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VMO(Vendor Management Office)導入ご検討資料



                                                                  コシキ・バリューハブ株式会社
                                                                            2012年




http://www.koshikivaluehub.jp/   Copyright © 2012 KOSHIKI ValueHub Corporation. All rights reserved. 無断複製、転載を禁ず
目次



 1.ご検討資料のサマリ
 2.VMO導入の一般的な背景
 3.VMO導入の目的と期待効果
 4.VMOの概要説明
 5.製造業におけるVMO導入事例
 6.アプローチ
 7.体制と役割分担(例)
 8.重要成功要因
 9.お問い合わせ先




                    1
1.ご検討資料のサマリ

 サービス内容
 VMO(Vendor Management Office)を導入し、IT関連調達の高度化を行います。



 特長
  ①VMOを組織し、調達における可視化を実施、交渉によりITコストの削減を実現
  ②品質やサービスレベルを落とさずITコストの削減を実現
  (その後、状況に応じてサービスレベルの見直しを実施)
  ③契約内容の見直しを行い、IT調達に関するリスクを低減



 取り組み方
  一般的なコンサルティング・サービスでは、VMOコンセプト策定、体制整備、相場情
 報提供などに終始しており、これだけではITコスト削減を実現させるのは困難です。
  弊社の経験では、コンサルタントがベンダーとの交渉シナリオを作成し、交渉現場に参
 画、交渉をリードしないとなかなかコスト削減できないのが現実です。そして、OJTに
 て社員の方にスキルトランスファーを行い、その後、社員の方による自立した活動が行え
 るようにすることが重要と考えています。


                                                      2
2.VMO導入の一般的な背景

IT製品・サービスの複雑化・多様化が進み、複数のベンダーから調達する環境下にあり、もはや以前
の様に聖域視はされていないITの支出正当性説明を経営層に求められていますが、一般的に、これに
対して十分に応えているとは言えない状況です。一方、企業戦略を支える要としてのITの位置づけは、
今後も変わりは無いと考えられます。




IT製品・サービスの複雑化・   複数のベンダーからIT製品・   企業戦略を支える要としての
多様化              サービスを調達する環境      ITの位置づけは、今後も変わ
                                  りは無い




        適切で合理的なIT製品・サー
        ビスの調達が困難




        経営者に対するIT支出の正当
        性の説明責任を十分に果たせ
        ていない


                                                   3
3.VMO導入の目的と期待効果

VMO導入の目的は、IT製品・サービス調達の高度化を図る事です。具体的には、適切で合理的なI
T製品・サービスの調達を実施し、ITのコスト削減及び契約内容の見直しを実現することです。 こ
の目的を達成したときに期待できる効果としては、削減できたコストをより戦略的なIT投資へ振り替
えることが可能になり、貴社の戦略的活動をより一層促進することにつながること、ベンダーに対する
契約面でのガバナンス強化によるIT調達に関するリスクの低減、経営者に対するIT支出の説明責任
を果たせた結果、経営者がより適切にIT投資の方向性を打ち出すことが可能になることです。



                     VMO導入の目的

             IT製品・サービス調達の高度化
                適切で合理的なIT製品・サービスの調達
                ITのコスト削減及び契約内容の見直し




                   VMO導入の期待効果
                      コスト削減した結果、その分を戦略的IT投資に振り替
戦略的IT投資への振り替え
                      えることにより、貴社の戦略的活動をより一層促進する

対ベンダーの契約面でのガバナンス強化    IT調達に関するリスクの低減につながる

                      経営者がより適切にIT投資の方向性を打ち出すことが可
経営者へのIT支出説明責任の遂行
                      能になる


                                                   4
4.VMOの概要説明 特徴
  VMO(Vendor Management Office)とは、企業内組織の一つで、ITに関わるベンダーとの契約
  交渉窓口として機能します。 VMOの役割は、ベンダーとの契約交渉に際して、製品・サービス内
  容、契約条件、価格及びベンダーの特性等について分析・比較・評価を行い、最適なベンダーを
  選択することです。 また、ベンダーとの契約交渉を通じて、有利な条件及び価格をベンダーから
  引き出します。 IT案件の場合について、既存の購買プロセスに、VMO審査というプロセスを更に
  追加したようなイメージで、VMOによりIT調達の審査を強化できます。



