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WhistleB_cinco_passos_para_um_canal_de_comunicacao_etica_crivel_e_eficiente

  1. 1. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com Cinco passos para um Canal de Comunicação Ética crível e eficiente WHITE PAPER 1
  2. 2. Cinco passos para um Canal de Comunicação Ética crível e eficiente Um Canal de Comunicação Ética é uma ferramenta que permite às empresas monitorarem suas orien- tações sobre ética empresarial e seus códigos de conduta. Ele forne- ce um meio de obter informações sobre irregularidades que devem ser corrigidas o quanto antes. Os denunciantes agem segundo os melhores interesses da empresa e devem ser capazes de confiar no canal de denúncia da compa- nhia; sabendo que não há riscos de retaliação contra os membros da equipe e que esses relatórios podem ser enviados de forma anô- nima. Os gerentes têm a responsabili- dade de lidar com qualquer infor- mação obtida através de denúncia de uma maneira apropriada e con- fidencial. Garantindo que pessoas inocentes sejam protegidas contra os danos de um relato incorreto. Neste Informe destacamos cinco etapas importantes que devem ser consideradas na implementação de um Canal de Comunicação Ética da empresa. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com Fatos: Oferecer um Canal de Comunicação Ética é uma excelente maneira de detectar frau- des. Mais de 40% de todos os crimes de fraude e suborno são descobertos através de denúncias confidenciais. Em média, as empresas perdem 5% de sua receita devido a fraude, mais comumente a apropriação indevida de ativos da empre- sa, seguido por corrupção e contabilidade falsa. As empresas que operam um serviço de denúncia de irregularidades des- cobrirão crimes, em média, 50% mais cedo do que as outras, o que resulta em consi- derável economia de custos e diminuição de riscos para a empresa. Estudo global encomendado pela Asso- ciação de Fiscais de Fraude Certificados (Association of Certified Fraud Examiners), em 2014. 2
  3. 3. PASSO 1 | O código de conduta da empresa é fundamental Hoje, o código de conduta consti- tui um documento fundamental nas empresas, e muitas vezes é o primeiro documento que um novo CEO ou membros da equipe e for- necedores são convidados a aderir. O código de conduta pode muito bem ser baseado nas diretrizes internacionais do Pacto Global das Nações Unidas sobre empresas responsáveis. Ele deve parecer relevante e realista para a empresa e seus fornecedores; ele deve ser fácil de compreender e redigido de forma a criar orgulho e compromisso com as aspirações empresariais da empresa. O código pode também ser complementado com casos de dilemas éticos para ilustrar a aplicação prática das orientações e políticas em áreas que sejam de especial importância ou imponham risco específico para a empresa. Um forte apoio é fundamental e por isso é importante que a equipe de gestão e o conselho estejam envolvidos no desenvolvimento do código. O passo seguinte é uma comunicação frequente e discussão sobre o código em toda a organi- zação. Há uma série de maneiras de se fazer isso, como, por exem- plo, através de plataformas interativas de e-learning ou jogos. No entanto, ter um código de conduta em vigor não é suficiente; ele também deve ser monitorado. A maneira mais eficiente de conse- guir isso é através de um serviço crível de denúncia de irregularida- des. A necessidade de um Canal de Comunicação Ética em empresas é impulsionada, em parte, pelo aumento das expectativas sobre conduta ética empresarial, e, em parte, pela legislação anticorrupção mais rigorosa que está fazendo com que equipes de gestão sejam cada vez mais responsáveis por tomar ações preventivas a fim de evitar a corrupção nas empresas. Lição 1: O código de conduta da empresa deve ser de fácil aderência e admiração. O envolvimento da gerência, a fixação do có- digo e o acompanhamento de desvios são importantes para torná-lo confiável. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com3
  4. 4. PASSO 2 | Segurança para o denunciante e o denunciado Um denunciante está agindo para o bem da empresa; a denúncia de irregularidades para benefí- cio próprio é rara. O denunciante aponta perigos em potencial ou comportamentos considerados antiéticos. Ele deve ser capaz de confiar no serviço de denúncia de irregularidades da empresa e a forma como a informação apresen- tada é tratada. É importante deixar claro que os denunciantes devem agir de boa fé, mesmo que não lhes seja pedido que provem que a informação está correta. Uma suspeita sincera é suficiente. Os denunciantes são, a princípio, encorajados a se identificarem, mas a opção de apresentar os relatos de forma anônima deve ser oferecida. A opção de denúncias anônimas é usada com frequência e provou ser vital para a obtenção de pistas sérias relacionadas aos negócios. As informações sobre supostos infratores devem ser tratadas de forma adequada. Contanto que isso não impeça a investigação, o denunciado deve ser informado sobre o relatório de irregularidades e receber a oportunidade de se defender. Se você estiver oferecendo serviços de denúncia de irregularidades em mercados onde haja legislação inadequada ou má observância do Estado de Direito, é especialmen- te importante considerar de que forma as identidades, dos supostos infratores e dos denunciantes que escolherem se identificarem, po- dem ser protegidas. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com4
