1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
SIKLUS PENGELUARAN, PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN KAS, SISTEM
INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN
Dosen :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Disusun Oleh:
NAMA : Mislia
NIM : 55518120050
PROGRAM MEGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCUBUANA
JAKARTA
2019

2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran merupakan kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para
pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung
didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah
valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh
Fungsi dari siklus pengeluaran antara lain:
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan pesanan, menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha

3. 6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Tiga aktivitas dalam siklus pengeluaran :
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa
Pembelian (memesan) barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen
Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman
barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya
adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas
persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke
departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang
ke supplie
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
Penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan
jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah
diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim
melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang
yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada
aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat
diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan
persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat
dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung

4. dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang
apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim
semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus
dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat
mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah
diterima sesuai dengan kenyataannya.
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:
a. bagian pembelian yaitu yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan
menginputnya ke komputer.
b. bagian hutang yaitu yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai
pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-
masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
c. bagian gudang yaitu yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan
membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap
menerima tagihan
d. bagian hutang yaitu yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
e. bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok
sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai
dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

5. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang
atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan
nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk
ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh
pembelian.
Tujuan sistem pembelian adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima
jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan
pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasilkan dari
dana tersebut. Jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau
dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

6. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah:
a. Bukti kas keluar. Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti
pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-
pengeluaran lainnya.
b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang di rekening
giro.
c. Permintaan cek.
Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
a. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
b. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
c. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
d. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
e. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
a. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
b. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
c. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
d. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Implementasi Sistem Informasi Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas pada PT
ABC.
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa

7. Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah proses pembuatan purchase request, proses
pemilihan supplier serta proses pembuatan purchase order yang akan dikirimkan kepada
supplier terpilih untuk melakukan pemesanan pengadaan. Untuk meminimalisir risiko
pada tahap ini, PT ABC melakukan berbagai pengendalian, seperti memiliki fungsi
tersentralisasi dalam proses pengadaan untuk meminimalisir pemesanan barang yang tidak
dibutuhkan dan melakukan stock opname untuk mendapatkan pencatatan yang akurat.
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah inspeksi penerimaan barang dan pembuatan
good receipt pada pengadaan jasa. Tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai
karena bagian penerimaan barang akan melakukan inspeksi memastikan barang yang
datang sesuai dan dalam keadaan yang baik dengan yang dipesan, dilakukan otorisasi
dan verifikasi sebelum dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa. PT ABC telah
melakukan berbagai pengendalian untuk meminimalisir risiko, seperti inspeksi dilakukan
oleh user, supplier, dan staf bidang penerimaan barang serta konsultan independen
khusus untuk barang curah dan para inspector harus melakukan verifikasi dan
menandatangani form inspection report.
3. Approving supplier invoice.
Pada tahap ini yang dilakukan adalah verifikasi dokumen penagihan hutang dan supplier
berserta dokumen pendukungnya, proses entry invoice pada sistem SAP modul FI, dan
proses posting akun hutang ke jurnal umum. Tujuan pengendalian ini adalah untuk
memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran di posting ke
akun supplier yang sesuai tidak tercapai.
4. Cash disbursement
Pada tahap ini, bidang kas dan bank akan melakukan verifikasi terhadap disbursement
voucher berserta dokumen pendukung, menyortir tanggal jatuh tempo tagihan supplier,
mengelengkapi form aplikasi setoran bank, melakukan proses outgoing payment pada
sistem SAP modul FI yang akan membentuk jurnal pembayaran serta melakukan
rekonsiliasi untuk menyesuaikan pencatatan perusahaan dengan rekening koran.

8. Daftar Pustaka:
Achmad Fachrul Rifa'i.
2018. https://www.academia.edu/12377258/SIKLUS_PENGELUARAN_PEMBELIAN_an
_PENGELUARAN_KAS_. (26 November 2018, jam 09.49)
AhsanulHaqJalil. 2018. https://www.scribd.com/document/324730230/Materi-4-Siklus-
Pengeluaran-Prosedur-Pembelian-Dan-Pengeluaran-Kas. (26 November 2018, jam 09.28)
Anwarsaya. 2013. http://anwarsaya.blogspot.com/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-
informasi.html. (26 November 2018, jam 10.00)
Christinapandu. 2011. http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-
pembelian-dan.html. (26 November 2018, jam 09.55)
Iamrul rulchan. 2015. http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.com/2015/01/aplikasi-siklus-
pengeluaran-sia.html. (26 November 2018, jam 10.55)
James A. Hall. 2008. Sistem Informasi Akuntansi edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Muliasari, Anggie Nathasa. 2012. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20305651-S-
Anggie%20Nathasa.pdf. (26 November 2018, jam 12.00)