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  1. 1. Session du Mercredi 22 Octobre Master 2 SICG – Formation Initiale IGR – IAE Rennes Contrôle de Gestion SAP CO-OM (Overhead Management) Thomas Leloup Consultant finance
  2. 2. Sommaire <ul><li>I. Données de base </li></ul><ul><li>II. Pré Budgétisation </li></ul><ul><ul><li>1. Prix et Quantités d’Activité </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Budget Coûts s/ NC/CC </li></ul></ul><ul><ul><li>3. Budget Ratios Statistiques </li></ul></ul><ul><ul><li>4. Enveloppes Globales s/ CC </li></ul></ul><ul><ul><li>5. Ajustements et Répartitions </li></ul></ul><ul><li>III. Écritures au réel </li></ul><ul><ul><li>1. Imputations Manuelles </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Transferts Manuels </li></ul></ul><ul><li>IV. Clôture de gestion </li></ul><ul><ul><li>1. Abonnements </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Répartitions </li></ul></ul><ul><li>V. Reporting & analyses </li></ul><ul><ul><li>Comparaisons Budget / Réel </li></ul></ul>
  3. 3. I. Données de base <ul><li>Création des données de base : </li></ul><ul><ul><li>Natures Comptables </li></ul></ul><ul><ul><li>Groupes de NC </li></ul></ul><ul><ul><li>Centres de coûts </li></ul></ul><ul><ul><li>Groupes de CC </li></ul></ul><ul><ul><li>Types d’Activité </li></ul></ul><ul><ul><li>Groupes de TA </li></ul></ul><ul><ul><li>Ratios Statistiques </li></ul></ul><ul><ul><li>Groupes de RS </li></ul></ul><ul><ul><li>KA01 / KA06 </li></ul></ul><ul><ul><li>KAH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>KS01 </li></ul></ul><ul><ul><li>KSH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>KL01 </li></ul></ul><ul><ul><li>KLH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>KK01 </li></ul></ul><ul><ul><li>KBH1 </li></ul></ul>
  4. 4. I. Données de base <ul><li>Types d’Activité / Groupes de TA </li></ul><ul><ul><li>Transactions : KL01 / KLH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul><ul><ul><li>Imputations des Activités sur Centres de Coûts via des Natures Comptables Secondaires (type 43 « Imputation d’activité ») </li></ul></ul>
  5. 5. I. Données de base <ul><li>Natures Comptables / Groupes de NC </li></ul><ul><ul><li>Transactions : KA01 / KAH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul>
  6. 6. I. Données de base <ul><li>Centres de Coûts / Groupes de Centres </li></ul><ul><ul><li>Transactions : KS01 / KSH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul>
  7. 7. I. Données de base <ul><li>Ratios Statistiques / Groupes de Ratios </li></ul><ul><ul><li>Transactions : KK01 / KBH1 </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilisation des ratios statistiques comme grandeur de référence pour les répartitions de coûts </li></ul></ul><ul><ul><li>le système les utilise comme base pour la répartition détaillée et globale au pré budget et au réel </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul>
  8. 8. II. Pré budgétisation <ul><li>Sélection du Profil de Responsabilité Budgétaire </li></ul><ul><ul><li>Il détermine les schémas avec lesquels la budgétisation est effectuée </li></ul></ul><ul><ul><li>Permet de contrôler l’accès aux budgets selon la fonction de l’employé </li></ul></ul><ul><ul><li>KP04 : SAPEASY «  CO-OM: Cts prim./TyAct./Rat. st.: schémas simples” </li></ul></ul><ul><li>Sélection des Schémas de Pré Budg. : </li></ul><ul><ul><li>Le schéma de pré budgétisation est un masque de saisie créé par l'utilisateur déterminant </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les zones de l’écran sélection (version budget, période/année…) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les caractéristiques (colonnes directrices du schéma) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>La mise en forme (Formulaire, Feuille de calcul Excel, Upload fichier .txt) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>KP06 : Schéma 1-101 « Nat.compt. non dépend./dépend. act. » </li></ul></ul><ul><ul><li>KP26 : Schéma 1-201 « Types d'activité/prix standard » </li></ul></ul><ul><ul><li>KP46 : Schéma 1-301 « Ratios statistiques standard » </li></ul></ul><ul><li>Versions de Pré budgétisation : </li></ul><ul><ul><li>S_ALR_87005830 </li></ul></ul>
  9. 9. II. Pré budgétisation <ul><li>1. Saisie des Prix et Quantités d’Activité budgétés </li></ul><ul><ul><li>Transaction : KP26 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul>
  10. 10. II. Pré budgétisation <ul><li>2. Budget sur Natures Comptables / Centres de Coûts </li></ul><ul><ul><li>Transaction : KP06 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul>
  11. 11. II. Pré budgétisation <ul><li>3. Budget Ratios Statistiques </li></ul><ul><ul><li>Transactions : KP46 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemples : </li></ul></ul><ul><ul><li>Les centres de coûts pour lesquels un ou plusieurs ratios statistiques ont été budgétisés peuvent maintenant servir de récepteurs dans les cycles de répartition (transfert périodique, répartition détaillée et globale) </li></ul></ul>
  12. 12. II. Pré budgétisation <ul><li>4. Enveloppes Globales sur Centres de Coûts : </li></ul><ul><ul><li>Transaction : KPZ2 </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemple : </li></ul></ul>Distribution en parts égales : CDIS =1
