Adaptation fonction finances - Réunion de lancement

Laorans Draoulec
Laorans DraoulecDirecteur des finances em Département de Saône-et-Loire
www.saoneetloire71.fr
Adaptation de la fonction financière
du Département
Phase 2
Réunion de lancement
6 juillet 2018
www.saoneetloire71.fr Page 2
Fonction financière : de quoi parlons-nous?
• Dans l’organisation du Département, la fonction financière permet de
garantir que la collectivité dispose et disposera des ressources
financières nécessaires, au moment voulu et sur le long terme, pour
mener à bien ses politiques publiques et ses projets.
• Elle s’assure ainsi d’une bonne comptabilité, d’une bonne maîtrise des
risques financiers et d’une bonne anticipation des besoins financiers
présents et futurs, en s’appuyant de manière croissante sur des outils
dédiés, notamment des systèmes d’information.
• Chaque agent y exerce une part de responsabilité, à son niveau.
www.saoneetloire71.fr Page 3
Pour mémoire, la phase 1 a consisté à
Réorganiser le cœur de la fonction financière de la
collectivité, la direction des finances, selon les
objectifs suivants :
• Se concentrer sur son cœur de métier
• Adapter son organisation à la temporalité de ses différents
métiers
• Assurer une continuité de service et sécuriser les risques
inhérents aux tâches clés exécutées
• Être prêt à traiter les enjeux présents et futurs de la
fonction financière
Dont
ajustements de
septembre 2018
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Quelle est la question de la phase 2 ?
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Quels sont les enjeux présents et futurs ?
• Amélioration de la qualité budgétaire (prévisions, rythme d’exécution,
cadre de gestion et construction budgétaire, procédure et documentation
budgétaire, compte financier unique, etc.)
• Amélioration de la qualité comptable (automatisation FCTVA, certification
des comptes, fin prochaine de la séparation ordonnateur-comptable, etc.)
• Amélioration de la gestion du financement de la collectivité
• Développement d'une capacité d'analyse et d'ingénierie financières
• Amélioration de la performance publique dans son volet efficience et
bon usage des deniers publics
• Dématérialisation en général et des flux financiers en particulier
• Automatisation-digitalisation et intelligence artificielle
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Pourquoi se poser la question maintenant ?
Quelques
exemples
2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026
Budget
Prévisions => …
Rythme infra-annuel d'exécution => …
Compte financier unique (enjeu partagé avec comptabilité) ? ? => …
Comptablilité
Fiabilité comptable (ex. FCTVA, etc.) => …
Certification des comptes ? ? => …
Fin séparation ordonnateur-comptable ? ? ? => …
Financement
Emprunts => …
Trésorerie => …
Outils
Dématérialisation => …
Automatisation-Intelligence artificielle => …
Etc.
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Objectifs du projet
• Anticiper les évolutions à venir pour installer dans les
meilleures conditions préalables pour pouvoir les
mettre en œuvre sereinement
• Permettre aux parties concernées directement ou
indirectement de comprendre les enjeux et leurs
conséquences éventuelles sur la fonction financière
• Partager à cet aulne un diagnostic de la fonction
financière actuelle du Département pour répondre à la
question : sommes-nous prêts ?
• Développement d’une culture d’appropriation et
d’amélioration continue plutôt que de rupture
• Le cas échéant, si des changements importants
s’avèrent nécessaires, pouvoir s’adapter dans un
temps raisonnable et sereinement
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Quelle organisation du projet ?
• Acteurs
• 80% fonction financière (dont agents DIRFI)
• 20% « regard extérieur / décalé ? »
• Chefs de projet : selon les étapes, désignation idoine
• Direction de projet : Directeur des finances
• Réunion régulière de l’équipe projet pour partager les
avancées de chaque groupe de travail afin d’en permettre
l’appropriation par tous et identifier les sujets d’interaction
• Conseil des directeurs en comité de suivi et de
coordination avec les autres projets des directions (~ tous
les 2 mois)
• Pour certains aspects décisionnels, le cas échéant,
réunion ad hoc avec l’équipe de direction générale, la
DRHRS, la DIRFI et, le cas échéant, les directions
concernées
~ 0,5 à 1
jour / mois
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Quelle méthodologie envisagée ?