システム開発    ソフトウェア       運用・保守
                                       VMOの特徴
ハードウェア        設備       サービス      企業内組織の一つである
                                  -多くの場合情報システム部門内に設置される
         情報システム部門
                                 ITに関するベンダーとの契約交渉窓口とし
                                  て機能する
   IT案件評価           VMO           -最適なベンダーを選択する
                                  -ベンダーから有利な条件及び価格を引き出す
              ベンダーとの交渉窓口         従来の購買プロセスにVMO審査プロセスを
                                  追加し、VMOはこのプロセスを実施する


      HW/SW        SIベンダー
      ベンダー
                       ITベンダー
  アウトソーサー     アウトソーサー

                                                             5
4.VMOの概要説明 業務プロセス(例)

    VMO業務は以下の流れで進めていきます。リードタイムは目標1~2週間です。(特殊な案件では1
    ヶ月~6ヶ月必要な案件もあります。)
    現在の申請承認プロセスの中に、「VMO審査」というプロセスを新たに追加するイメージですが、
    貴社の購買プロセス等を勘案してVMOプロセスを設定します。


    ユーザ/部門               VMO審査                 ユーザ/部門




 社内申請
 プロセス     VMO審査                    見積金額
                  案件受付    交渉              稟議    発注処理    検収処理
(案件評価後)     依頼                     最終承認




                           ベンダー再見
                              積
                                                契約書      分析
                                               精査/押印    レポート
     案件審査         リードタイム:1週間 ~ 最長6ヶ月程度


    主に Q:品質              主に C:費用
    D:納期 を評価               を評価

                                                               6
4.VMOの概要説明 コスト削減のテクニック(例)

VMOでは、例えば、以下に示すような観点でベンダーからの提案書・見積書・契約書等を精査し、
交渉を実施することでITコスト削減を実現することができます。




    1.提供サービスと料金の可視化
    2.ベンダーの管理系作業の削減
    3.より単価が安い技術者への作業シフト
    4.他ベンダーとの競合環境の創出
    5.作業分担及びリスクの明確化
    6.ボリューム・ディスカウント要求




                                                7
4.VMOの概要説明 必要となる知識/スキル等

VMOには、「ビジネス」「IT」「購買」「法務」「財務」といった知識、スキル及びノウハウ
を持ち、かつバランスの取れた人材が必要となります。



No.        知識/スキル項目                  内容

 1    ビジネス            ビジネスニーズに対するITの役割・機能を理解するスキル


 2    IT              ITの技術動向及びH/W、S/W等を含む技術的知識


 3    購買              ベンダーとの交渉スキル


 4    法務              SLA、著作権法、その他契約条件に関する法律的知識


 5    財務              財務管理に関する知識


 6    マネジメント          長期的にベンダーとWIN-WINの関係を構築するスキル




                                                    8
5.製造業におけるVMO導入事例

ある製造業にてVMOを導入した結果、初年度から、サービスレベルを下げることなく、約10%
のITコスト削減に成功しました。この会社では、全IT案件(年間約1500件)を、VMO審査
プロセスに通しました。社員が約3名、コシキ・バリューハブから約3名がVMOの導入及びV
MO審査プロセスの実施に携わりました。


               製造業
 年間IT予算
               <売上高>    連結: 1.8兆円 単体:0.7兆円
 約100億円        <従業員数>   連結:約4万名   単独:約8千名
               <年間IT予算> 約100億円



               VMO導入
  VMOの導入       ・情報システム部門内にVMOを導入
               ・社員約3名、コシキ・バリューハブから約3名が関与
               ・年間約1200件の全IT案件をVMO審査プロセスにて審査



初年度から約10億円     VMO導入結果
のコスト削減に成功      ・初年度から、品質やサービス・レベルを下げること無く、
                約10%(約10億円)のITコスト削減に成功
                *新規調達の場合ベンダー初期見積からのコスト削減、継続費用について
                 は、前年度の実績に対してのコスト削減により約10億円のITコスト
                 削減を実施



                                                    9
6.アプローチ

VMOによるベンダーに対するコスト削減及び契約内容の見直しは、以下の5つのStepにて実施し
ます。(第1フェーズ)


    Step 1               Step 2

   VMO設置                 案件選定
 ①VMO設置の目的・目       ①案件範囲の設定
  標の確認             ②案件の選定
 ②VMOプロセス設定        ③スケジュールの設定
 ③VMOメンバー選定
 ④VMO設置の社内外へ
  の通達/連絡




