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Leccion 1

Curso de Excel

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Leccion 1

  1. 1. Colegio Monte CarmeloMicrosoft Office Excel 2007 Clase 1 Vistazo General
  2. 2. Qué es lo que ha cambiado y por qué Hay  muchos  cambios  en  Excel  2007  con  respecto  a  las  otras  versiones.  El  más  evidente  está  en  la  parte  superior  de  la  ventana.Pero  son  cambios para mejor.  Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro  de control denominado la cinta de opciones.   Ponerse rápidamente al día
  3. 3. ¿Qué hay en la cinta de opciones? Las tres partes de la  cinta de opciones son  fichas, grupos y  comandos.   1 Fichas: las fichas representan las tareas principales que se  realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte  superior de la ventana de Excel. 2 Grupos: los grupos son conjuntos de comandos  relacionados, mostrados en fichas.3 Comandos: un comando es un botón, un menú o un  cuadro en el que se especifica información.  Ponerse rápidamente al día
  4. 4. ¿Qué hay en la cinta de opciones? ¿Por dónde se  empieza a trabajar en  la cinta de opciones?  Por el principio.Los comandos principales de Excel están agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio .  Ponerse rápidamente al día
  5. 5. ¿Qué hay en la cinta de opciones? Los grupos aglutinan  todos los comandos  que se necesitan para  realizar una tarea  concreta. Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.  Ponerse rápidamente al día
  6. 6. Más comandos pero sólo cuando senecesitan Los comandos de la  cinta de opciones son  los que más utiliza. En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción que realice.No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán disponibles.  Ponerse rápidamente al día
  7. 7. Más opciones si las necesita Algunas veces aparece  una flecha, denominada  Iniciador de cuadros de diálogo, en la  esquina inferior derecha  de un grupo. Esta flecha indica que  hay más opciones  disponibles para el  grupo. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos     y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo:  1 En la ficha Inicio , haga clic en la flecha      en el grupo  Fuente . 2 El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con  opciones de superíndices y otras opciones relacionadas  con las fuentes.  Ponerse rápidamente al día
  8. 8. Colocar comandos en su propia barra deherramientas ¿Suele utilizar  comandos que no  están tan accesibles  como le gustaría?  Puede agregarlos  fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido.  Ponerse rápidamente al día
  9. 9. Comandos en la barra deherramientas ¿Suele utilizar  comandos que no  están tan accesibles  como le gustaría?  Puede agregarlos  fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido.  La barra de herramientas de acceso rápido está situada  sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera  vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre  están visibles y a mano. Ponerse rápidamente al día
  10. 10. ¿Dónde están los métodos abreviados deteclado? Si utiliza el teclado  más que el ratón, le  agradará saber que el  diseño de la cinta de  opciones incluye  nuevos métodos  abreviados.Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel:• Hay métodos abreviados para cada uno de los  botones de la cinta de opciones.• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor  combinación de teclas.  Ponerse rápidamente al día
  11. 11. ¿Dónde están los métodos abreviados deteclado? Los nuevos métodos  abreviados también  tienen un nuevo  nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para  que aparezcan las  sugerencias de teclas.Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto: 1 Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de  teclas. 2 Presione H para seleccionar la ficha Inicio . 3 Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.  Ponerse rápidamente al día
  12. 12. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? ¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?Los antiguos métodos abreviados de teclado quecomienzan con CTRL permanecen intactos y los puedeseguir utilizando igual que antes.Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C siguecopiando contenido en el Portapapeles y el métodoabreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en elPortapapeles. Ponerse rápidamente al día
  13. 13. Una vista nueva La cinta de opciones  no es el único cambio  de Excel 2007.  La vista Diseño de página también es  nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas ventajas.  Ponerse rápidamente al día
  14. 14. Una vista nueva Para ver la nueva  vista, haga clic en  Vista Diseño de página en la barra de  herramientas Vista               .           Esto es lo que verá en la hoja de cálculo:1 Títulos de columna.2 Títulos de fila.3 Reglas de margen. Ponerse rápidamente al día
  15. 15. Una vista nueva En la vista Diseño de  página hay márgenes de  página en la parte superior,  los laterales y la parte  inferior de la hoja de  cálculo, y un pequeño  espacio de color azul entre  las hojas de cálculo.  Las reglas de la parte  superior y de los laterales  sirven para ajustar los  márgenes.Otras ventajas de la nueva vista:• No es necesario usar Vista preliminar para detectar  problemas de diseño antes de imprimir. • Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de  página. • Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas. Ponerse rápidamente al día
  16. 16. Trabajar con diferentes resolucionesde pantalla Todo lo que se ha  descrito hasta ahora  es aplicable si la  pantalla está definida  en una resolución alta  y la ventana de Excel  está maximizada.  Si no es así, la  apariencia cambia. ¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?• En baja resolución. Si la pantalla está definida en  una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600  píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones  mostrarán únicamente el nombre del grupo, no los  comandos del grupo.  Ponerse rápidamente al día
