Tahapan & Tata Cara Pelelangan Umum _Pelatihan "PTK-007- Revisi 04".

PTK-007/SKK00000/2017/SO
Buku Kedua (Revisi 04)
Tahapan & Tata Cara
Pelelangan Umum
PENGAADAN Barang & Jasa KKKS – Hulu Migas
Training

• Aktivitas dalam Pra Kualifikasi
+ Evaluasi Administrasi & Dokumen
• Aktivitas Pasca Kualifikasi
+ Technical Evaluation & Field Inspection
• Biding Evaluation
• Order Decision
Pokok Bahasan

Aktivitas dalam Pra Kualifikasi
1. Pengumuman Tender atau Pengumuman Pra
Kualifikasi
2. Pendaftaran sebagai Peserta Tender atau
Pendaftaran Pra Kualifikasi
3. Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi
4. Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi
5. Evaluasi Pra Kualifikasi
6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi
7. Masa Sanggah Hasil Evaluasi Prakualifikasi
8. Penetapan Peserta Lolos Tahap PraKualifikasi
dan Undangan Peserta Tender
Pra
Kualifikasi

1. Pengumuman Tender atau Pengumuman Pra
Kualifikasi
Proses pencarian informasi pengumuman tender
suatu proyek pekerjaan dilakukan tanpa harus login
terlebih dahulu. Karena pengumuman tender
merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik
tanpa ada batasan status.
Aktivitas dalam Pra Kualifikasi …

2. Pendaftaran sebagai Peserta Tender atau
Pendaftaran Pra Kualifikasi
• Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk
melakukan proses tender. Namun sebelum
melakukan proses tender, penyedia jasa harus
melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan
dalam sistem atau sudah terdaftar menjadi
member dari sistem e-procurement.
• Hal ini dilakukan agar perusahaan yang hendak
mendaftar merupakan perusahaan yang sah
secara hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal
yang tidak diinginkan selama proses tender.

3. Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi
• Akses pengambilan dokumen tender dilakukan
bersamaan ketika peserta melakukan proses
pendaftaran tender.
• Akses dilakukan setelah peserta sah terdaftar
sebagai peserta pra kualifikasi.

4. Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi
• Peserta tender yang telah terdaftar melakukan
pengisian data-data sesuai dengan petunjuk yang
tercantum dalam dokumen prakualifikasi.
• Dokumen prakualifikasi yang telah lengkap diisi oleh
perusahaan peserta tender kemudian dikirimkan ke
panitia tender dengan melakukan upload dokumen
prakulifikasi pada halaman yang telah tersedia pada
sistem e-procurement.

5. Evaluasi Pra Kualifikasi
• Dokumen prakualifikasi yang telah masuk
kemudian di-download oleh panitia tender untuk
kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen
prakualifikasi secara manual dengan melakukan
pengecekan kelengkapan dokumen prakualifikasi di
luar sistem e-procurement.
• Hasil evaluasi kemudian di-input ke dalam formulir
evaluasi dokumen prakualifikasi yang telah tesedia
pada sistem e-procurement untuk kemudian
ditentukan lolos tidaknya perusahaan peserta
tender dalam mengikuti tahapan tender
selanjutnya.

6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi
Peserta tender dapat melihat pengumuman hasil
evaluasi dokumen prakualifikasi yang terdapat pada

7. Masa Sanggah Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi
• Peserta tender yang tidak puas terhadap hasil
evaluasi prakualifikasi yang tercantum dalam
pengumuman dapat mengirimkan sanggahan
dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang
ditujukan kepada panitia tender.
• Peserta tender pun dapat melihat pesan sanggahan
yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada
halaman pengumuman sanggahan evaluasi
prakulifikasi. Pesan sanggahan yang telah terkirim
kemudian dapat dijawab oleh panitia tender dengan
mengisi form pesan jawaban atas sanggahan dari
peserta tender.

