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Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google

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Uma pesquisa mostra que 59% dos funcionários
americanos afirmam que as reuniões são a parte
mais desnecessária do dia de trabalho. No mundo
todo, 40% dos profissionais de informação culpam
as reuniões por atrapalhar tarefas importantes, de
acordo com uma pesquisa da Forrester de 2017.1
Você sabe por experiência própria que as
reuniões podem consumir o tempo, os recursos
e a paciência da equipe. E o Google entende esse
problema: passamos anos sofrendo com sessões
de brainstorming sem objetivo e atualizações de
status duas vezes mais longas do que o necessário.
Por isso, pedimos aos Googlers que treinam colegas
de trabalho para compartilhar os segredos de como
aumentar a eficiência e a produtividade das reuniões.
Use uma dessas técnicas da próxima vez que você
estiver comandando a sala de reuniões ou, melhor
ainda, antes de enviar os convites. Faremos o
mesmo por aqui.

Publicada em: Marketing

Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google

  1. 1. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google
  2. 2. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 1 Uma pesquisa mostra que 59% dos funcionários americanos afirmam que as reuniões são a parte mais desnecessária do dia de trabalho. No mundo todo, 40% dos profissionais de informação culpam as reuniões por atrapalhar tarefas importantes, de acordo com uma pesquisa da Forrester de 2017.1 Você sabe por experiência própria que as reuniões podem consumir o tempo, os recursos e a paciência da equipe. E o Google entende esse problema: passamos anos sofrendo com sessões de brainstorming sem objetivo e atualizações de status duas vezes mais longas do que o necessário. Por isso, pedimos aos Googlers que treinam colegas de trabalho para compartilhar os segredos de como aumentar a eficiência e a produtividade das reuniões. Use uma dessas técnicas da próxima vez que você estiver comandando a sala de reuniões ou, melhor ainda, antes de enviar os convites. Faremos o mesmo por aqui. 1 Dados da Forrester, Global Business Technographics® Workforce Benchmark Recontact Survey, 2017. Introdução
  3. 3. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 2 Faça reuniões como último recurso Tem algum assunto urgente que precisa de atenção? Em vez de pensar automaticamente em um horário e local, pergunte a você mesmo se há um jeito melhor e mais rápido de coletar ideias e agir. É o que sugere Laura Mae Martin, consultora de produtividade. “Se é possível alcançar os mesmos objetivos facilmente com e-mails, um documento compartilhado, uma ligação telefônica ou um bate-papo casual, não há necessidade de uma reunião”, disse ela. Seguindo a mesma linha, não há nenhum problema em cancelar uma reunião e devolver esse tempo às pessoas se você perceber com antecedência que ela não é importante, como disse Kevin Bleicher, gerente técnico de programa.
  4. 4. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 3 Reduza a quantidade de participantes Pesquisadores descobriram que sete é o número máximo de pessoas necessárias em uma reunião para tomada de decisão, porque cada membro a mais no grupo diminui a eficácia em 10%. É por isso que Laura costuma limitar as reuniões aos participantes que realmente contribuem com a conversa, ajudam o grupo a chegar a uma conclusão ou dão novos insights para auxiliar no trabalho. Ela aconselha: “Se você recebeu um convite e acredita que sua presença não será necessária, fale com o responsável pela reunião e peça a pauta detalhada.”. Se você ainda achar que não precisa comparecer, recuse o convite e forneça uma breve explicação.
  5. 5. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 4 Envie a pauta sempre Provavelmente, você já ouviu isso antes, mas o especialista em treinamento do Google Fiber, Jose Gomez, afirma que vale a pena repetir: nunca deixe de criar uma pauta da reunião e compartilhá-la com vários dias de antecedência juntamente com outros documentos auxiliares. No nível mais básico, a pauta garante que as principais pessoas interessadas no assunto em questão realmente compareçam à reunião. No entanto, ela também ajuda os participantes a se prepararem corretamente e mantém você no caminho certo quando a reunião começa, evitando a perda total de foco. Jose recomenda pensar com cuidado na ordem dos itens da pauta, já que o fluxo e o tom da reunião dependem dela. Por exemplo, começar com um item que une o grupo cria uma sensação de coesão, o que ajuda você a abordar assuntos mais complicados posteriormente.
  6. 6. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 5 Forneça um ponto importante a cada 15 minutos Já saiu de uma reunião muito longa meio confuso e se perguntando sobre o que acabou de ser discutido? Aproveite melhor o tempo de todos seguindo uma das regras preferidas de Laura: a cada 15 minutos de reunião, forneça pelo menos um ponto importante para os participantes. “Se estiver contando para um colega sobre a reunião de 30 minutos que ele perdeu, você terá duas notícias importantes para dar”, Laura explicou.
