Evento aniversario Jantvari

“ Celebramos nuestr o primer aniversario y
quer emos compartir contigo nuestra ilusión “
“ Celebramos nuestr o primer aniversario y
quer emos compartir contigo nuestra ilusión “
LARA ÁVILA – 72500397G – ACTIVIDAD 1
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, PROTOCOLO Y TURISMO DE NEGOCIOS

1.  Intr o ducción
2.  E stud i o d el en to r n o
3.  O b j etivo s
4.  Púb l i co o b j etivo
5.  M en sa je
6.  E str a tegi a
7.  Pl a n d e m ed i o s
8.  Pr esup uesto
9.  E va l ua ci ó n
10.  Bib lio g r a fía
Í N D I C E
•  T i p o d e e v e n t o
•  F e c h a / H o r a
•  P e r s o n a l i d a d e s
•  C r o n o g r a m a
•  P r o g r a m a
•  C h e c k l i s t

I N T R O D U C C I Ó N
Para afrontar el desafío de organizar un evento de estas características tuve claro
desde el principio que tenía que focalizar los esfuerzos en producir un acto
empresarial externo y privado.
Destinado principalmente a nuestros stakeholders para agradecerles su confianza en
Jantvari y en todos los que hacen que este proyecto siga creciendo cada día.
Esta acción se ha desarrollado como un evento único, que sirve para ensalzar todo el
trabajo realizado por la firma hasta el momento, y para fomentar la comunicación
con los públicos internos y externos.
La celebración de este aniversario pretende lograr que Jantvari afiance su imagen de
estabilidad, experiencia y exclusividad en el panorama actual.

E S T U D I O D E L
E N T O R N O
-  T i p o d e e ve n t o –
-  Fe c h a y h o r a d e c e l e b r a c i ó n –
-  Pe r s o n a l i d a d e s q u e i n t e r v i e n e n –

Para la celebración del primer aniversario de la Experience Store Jantvari de Barcelona vamos a
ejecutar un acto dirigido a nuestros clientes actuales y futuros, de forma privada y en exclusiva
para ellos. Se trata de una pequeña reunión de entre 40-80 personas que tendrá lugar entre la
store y la zona de pradera de la entrada oeste del Turó Parc, justo enfrente de la tienda.
T I P O D E E V E N T O
Las invitaciones se entregarán a los clientes
habituales de Jantvari, como a los clientes que
efectúen compras en las semanas próximas al
evento. Se reservará un cupo de entradas
destinado al resto de interesados que podrán
solicitar su invitación a través del mini-site hasta
fin de existencias.
Todas las invitaciones serán dobles, por lo que se
repartirán un máximo de 40 invitaciones.

F E C H A Y H O R A
Se indica en el briefing que el evento debe celebrarse en mayo de 2019.
Teniendo en cuenta esta premisa, y valorando que no hay ningún otro evento que nos pudiera
hacer sombra en ese día, he llegado a la conclusión de que la fecha ideal para su celebración es el
JUEVES 23 DE MAYO 2019.
Se trata de una fecha que se aleja del puente de mayo y del día de la madre, y he escogido el
jueves por ser un día a finales de semana, en el que hay más posibilidades de asistencia de nuestro
público puesto que la gente ya tiene ganas de fin de semana.
En cuanto a la hora, se ha acordado que el evento comience a las 19:00 horas y termine rondando
las 21:30 horas para no demorar demasiado el evento ya que el viernes es jornada laboral.
Mi decisión a la hora de definir las fechas y horario del evento, se ha basado en el perfil de los
invitados y la capacidad para disponer de tiempo en esa jornada.
Además, el evento culminará con un pequeño coctel con aperitivo, por lo que evitamos que los
invitados se vayan a la hora de cenar ofreciéndoles un delicado catering.

P E R S O N A L I D A D E S
La celebración tendrá como invitada de honor a la modelo Inés
Sastre, clienta habitual y amiga de la casa, que hará las veces de
maestra de ceremonias durante todo el evento.
Además estarán presentes los propietarios de Jantvari: Ángela
Cunill, artista y beauty expert y Nacho Cantador, arquitecto e
interiorista, que darán un pequeño discurso para agradecer a sus
empleados, proveedores y clientes, la acogida que ha tenido la
empresa en su primer año, deseando que sigan acompañándolos
en sus siguientes pasos y celebrando muchos más éxitos juntos.
Para poder participar del acto habrá que disponer de una invitación. Éstas se entregaran a los clientes
habituales de Jantvari, como a los clientes que efectúen compras en las semanas próximas al evento, y
también se dispondrá de un cupo destinado al resto de interesados que podrán solicitar su invitación a
través del mini-site (hasta fin de existencias).
Todas las invitaciones serán dobles, por lo que se repartirán un máximo de 50 invitaciones.