8. Penetapan Peserta Lolos Tahap Pra
Kualifikasi dan Undangan Peserta Tender
Peserta yang lolos tahap prakualifikasi akan
memperoleh undangan berupa pengumuman dari
panitia maupun surat elektronik yang dikirimkan
melalui media internet (e-mail).

Administration
Documents Evaluation
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/admin
istration-documents-evaluation-training-
procurement-contract-biding-evaluation
Training

Dokumen Pra Kualifikasi
• Calon penyedia barang/jasa mengajukan permintaan untuk menjadi
rekanan terdaftar kepada Panitia Pengadaan Barang/Jasa di
Perusahaan, dengan melampirkan persyaratan administrasi, a.l :
1. SITU (Surat Keterangan Domisili Perusahaan)
2. Tanda Daftar Perusahaan ( TDP )
3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
4. Pakta Integritas
5. NPWP + Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)
6. Neraca Perusahaan tahun terakhir yang telah di Audit Kantor
Akontan Publik ( ada Opini )* untuk perusahaan dengan
kualifikasi M (Menengah) dan B (Besar)
7. Neraca Perusahaan 3 ( tiga ) tahun terakhir (tidak perlu di audit
Kantor Akuntan Publik ) * untuk perusahaan dengan kualifikasi K
(Kecil)
8. Akte pendirian Perusahaan dan Lembar Pengesahan
MenHuKam/ MenKeh.
9. Akte perubahan Perusahaan dan Lembar Persetujuan
MenHuKam.
10. Fotocopy KTP (yang masih berlaku) seluruh pengurus aktif yang
tercantum dalam akte perusahaan.

Dokumen Pra Kualifikasi ...
• Khusus untuk pekerjaan pemborongan Jasa
Kontruksi (Arsitektur, Sipil, Mekanikal, Elektrikal, Tata
Lingkungan), dilengkapi juga dengan:
11. Sertifikat Badan Usaha (SBU)-Jasa Kontruksi
12. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
No DOKUMEN KETERANGAN

• Khusus untuk pekerjaan Penyedia Tenaga
Kerja, dilengkapi juga dengan:
13.Surat Ijin Operasional Perusahaan Penyedia
Jasa Pekerja/ Buruh dari DISNAKER

• Khusus untuk pekerjaan Percetakan dan
Penjilidan dilengkapi juga dengan:
14. Surat Ijin Industri dari DEPERINDAG.

• Khusus untuk pekerjaan Jasa Konsultansi,
dilengkapi juga dengan:
15. Sertifikat Badan Usaha - Jasa Konsultansi

Pasca Kualifikasi
9. Pengambilan Dokumen Tender
10. Penjelasan / Aanwijzing
11. Pemasukan Dokumen Penawaran
12. Pembukaan Dokumen Penawaran
13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis
Aktivitas Lanjutan Setelah Pra Kualifikasi
14. Evaluasi Nilai/Harga Penawaran
15. Evaluasi Peringkat Pemenang Tender
16. Sanggahan Penetapan Pemenang Tender
17. Pengumuman Pemenang Tender
18. Penunjukkan Pemenang Tender

• Peserta tender (perusahaan yang mendapat
undangan dari panitia) dapat men-download
dokumen tender.
• Setelah itu dapat dilakukan pendaftaran sebagai
peserta, dengan memasukkan syarat administrasi
/dokumen pendaftaran, a.l:
 Surat Penawaran dari penyedia barang/jasa
 Lampiran-lampirannya
9. Pengambilan Dokumen Tender dan
Pendaftran Peserta
Aktivitas Lanjutan…

Surat
Penawaran
dari
Penyedia
barang/jasa

10. Penjelasan / Aanwijzing
• Dengan sistem e-procurement, tidak dilakukan tatap muka
pada tahapan ini. Masing-masing pihak cukup berada di depan
komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan dan jawaban
dilakukan secara online.
• Sistem e-procurement ini dapat menampilkan informasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan Aanwijzing seperti berita acara
dan rekaman seluruh pelaksanaan kegiatan aanwiziang.
• Panitia dan seluruh pendaftar pada tender tersebut bisa saling
bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban.
• Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis
penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun
panitia masih punya waktu minimal 1 jam untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir waktu.

