Presentatie gehouden tijdens sessie ronde van LRQA Congres. Jakko de Jong ging tijdens deze sessie in op de kwaliteitsborging en SCB

1. Improving performance,
reducing risk
Kwaliteitsborging in Contractbeheersing 15 mei 2014
Jakko de Jong

2. Kwaliteitsborging in Contractbeheersing
Bestaat er Contractbeheersing
zonder Kwaliteitsborging?

3. Kwaliteitsborging
Wat doet het voor de opdrachtgever?
Zoeken naar zekerheden
in een woud van onzekerheden
Vertrouwen opbouwen over
de uitkomst en de route daar naar toe

4. Op zoek naar Vertrouwen: Hoe Dan?
Toetsen bij Hoog Risico

5. Kwaliteitsborging
Wat doet het voor de opdrachtnemer?
Voorspelbaar maken van
huidige prestaties
Vermogen om steeds
beter te presteren

6. Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement
Q-Borging is passief
Q-Management
is pro-actief

7. Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement
Vertrouwen bouwen = pro-actief
Transparantie = pro-actief
Omgekeerde bewijslast = pro-actief
Managen van processen = pro-actief

8. Kwaliteitsborging in Contractbeheersing
Belangen = Wederzijds
Vertrouwen = Wederzijds
Transparantie = Wederzijds

9. Transparantie – Vertrouwen - Innovatie
• Openheid van
Informatie
• Als Uitganspunt
• Pro-Actief
• Wederzijds
Transparantie
• Wegnemen van twijfel
• Geloof in organisatie
• Geloof in leiderschap
• Geloof in medewerkers
Vertrouwen • Van Ideeën
• Van Project
• Van Rollen
• Van Elkaar
Acceptatie

10. Gelijkwaardige Contract Partners
Opdrachtgever en Opdrachtnemer begrijpen samen het
belang en werking van Kwaliteitsmanagement
en het gebruik ervan om zo
projectbeheersing en de contractbeheersing te dienen.

11. Verschillende contractvormen; RWS
Werksoort Contractvorm Voorwaarden Contractbeheersing
Ingenieursdiensten Samenwerkingsovereenkomst ARVODI SCB
Aanleg D&C UAV-GC 2005 SCB
Aanleg en onderhoud DBFM
Per contract volgens
model DBFM SCB
Vast- en klein variabel onderhoud Prestatiecontract UAV-GC 2005 SCB
Variabel onderhoud E&C en D&C UAV-GC 2005 SCB

12. Wie doen het nog meer?
• Rijksgebouwendienst
• Waterschappen
• Grote Gemeentes
• Provincies

13. Focus voor Contractmanagement
• is de Opdrachtnemer in staat om te leveren
• Beheerst de Opdrachtnemer haar processen zodat vertrouwen in
uitkomst gerechtvaardigd is
• Zijn de risico’s beheerst en tijdig in zicht voor beheersing ervan
• Opdrachtnemer heeft het op organisatieniveau wellicht voldoende
goed geregeld (ISO9001). Maar is het in dit project specifiek ook goed
geregeld (Project Management Plan)
• Is de betaling (vooruit/achteraf) gerechtvaardigd

14. Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project
Dijkverlegging
Bommen ruimen
Aanpassen spoorbrug
Uiterwaarden vergroten
Roeivereniging verplaatsen
Terpen bouwen

15. Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project
Toetsstrategie (product – proces – systeem)
• 6-wekelijks toetsen op hoogste risico’s
• Inschaling van bevindingen / tekortkomingen
• Frequentie van toetsen kan aangepast worden adhv resultaten
Toetsplan (product – proces – systeem)
• Voor het hele jaar de dagen bepaald voor intake, voorbereiding, uitvoering,
verslaglegging en bespreken van de toetsen (proces en systeemtoetsen)
• Producttoetsen worden door technisch managers het project team gedaan
• Producttoetsen (inclusief de timing) liggen vast in de annexen van het contract
Toetsplanning (proces en systeem)
• Een kwartaal vooruit worden onderwerpen vastgesteld
• 6-wekelijk bijstellen
• 2 weken vooruit wordt aannemer ingelicht over de auditonderwerpen