O B J E T I V O S
El primer paso para la planificación y organización de cualquier evento es la determinación de
objetivos así que es necesario señalar la meta que queremos conseguir para poder proyectar un
evento a medida basado en la consecución de los mismos.
•  Dar más visibilidad a Jantvari, que sea más conocida y recordada.
•  Aumentar la base de datos de clientes.
•  Fidelizar a nuestros clientes, que vengan más a menudo y que nos recomienden.
•  Afianzar la diferenciación respecto a la competencia.
•  Generar credibilidad y confianza en nuestros proveedores.
•  Estimular y atraer la venta exclusiva.

P Ú B L I C O O B J E T I V O
Nuestros esfuerzos se centran en atraer a los stakeholders y fidelizarnos como experience store.
Éstos se componen de los llamados Baby Boomers y la Generación X, es decir, personas que se
encuentran entre los 40 y los 65 años de edad, con un alto o muy alto poder adquisitivo, que
buscan un trato diferenciado, exclusivo y personalizado.
Hablamos de un público principalmente femenino, aunque no exclusivo, que se preocupa mucho
por su imagen, que disfruta del arte y la moda y a quien le encanta el diseño.
Suelen ser personas de un nivel socioeconómico alto, que disfrutan participando en fiestas,
eventos y reuniones sociales, a las que asisten con asiduidad.
También personalidades de la vida pública como modelos, cantantes, y artistas de todo tipo están
entre nuestros públicos objetivos.
En definitiva, personas que busquen un trato exquisito, una experiencia única y, por supuesto,
unos productos de primera calidad que no van a encontrar en ninguna otra parte.

M E N S A J E
Se va a desarrollar un evento único para este primer aniversario de Jantvari. Su singularidad se
destaca principalmente por tener una imagen propia del evento que envuelve todo el acto.
Para ello se creará una mini-site en la que dar a conocer la celebración a nuestros clientes. A
través de esta web se informará sobre todo lo relacionado con el evento y también se podrán
solicitar invitaciones para asistir al mismo.
Además con el hashtag #JantvariAniversario se podrá seguir todos los acontecimientos a través
de las redes sociales y hacer partícipe tanto a empleados como a invitados a la fiesta. Con esto
conseguiremos que sean nuestros clientes quienes hablen de nosotros.
Se ha pensado en el diseño de un obsequio para regalar los asistentes conmemorando el primer
aniversario. Éste será un candado con el logo de Jantvari y una inscripción con la fecha. El
obsequio se entregará junto con una pequeña bolsa de bienvenida a la llegada al store.
El acto se amenizará con un pequeño coctel en el Turó Parc, frente al establecimiento,
culminando con un concierto acústico de Russian Red.
Todo el evento será grabado en vídeo y fotografiado para su posterior reportaje en la web
corporativa.

E S T R A T E G I A
-  C r o n o g r a m a –
-  P r o g r a m a –
-  C h e c k l i s t –

C R O N O G R A M A
H O R A A C C I Ó N R E S P O N S A B L E
19:00 Inicio del evento a las puertas de la store.
Entrega de bolsa detalle aniversario y paso al photocall.
-------------------------------------------------------
Atender a la prensa convocada.
Personal de seguridad y azafatas.
Equipo de fotografía e iluminación.
------------------------------------
Propietarios Jantvari.
19:30 Apertura del acto por el maestro de ceremonias y discurso
propietarios Jantvari.
Maestro de ceremonias y propietarios
Jantvari.
19:45 Experience “cata de olores”.
Asesoramiento y venta de productos.
-------------------------------------------------------
Música por parte de la dj @martaloe.
Jorge Martín y azafatas.
Empleada.
------------------------------------
DJ. Martaloe
20:15 Invitación a proseguir el encuentro con un coctel informal
en el Turó Parc.
Maestro de ceremonias.
20:20 Coctel en el Turó Parc que se prolongará hasta el final del
acto.
Catering, azafatas y personal de
seguridad.
20:45 Concierto acústico de la mano de Russian Red Russian Red, equipo de sonido e
iluminación. Personal de seguridad.
21:30 Agradecimientos y fin del acto. Maestro de ceremonias.

