1. JABATAN PENGAJIAN
UMUM
Penulisan
Khairul Azlan Taib
BSc .(hons) UiTM

2. 1. Surat kiriman rasmi mempunyai format yang khusus.
2. Format surat rasmi mempunyai ciri-ciri teknikal tertentu.
3. Surat kiriman rasmi mestilah bersifat formal dan tidak
menyentuh perkara-perkara peribadi.
4. Gunakanlah bahasa yang mudah, tepat dan padat. Bahasa
yang digunakan mestilah baku dan betul dari segi ejaan dan
tanda baca.
5. Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan
peribahasa dalam penulisan

3.  (a) Surat aduan
 (b) Surat rayuan
 (c) Surat memesan barangan
 (d) Surat undangan menghadiri mesyuarat-
mesyuarat yang penting dan rasmi
 (e) Surat permohonan
 (f) Surat pekeliling

4.  Alamat pengirim
 Ditulis di sebelah kiri bahagian atas surat
 Garis panjang melintang
 Dibuat di bawah alamat pengirim
 Nama dan alamat penerima
 Ditulis di bawah garis melintang
 Baris akhir alamat digariskan
 Tarikh
 Ditulis disebelah kanan surat (huruf besar)
 Sebaris dengan baris akhir alamat penerima

5.  Panggilan hormat penerima
 Ditulis di bawah alamat penerima
 Dibubuh koma (,) di hujungnya
 Perkara
 Ditulis selepas panggilan hormat penerima & digarisi
 Huruf besar digunakan di setiap awal kata & tiada nokhtah(.)
dihujungnya
 Isi-isi
 Perenggan pertama & akhir tidak dibubuh nombor
 Ditulis dari tepi surat
 Hanya perenggan kedua & seterusnya dibubuh nombor
 Ditulis jarak sedikit daripada nombor

6.  Pengakuan & tandatangan pengirim
 Ditulis dibahagian kiri bawah surat
 Nama & jawatan pengirim
 Nama ditulis di bawah tangdatangan dengan huruf besar
sepenuhnya dan dibubuh kurungan
 Jawatan ditulis dibawah nama & Huruf besar digunakan di setiap
awal kata

7.  Minit Mesyuarat adalah satu bentuk pelaporan mengenai turutan
[kronologi] perbincangan rancangan-keputusan gerak kerja sebelum,
semasa dan selepas suatu program berlangsung.
 Kronologi ini amat penting sebagai suatu rujukan semasa Jawatan
Kuasa Pelaksana Program.
 Minit Mesyuarat bagi mesyuarat yang sebelumnya perlu diedarkan
sebelum mesyuarat selanjutnya [jika ada] untuk bacaan dan semakan
ahli-ahli mesyuarat yang dijemput.
 Seterusnya, semua catitan hendaklah direkodkan oleh Setiausaha atau
timbalannya dan disahkan kemudian oleh Pengarah program.

8.  Tulen
 Lengkap
 Tepat
 Sahih
 Berstruktur

9. 01. Tajuk Minit
(Nyatakan minit mesyuarat beserta bilangan)
02. Maklumat Mesyuarat
a. Tarikh
b. Masa
c. Tempat
03. Kehadiran
a. Ahli-ahli yang hadir
b. Tidak hadir dengan kenyataan

10. 04. Perkara
a. Ucapan alu-aluan Pengerusi Majlis*
b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
c. Perkara-perkara yang dibincangkan seperti dalam agenda
d. Hal-hal lain (Nyatakan dengan ringkas, padat dan tepat)
*Pengerusi Majlis [MC] biasanya ialah Timb. Setiausaha. Jika tiada,
ianya akan diambil alih oleh Pengarah Program.
05. Tindakan / Makluman
(Nyatakan tindakan / makluman bagi setiap perkara untuk rujukan)

11. 06. Penangguhan Mesyuarat
(Nyatakan masa penangguhan mesyuarat)
07. Tandatangan
a. Pencatit (Semakan) -- Setiausaha
b. Pengesah (Pengesahan) -- Pengarah / Pengerusi Program
(Nyatakan nama, jawatan dan tarikh**)
**Ditulis berdekatan dengan tandatangan

12. Dokumen yang digunakan bagi menyampaikan
maklumat khusus kepada pembaca tertentu.
Maklumat yang dipaparkan harus mengambil
kira aspek ketepatan dan kepadatan
disamping disusun dengan sistematik serta
mencapai objektif yang ditetapkan.
~Ellis dan Hopkins (1985)

