Digilähettiläiden hyödyntäminen Teamsin jalkautuksessa / Karoliina Kettukari ja Päivi Lassila / M365HPR / 5.5.2020

1. DIGILÄHETTILÄIDEN
HYÖDYNTÄMINEN
TEAMSIN JALKAUTUKSESSA
CASE HELSINGIN KAUPUNKI, KULTTUURI JA VAPAA-AIKA
Microsoft 365 HPR 5.-6.5.2020
Päivi Lassila
Karoliina Kettukari

2. Päivi Lassila
ICT-asiantuntija
Helsingin kaupunki
Kulttuurin ja vapaa-ajan
toimiala, tietohallinto
ICT-kehitys
@plassila
Karoliina Kettukari
Office 365 ja Teams,
tiimityöskentelyn
kehittäminen
Senior Consultant, Sulava
(Projektin aikaan Digital Illustrated)
@kettukari

3. IT HR Johta-
minen
Digistrategiasta käytäntöön
Digiosaamisen kehittäminen on yhteistyötä
@plassila & @kettukari 2020

4. Tammikuu
Haku alkaa
Helmi-maaliskuu
Kick off
Digilähettiläspäivä Microsoftilla
Huhtikuu – marraskuu
19 eri koulutusta
digilähettiläille
Joulukuu
Kauden päätöstilaisuus
Digilähettiläiden palkitseminen
Digilähettiläiden vuosi 2019
Syyskuu – joulukuu
Digilähettiläät pitivät
20 muutostyöpajaa
@plassila & @kettukari 2020

5. Digilähettiläsverkoston kokoaminen
Kuinka monta?
Mistä?
Nimetäänkö vai
vapaaehtoisia?
Mitkä ovat hyvän
Digilähettilään
ominaisuudet?
Mitä
Digilähettiläs
hyötyy tästä?
@plassila & @kettukari 2020

6. Digilähettiläiden koulutukset
• Teamsin peruskoulutukset koko Kuvalle
• OneNote, Planner, Forms
• Oman työn hallinta
• Power Platformin esittely
• Teams-tunnit (online): Mitä kuuluu? + Tietoiskuja
• Tiimityöskentelyn kehittämiseen tähtäävien
muutostyöpajojen pitäjien koulutukset
• Muutostyöpajojen muotoilu ja työpajojen fasilitointi
• Muutostyöpajojen tunnelmat ja parhaat käytänteet
@plassila & @kettukari 2020

7. Mistä Digilähettiläs saa tukea?
Esimiestapaamiset
@plassila & @kettukari 2020

8. Mitä Digilähettiläät käytännössä
tekevät?
• Jokainen omien taitojensa ja
innostuksen mukaan
• Vertaistuki omassa lähipiirissä
live ja online
• Tiedon jakaminen ja viestintä
• Tiimityöskentelyn ja
yhteistyön kehittäminen
@plassila & @kettukari 2020

9. Vapaus kehittää omaa toimintaa
• Maunula-talon kirjaston ja
nuorison digilähettiläät
suunnittelevat koko talon
Office 365 –työpajaa
• Kirjastolle perustettu koko
talon yhteinen Teams
• Liikunnalle tulossa lisää
digilähettiläitä
Nuorison digilähettiläs Discordissa:
”Mun pitää koko ajan opetella niin
paljon uusia asioita, että mä
tunnen itseni nuoreksi!”
@plassila & @kettukari 2020

10. Digilähettiläät 2020
Hakuprosessin
kehittäminen Power
Automaten avulla
Kaupungin
digilähettiläspäivä
Microsoftilla
@plassila & @kettukari 2020

11. Mitä mieltä Digilähettiläät itse ovat?
@plassila & @kettukari 2020
”Aluksi olin huolissaan, miten aika
riittää tähän muu työn ohessa.
Mutta itse asiassa Teams on
helpottanut meidän työskentelyä ja
tuonut päiviin lisää aikaa.”
”Teamsin yli pidettävät tukitunnit ja
tietoiskut uusista ominaisuuksista
ovat olleet kullanarvoisia. Myös
kaikille avoin Teamsin tukiryhmä
(tiimi) on ollut tärkeä.”
”Iso asia oli tehdä tiimin omat
pelisäännöt. Istuttiin yhdessä alas
ja sovittiin miten toimimme.”
”Sisäisesti kaikki menee jo
Teamsiin. Ulkoisesti tulee
sähköpostia.”
”Ilmoitusasetusten hallinta on avain
infoähkyyn. Ne pitää jokaisen käydä
itse läpi. Lisäksi tiimin kesken on
hyvä sopia siitä, miten tägäyksiä
yms. käytetään.”
”Keskustele esimiehesi kanssa
ajankäytöstä. Varaa kalenteriisi
aikaa koulutuksille ja tuelle.”

12. Kyllä kiitos, meillekin Digilähettiläät!
Mitä pitää ottaa huomioon?
• Digilähettiläsverkostolla pitää
olla omistaja ja aikaa verkoston
kouluttamiseen ja tukemiseen
• Perustaidot vaihtelevat ja
osittain alkeelliset
• Esimiehen hyväksyntä
• Ajanhallinta ja ajankäytön ROI
• Toimintasuunnitelma vuodeksi
eteenpäin (Planner)
@plassila & @kettukari 2020

13. “Digilähettiläät ovat
upeita tyyppejä, jotka
edistävät kaikkea
toiminnan kehittämistä –
eivät pelkästään Office
365:n liittyviä asioita,
vaan yksiköiden
toimintaa kaikilla tasoilla.
He nousevat yli omien
yksiköidensä jakamaan
tietoa laajemminkin.”
@plassila & @kettukari 2020

14. Kiitos! ❤
Päivi Lassila, paivi.lassila@hel.fi / @plassila
Karoliina Kettukari, karoliina.kettukari@sulava.com / @kettukari