• Aktivitas dalam Aanwijzing:
 Calon Peserta Mengisi Daftar
Absensi/Kehadiran Aanwijzing.
 Membahas RKS/KAK.
 Menetapkan batas akhir penyampaian
Administrasi Kepesertaan Tender.
 Membuat dan Menandatangani Berita
Acara Aanwijzing.

Dokumen
Daftar Hadir
Aanwijzing
https://www.yumpu.com/id/document/read/2
7659591/berita-acara-aanwizjing-alkes-1

BERITA ACARA
Aanwijzing
(Lembar Depan)
https://www.yumpu.com/id/document/read/2
7659591/berita-acara-aanwizjing-alkes-1
Dokumen

11. Pemasukan Dokumen Penawaran
Dokumen tender yang telah dilengkapi oleh
perusahaan peserta tender kemudian dikirim ke
panitia tender dengan melakukan upload dokumen
tender pada halaman yang telah tersedia pada
Dokumen meliputi, a.l:
 Surat Penawaran dari penyedia barang/jasa
 + Lampiran-lampirannya.

12. Pembukaan Dokumen Penawaran
• Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan
pembukaan penawaran baik, berupa dokumen
kelengkapan administrasi dan teknis maupun
dokumen lain, yang sesuai dengan ketentuan
dokumen tender.
• Pembukaan ini dilakukan sesuai dengan jadwal
yang telah disepakati oleh panitia tender.
• Waktu pembukaan sudah dapat dilakukan secara
otomatis pada sistem e-procurement.

Technical Evaluation &
Field Inspection
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/techni
cal-evaluation-field-inspection-training-
Training

13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat
Teknis
• Dokumen yang telah masuk kemudian
dievaluasi baik dari kelengkapan administrasi,
maupun evaluasi nilai teknis.
• Hasil evaluasi ini nantinya akan di-input ke
dalam halaman evaluasi yang telah tersedia
pada sistem e- procurement.
Aktivitas Lanjutan… Setelah PraKualifikasi

Evaluasi Teknis
• Evaluasi penawaran sudah dimulai sejak tahap
Evaluasi Administrasi, Teknis, dan Kewajaran
Penawaran Harga

Field Inspection
• Dalam Evaluasi Teknis, Panitia Pengadaan
Barang/Jasa juga dapat melakukan Field
Inspection, dengan cara datang langsung (site
visit) ke perusahaan/pabrik/gudang/ showroom
milik peserta tender.
• Disamping itu, Panitia Pengadaan Barang/Jasa
juga dapat melakukan cross-check dengan
perusahaan lain (yang pernah bekerjasama
dengan peserta tender yang bertalian).
• Seleksi demikian dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan pilihan vendor yang dapat diajak
bekerja sama dalam pekerjaan yang akan
ditawarkan.

• Informasi yang diperlukan meliputi :
kemampuan vendor dari segi teknis dapat
diperoleh dari ketersediaan alat-alat produksi
dan tenaga ahli,
cukup tidaknya kapasitas yang tersedia untuk
memenuhi pesanan yang diperlukan, serta
cukup tidaknya perhatian terhadap aspek
tertentu, misalnya pada masalah
pengendalian mutu, ketepatan waktu, dll.
Field Inspection ...

Hasil Evaluasi Teknis
• Hasil evaluasi ini kemudia di-input ke dalam
halaman evaluasi yang telah tersedia pada
sistem e- procurement.
• Para peserta tender dapat melihat
pengumuman hasil evaluasi ini pada
halaman yang telah disediakan pada sistem
e-procurement.