16. Een Toets (proces en systeem)
1. Risico’s opdrachtgever ‘verversen’ / opnieuw inschalen
2. Intake: Contractmanager - Risico Manager – Lead Auditor
Bepalen auditonderwerpen obv risico dossier
3. Lead Auditor werkt de onderwerpen uit naar vragen en auditonderwerpen
4. Uitvoering van de audit
5. Verslaglegging van de audit (tbv aannemer en opdrachtgever)
6. Evaluatie tussen Lead Auditor en Contractmanager aangaande risico’s en
bevindingen
7. Contractmanager bepaald evt. tekortkomingen (volgens vooraf vastgesteld
stramien)

17. Besluit tot wel / niet betalen

18. SCB in Praktijk
Er worden projecten met SCB ingericht waarbij de opdrachtgever en
opdrachtnmer niet voldoende kennis en kunde of overtuiging hebben omtrent
SCB.
Gevolgen:
• Het wordt gedaan omdat het moet zonder toegevoegde waarde
• Lagere beheersing van risico’s in het contract
• Contractmanager en Projectteam-leden weten niet wat ze met de resultaten
moeten
• Geen terugkoppeling naar het risicodossier en dus schijnbeheersing van
risico’s

19. SCB in Praktijk
Bevindingen worden nooit tekortkoming:
• waardoor rechtmatigheid van betaling niet navolgbaar is.
• Processen van Opdrachtnemer niet verbeteren n.a.v. de audits
• Geen reguliere bijsturing op risicovolle processen van Opdrachtnemer middels
het SCB principe
• SCB wordt escallatiemodel op het moment dat het niet goed loopt tussen
Opdrachtnemer en Opdrachtnemer. Hierdoor groeiend Wantrouwen ipv
Vertrouwen

20. SCB in praktijk
Acceptatie van Project Management Plannen (PMP) van de Opdrachtnemer
• Te weinig diepgang in de procesbeschrijvingen in PMP (moet gaan over het
hoe en waarmee ipv alleen maar ‘dat iets geregeld/gedaan/gemanaged
wordt’)
• Onvoldoende diepgang in definitie van ‘Hoe om te gaan met de opvolging
van bevindingen en tekortkomingen’ uit de SCB Toetsen

21. SCB in de Praktijk
Valkuilen
• Definities van gradaties van tekortkomingen en de gevolgen daarvan niet duidelijk
gedefinieerd en geaccepteerd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer
• Onvoldoende afspraken omtrent opvolging van bevindingen en tekortkomingen
• Proceseisen in contractstukken te ruim gesteld waardoor het onvoldoende kader biedt
voor inrichting van kwaliteitsplannen van Opdrachtnemer en later voor bevindingen in
audits
• Te makkelijke/te snelle acceptatie van kwaliteitsplannen met onvoldoende diepgang
waardoor het onvoldoende kader biedt voor bevindingen

22. Wat doet ISO9001 hierin?
UAVgc / Basisovereenkost
• ISO9001 is geen eis in UAVgc
• Geen onderdeel van de Basisovereenkomst
• Soms wel een eis aan de ‘moederorganisatie’ / hoofdaannmer
Soms in Vraagspecificatie 1:
• Principes van ISO9001 van toepassing verklaard (dus niet de eisen uit ISO9001)
Soms in Vraagspecificatie 2:
• Moederorganisatie (van 1 van de combinanten) ISO9001 gecertificeerd
• Kwaliteitssysteem van het project dient ‘gebaseerd te zijn op… 1 of meer van
deze systemen’

23. Wat doet de ISO9001 hierin?
Met andere woorden:
Geen enkele eis uit de ISO9001 hoeft van toepassing te zijn voor het project
Tenzij:
Opdrachtnemer in het PMP bepaalde delen van toepassing verklaard of definieert in
het PMP
Of
Opdrachtgever eisen uit ISO9001 van toepassing verklaart of overneemt als eis
contractstukken

24. SCB in praktijk
ISO9001
is generiek voor de Organisatie en
niet specifiek voor het Project

25. Lloyd’s Register and variants of it are trading names of Lloyd’s Register Group Limited, its subsidiaries and affiliates.
Copyright © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited. 2013. A member of the Lloyd’s Register group.
Jakko de Jong
Snr. Lear Assessor en Vakgroepleider SCB
Tel: +31 (0)6 52560802 Email: jakko.dejong@lr.org
Lloyd’s Register LRQA
K.P. van der Mandelelaan 41a
3062 MB Rotterdam
Improving performance,
reducing risk