• Méthodologie ad hoc
• Groupes de travail associant des cadres actuels de la fonction
financière et d’autres agents de la collectivité
• Groupes resserrés (maxi 7-8 personnes)
• Mobilisation de toute méthodologie et outils utiles selon les besoins
(formation, design de services, Lean management, Agile, réingénierie
des processus, etc.)
• Combinaison d’amélioration continue (ainsi, si des adaptations sont
possibles à cours terme, nous les mettrons en œuvre plus rapidement
que d’autres) et de projet sur le temps long (si des adaptations
majeures sont à envisager, elles seront planifiées avec des étapes)
• Faire en avançant / méthodologie et intelligence collective / adaptation
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Missions et rôles des acteurs du projet
• Selon les étapes, chef de projet ou acteur
• Recherche documentaire
• Rencontre avec d’autres entités
• Rencontre au sein du Département avec d’autres
directions
• Travail d’équipe
• Respect des délais / jalon fixés collectivement
• Restitution
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Quel calendrier ?
1. Compréhension des enjeux
Définir la fonction
financière et ses « acteurs /
usagers »
Lister les enjeux
Comprendre et s’approprier
ces enjeux
Identifier les conséquences
possibles de ces enjeux
2. Diagnostic de la fonction actuelle
Cartographier l’organisation
actuelle de la fonction
Décrire les processus
mobilisés à ce jour
Qualifier la fonction
actuelle / enjeux identifiés
3. Le cas échéant
Répertorier les points à
faire évoluer
Proposer différentes
solutions d'évolution
Décider des solutions
d’évolution à mettre en
œuvre
2018 2019 2020
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Calendrier prévisionnel détaillé et livrables
Etape Echéances Livrables
1. Enjeux Janvier 2019
Par enjeu, selon un canevas
prédéfini, analyse et
restitution synthétique
2. Diagnostic Juin 2019
Par direction générale
adjointe, selon un canevas
prédéfini, diagnostic de la
fonction financière actuelle
à l’aune des enjeux
3. Propositions Fin 2019
Selon le diagnostic réalisé
et d’un canevas prédéfini,
propositions d’évolution
étayées et classées
4. Mise en œuvre
A partir de 2020 pour les
plus structurantes et pour
les autres au fil de l’eau
Selon les décisions prises
sur ces propositions, mises
en œuvre selon le
calendrier qui sera définit
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Etape 1 : groupes de travail sur les enjeux
Groupe de travail DG Direction Agent
Enjeux budgétaires
DGAS DAPAPH Florence Douchet
DGSDST PRM Cécile Platel
DGS
DIRFI Julie Garnier
DRHRS Vanessa Hatier
Sophie Charrière
PAG Christelle Roze
Enjeux comptables
DGAS
DAPAPH Corine Baudier
SDE Karine Duby
DGSDST
PRM Pascale Dubuc
Vanessa Viviet
DGS
DIRFI Caroline Castelletto
Florence Berrot
DPMG Pascal Large
PAG Alice Terreau
Enjeux liés à l'ingénierie
financière
DGAS DGAS Denis Brun
DGSDST
Centre EDEN Aurélie Doudet
DAPC Pierre Prost
DAT Stéphane Bernon
DGS
DPMG Virginie Guénault
MCFT Denise Redhead
Enjeux liés aux SIF
DGAS DCJS Laurence Courdier
DGSDST
PRM Michèle Villier
THD Virginia Martin
DGS
DIRFI Christine Da Costa
Maryline Julien
DSIIG Pascale Bore
MCFT Anne Laverty
Recherche
d’équilibres
• métier /
support
• délégation
+ tout agent DIRFI selon les besoins ponctuels identifiés par leur chef de service
Agnès Sirand
Claire Heid
David Hernandez
Marylène Blay
Chacun
se
présente
Anonymisé
Anonymisé
Anonymisé
Anonymisé
Anonymisé
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Prochaines étapes
• Premières réunions des groupes de travail de
l’étape 1 en septembre (organisation du travail,
etc.…)
• Etape 2 : groupes de travail sur le diagnostic,
premières pistes
• Diagnostic d’une autre délégation
• Chef de projet <> DIRFI
• 3 groupes (1 / délégation)
• Etape 3...
