Como a gestão de stakeholders pode influenciar radicalmente no resultado de um projeto
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A importancia de se identificar e gerenciar as partes interessadas de um projeto para garantir que o mesmo seja planejado e estimado devidamente, evitando desvios ou restrições durante sua execução.
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Como a gestão de stakeholders pode influenciar radicalmente no resultado de um projeto
- 1. 1 José Roberto Bolognani Como a gestão de stakeholders pode influenciar radicalmente no resultado de um projeto
- 2. 2 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Sobre o palestrante Gerente de projetos sênior com vasto conhecimento em TI e Telecom, tendo mais de 12 anos de experiência em desenvolvimento de sistemas e produtos, gestão de serviços de TI e mais de 8 anos à frente de projetos estratégicos e globais, com larga experiência em projetos internacionais. Possui MBA em gerenciamento estratégico de projetos e as certificações PMP, CSM e ITIL. É Executivo Nomeado do PMI-MG pela diretoria de Programas, Gerente do Projeto do 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-MG, fundador do AgileTour BH, Co-fundador do SCRUM Minas, fundador dos grupos AgileMinas e EmpregoGP, e professor em diversos MBAs em gerenciamento de projetos, além de ser entusiasta no gerenciamento de riscos.
- 3. 3 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 O que são Stakeholders? “São pessoas, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetadas, ou sentirem-se afetados por uma decisão, atividade ou resultado” 5ed PMBOK pag. 394 A gestão dos stakeholders é fundamental para o sucesso ou fracasso de um projeto. “Pessoas ou organizações que afetam, são afetadas ou meramente pensam que podem ser afetadas” (demais autores)
- 4. 4 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Quando se identifica os Stakeholders? “É fundamental identificá-los desde o início do projeto...” “...mas podem ser identificados a qualquer momento durante o projeto” Figura 1 – Gerenciamento de stakeholders (TRENTIM, 2013) Sempre chegar a um CPF!
- 5. 5 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Base para o Planejamento Diretos – Definir os requisitos e escopo – Planejar a Qualidade – Plano de Comunicação – Identificar os Riscos – Aquisições Entrada para quais processos? Indiretos – Custos – Cronograma – RH
- 6. 6 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Dados do PMI “47% dos projetos mal sucedidos, falham em cumprir as metas devido a má gestão de requisitos” PMI Pulse Agosto 2014 “1 em cada 5 projetos falha devido a comunicações ineficazes” PMI - The Essential Role of Communications, May 2013
- 7. 7 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Ciclo de vida do projeto Causas Possíveis problemas Escopo não mapeado* Aborte, Custo, Risco do projeto, Tempo Stakeholder averso ao projeto* Aborte, Clima de projeto ruim Verba prevista mas não alocada Escopo, Tempo, Aborte Recurso não liberado Tempo, Custo, Aquisição, Aborte Recurso de infra disponível* Redução de Custo e Escopo, Alocação indevida
- 8. 8 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Conclusão Identificação falha ou tardia dos Stakeholders geram: Processo reativo Desgastes de gestão Projeto conturbado Definição falha de escopo Expectativas desalinhadas Conflitos Aumento de Escopo, Prazo, Custo...
- 9. 9 1º Seminário de Gerenciamento de Projetos do Triangulo Mineiro e Alto Paranaíba – 23 de agosto de 2014 Conclusão Stakeholders envolvidos e engajados desde o inicio do projeto, tendem a: Ter o projeto mais bem elaborado Melhor Estimado e Planejado Reduzir o nível de risco do projeto Coletar a feedback permanente Incluí-los no ciclo de vida do projeto Terminar no Prazo, Custo, atender as necessidades e expectativas dos Stakeholders Criação de valor
- 10. 10
Notas do Editor
- Quando identificamos os stakeholders? Quanto mais cedo indentificar os Stakeholders, mais tempo terá mapeá-los, identificar suas necessidades, níveis de interesse, expectativas, importância, influencia e traçar uma plano efetivo de engajamento dos mesmo.
- Por que temos que identificar as partes interessadas tão cedo no projeto? - Passa pelo planejamento (escopo, custo, recursos, tempo, riscos.. Etc) - Como levantar requisitos se eu não sei quem são as partes interessadas e quem são as pessoas que detem os conhecimentos necessários para suportar a definiçao do escopo do projeto? - o que será da minha EAP se eu não tenho uma declaração de escopo bem definida? - Quais vão ser os impactos no meu cronograma, uma vez que o detalhamento dos requisitos foram falhos? - depois do cronograma feito, com falhas, como vai ser as demais atividades do projeto? - passado o planejamento, quais serão as dificuldades encontradas na execução, monitoramento e controle e encerramento do projeto?
- Isso não está acontecendo pois não estamos mapeando corretamente todas as partes interessadas e que são afetadas por cada comunicação específica? mensagem enviada, mas que não foi entregue a todos “Falha na entrega da mensagem para os Stakeholders não identificados”
- Escopo não mapeado - Projeto como este pode ser induzido pela emoção ou impulso, e fazer com que algumas fases sejam puladas - Plantio de mogno (investimento), junto das licenças ambientais (ler sobre isso) - Correção da terra, forma de plantio, época do ano, índice pluviométrico da região, projeto de irrigação, licenças ambientais, projeto de corte + licenças, combate a pragas (formiga é a pior) Stakholder Averso Projeto de mineração em uma cidade pequena, quando foi fazer a analise final do FEL 3, ai foram consultar na internet e viram que tinha uma ONG que estava contra o projeto e eles já estavam com a LP(licensa previa - é concedida na fase preliminar do planejamento do empreendimento ou atividade, aprovando sua localização e concepção, atestando a viabilidade ambiental e estabelecendo os requisitos básicos e condicionantes a ser atendido nas próximas fases de sua implementação), que é muito custosa e dificil. Uma vez que tem esta licença, é muito mais facil ter o projeto aprovado. Com a LP, vc já cumpre o que é necessario para executar a obra. 2 meses depois a ONG conseguiu embargar o projeto (por falta de agua) o processo de avaliação não foi adequado e derrubou a LP. Isso já tinha passado +- uns 2,5 anos e uns 35 a 40milhoes de reais Se ignorar o envolvimento das pessoas, seja em projeto grande ou pequeno, com certeza vai haver problemas no futuro e isso vai trazer desgastes, aumento de custo e prazo. Possívelmente mudança de escopo também. Recurso de infra disponível - Migração de sistemas, não envolve infra na definição, porém é necessário disponibilidade de servidores e por sorte, hoje em dia, com ambiente virtual isso é mais fácl, mas mesmo assim vai dar um trabalhinho até ficar pronto Outra situação, negativa é o provisionamento do recurso de forma desnecessaria, pensa ao contrario, o GP fez estimativa de compra tudo, porém não envolveu infra, e infra realizou um projeto grande, mudou a infraestrutura para um ambiente todo virtual e basta fazer a solicitação dos recursos necessários para montar os ambientes. Ok. Vai economizar dinheiro, mas este dinheiro pode ter trago outro prejuízo para a empresa, como por exemplo não ter aprovado um outro projeto para empresa no ano.