P R O G R A M A
H O R A A C C I Ó N
19:00 Se convoca a los invitados a las 19:00 horas en la store. A la llegada habrá una alfombra roja, con dos porteros de seguridad que se
encargarán de recoger las invitaciones y entregar la pulsera del evento. Una vez pasado el acceso las azafatas entregarán una bolsa del
evento a cada invitado, con un obsequio personalizado de Jantvari, un pequeño folleto con información sobre el primer año y las
novedades futuras, así como el programa del evento e información para participar en las redes sociales con el hashtag creado para tal
caso. Las azafatas guiarán a los invitados hacia el photocall en el que habrá un profesional audiovisual tomando fotos y grabando en
video todo el evento. Después las azafatas indicarán la entrada al establecimiento. -------------------------------------------------------
Durante el acceso de los invitados, los propietarios y estarán en la entrada saludando a los invitados y atendiendo a la prensa
convocada.
19:30 Inés Sastre dará comienzo al acto como maestra de ceremonia con un breve speech. Acto seguido los propietarios de Jantvari
agradecerán a sus empleados y clientes su apoyo y fidelidad.
19:45 Tras los discursos Inés dará paso a la “cata de olores” de la mano de Jorge Martín, perfumista de la casa, en la que los invitados
pueden hacer una pequeña cata de olores y serán aconsejados en los aromas que más les combinan o que realzan su carácter. A su
vez, los invitados podrán descubrir todas las novedades de la tienda, asesorados por los trabajadores y comprar sus productos.
Todo el acto estará amenizado por la música de la dj @martaloe en tonos de chill out.
20:15 Inés hará una invitación a proseguir el encuentro con un coctel informal que se habrá preparado en la entrada oeste del Turó Parc,
justo enfrente de la store. Las azafatas y el personal de seguridad se encargarán de dirigir a los invitados hacia el parque.
20:20 Habrá un pequeño refrigerio con bebida y comida para todos los invitados que se prolongará hasta el final del acto. De la mano de
l’Esclusivitá Catering.
20:45 Inés dará paso a la cantante Russian Red que tocará en acústico para los invitados un par de canciones en el Turó Parc.
21:15 Inés será la encargada de dar fin al acto con los agradecimientos correspondientes. El personal de seguridad y las azafatas ayudaran a
desalojar la hubicación para proceder al desmontaje y recogida.

C H E C K L I S T
A C C I Ó N C H E C K
Diseño y Creatividad
-  Logo, carteles y folleto primer aniversario
-  Invitaciones, pulsera acceso y bolsa regalo
-  Obsequio Jantvari candado
-  Photocall y alfombra roja
Permisos y Seguridad
-  Autorización utilización espacio público Turó Parc
-  Personal de Enerpro Seguridad S.L.
-  Seguros civiles
Equipo Técnico y Montaje
-  Iluminación entrada tienda y Turó Parc
-  Sonido tienda y concierto Turó Parc
-  Montaje zona de cata de aromas
Catering l’Esclusivitá
-  Diseño de menú
-  Montaje y desmontaje zona coctel
Concierto
-  Montaje y desmontaje atril y silla
-  Equipo de sonido auxiliar

P L A N D E M E D I O S
En primer lugar se llevará a cabo el diseño y planificación de la imagen del evento, con un
logo único que conmemore el acto. Utilizando esta nueva imagen se ejecutarán todas las
comunicaciones: carteles, folleto, invitaciones, bolsa bienvenida, photocall, pulseras acceso,
displays de tienda, roll-up para la entrada al store y Turó Parc, alfombra roja, etc.
Se ha diseñado un protocolo de comunicación online en el que se
incluye la comunicación en redes sociales, y la creación de una
mini-site a la que se accede desde la web www.jantvari.com donde
se pueden solicitar las invitaciones para el evento.
Se enviará un boletín a todos nuestros suscriptores anunciando el
aniversario con fecha y hora del evento, así como dónde conseguir
las invitaciones.
El día de la celebración se entregará una nota de prensa a los
medios especializados tanto impresos como en formato web:
revistas de moda como Vogue o Elle, revistas especializadas de
perfumería, y prensa local y nacional.

P R E S U P U E S T O
Se ha calculado un presupuesto ajustado a las necesidades que se exigen para este tipo de
acontecimiento teniendo en cuenta el servicio que ofrecemos, el producto que nos diferencia y el
público al que queremos atraer. Las principales partidas serán:
-  Seguridad
-  Servicio de azafatas
-  Iluminación
-  Sonido
-  Montaje
-  Catering
-  Diseño y Cartelería
-  Artistas invitados (dj Martaloe y Russian Red)
-  Limpieza

E V A L U A C I Ó N
Tras la celebración se llevará a cabo un análisis de la repercusión que ha tenido nuestro
evento, midiendo su éxito y la valoración general de los invitados.
Para todo ello habrá que comprobar el número de personas nuevas que han venido al
establecimiento gracias al desarrollo del acto; el incremento de ventas; si han
aumentado las visitas a nuestra página web; si se consolida la fidelidad de nuestra
clientela; si aparecen nuevos proveedores, etc.
Conseguiremos estos datos haciendo un estudio de satisfacción de clientes que
acudieron al evento o que leyeron la noticia y/o reportaje posterior del evento.
Se enviará una encuesta a través de los correos electrónicos facilitados a las azafatas el
día de la celebración para escuchar las opiniones de los asistentes y así comprobar los
éxitos y los detalles a mejorar para futuras celebraciones.