  13. 13. II. Pré budgétisation <ul><li>5. Copie, Revalorisation, Correction : </li></ul><ul><ul><li>Les données de budget peuvent être : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Recopiées d’une version de budget à une autre (V0 à V1) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Recopiées à partir du réel N-1 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Revalorisées selon des critères prédéfinis (cycle) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Une fois les données du budget saisies, il est possible de les corriger : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Revaloriser </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Supprimer </li></ul></ul></ul>
  14. 14. II. Pré budgétisation <ul><li>5. Répartition des données pré budgétées </li></ul><ul><ul><li>Les objets d’imputations utilisés pour la saisie du budget ne sont pas forcément ceux analysés dans les états de Reporting finaux. Il convient donc d’en répartir les coûts sur les objets cibles, selon les clés de répartition définies : </li></ul></ul><ul><ul><li>Cycles de Répartition Pré budg. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>S_ALR_87005903 - Définir la répartition détaillée </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>S_ALR_87005540 - Définir répartition globale </li></ul></ul></ul>
  15. 15. II. Pré budgétisation <ul><li>5. Répartition des données pré budgétées </li></ul><ul><ul><li>Cycles de Répartition Détaillée </li></ul></ul><ul><ul><li>Création KSV7 </li></ul></ul>
  16. 16. II. Pré budgétisation <ul><li>Exécution Répartition : KSVB </li></ul>
  17. 17. II. Pré budgétisation <ul><li>5. Répartition des données pré budgétées </li></ul><ul><ul><li>Cycles de Répartition Globale </li></ul></ul><ul><ul><li>Transactions : Création KSU7, Exécution KSUB </li></ul></ul>
  18. 18. III. Écritures au réel <ul><li>1. Imputations Manuelles </li></ul><ul><ul><li>KB15N : Saisie des coûts au réel sur CC (= KP06 budget) </li></ul></ul><ul><ul><li>KB21N : Imputation des Activités d’un CC à l’autre. (Cas de conso d’activités en interne, entre services d’une société). </li></ul></ul><ul><ul><li>KB31N : Saisie des valeurs réelles des ratios (si <> budget) pour utilisation dans les cycles réels ou dans reporting. </li></ul></ul><ul><li>2. Transferts Manuels : </li></ul><ul><ul><li>Il est possible de transférer manuellement des coûts primaires à l’aide de transferts par opération tout en conservant la nature comptable d’origine. Cette fonction est principalement conçue pour corriger les erreurs d’écriture. </li></ul></ul><ul><ul><li>KB11N : Coûts (s/NC) des Centres </li></ul></ul><ul><ul><li>KB61 : Postes Individuels des Centres </li></ul></ul>
  19. 19. IV. Clôture de gestion <ul><li>La clôture de période dans le contrôle de frais généraux s’effectue en exécutant les activités suivantes : </li></ul><ul><ul><li>Abonnement </li></ul></ul><ul><ul><li>Répartition globale </li></ul></ul><ul><li>1. Abonnement </li></ul><ul><ul><li>Sont répartis en fonction de leur origine les coûts apparaissant de façon irrégulière sur les mois au cours desquels ils ont été induits. Ceci permet d’éviter les fluctuations de coûts dans la comptabilité analytique . Les coûts imputés de cette manière sont les « coûts analytiques ». </li></ul></ul><ul><ul><li>La répartition égale des charges uniques s’appelle « abonnement basé sur le temps ». </li></ul></ul><ul><ul><li>Nécessite la création d’un Schéma Coûts Additionnels </li></ul></ul><ul><ul><li>Transaction : KSA3 </li></ul></ul>
  20. 20. IV. Clôture de gestion <ul><li>2. Répartition Globale </li></ul><ul><ul><li>Transaction : Création KSU1, Exécution KSU5 </li></ul></ul><ul><ul><li>L’imputation par répartition globale est utile lorsque la composition des coûts n’est pas significative pour le récepteur. </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilisation d’une Nature Comptable Secondaire de catégorie 42 </li></ul></ul><ul><ul><li>Le cycle Réel doit être identique au cycle Budget, afin de : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ne pas générer d’écarts d’imputation </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pouvoir comparer les montants budgétés / réels via les mêmes NCS </li></ul></ul></ul><ul><li>2. Répartition Détaillée </li></ul><ul><ul><li>Transaction : Création KSV1, Exécution KSV5 </li></ul></ul><ul><ul><li>La composition des coûts est significative pour le récepteur </li></ul></ul><ul><ul><li>Réutilisation des Natures Comptables Primaires des centres émetteurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Si cette option est retenue, Cycle Réel = Cycle Budget </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Remarque : Si les centres de coûts principaux sont directement imputés au réel, via les modules FI et MM, ces cycles de répartition détaillée des écritures réelles deviennent caduques. </li></ul></ul></ul>
  21. 21. V. Reporting & analyses <ul><li>Sélection des états de Reporting : </li></ul><ul><ul><li>S_ALR_87013611 : Comparaisons réel/budget du solde des centres </li></ul></ul><ul><ul><li>KSB* : État des postes individuels CC </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>KSB1 : Au Réel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>KSBP : Au Budget </li></ul></ul></ul>
  22. 22. Contact Thomas Leloup Consultant finance Port : +33(0)6.64.49.45.96 Mail : [email_address] Web :  www.viseo.net

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