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VMO導入ご検討資料
1.
VMO(Vendor Management Office)導入ご検討資料
コシキ・バリューハブ株式会社 2012年 http://www.koshikivaluehub.jp/ Copyright © 2012 KOSHIKI ValueHub Corporation. All rights reserved. 無断複製、転載を禁ず
2.
目次 1.ご検討資料のサマリ 2.VMO導入の一般的な背景
3.VMO導入の目的と期待効果 4.VMOの概要説明 5.製造業におけるVMO導入事例 6.アプローチ 7.体制と役割分担(例) 8.重要成功要因 9.お問い合わせ先 1
3.
1.ご検討資料のサマリ サービス内容 VMO(Vendor
Management Office)を導入し、IT関連調達の高度化を行います。 特長 ①VMOを組織し、調達における可視化を実施、交渉によりITコストの削減を実現 ②品質やサービスレベルを落とさずITコストの削減を実現 (その後、状況に応じてサービスレベルの見直しを実施) ③契約内容の見直しを行い、IT調達に関するリスクを低減 取り組み方 一般的なコンサルティング・サービスでは、VMOコンセプト策定、体制整備、相場情 報提供などに終始しており、これだけではITコスト削減を実現させるのは困難です。 弊社の経験では、コンサルタントがベンダーとの交渉シナリオを作成し、交渉現場に参 画、交渉をリードしないとなかなかコスト削減できないのが現実です。そして、OJTに て社員の方にスキルトランスファーを行い、その後、社員の方による自立した活動が行え るようにすることが重要と考えています。 2
4.
2.VMO導入の一般的な背景 IT製品・サービスの複雑化・多様化が進み、複数のベンダーから調達する環境下にあり、もはや以前 の様に聖域視はされていないITの支出正当性説明を経営層に求められていますが、一般的に、これに 対して十分に応えているとは言えない状況です。一方、企業戦略を支える要としてのITの位置づけは、 今後も変わりは無いと考えられます。 IT製品・サービスの複雑化・
複数のベンダーからIT製品・ 企業戦略を支える要としての 多様化 サービスを調達する環境 ITの位置づけは、今後も変わ りは無い 適切で合理的なIT製品・サー ビスの調達が困難 経営者に対するIT支出の正当 性の説明責任を十分に果たせ ていない 3
5.
3.VMO導入の目的と期待効果 VMO導入の目的は、IT製品・サービス調達の高度化を図る事です。具体的には、適切で合理的なI T製品・サービスの調達を実施し、ITのコスト削減及び契約内容の見直しを実現することです。 こ の目的を達成したときに期待できる効果としては、削減できたコストをより戦略的なIT投資へ振り替 えることが可能になり、貴社の戦略的活動をより一層促進することにつながること、ベンダーに対する 契約面でのガバナンス強化によるIT調達に関するリスクの低減、経営者に対するIT支出の説明責任 を果たせた結果、経営者がより適切にIT投資の方向性を打ち出すことが可能になることです。
VMO導入の目的 IT製品・サービス調達の高度化 適切で合理的なIT製品・サービスの調達 ITのコスト削減及び契約内容の見直し VMO導入の期待効果 コスト削減した結果、その分を戦略的IT投資に振り替 戦略的IT投資への振り替え えることにより、貴社の戦略的活動をより一層促進する 対ベンダーの契約面でのガバナンス強化 IT調達に関するリスクの低減につながる 経営者がより適切にIT投資の方向性を打ち出すことが可 経営者へのIT支出説明責任の遂行 能になる 4
6.
4.VMOの概要説明 特徴
VMO(Vendor Management Office)とは、企業内組織の一つで、ITに関わるベンダーとの契約 交渉窓口として機能します。 VMOの役割は、ベンダーとの契約交渉に際して、製品・サービス内 容、契約条件、価格及びベンダーの特性等について分析・比較・評価を行い、最適なベンダーを 選択することです。 また、ベンダーとの契約交渉を通じて、有利な条件及び価格をベンダーから 引き出します。 IT案件の場合について、既存の購買プロセスに、VMO審査というプロセスを更に 追加したようなイメージで、VMOによりIT調達の審査を強化できます。 システム開発 ソフトウェア 運用・保守 VMOの特徴 ハードウェア 設備 サービス 企業内組織の一つである -多くの場合情報システム部門内に設置される 情報システム部門 ITに関するベンダーとの契約交渉窓口とし て機能する IT案件評価 VMO -最適なベンダーを選択する -ベンダーから有利な条件及び価格を引き出す ベンダーとの交渉窓口 従来の購買プロセスにVMO審査プロセスを 追加し、VMOはこのプロセスを実施する HW/SW SIベンダー ベンダー ITベンダー アウトソーサー アウトソーサー 5
7.