B I B L I O G R A F Í A
•  https://www.lavanguardia.com/de-moda/belleza/20150716/54433437587/jantvari-belleza-barcelona.html
•  http://www.esvivir.com/noticia/2698/www.esvivir.com
•  http://www.revistabeautyprof.com/es/notices/2016/01/jantvari-singularidad-y-belleza-en-un-espacio-de-vanguardia-71774.php#.W5JH8C1kiL5
•  http://www.revistabeautyprof.com/beautyprof/especial-cofres-de-navidad-71728#issuu_code
•  http://www.jantvari.com
•  http://lasal.es/portfolio/jantvari/
•  https://www.google.es/search?tbm=isch&sa=1&ei=NE-SW5ieKMqPgAbJ4JKYCQ&q=jantvari+logo&oq=jantvari+logo&gs_l=img.
3...24180.25148.0.25714.5.5.0.0.0.0.130.455.4j1.5.0....0...1c.1.64.img..0.1.95...0i24k1.0.qKrLYe6m7hw#imgrc=-vkhrT8t8EUVPM:
•  http://chaljimenez.es/news/nuevo-proyectos-comunicacion-digital/
•  http://www.asuntosdebelleza.com/2015/09/experience-store-jantvari.html
•  https://bellezaactiva.com/2015/11/27/emerald-reign-un-perfume-de-beautycapricho/
•  https://www.monografias.com/docs/Guia-para-presentar-un-proyecto-para-eventos-PKCYD8NCMY
•  http://fasab.udistrital.edu.co:8080/c/document_library/get_file?uuid=6ab724e9-bae5-4677-a3fa-96505d827f48&groupId=98864
•  http://bdigital.uncu.edu.ar/objetos_digitales/1098/fproyectosc.pdf
•  https://www.regalosavantgarde.com/ideas-para-conmemorar-un-aniversario-de-empresa/
•  https://es.slideshare.net/axel_rafael/anteproyecto-semana-de-la-virtualizacin
•  https://www.eventoplus.com/articulos/presenta-una-propuesta-de-evento-cautivadora/
•  https://www.edt.es/preparacion-de-un-gran-evento/

•  http://www.dipalme.org/Servicios/Informacion/Informacion.nsf/7CC054C255E53265C1257FCA0028B54B/$file/MANUAL%20-
%20Elaboración%20de%20Proyectos%20Deportivos.pdf
•  http://www.fondosdeincentivocultural.gub.uy/innovaportal/v/13404/24/mecweb/guia-para-elaboracion-de-proyectos?3colid=13275&breadid=null
•  https://www.edt.es/proyectos-todos/
•  https://www.protocoloimep.com/articulos/13-terminos-de-la-gestion-de-proyectos-que-debes-de-conocer/
•  https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/56289/1/
ORGANIZACION_DE_UN_CAMPUS_DE_TENIS_DE_VERANO_Hernandez_Gimeno_Antonio.pdf
•  http://www.santimeifren.com/2015/11/dos-lugares-en-el-turo-park-de-bcn-para.html
•  https://www.thehedonistmagazine.com/2017/09/19/jantvari-a-unique-moment-of-beauty/
•  http://www.onikot.com/ES/Jantvari.html
•  http://www.marketingguerrilla.es/como-celebrar-el-aniversario-de-tu-empresa-para-que-hablen-de-ti-sin-hablar-de-ti/
•  https://doctora-retail.com/2015/05/18/organizar-un-evento-en-mi-tienda-por-que-no/
•  http://serigaur.com/10-pasos-para-organizar-un-aniversario-de-empresa/
•  https://www.regalosdeempresasequio.com/blog/celebras-tu-aniversario-de-empresa-descubre-5-estrategias-para-promocionarlo/
•  https://www.marketingdirecto.com/anunciantes-general/anunciantes/digital-store-celebra-primer-aniversario-tienda-emblema-media-markt
•  http://accionycomunicacion.com/chocolatestrapa-celebra-el-primer-aniversario-de-su-tienda-de-salamanca-con-una-chocolatada-gratuita/
•  https://imolko.com/2017/10/16/4-ideas-para-promocionar-el-aniversario-de-tu-negocio/
•  https://www.cuidatudinero.com/13127106/ideas-de-mercadotecnia-para-el-aniversario-de-una-empresa
•  https://www.regalos.es/regalos-de-aniversario?location=Benidorm&radius=100
•  https://www.venmas.com/layout/set/print/venmas/boletin/colaboraciones/celebrar_un_aniversario_de_empresa
•  https://imolko.com/2016/04/09/cinco-lecciones-de-vespa-en-su-70-aniversario/
•  http://blog.elinsignia.com/2018/06/09/plan-estrategico-para-la-planificacion-de-un-evento-logistica/
•  https://promocionmusical.es/business-plan-eventos-plantilla-plan-negocio-eventos/

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