  5. 5. PASSO 2 | Segurança para o denunciante e o denunciado Os países da UE têm diretrizes na- cionais para o tratamento de dados pessoais e se o serviço deve ou não ser registrado com a agência nacio- nal de proteção de dados. É impor- tante que você esteja ciente destes regulamentos antes de lançar o serviço. A política do Canal de Comunicação Ética afirma que os membros da equipe que agirem de boa fé não devem ser submetidos a retaliação. Ela esclarece o processo para investigação de casos de denúncia de irregularidades, inclusive quem deveria estar na equipe de investi- gação, como processar a infor- mação e como proteger o suposto infrator. LIÇÃO 2: Garanta que a sua política de denúncia de irregularidades esteja pre- parada para o processamento correto de casos de denúncia. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com5
  6. 6. PASSO 3 | Uma solução segura é fundamental Um serviço de denúncia de irregu- laridades é um canal de informação confidencial sobre assuntos empre- sariais, bem como dados pessoais. Por isso, é de vital importância que a informação seja processada de uma forma segura. Por essa razão, consideramos duvidosos os ser- viços de denúncia de irregularida- des que permitem que os relatórios sejam enviados por e-mail, uma vez que as informações apresen- tadas desta forma não podem ser protegidas. Recomendamos uma solução baseada em web fechada, hospedada externamente em que todas as informações sejam crip- tografadas e protegidas por senha e onde a informação seja passada diretamente do denunciante para a empresa. A tradução de relatórios deve ser possível dentro do siste- ma fechado, caso seja pedida pela empresa. Recomendamos, ainda, que os relatórios que são apresentados de forma aberta, por exemplo, em conversa com um gerente local, sejam inseridos no mesmo sistema seguro utilizado para relatórios en- viados on-line. Desta forma, todos os relatórios serão mantidos juntos. Em alguns casos pode haver justi- ficativa para oferecer o serviço de denúncia de irregularidades por te- lefone. Nesses casos, é importante que a empresa considere o serviço telefônico a partir de uma perspec- tiva de segurança, uma vez que este irá envolver partes externas, tais como operadoras de telefonia e intérpretes. Os relatórios apre- sentados pelo telefone também devem ser inseridos e mantidos juntos com os relatórios apresenta- dos através de outros canais. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com6
  7. 7. PASSO 3 | Uma solução segura é fundamental Para muitos denunciantes, a capacidade de manter o anonimato é essencial. Um serviço prestado por um terceiro independente é uma solução tranquilizadora para proteger o anonimato dos denun- ciantes. Várias empresas com as quais tivemos contato, que têm soluções internas de denúncia de irregularidades por meio das quais os membros da equipe podem entrar em contato, por exemplo, com o diretor de RH ou o consultor jurídico chefe, decla- raram que não estão recebendo denúncias sobre assuntos críticos para a empresa. A razão para isto pode ser que o informante não tem confiança de que o serviço seja suficientemente seguro. A organização em torno do serviço de denúncia deve ser eficiente e bem planejada. Começar com uma pequena equipe é muitas vezes uma boa ideia; no entanto, a equipe deve ser composta de pelo menos duas pessoas para minimizar o risco de processa- mento incorreto dos casos, por exemplo, se o relatório diz respeito a um membro da equipe. Lição 3: Um serviço de denúncia de irregularidades seguro aumenta a chance de obtenção de denúncias sobre assuntos críticos para a empre- sa. Uma solução oferecida por uma companhia terceirizada independente é uma opção segura para a empresa e para o denunciante. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com “Operação externa do sistema aumenta a credibilidade, tanto entre os funcionários quanto externamente.” Einar Lundgren, Transparency International, Maio 2014 7