4.VMOの概要説明 業務プロセス(例)
VMO業務は以下の流れで進めていきます。リードタイムは目標1~2週間です。(特殊な案件では1 ヶ月~6ヶ月必要な案件もあります。) 現在の申請承認プロセスの中に、「VMO審査」というプロセスを新たに追加するイメージですが、 貴社の購買プロセス等を勘案してVMOプロセスを設定します。 ユーザ/部門 VMO審査 ユーザ/部門 社内申請 プロセス VMO審査 見積金額 案件受付 交渉 稟議 発注処理 検収処理 (案件評価後) 依頼 最終承認 ベンダー再見 積 契約書 分析 精査/押印 レポート 案件審査 リードタイム:1週間 ~ 最長6ヶ月程度 主に Q:品質 主に C:費用 D:納期 を評価 を評価 6
8.
4.VMOの概要説明 コスト削減のテクニック(例) VMOでは、例えば、以下に示すような観点でベンダーからの提案書・見積書・契約書等を精査し、 交渉を実施することでITコスト削減を実現することができます。
1.提供サービスと料金の可視化 2.ベンダーの管理系作業の削減 3.より単価が安い技術者への作業シフト 4.他ベンダーとの競合環境の創出 5.作業分担及びリスクの明確化 6.ボリューム・ディスカウント要求 7
9.
4.VMOの概要説明 必要となる知識/スキル等 VMOには、「ビジネス」「IT」「購買」「法務」「財務」といった知識、スキル及びノウハウ を持ち、かつバランスの取れた人材が必要となります。 No.
知識/スキル項目 内容 1 ビジネス ビジネスニーズに対するITの役割・機能を理解するスキル 2 IT ITの技術動向及びH/W、S/W等を含む技術的知識 3 購買 ベンダーとの交渉スキル 4 法務 SLA、著作権法、その他契約条件に関する法律的知識 5 財務 財務管理に関する知識 6 マネジメント 長期的にベンダーとWIN-WINの関係を構築するスキル 8
10.
5.製造業におけるVMO導入事例 ある製造業にてVMOを導入した結果、初年度から、サービスレベルを下げることなく、約10% のITコスト削減に成功しました。この会社では、全IT案件(年間約1500件)を、VMO審査 プロセスに通しました。社員が約3名、コシキ・バリューハブから約3名がVMOの導入及びV MO審査プロセスの実施に携わりました。
製造業 年間IT予算 <売上高> 連結: 1.8兆円 単体:0.7兆円 約100億円 <従業員数> 連結:約4万名 単独:約8千名 <年間IT予算> 約100億円 VMO導入 VMOの導入 ・情報システム部門内にVMOを導入 ・社員約3名、コシキ・バリューハブから約3名が関与 ・年間約1200件の全IT案件をVMO審査プロセスにて審査 初年度から約10億円 VMO導入結果 のコスト削減に成功 ・初年度から、品質やサービス・レベルを下げること無く、 約10%(約10億円)のITコスト削減に成功 *新規調達の場合ベンダー初期見積からのコスト削減、継続費用について は、前年度の実績に対してのコスト削減により約10億円のITコスト 削減を実施 9
11.
6.アプローチ VMOによるベンダーに対するコスト削減及び契約内容の見直しは、以下の5つのStepにて実施し ます。(第1フェーズ)
Step 1 Step 2 VMO設置 案件選定 ①VMO設置の目的・目 ①案件範囲の設定 標の確認 ②案件の選定 ②VMOプロセス設定 ③スケジュールの設定 ③VMOメンバー選定 ④VMO設置の社内外へ の通達/連絡 Step 3 Step 4 Step 5 可視化 交渉シナリオ策定 ベンダーとの交渉 ①コスト削減の切り口 ①交渉ポイントの明確 ①ベンダーとの交渉 設定 化 ②コスト削減と契約内 ②情報収集 ②交渉シナリオの策定 容の最適化 ③可視化 ③追加の情報収集 ③交渉顛末の整理 10
12.