  7. 7. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 6 Faça anotações contínuas Fazer um registro contínuo da reunião conforme ela acontece mantém as pessoas engajadas e economiza tempo no acompanhamento, disse Kevin. Ele gosta de fazer anotações em um documento compartilhado, projetá-lo para os participantes e fornecer a todos acesso para edição e comentários. Após o término da reunião, ele remove as anotações, esclarece quaisquer dúvidas, destaca os itens de ação no acompanhamento e adiciona um resumo para visualização rápida.
  8. 8. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 7 Atribua gerenciamento na reunião Nas grandes reuniões, Laura recomenda que você peça a um participante que não esteja envolvido na tomada de decisões estratégicas para fazer anotações, ajudar o grupo a seguir a pauta e garantir que a discussão se encerre no tempo. Nas mais comuns, como reuniões semanais de equipe, dê a chance de todos ajudarem como facilitadores. É o que sugere a gerente de programa Patricia Prewitt. “Quando eles perceberem como é difícil realizar uma reunião eficaz, saberão respeitar melhor as restrições de tempo como participantes”, ela explicou.
  9. 9. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 8 Incentive os participantes mais silenciosos Para quem consegue pensar com rapidez e fica à vontade ao falar em público, as reuniões são a chance de brilhar. No entanto, às vezes sua equipe conta com pessoas mais quietas e de pensamento mais estratégico. Elas têm ótimas ideias, mas não prosperam em uma sala de reunião. Para não perder essa contribuição valiosa, Laura e Kevin recomendam que você peça ao participante a opinião e o feedback dele quando enviar a pauta antes da reunião. Jose gosta de incentivar uma participação maior ao citar todos os presentes (até mesmo os menos falantes) pelo menos uma ou duas vezes dependendo da duração da reunião.
  10. 10. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 9 Encante o público É difícil chegar até o fim de uma pauta muito longa quando os participantes entram lentamente no local ou passam os primeiros 15 minutos conversando sobre seus finais de semana. Para atrair a atenção e incentivar a chegada pontual, Laura começa as reuniões com um vídeo engraçado do YouTube ou outro tipo de conteúdo interessante. “As pessoas sabem que eu começo as reuniões com algo divertido, então é mais provável que elas apareçam na hora”, ela disse. “E assim que essa introdução termina, todos estão prestando atenção e na mesma frequência.”
  11. 11. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 10 Realize um exercício de atenção plena Esta é uma prática que está cada vez mais popular no Google: começar as reuniões com um breve vídeo de meditação do YouTube ou um app ou livro de atenção plena. Um dos adeptos da técnica, o chefe de marketing de hardware do Reino Unido, Cristian Cussen, diz que é possível avaliar a eficácia do exercício observando a sala. “Antes do exercício, as pessoas vêm de outras reuniões complicadas e costumam parecer estressadas”, ele observou. “Com a meditação, todos ficam na mesma sintonia e conseguimos ter 55 minutos de reunião calmos e concentrados.”
  12. 12. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 11 Alivie os momentos intensos Como você prepara o terreno para uma discussão calma e relaxada antes de abordar um assunto bem delicado? Para determinar quem tem a chance de falar primeiro, Patricia pede que os participantes de ambos os lados do debate tirem palitinhos ou adivinhem um número entre 1 e 10. “Brincadeiras como essas realmente mudam o clima da sala”, ela disse.
  13. 13. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 12 Faça o acompanhamento Um acompanhamento eficiente e pontual evita que todo o trabalho importante definido na reunião seja interrompido assim que o último participante sai pela porta. Jose usa um sistema simples e gerenciável, como uma planilha ou documento compartilhado, para listar todas as decisões tomadas pelo grupo e atribuir um responsável e um prazo a cada uma delas. Dentro de um ou dois dias, ele entra em contato com todas essas pessoas por telefone, e-mail ou bate-papo para se atualizar sobre o status de cada item. Além dessas estratégias, os especialistas em reuniões do Google contam com o G Suite para encontrar os melhores horários, convidar os participantes, compartilhar pautas, realizar videoconferências e muito mais. Descubra mais sobre as ferramentas preferidas deles, incluindo o Google Agenda, Documentos Google e Hangouts.
  14. 14. Dicas de produtividade dos especialistas em reuniões do Google | 13

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