  8. 8. PASSO 4 | A conveniência é tanto para os denunciantes quanto para a empresa Um Canal de Comunicação Ética que seja simples e amigável torna mais fácil para o denunciante apre- sentar um relatório e passar confi- ança no serviço. O denunciante é informado sobre o objetivo do serviço de denúncia: relatar faltas graves e violações do código de conduta da empresa. No formulário de submissão real, o de- nunciante deve ter a oportunidade de descrever o seu caso e só deve ter que responder a perguntas que sejam relevantes à investigação. Ter a opção de reportar no idioma local é frequentemente útil para os denunciantes. É importante pensar na escolha dos canais de comunicação para que o serviço possa ser acessado por aqueles que você deseja al- cançar. A possibilidade de reportar por telefone é uma boa solução se os membros da equipe não têm acesso à internet ou se eles não estão acostumados a expressar-se por escrito. No entanto, estamos vendo uma tendência em relatar por escrito, como este método é mais seguro e como o uso da inter- net está se expandindo e o número de smartphones subindo. De acor- do com eMarketer.com, cerca de 1,8 bilhões de pessoas atualmente usam smartphones o que repre- senta um aumento de 25% desde 2013. Outro aspecto importante é incluir a funcionalidade para que a empre- sa possa voltar e postar perguntas de acompanhamento aos denun- ciantes anônimos. Isto pode ser conseguido, por exemplo, forne- cendo ao denunciante um número PIN particular para aprofundar o diálogo sobre o caso. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com8
  9. 9. PASSO 4 | A conveniência é tanto para os denunciantes quanto para a empresa A utilização do Canal de Comu- nicação Ética também deve ser simples para a empresa. O proces- samento dos relatórios deve ser descomplicado e seguro. Ele deve facilitar o acesso a dados históricos e estatísticas pela equipe de gestão e diretoria. Recomendamos, por- tanto, um sistema em que todos os relatórios sejam armazenados em um único lugar, independen- temente do canal de submissão - on-line, por telefone ou face-a-face. Neste sistema deve-se ser possível indexar os relatórios para gerar estatísticas e dados relevantes para a empresa, para fins de tomada de decisão. A maioria das denúncias provêm de membros da equipe; no entan- to, de acordo com a Associação de Fiscais de Fraude Certificados, 50% são originadas de outros informan- tes. Recomendamos que outras partes interessadas, como clientes e fornecedores do serviço sejam convidadas. Lição 4: Um canal de comunicação de fácil utilização, que permite que perguntas de acompanhamento também sejam posta- das para denunciantes anônimos, pode ser vital para o processo de investigação. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com9
  10. 10. PASSO 5 | Comunique o objetivo do serviço Um lançamento positivo do serviço é essencial para a geração de be- nefícios comerciais. Apoio ao objeti- vo do serviço, ou seja, que a equipe de gestão e a diretoria acolham de bom grado as denúncias sobre desvios de conduta na empresa e estejam empenhadas em tomar as atitudes necessárias, é importante. O Canal de Comunicação Ética deve ser percebido como uma parte na- tural do monitoramento do código de conduta da empresa. Também vale a pena salientar que um Ca- nal de Comunicação Ética fornece a todos os membros da equipe, bem como às potenciais partes externas interessadas, um meio de relatar violações do código de conduta da empresa. Por alto, com base no feedback de empresas, em torno de um ou dois relatórios de denúncia de irregularidades por cada 1.000 membros da equipe são recebidos anualmente. O serviço de denúncia faz parte do perfil da empresa, tanto inter- namente para com os membros da equipe quanto externamente para com os clientes, investidores, fornecedores e as relações com a mídia. Por esta razão, muitas vezes ele é comunicado através de sites internos e externos, apresentações corporativas e relatórios de susten- tabilidade. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com10
  11. 11. PASSO 5 | Comunique o objetivo do serviço Considere quem deve ser o patro- cinador visível do serviço de denún- cia de irregularidades no lançamen- to. Nosso conselho é que este deva ser o CEO da empresa, mesmo que ele ou ela não estará gerindo o serviço. Isto proporciona seriedade e credibilidade ao serviço. Ao lançar o serviço também é importante garantir que todos os principais grupos-alvo sejam infor- mados, e que as mensagens e os canais sejam adaptados às neces- sidades deles. Os representantes sindicais são frequentemente infor- mados no início do processo. Um Canal de Comunicação Ética bem articulado constitui também uma resposta aos meios de comu- nicação social. Ele é um canal inter- no que os funcionários podem usar anonimamente, caso eles sintam que não estão sendo ouvidos ou não sejam capazes de usar os ca- nais de comunicação regulares da empresa. Isso permite que a gerên- cia possa lidar internamente com informações que poderiam acabar caindo nas mãos do domínio públi- co e potencialmente prejudicar a empresa. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com Lição 5: Um Canal de Comunicação Ética bem elaborado garante eleva- dos padrões de ética empresarial e um ambiente de negócios transparen- te. Um lançamento positivo do ser- viço e informações recorrentes sobre os seus objetivos são a chave para o sucesso. “Estabelecer uma função de denúncia de irregularidades na qual os mem- bros da equipe podem confiar é uma ferramenta fundamental para a sus- tentabilidade da diretoria. É impor- tante que as irregularidades... possam ser relatadas de forma anônima, por exemplo, através de uma terceira par- te externa independente” Leif Johansson, chairman, Ericsson and AstraZeneca Citação de Lucro Sustentável (Sustainable Profit) dos fundadores do WhisteB 11