7.体制と役割分担(例) 第1フェーズに於ける体制(例)を以下に示す様に想定しております。
貴社体制図 KVH体制図 貴社プロジェクト・オーナー KVHプロジェクト・オーナー 緊密な連携 貴社上位マネジメント KVHから1名 貴社プロジェクト・リーダー KVHプロジェクト・リーダー 情報システム部から1名 KVHから1名 貴社プロジェクト・メンバー プロジェクト・メンバー 情報システム部から2名 KVHから1名 *KVH:コシキ・バリューハブ ベンダー ベンダー ベンダー 11
13.
7.体制と役割分担(例) 第1フェーズの体制に於ける役割分担(例)を以下の様に考えております。
役割分担 名称 貴社 KVH 全体方針の決定 プロジェクト 計画の承認 オーナー 範囲、予算、要員、スケジュールの承認 全般にかかわる課題に対する意思決定 計画の策定 計画の承認 プロジェクト 運営管理 運営管理 リーダー 運営上の意思決定 VMO運営に関する社内外調整 プロジェクト・オーナーへのレポート 情報の収集 情報収集の要請 可視化 可視化支援 プロジェクト 交渉シナリオの策定 交渉シナリオの策定支援 メンバー ベンダーとの交渉 ベンダーとの交渉支援 交渉結果の整理 交渉結果の整理 12
14.
8.重要成功要因 VMO成功のために必要な7つの重要成功要因を以下に示します。 1.トップのリーダシップ トップからの強いダイレクションが必要。貴社内及びベンダーに対して、組織の方針としてコスト削減を実現す
るとの指示/協力要請を行うことが重要。場合によっては、社長名でベンダーに協力要請のレターを出すことも考 えられる。 2.組織としてのVMOの設置と役割・責任範囲の明確化 組織としてVMOを設置することが重要。また、社内外に対して、VMOの役割・責任範囲を明確に伝え、関係者 の不安を取り除き、VMO反対論の発生を抑制する必要がある。また、ベンダーに対して、VMOの承認がなけれ ばIT製品・サービスの購買を行うことができない旨を明確に伝えて、VMOが実施するプロセスに協力して頂く 必要がある。 3.発注権限者のVMOに対する関与 社外の人間だけでVMOを運営してもうまく機能しない。発注権限を持った社員が関与して、ベンダー交渉に当た らなければ、ベンダーは危機感を持たず、コスト削減や契約内容の改善につながらない。 4.VMOのスキル/知識 VMOの手法/スキル及び契約・財務に関する知識が必要。これらのスキル/知識等は、必要に応じて貴社社員の方 にスキル・トランスファーすることが重要。 5.VMO関与のタイミング ベンダーとの交渉期間を十分に確保することが、より大きなコスト削減を実現するために必要となる。 6.客観的事実と合理的論拠 ベンダーからの提案内容等を精査し、提案内容及びコスト構造を可視化する。これに加えて、業界相場料金、他 社見積金額・サービスレベル、契約条件等の客観的事実を収集し、この客観的事実に基づいて、第3者でも認め ざるを得ない様な合理的論拠によってベンダーに対して値下げ交渉を行う。 7.ベンダーとのWin-Winの関係 料金の低減ばかりに目を向けて、強引なベンダー叩きを行うと、ベンダーの優秀な人材のアサインができずに、 また、ベンダーのモチベーションの低下により、思った様なサービスを受けられないことが起きうる。 ベンダー が納得でき、モチベーションも下がらないような値下げ交渉を行うことが重要である。 13
15.
9.お問い合わせ先
本資料に関するお問い合わせは以下にお願い致します ― 禁無断転載 ― 連絡先 コシキ・バリューハブ株式会社 (担当)荒川卓也 arakawa@koshikivaluehub.jp URL:http://www.koshikivaluehub.jp/ TEL:03-3639-1605 FAX:03-3639-1606 〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-8-5 タカギビル8F 14
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