Biding Evaluation &
Order Decision
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/biding
-evaluation-order-decision-training-
Training

14. Evaluasi Nilai/Harga Penawaran
• Panitia tender kemudian melakukan
evaluasi terhadap nilai/harga
penawaran yang diajukan oleh
peserta tender.
• Penawaran harga dari peserta tidak
diperbolehkan melampaui HPS
(Harga Perkiraan Sendiri) yang ada.
• Panitia dan peserta dapat melihat
hasil evaluasi Nilai Penawaran.
Aktivitas Berikutnya …

15. Evaluasi Peringkat Pemenang Tender
• Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran,
beserta pertimbangan Nilai TKDN & BMP,
panitia dapat menentukan peringkat pemenang.
• Penentuan pemeringkatan pemenang
diputuskan melalui rapat panitia tender untuk
kemudian dapat ditentukan peringkat
pemenang.
• Hasil penetapan pemenang kemudian diiput
pada halaman evaluasi penetapan pemenang
tender.
• Peringkat pertama akan ditetapkan sebagai
pemenang, sedangkan peringkat kedua akan
menjadi pemenang cadangan.

16. Sanggahan Penetapan Pemenang Tender
• Dari hasil pengumuman hasil penetapan pemenang, peserta
dapat mengajukan sanggahan atas hasil penetapan pemenang
dengan mengirimkan pesan sanggahan kepada panitia tender.
• Panitia kemudian memberikan jawaban atas sanggahan dari
peserta tender dengan mengirimkan pesan kepada peserta
tender.
• Panitia maupun peserta tender dapat melihat daftar pesan dan
jawaban sanggahan pada halaman sanggahan penetapan
pemenang. Alurnya sama dengan sanggahan prakualifikasi
penyedia barang dan jasa.
Dalam proses pengadaan secara
e-procurement hanya melaksanakan
1 (satu) tahap sanggahan saja, yaitu
sanggahan awal.
Sanggah banding ditiadakan.

Peserta TENDER:
Proses TENDER/Pengadaan + TKDN & BMP
SELEKSI :
 Administrasi
 Teknis
 Penawaran Harga + % TKDN & BMP
Preferensi
Harga
Preferensi
Harga
HEA
(Hasil Evaluasi
Akhir)
Pemeringkatan
PEMENANG
Panitia TENDER:

I. Bahan (Material Langsung)
II. Tenaga Kerja Langsung
III.Biaya Tidak Langsung Pabrik (Factory Overhead)
TKDN BARANG

Penetapan Calon Pemenang
• Sebelum dilakukan penetapan pemenang,
Lakukan negosiasi harga dengan calon
pemenang (buat Berita Acara hasil negosiasi
harga).
• Tetapkan vendor pemenang
• Komunikasikan dan negosiasikan rencana
kontrak dengan vendor pemenang.
• Buatkan kontrak kerja (PKS/SPK) dengan
vendor pemenang, secara lengkap dan terinci.
• Setelah itu dapat dilakukan pemesanan.

17. Pengumuman Pemenang Tender
• Jika ada perubahan penetapan pemenang tender
pada masa sanggah, maka panitia dapat melakukan
evaluasi ulang terhadap penetapan pemenang.
• Namun, jika tidak ada maka Peserta yang
mendapatkan peringkat pertama secara otomatis
akan menjadi pemenang tender.

18. Penunjukkan Pemenang Tender
• Pemenang tender akan mendapatkan surat yang
dikirim melalui e-mail.
• Surat (e-mail) penunjukkan ini sebagai bukti
bahwa pemenang tender dapat melakukan
kontrak kerjasama dengan pemilik / owner
proyek.

Surat
Perintah
Kerja (SPK)
https://www.dropbox.com/s/8ktikrtgktunny
b/spk%20perorangan.docx?dl=0#

Surat Perintah
Kerja (SPK) ...

`
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken

Tahapan & Tata Cara Pelelangan Umum _Pelatihan "PTK-007- Revisi 04".

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Tahapan & Tata Cara Pelelangan Umum _Pelatihan "PTK-007- Revisi 04".

Similar to Tahapan & Tata Cara Pelelangan Umum _Pelatihan "PTK-007- Revisi 04". (20)

More from Kanaidi ken

More from Kanaidi ken (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Tahapan & Tata Cara Pelelangan Umum _Pelatihan "PTK-007- Revisi 04".