7. Achtergrond - Waarom digitaliseren?
Ontwikkelingen Maatschappelijke
wet- en regelgeving ontwikkelingen
VWS
Rijksbrede Eigen
overheids- bedrijfsvoering
programma’s
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 7
8. •Waar staat wat? Wie heeft wat?
•Wat is de laatste versie?
•Waar staat de laatste versie?
•Is dit wel alles?
Achtergrond - Waarom ? •Wie heeft hier aan gewerkt?
•Wanneer is wat verstuurd?
•Ik zoek …
Kwaliteitsverbetering informatiehuishouding •Wie heeft dat dossier meegenomen?
•Wat is hiervan de status?
•Hier was toch een email over gestuurd?
Pijnpunten nu: •Wat wanneer overbrengen naar het
archief?
• Dingen kwijt
• Niet correct
• Niet compleet
• Vinden is weleens problematisch
• Veel gegevens elders in deelarchieven
• Als in gebruik door anderen, dan niet beschikbaar
• Nog steeds veel kopiëren op papier
• Meervoudige opslag van hetzelfde
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 8
9. Achtergrond - Doelstelling
“Door digitalisering van de
“Door digitalisering van de
documenthuishouding de
documenthuishouding de
a) vindbaarheid, toegankelijkheid,
a) vindbaarheid, toegankelijkheid,
volledigheid, authenticiteit en
volledigheid, authenticiteit en
beschikbaarheid van
beschikbaarheid van
ontvangen/opgeslagen/verzonden
ontvangen/opgeslagen/verzonden
documenten sterk verbeteren en
documenten sterk verbeteren en
b) de voortgang en de bewaking van
b) de voortgang sterk te verbeteren”
werkprocessen en de bewaking van
werkprocessen sterk te verbeteren”
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 9
10. Startpunt – lessons learned (VWS Digidoc 2001-2003)
• Beschouw een dergelijk project als een ingrijpend
veranderingstraject en niet als een technisch project
• Begin niet zonder de nadrukkelijk commitment van de
ambtelijke leiding
• Zorg voor een transparant en zichtbaar project
• Beleg project niet uitsluitend bij externe adviseurs
• Benoem op sleutelposities in het project eigen medewerkers met
voldoende kennis, tijd en mandaat
• Voorkom als (te) star ervaren digitale werkprocesondersteuning
• Start nooit een pilotimplementatie zonder dat door-en-door
getest is
• Zorg voor voldoende financiële reserves
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 10
11. Achtergrond - Uitgangspunten
• gehele kernministerie
• standaardisering en uniformering werkwijzen
• geleidelijke invoering
• inrichting in nauwe samenwering met organisatie/gebruikers
• uitvoerig proberen en toetsen
• wordt hét systeem voor elke medewerker VWS-kerndepartement
(incl. management)
• wordt hét systeem voor alle documenten, mail e.d. (content) van
het VWS-kerndepartement
• rekening houden met wet- en regelgeving en standaarden en
rijksbrede ontwikkelingen
• samenwerken met de andere (FileNet) ministeries
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 11
12. Projectaanpak - Planhierarchie
I- en IT-visie
I- en IT-visie
&
&
Informatiserings
Informatiserings
agenda VWS
agenda VWS
2007-2012
2007-2012 Programma ‘Digitaal werken’
2007 Projectplan
2007 Projectplan
Digitalisering
Digitalisering
document-
document-
huishouding
huishouding
VWS
VWS
2008 Plan van
2008 aanpakvan
Plan
aanpak
Proef-
Proef-
implementatie
implementatie
2008
2008
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 12
16. Digitaliseren / Digitaal werken:
Ja, maar … digitaliseren is toch ontzettend moeilijk
Ja, maar … digitaliseren is toch simpel
Ja, maar … digitaliseren is helemaal niet nodig
Ja, maar … daar hebben wij helemaal geen behoefte aan
Ja, maar … daar zitten mijn medewerkers helemaal niet op te wachten
Ja, maar … dat is toch iets voor secretariaten
Ja, maar … dat is toch niets voor ons
Ja, maar … moet ik dan alles van scherm lezen
Ja, maar … mag ik dan niets meer printen
Ja, maar … dat is toch iets voor de archiefjongens
Ja, maar … mijn huidige functie dan
Ja, maar … moet dat nou
Ja, maar … ik kan helemaal niet surfen !
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 16