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Questions / réponses
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Département de Saône-et-Loire
Direction des finances
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  • 3. www.saoneetloire71.fr Page 3 Pour mémoire, la phase 1 a consisté à Réorganiser le cœur de la fonction financière de la collectivité, la direction des finances, selon les objectifs suivants : • Se concentrer sur son cœur de métier • Adapter son organisation à la temporalité de ses différents métiers • Assurer une continuité de service et sécuriser les risques inhérents aux tâches clés exécutées • Être prêt à traiter les enjeux présents et futurs de la fonction financière Dont ajustements de septembre 2018
  • 4. www.saoneetloire71.fr Page 4 Quelle est la question de la phase 2 ?
  • 5. www.saoneetloire71.fr Page 5 Quels sont les enjeux présents et futurs ? • Amélioration de la qualité budgétaire (prévisions, rythme d’exécution, cadre de gestion et construction budgétaire, procédure et documentation budgétaire, compte financier unique, etc.) • Amélioration de la qualité comptable (automatisation FCTVA, certification des comptes, fin prochaine de la séparation ordonnateur-comptable, etc.) • Amélioration de la gestion du financement de la collectivité • Développement d'une capacité d'analyse et d'ingénierie financières • Amélioration de la performance publique dans son volet efficience et bon usage des deniers publics • Dématérialisation en général et des flux financiers en particulier • Automatisation-digitalisation et intelligence artificielle
  • 6. www.saoneetloire71.fr Page 6 Pourquoi se poser la question maintenant ? Quelques exemples 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Budget Prévisions => … Rythme infra-annuel d'exécution => … Compte financier unique (enjeu partagé avec comptabilité) ? ? => … Comptablilité Fiabilité comptable (ex. FCTVA, etc.) => … Certification des comptes ? ? => … Fin séparation ordonnateur-comptable ? ? ? => … Financement Emprunts => … Trésorerie => … Outils Dématérialisation => … Automatisation-Intelligence artificielle => … Etc.
  • 7. www.saoneetloire71.fr Page 7 Objectifs du projet • Anticiper les évolutions à venir pour installer dans les meilleures conditions préalables pour pouvoir les mettre en œuvre sereinement • Permettre aux parties concernées directement ou indirectement de comprendre les enjeux et leurs conséquences éventuelles sur la fonction financière • Partager à cet aulne un diagnostic de la fonction financière actuelle du Département pour répondre à la question : sommes-nous prêts ? • Développement d’une culture d’appropriation et d’amélioration continue plutôt que de rupture • Le cas échéant, si des changements importants s’avèrent nécessaires, pouvoir s’adapter dans un temps raisonnable et sereinement
  • 8. www.saoneetloire71.fr Page 8 Quelle organisation du projet ? • Acteurs • 80% fonction financière (dont agents DIRFI) • 20% « regard extérieur / décalé ? » • Chefs de projet : selon les étapes, désignation idoine • Direction de projet : Directeur des finances • Réunion régulière de l’équipe projet pour partager les avancées de chaque groupe de travail afin d’en permettre l’appropriation par tous et identifier les sujets d’interaction • Conseil des directeurs en comité de suivi et de coordination avec les autres projets des directions (~ tous les 2 mois) • Pour certains aspects décisionnels, le cas échéant, réunion ad hoc avec l’équipe de direction générale, la DRHRS, la DIRFI et, le cas échéant, les directions concernées ~ 0,5 à 1 jour / mois
