e tarefas influenciam o projeto.  O gerente do projeto deve estar atento ao equilíbrio no fluxo das informações.  Quando houver dúvidas, os membros da comunidade devem ser inquiridos sobre o tipo de informações que necessitam e como preferem recebê-la.
  29. 29. Presença Física (Cara a Cara) Canais Interativos (Telefone, e-mail) Canais Pessoais Estáticos (memorandos, cartas, relatórios computadorizados específicos) Canais Impessoais Estáticos (Comunicações escritas, boletins, relatórios computador, gerais) Avaliação dos Tipos de Canais Riqueza dos Canais Mais Baixa Mais Alta
  30. 30. Regras no uso de Canais Envie mensagens difíceis, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente. Envie mensagens rotineiras através de canais pobres. Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto. Utilize canais ricos para implementar planos de projeto. Não permita que um canal pobre pesquise informações sobre questões cruciais – gerencie “cara a cara”
  31. 31. Gerenciamento de Reuniões Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes Toda reunião deve considerar os pendentes da reunião anterior (salientar os aspectos relevantes da ata) Objetividade na exposição, tempo definido Os tópicos para discussão devem ser dispostos de acordo com sua prioridade Toda reunião deve ter conclusões... até mesmo se concluir que nada se concluiu (constar da ata)
  32. 32. Kickoff Meeting Permite que as pessoas da equipe se conheçam Estabelece relacionamentos de trabalho e linhas de comunicação Estabelece metas e objetivos do time Rever status do projeto Rever os planos do projeto Identificar áreas de problemas Estabelece responsabilidades e apontamentos de indivíduos e de grupos Obtém compromissos individuais e em grupo
  33. 33. Montando uma “War Room”  Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir para qualquer propósito do projeto.  Garante o seu uso para um único projeto.  Permite que funcione como um repositório de informações, memórias e atualizações das programações e relatórios de progresso.  Cria referência física para o Projeto
  34. 34. O que abunda não tem problema!!! Não deixe nada subentendido Na dúvida seja redundante, em todas as fases do projeto! Atenção a frases do tipo:  Está “subentendido” que...  Eu “acho” que ele entendeu...  Isso é “óbvio”! Não precisa nem escrever...  Para quem sabe ler “um pingo é letra”...  “Todo mundo” sabe que....

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