  12. 12. A credibilidade é o coração do serviço Nunca é demais enfatizar a im- portância da credibilidade para o Canal de Comunicação Ética. É fundamental para a obtenção de denúncias empresariais sérias. Além disso, um serviço crível é o que aumentará o perfil de ética da empresa. Um Canal de Comunicação Ética é uma ferramenta importante para a gestão de riscos. Ele captura os problemas em um estágio inici- al, que de outra forma poderiam tomar diferentes proporções. As novas orientações sobre denúncia de irregularidades emitidas pelo Conselho da Europa em 2014, afirmam que este serviço pode ser um ponto a favor da empresa, se um membro do pessoal não optar por utilizar o serviço de denúncia interna e, em vez disso, transmitir a informação externamente. Para um serviço de denúncia de irre- gularidades de sucesso você precisará ▪ de uma política de denúncia bem pre- parada para o processamento correto de casos de denúncia ▪ um serviço seguro para relatórios e mani- pulação de casos ▪ um serviço de fácil utilização, tanto para denunciantes quanto para a empresa ▪ um lançamento positivo e correto do serviço ▪ um serviço que forneça informações relevantes para a tomada de decisões pela gestão e diretoria Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com “A arma mais poderosa contra a fraude não é um algoritmo ou uma lista de verificação, mas um denunciante.” The Economist, março de 2014 12
  13. 13. Checklist para um serviço de denúncia crível Você gostaria de uma ava- liação do seu serviço atual ou de rever questões-chave antes do lançamento de um serviço? Utilize o nosso modelo para avaliação de Canais de Comu- nicação Ética, com os nossos cumprimentos. Um serviço de denúncia crí- vel é fundamental para a ob- tenção de denúncias sérias a respeito da empresa. Relatórios anônimos ▪ Os relatórios podem ser enviados anonimamente e o acompanha- mento pode ser feito por meio de diálogo anônimo entre a empresa e o denunciante? ▪ Vocês oferecem um canal de relatórios através de um prestador de serviços externo para proteger a identidade do denunciante? ▪ É possível vedar as informações passadas entre o denunciante e companhia em um sistema fecha- do? Proteção de dados ▪ Os dados são transferidos e ar- mazenados de forma segura, por exemplo, com o uso de criptografia e proteção por senha? ▪ É possível reportar via e-mail ou esta opção foi excluída (devido a riscos de segurança de dados)? Conveniência ▪ Vocês oferecem aos denunciantes um canal de informação simples que esteja disponível 24h por dia 7 dias por semana em seu idioma local? ▪ Os denunciantes tem fácil acesso a informações sobre o serviço e a finalidade do mesmo? O processo de investigação ▪ Existe uma política de denúncia para garantir que o processo de investigação seja seguro e confi- dencial e que os denunciantes que decidam optar por fazer a denúncia abertamente sejam protegidos? Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com13
  14. 14. Checklist para um serviço de denúncia crível Adaptação da lei ▪ O serviço está em conformidade com as leis e regulamentos nacio- nais sobre denúncia de irregulari- dades nos países onde o serviço está sendo oferecido? Acompanhamento ▪ As estatísticas relevantes, sobre, por exemplo, o número de re- latórios por período de tempo, os pontos de conflito ou a localização geográfica, são de fácil acesso? Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com14
  15. 15. WhistleB Estamos oferecendo uma nova geração de Canais de Comunicação Ética. O serviço é baseado em se- gurança e comodidade tanto para o usuário quanto para a empresa. Somos uma empresa em rápido crescimento, com uma cobertura de mercado em mais de 50 países. Somos parte da TripleB, uma em- presa de consultoria com experiên- cia de mais de 15 anos em apoiar operadores globais e locais sobre sustentabilidade e ética empresa- rial. Copyright © WhistleB 2014 All Rights Reserved www.whistleb.com Sobre o WhistleB WhistleB Brazil - Canal de Comunicação Ética henrique.paludetto@whistleb.com +55 11 9 4338 0775 www.whistleb.com Entre em contato com o WhistleB 15

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