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Prof. Dr. Friedrich Loock: Hilfe zur Selbsthilfe. Formblätter und Planungs-Hilfen für das Veranstaltungsmanagement

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Prof. Dr. Friedrich Loock: Hilfe zur Selbsthilfe. Formblätter und Planungs-Hilfen für das Veranstaltungsmanagement

  1. 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.2 Veranstaltungsmanagement Hilfe zur Selbsthilfe Formblätter und Planungs-Hilfen für das Veranstaltungsmanagement Prof. Dr. Friedrich Loock Die Beiträge von Heidi Voss und Alexander Krößner benennen und beschreiben zentrale Aspekte eines erfolgversprechenden Veranstaltungsmanagements. Die nachfolgenden Übersichten fassen diese in Formblätter und Planungs-Hilfen zusammen. Gliederung Seite 1. Profil der Veranstaltung 2 2. Dramaturgie der Veranstaltung 3 3. Zielgruppen / Zielpersonen 4 4. Termin-Check betriebsextern 5 5. Termin-Check betriebsintern 6 6. Mitwirkende auf der Bühne 7 7. Mitwirkende hinter der Bühne 8 8. Budget Honorar und Reise 9 9. Budget Unterbringung 10 10. Budget Betreuung 11 11. Budget Organisation 12 12. Budget Umsetzung 13 13. Referent/in 14 14. Moderatoren-Hinweise Ablauf 15 15. Drucksachen 16 16. Sicherheitshinweise 17 1
  2. 2. G 2.2 Projekt- und Veranstaltungsmanagement Veranstaltungsmanagement 1. Profil der Veranstaltung Veranstaltung: __________________________________ Geplanter Termin: __________________________________ Verantwortlich: __________________________________ Veranstaltungs-Elemente Notizen Veranstaltungs-Dauer Besucher- / Teilnehmer-Zahl Primär-Zielgruppe (A) 1 Sekundär-Zielgruppe (B) 2 Tertiär-Zielgruppe (C) 3 Veranstaltungs-Charakter 4 Frequenz 5 Aktions-Zeitraum Vorträge Workshops Symposien Diskussionen Panels Ausstellungen Präsentationen Formblatt G 2.2-1 Profil der Veranstaltung 1 Zentrale Zielgruppe 2 Wichtige Zielgruppe 3 Nachrangige Zielgruppe 4 z. B. Konferenz / Workshop … sowie z. B. international / national … 5 zeitbezogen (z. B. jährlich) / aktions-bezogen (z. B. zum Hafen-Geburtstag) … 2
  3. 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.2 Veranstaltungsmanagement 2. Dramaturgie der Veranstaltung Veranstaltung: __________________________________ Geplanter Termin: __________________________________ Verantwortlich: __________________________________ Notizen Anlass Bedeutung Tagesordnung Vorherige Veranstaltung Vorgehensweise / Regeln Fragestellungen / Thesen Meinungsäußerung Diskussion Informationen Beispiele Problemstellung Lösungsansätze Aktions- und Zeitplan Arbeitsergebnisse Aufgabenstellung Folgeveranstaltung Formblatt G 2.2-2 Dramaturgie der Veranstaltung 3
  4. 4. G 2.2 Projekt- und Veranstaltungsmanagement Veranstaltungsmanagement 3. Zielgruppen / Zielpersonen Veranstaltung: __________________________________ Geplanter Termin: __________________________________ Verantwortlich: __________________________________ Teilnehmer weibl. / mänl. Alter von … bis / Kern1 Bildung von … bis / Kern Berufl. Funktion von … bis Familie2 3 Sonstiges Referenten weibl. / mänl. Alter von … bis / Kern1 Bildung von … bis / Kern Berufl. Funktion von … bis Familie2 3 Sonstiges Mitwirkende weibl. / mänl. Alter von … bis / Kern1 Bildung von … bis / Kern Berufl. Funktion von … bis Familie2 3 Sonstiges Formblatt G 2.2-3 Zielgruppen / Zielpersonen 1 Kern = größte bzw. relevanteste Teilzielgruppe 2 ledig / verheiratet / … 3 Familie mit Kindern / ohne Kinder / … 4

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