  17. 17. Trabajar con diferentes resolucionesde pantalla Todo lo que se ha  descrito hasta ahora  es aplicable si la  pantalla está definida  en una resolución alta  y la ventana de Excel  está maximizada.  Si no es así, la  apariencia cambia. ¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?• Cuando la ventana de Excel no está maximizada. Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo. • Con equipos Tablet PC. En estos equipos con  pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta  para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y  grupos.  Ponerse rápidamente al día
  18. 18. Empezar a trabajar en Excel
  19. 19. Empezar a trabajar en Excel En el material anterior  se ofreció una  introducción al nuevo  aspecto de Excel  2007. Ahora ha llegado el  momento de ponerse  a trabajar.  Suponga que dispone de media hora antes de la  siguiente reunión para realizar algunas revisiones en  una hoja de cálculo que ha creado en una versión  anterior de Excel.  ¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel  2007 en sólo 30 minutos? aquí le mostraremos cómo  hacerlo. Ponerse rápidamente al día
  20. 20. Insertar una columna Ahora desea agregar  una columna a la hoja  de cálculo para  identificar clases de  productos.  Desea incluirla entre  dos columnas de  datos que ya existen.  Ponerse rápidamente al día
  21. 21. Insertar una columna Ahora desea agregar  una columna a la hoja de  cálculo para identificar  clases de productos.  La columna debe  colocarse entre dos  columnas de datos  existentes, Cantidad y  Proveedor.  La hoja de cálculo contiene filas de productos que se  han pedido a varios proveedores y desea agregar la  nueva columna para identificar los distintos productos,  como lácteos, cereales, fruta, etc. Ponerse rápidamente al día
  22. 22. Insertar una columnaSiga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y la columna Proveedor : n Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. r En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. i Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna. Ponerse rápidamente al día
  23. 23. Modificar y dar formato a los datos Las operaciones para  aplicar formato y  modificar los datos se  realizan con los  comandos de los  grupos incluidos en la  ficha Inicio . Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.  Ponerse rápidamente al día
  24. 24. La ventana Nuevo libro La ventana Nuevo libro es el lugar  perfecto para empezar  a trabajar en Excel. Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office       y luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla. Ponerse rápidamente al día
  25. 25. Lección 3Un nuevo formato de archivo
  26. 26. Un nuevo formato de archivo Excel  tiene  un  nuevo  formato de archivo. Pero  puede  seguir  abriendo  y  modificando  libros  antiguos,  y  compartir  archivos  con  personas  que  no  tienen  Excel 2007.  El nuevo formato de archivo proporciona mayor  seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que  resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y  ofrece nuevas características.  Ponerse rápidamente al día
  27. 27. Trabajar con archivos de versiones anteriores En Excel 2007, puede  abrir archivos creados  en Excel 95 hasta  Excel 2003. Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007?Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas. Ponerse rápidamente al día
  28. 28. Trabajar con archivos de versionesanterioresAsí es como se hace:  Losarchivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario. ◦ Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de forma predeterminada.  Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo. ◦ Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior. Ponerse rápidamente al día
  29. 29. Trabajar con archivos de versionesanterioresAsí es como se hace:  Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. – Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx).  Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel  2007. • Puede compartir los documentos entre versiones mediante un  convertidor. – Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán  abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor. Ponerse rápidamente al día
  30. 30. Ventajas del nuevo formato El nuevo formato de  archivo trae consigo  mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas:• Nuevas características• Archivos más seguros• Menor riesgo de que los archivos resulten dañados Ponerse rápidamente al día
  31. 31. Ventajas del nuevo formato El nuevo formato de  archivo trae consigo  mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas:• Menor tamaño de archivo• Datos más útiles Ponerse rápidamente al día
  32. 32. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones alguardar Cuando guarde un  archivo en Excel  2007, podrá  seleccionar entre  varios tipos de  archivo.  • Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de  VBA. • Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando  haya macros o código de VBA.  • Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.   Ponerse rápidamente al día
  33. 33. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones alguardar Cuando guarde un  archivo en Excel  2007, podrá  seleccionar entre  varios tipos de  archivo.  • Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando  necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. • Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente  grande. Ponerse rápidamente al día
  34. 34. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones alguardar Cuando guarde un  archivo en Excel  2007, podrá  seleccionar entre  varios tipos de  archivo.  • Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el  libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel.  • Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite  compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.  Ponerse rápidamente al día

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