13.  Stuktur dan gaya yang formal
 (format khas meliputi tajuk, m/surat, pengenalan ringkas, isi, senarai
cadangan, penutup dan lampiran)
 Pembentangan yang berilustrasi
 (gambarajah, carta, graf)
 Pernyataan pendapat
 (penulis akan membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai dan
mengupas bukti-bukti yg diketengahkan)
 Fungsi laporan
 (satu dokumen bertulis jika penulisnya memahami keperluan pembaca
dan mengemukakan butiran yg sesuai)

14.  Perkara / Isi Kandungan
a. Nama Projek / Aktiviti
b. Pendahuluan
c. Tarikh / Masa
d. Tempat
e. Perasmi Pembukaan

15. f. Perasmi Penutupan
g. Penyertaan
h. Perjalanan Projek / Aktiviti beserta perincian
i. Penilaian Projek / Aktiviti
- Sama ada mencapai objektif atau tidak
- Masalah yang dihadapi (sebelum, semasa dan selepas)
- Cadangan memperbaiki
j. Gambar-gambar terpilih

16.  Hasil utama ttg sesuatu yg dicatat utk
dikemukakan kpd ssbuah kumpulan @org
ramai dlm ssuatu bgkel @ seminar.
 K.kerja jg dibntangkan utk urusan2 lain spt
perancangan ssuatu projek, kajian dan
penyelidikan.

17. Terdapat 3 peringkat iaitu sebelum, semasa dan selepas menulis.
 SEBELUM
- tentukan tujuan utama dan audien yg menjadi sasaran.
- kumpulkan data t,kini melalui rujukan p,pustakaan dan penyelidikan.
 SEMASA
- draf
- tentukan idea dalam setiap perenggan
- pastikan wujudnya kesinambungan dalam penulisan
-tentukan istilah2 teknikal diberi penjelasan
 SELEPAS
- sebelum menaip @ m,cetak manuskrip hendaklah disunting @diedit
- pastikan ker tas kerja itu m,menuhi kehendak audien dan sasaran

18. 01. Tajuk Ker tas Kerja
Tajuk hendaklah jelas dan menggambarkan matlamat / objektif program.
02. Tujuan
Nyatakan dengan jelas tujuan kertas kerja disediakan sama ada;
- Kelulusan / Makluman / Perbincangan / Lain-lain.
- Untuk siapa dikemukakan.
03. Objektif
Nyatakan objektif / matlamat yang ingin dicapai.
- Dinyatakan mengikut keutamaan [maksimum 5].

19. 04. Maklumat Projek
- Tarikh / Hari
- Masa
- Tempat
- Kerjasama / Bantuan mnna-mana pihak
- Tema
05. Penyer taan
Nyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada
pelajar pengajian tinggi, kakitangan, pelajar sekolah, masyarakat umum
atau lain-lain.

20. 06. Jawatan Kuasa Pelaksana / Penganjur
- Carta Organisasi
- Struktur Organisasi [lengkap dengan nama penuh, No. Pelajar dan
Jawatan]
- Peranan dan Tugas Ahli Jawatan Kuasa
07. Aturcara Program
Nyatakan tentatif program yang terperinci dari awal hingga akhir program
termasuk acara Perasmian dan Penutup dengan memasukkan maklumat
terperinci, Perasmi dan Jawatan, Penceramah, Tajuk Syarahan dan lain-lain.
08. Penceramah
Senaraikan cadangan nama penceramah / pembentang / pengerusi
beserta maklumat terperinci seperti alamat, pekerjaan, alamat majikan dan
lain-lain.

21. 09. Sokongan
Perlu dikemukakan terlebih dahulu kepada Dekan / Pengetua / Penasihat /
YDP MPP - mana yang berkenaan bagi tujuan komen / pandangan dan
sokongan.
10. Belanjawan
- Anggaran Pendapatan
- Anggaran Perbelanjaan [Nyatakan dengan terperinci]
11. Penutup
Nyatakan harapan dan terima kasih atas pertimbangan untuk diluluskan /
seumpamanya. Tulis nama, jawatan dan tandatangan Pengerusi / Pengarah
Program.

22. Sekian….
Terima Kasih!!!!