                Step 3               Step 4       Step 5

                可視化               交渉シナリオ策定     ベンダーとの交渉
             ①コスト削減の切り口           ①交渉ポイントの明確   ①ベンダーとの交渉
              設定                   化           ②コスト削減と契約内
             ②情報収集                ②交渉シナリオの策定    容の最適化
             ③可視化                 ③追加の情報収集     ③交渉顛末の整理



                                                            10
7.体制と役割分担(例)

第1フェーズに於ける体制(例)を以下に示す様に想定しております。


       貴社体制図                       KVH体制図


   貴社プロジェクト・オーナー             KVHプロジェクト・オーナー
                   緊密な連携
    貴社上位マネジメント                     KVHから1名



   貴社プロジェクト・リーダー             KVHプロジェクト・リーダー
    情報システム部から1名                    KVHから1名


   貴社プロジェクト・メンバー              プロジェクト・メンバー

    情報システム部から2名                    KVHから1名




                                     *KVH:コシキ・バリューハブ
       ベンダー
        ベンダー
         ベンダー



                                                       11
7.体制と役割分担(例)

 第1フェーズの体制に於ける役割分担(例)を以下の様に考えております。




                              役割分担
 名称
                  貴社                        KVH

                      全体方針の決定
プロジェクト                計画の承認
 オーナー                 範囲、予算、要員、スケジュールの承認
                      全般にかかわる課題に対する意思決定

                                計画の策定
         計画の承認
プロジェクト                          運営管理
         運営管理
 リーダー                           運営上の意思決定
         VMO運営に関する社内外調整
                                プロジェクト・オーナーへのレポート

         情報の収集                 情報収集の要請
         可視化                   可視化支援
プロジェクト
         交渉シナリオの策定             交渉シナリオの策定支援
 メンバー
         ベンダーとの交渉              ベンダーとの交渉支援
         交渉結果の整理               交渉結果の整理




                                                     12
8.重要成功要因

VMO成功のために必要な7つの重要成功要因を以下に示します。

1.トップのリーダシップ
  トップからの強いダイレクションが必要。貴社内及びベンダーに対して、組織の方針としてコスト削減を実現す
  るとの指示/協力要請を行うことが重要。場合によっては、社長名でベンダーに協力要請のレターを出すことも考
  えられる。
2.組織としてのVMOの設置と役割・責任範囲の明確化
  組織としてVMOを設置することが重要。また、社内外に対して、VMOの役割・責任範囲を明確に伝え、関係者
  の不安を取り除き、VMO反対論の発生を抑制する必要がある。また、ベンダーに対して、VMOの承認がなけれ
  ばIT製品・サービスの購買を行うことができない旨を明確に伝えて、VMOが実施するプロセスに協力して頂く
  必要がある。
3.発注権限者のVMOに対する関与
  社外の人間だけでVMOを運営してもうまく機能しない。発注権限を持った社員が関与して、ベンダー交渉に当た
  らなければ、ベンダーは危機感を持たず、コスト削減や契約内容の改善につながらない。
4.VMOのスキル/知識
  VMOの手法/スキル及び契約・財務に関する知識が必要。これらのスキル/知識等は、必要に応じて貴社社員の方
  にスキル・トランスファーすることが重要。
5.VMO関与のタイミング
  ベンダーとの交渉期間を十分に確保することが、より大きなコスト削減を実現するために必要となる。
6.客観的事実と合理的論拠
  ベンダーからの提案内容等を精査し、提案内容及びコスト構造を可視化する。これに加えて、業界相場料金、他
  社見積金額・サービスレベル、契約条件等の客観的事実を収集し、この客観的事実に基づいて、第3者でも認め
  ざるを得ない様な合理的論拠によってベンダーに対して値下げ交渉を行う。
7.ベンダーとのWin-Winの関係
  料金の低減ばかりに目を向けて、強引なベンダー叩きを行うと、ベンダーの優秀な人材のアサインができずに、
  また、ベンダーのモチベーションの低下により、思った様なサービスを受けられないことが起きうる。 ベンダー
  が納得でき、モチベーションも下がらないような値下げ交渉を行うことが重要である。
                                                         13
9.お問い合わせ先



        本資料に関するお問い合わせは以下にお願い致します

        ― 禁無断転載 ―

        連絡先

        コシキ・バリューハブ株式会社
        (担当)荒川卓也
        arakawa@koshikivaluehub.jp

        URL:http://www.koshikivaluehub.jp/
        TEL:03-3639-1605
        FAX:03-3639-1606

        〒103-0025
        東京都中央区日本橋茅場町2-8-5 タカギビル8F




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