  • 9. www.saoneetloire71.fr Page 9 Quelle méthodologie envisagée ? • Méthodologie ad hoc • Groupes de travail associant des cadres actuels de la fonction financière et d’autres agents de la collectivité • Groupes resserrés (maxi 7-8 personnes) • Mobilisation de toute méthodologie et outils utiles selon les besoins (formation, design de services, Lean management, Agile, réingénierie des processus, etc.) • Combinaison d’amélioration continue (ainsi, si des adaptations sont possibles à cours terme, nous les mettrons en œuvre plus rapidement que d’autres) et de projet sur le temps long (si des adaptations majeures sont à envisager, elles seront planifiées avec des étapes) • Faire en avançant / méthodologie et intelligence collective / adaptation
  • 10. www.saoneetloire71.fr Page 10 Missions et rôles des acteurs du projet • Selon les étapes, chef de projet ou acteur • Recherche documentaire • Rencontre avec d’autres entités • Rencontre au sein du Département avec d’autres directions • Travail d’équipe • Respect des délais / jalon fixés collectivement • Restitution
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  • 12. www.saoneetloire71.fr Page 12 Calendrier prévisionnel détaillé et livrables Etape Echéances Livrables 1. Enjeux Janvier 2019 Par enjeu, selon un canevas prédéfini, analyse et restitution synthétique 2. Diagnostic Juin 2019 Par direction générale adjointe, selon un canevas prédéfini, diagnostic de la fonction financière actuelle à l’aune des enjeux 3. Propositions Fin 2019 Selon le diagnostic réalisé et d’un canevas prédéfini, propositions d’évolution étayées et classées 4. Mise en œuvre A partir de 2020 pour les plus structurantes et pour les autres au fil de l’eau Selon les décisions prises sur ces propositions, mises en œuvre selon le calendrier qui sera définit
  • 13. www.saoneetloire71.fr Page 13 Etape 1 : groupes de travail sur les enjeux Groupe de travail DG Direction Agent Enjeux budgétaires DGAS DAPAPH Florence Douchet DGSDST PRM Cécile Platel DGS DIRFI Julie Garnier DRHRS Vanessa Hatier Sophie Charrière PAG Christelle Roze Enjeux comptables DGAS DAPAPH Corine Baudier SDE Karine Duby DGSDST PRM Pascale Dubuc Vanessa Viviet DGS DIRFI Caroline Castelletto Florence Berrot DPMG Pascal Large PAG Alice Terreau Enjeux liés à l'ingénierie financière DGAS DGAS Denis Brun DGSDST Centre EDEN Aurélie Doudet DAPC Pierre Prost DAT Stéphane Bernon DGS DPMG Virginie Guénault MCFT Denise Redhead Enjeux liés aux SIF DGAS DCJS Laurence Courdier DGSDST PRM Michèle Villier THD Virginia Martin DGS DIRFI Christine Da Costa Maryline Julien DSIIG Pascale Bore MCFT Anne Laverty Recherche d’équilibres • métier / support • délégation + tout agent DIRFI selon les besoins ponctuels identifiés par leur chef de service Agnès Sirand Claire Heid David Hernandez Marylène Blay Chacun se présente Anonymisé Anonymisé Anonymisé Anonymisé Anonymisé
  • 14. www.saoneetloire71.fr Page 14 Prochaines étapes • Premières réunions des groupes de travail de l’étape 1 en septembre (organisation du travail, etc.…) • Etape 2 : groupes de travail sur le diagnostic, premières pistes • Diagnostic d’une autre délégation • Chef de projet <> DIRFI • 3 groupes (1 / délégation) • Etape 3...