1.
Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1
Projektmanagement
Kulturprojekte erfolgreich managen
Sven-Oliver Bemmé
Projektmanagement ist zwar „nur“ eine Methode. Die Führungskraft im Kulturbetrieb, die es aber
versteht, sie gezielt einzusetzen, profitiert von vielen sich daraus ergebenden Vorteilen: höhere und
zuverlässigere Gesamtqualität, Rationalität und Kosteneffizienz von Projekten sowie Zeitersparnis,
geringere Widerstände und höhere Motivation seitens der Belegschaft – um nur ein paar zu nennen.
Gliederung Seite
1. Wozu Projektmanagement? 2
2. Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht? 2
3. Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht? 4
4. Projektmanagement in der Praxisanwendung 5
4.1 Was muss ein Projektmanager können? 5
4.2 Projekteinstieg: Auftrags- und Zielklärung 5
4.2.1 Ziele: Bedeutung und Umgang 6
4.3 Zieleigenschaften und Zielformulierung 7
4.4 Mit Zielen zur Projektstruktur 8
4.5 Projektplanung und Durchführung 10
4.5.1 Lage-/Projektumfeld-Analyse 10
4.5.2 Projektplanung 10
4.5.3 Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspaket 11
4.5.4 Zeitrechnung im Projekt 13
4.5.5 Projektkostenrechnung und Risikoabschätzung 13
4.6 Projektteam 15
4.7 Projektleitung 16
5. Arbeiten in öffentlichen und nicht kommerziellen
Projektzusammenhängen 18
5.1 Formalien und Grad der Auftragsklarheit 18
5.2 Unterschiede im Managementverständnis 19
6. Internationale/interkulturelle Projektarbeit 21
6.1 Internationalisierung von Projekten 21
6.2 Interkulturalität in Projekten 21
7. Fazit 23
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2.
G 1.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Projektmanagement
1. Wozu Projektmanagement?
Die Arbeitswelt Arbeits- und Arbeitsumwelt verändern sich – und damit die berufli-
verändert sich chen Aufgaben und Anforderungen. Industrielle und öffentliche Vor-
haben werden komplexer.1 Wir leben zudem in einer Phase der
Verschnellerung: technische und nicht technische Innovationen folgen
in immer kürzerer Taktung aufeinander. Bedürfnisse, Wünsche und
das Angebot an Produkten und Leistungen zu deren Befriedigung
werden heterogener und vielfach kurzlebiger.
Interdisziplinäre Gleichzeitig zunehmende Dynamik und Komplexität haben u. a. zur
Lösungen Folge, dass einzelne Fachabteilungen und Spezialisten in Unterneh-
statt Alleingang men immer seltener in der Lage sind, an sie gestellte Aufgaben und
Anforderungen im Alleingang zu erfüllen. Je nach Bedarf müssen
unterschiedliche Kräfte und Kompetenzen miteinander immer wieder
neu kombiniert werden. Interdisziplinäre, vernetzte und virtuelle Tä-
tigkeiten nehmen zu.2 Zunehmend „sehen Behörden und Unternehmen
sich heute [damit] konfrontiert, Aufgaben durchzuführen, die Projekt-
charakter haben“.3 Projektmanagement dient dazu, Projekte in verläss-
liche und nachvollziehbare Strukturen und Prozesse zu gießen.
Was ist ein Projekt?
Obgleich jeder etwas darunter versteht, gibt es eine Vielzahl von Defi-
nitionen, was ein Projekt ist.4 Projekte sind „einmalig durchzuführen-
de Vorhaben, die durch zeitliche Befristung, besondere Komplexität
und eine interdisziplinäre Aufgabenstellung zu beschreiben sind“.5
Projekt nach DIN 69 901
„Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen
in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe; zeitli-
che, finanzielle, personelle oder andere Abgrenzungen; Abgrenzung
gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“6
2. Was ist Projektmanagement – und was ist
es nicht?
Wenn Sie wissen wollen, was Projektmanagement ist, dann fragen Sie
doch einfach einen Schauspieler oder Musiker.
Kultur als Vorreiter Oft wird übersehen, dass Projektarbeit im Kulturbereich schon immer
zum Alltag gehört hat, ja, genau genommen für viele Berufsbilder und
Karrieren darin selbstverständlich ist. Die Annahme liegt sogar nah,
dass Projektmanagement im Kulturbereich verbreiteter ist als in
manch durchschnittlichem deutschen Industriebetrieb. Nehmen Sie
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3.
Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1
Projektmanagement
beispielsweise einen Schauspieler oder Musiker. Wer wüsste besser als
sie, was es heißt, fast ausschließlich in Projektzusammenhängen zu
arbeiten? Wenngleich oft unbewusst, ist hier „Projektmanagement“
fester Bestandteil der beruflichen und manchmal auch der gesamten
Lebensgrundhaltung. Ohne Projektverständnis wäre die Selbstorgani-
sation so gut wie unmöglich.7
Unabhängig vom jeweiligen Anwendungszusammenhang ist Projekt-
management in erster Linie eine Methode, ein Hilfsmittel. Projektma-
nagement ist nicht mehr – aber auch nicht weniger.
Was banal klingt, führt in der Praxis oft zu Irritationen und nicht selten
zum Misserfolg von Projekten – dies meist noch, bevor sie tatsächlich
angefangen haben.
Gerade Organisationsveränderungen werden oft von Projekten pilo- Projektmanagement ↔
tiert. Beim Management von Organisationsveränderungen (Change- Changemanagement
management) ist Projektmanagement ein gängiges methodisches
Hilfsmittel. Beide sind jedoch nicht miteinander gleichzusetzen.8 Ers-
teres beinhaltet die Steuerung eines übergreifenden Prozesses von
(nachhaltiger) Entwicklung. Letzteres kann dabei ein Hilfsmittel sein
– muss es aber nicht.
Strategie
Verträge, Richtlinien
Organisation
Positionierung
Hierarchie, Aufbau
Funktionieren Funktion
Changemanagement
Menschen Systeme
Persönliches Verhalten Prozesse, Abläufe,
Kompetenzen/Können Verfahrensweisen + Instrumente
Motivation, Zusammenarbeit (z.B. Projektmanagement)
Zwischenmenschliche Aspekte
Abb. G 1.1-1 OE-Dreieck
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4.
G 1.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Projektmanagement
Ziele und Zielkanäle Organisationsentwicklung ist die gleichzeitige, bewusste und gezielte
Veränderung von Organisation, Menschen und Systemen. 9 Projektma-
nagement ist ein Instrument (System) zur Abarbeitung unternehmens-
relevanter Aufgaben. Projektmanagement heißt planerisch-struktu-
relles Arbeiten und duldet keinerlei Ergebnisoffenheit (= Zielgenauig-
keit). Veränderungsmanagement und Organisations-Entwicklung um-
fassen die Steuerung von in Teilen ergebnisoffenen Prozessen (= Ziel-
kanäle).
Formaldefinition Projektmanagement
Als Funktion im Unternehmen ist Projektmanagement qua Begriff
führungsnah angesiedelt.10 Projektmanagement stammt aus dem US-
amerikanischen. Es geht zurück auf die Zeit des Zweiten Weltkriegs11
und umfasst „das organisatorische Instrumentarium zur Durchführung
eines Projektes, insbesondere bei komplexeren Aufgaben“.12
Definition nach DIN
„Projektmanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungs-
organisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwick-
lung eines Projekts.“13
3. Was kann Projektmanagement leisten –
und was nicht?
Mensch und Methode Keine Methode ersetzt Qualität und Qualifikation der Personen, die
sie zurate ziehen. Keine Methode ersetzt die Qualität von Zielen, Stra-
tegie oder Zusammenarbeit. Hierzu sind ausschließlich die beteiligten
Menschen in der Lage.14
Projektmanagement allein löst keine Probleme und ist allein nicht
ausreichend, eine Organisation besser funktionieren zu lassen. Pro-
jektmanagement entwickelt aus sich heraus keine gelebte Vision,
verändert nicht das (tatsächlich) Bestehende. Es ist „nur“ eine Unter-
nehmensfunktion (siehe Abb. G 1.1-1). Aber: Soll Projektmanagement
funktionieren, so bedarf es oft der bewussten Veränderung des Be-
stehenden!
Faktoren Faktoren sind hier u. a.: Kompetenzaufbau der Belegschaft/Mitarbei-
terschulung15; Offenheit der Unternehmensführung für die Delegation
von Aufgaben und Verantwortung; Dezentralisierung von Aufgabener-
ledigung und Führungsverantwortung; Umverteilung von Ressourcen.
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