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Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas
Lo que queda cuando concluyen los
proyectos
Ing. Jorge A. Osinski, PMP®, MBA
TemarioTemario
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Definiciones
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Pre-requisitos para implementar Lecciones Aprendidas
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¿Cuándo hacer Lecciones Aprendidas?...
ProyectoProyecto
Definición (PMI)
Emprendimiento de duración acotada que tiene por objeto crear
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ProyectoProyecto
Definición Operativa
A los efectos de Lecciones Aprendidas un proyecto es:
Estructura de tareas, con dist...
ProyectoProyecto
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1)Producto, servicio u otra respuesta esperada por el Cliente
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Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA)
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¿Cómo implementar LAs?¿Cómo implementar LAs?
Preguntas “clásicas” para definir el alcance de las LA
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Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM
¿Por qué hacer una autoevaluación?
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Objetivos
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Captación de InformaciónCaptación de Información
Objetivo
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ImplementaciónImplementación
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Procesos de Gestión de ProyectosProcesos de Gestión de Proyectos
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ConclusionesConclusiones
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La correcta implementación de Lecciones Aprendidas
habilita al progresivo mejoramiento de la ca...
SuplementoSuplemento
Algunas causas de problemas en
Proyectos
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Diferencia ente las expectativas del Cliente y las especificaciones que
las documentan
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Cambios de alcance mal implemen...
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Lecciones aprendidas en proyectos 1

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El tema de Lecciones Aprendidas en el transcurso de la ejecución de proyectos se nombra con frecuencia pero no hay demasiado escrito al respecto. Esta presentación pretende dar un paso inicial hacia la creación de un proceso dentro de la organización y brinda algunas pautas que podrán ser de utilidad para los Directores de Proyectos.

Publicada em: Negócios

Lecciones aprendidas en proyectos 1

  1. 1. Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas Lo que queda cuando concluyen los proyectos Ing. Jorge A. Osinski, PMP®, MBA
  2. 2. TemarioTemario  Definiciones  Pre-requisitos para implementar Lecciones Aprendidas  ¿Cuándo hacer Lecciones Aprendidas?  Grupos de Interés (stakeholders) involucrados  Proceso  Autoevaluación del PM  Lecciones aprendidas con stakeholders  Relación con procesos del PMBoK  Conclusiones  Suplemento: Algunas causas de problemas en Proyectos
  3. 3. ProyectoProyecto Definición (PMI) Emprendimiento de duración acotada que tiene por objeto crear un producto, servicio o resultado único. Características  Elaboración progresiva  Consumen recursos  Son planificados, gestionados y controlados  Satisfacen necesidades y afectan intereses de terceros
  4. 4. ProyectoProyecto Definición Operativa A los efectos de Lecciones Aprendidas un proyecto es: Estructura de tareas, con distinto grado de interrelación, que fueron ejecutadas, están en ejecución o van a ser ejecutadas por personas con habilidades y conocimiento, con la ayuda de procesos, insumos y herramientas que tiene por objetivo la creación de algo único, inexistente hasta ese momento, y que satisface necesidades de otras personas u organizaciones.
  5. 5. ProyectoProyecto Resultados de un Proyecto 1)Producto, servicio u otra respuesta esperada por el Cliente 2)Información sobre el desarrollo del proyecto  Actividades realizadas  Resultados de las actividades  Recursos aplicados y Consumo de recursos  Eventos no planificados ni esperados  Contexto  Decisiones tomadas
  6. 6. Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA) Definición (PMI) “Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto. Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento. También considerado un registro del proyecto, que se debe incluir en la base de conocimientos de lecciones aprendidas”. Objetivos  Aumentar la predictibilidad de los resultados de los proyectos  Retener las mejores prácticas y transformarlas en Activos Organizacionales  Disponer de material de capacitación y difusión
  7. 7. Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA) Definición Operativa Son el vínculo entre el Proyecto (que se extingue) y los Recursos Organizacionales (de carácter permanente) que se logra mediante:  Modificación de documentos: Procesos, Instructivos y Guias de Mejores Prácticas (tanto de Proyectos como de la Organización)  Creación o modificación de Registros sobre interacción y performance de los distintos Grupos de Interés (o stakeholders)  Creación o actualización de Medios para Educar a nuevos PMs y otros participantes en proyectos
  8. 8. Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas Un “toque” de realidadUn “toque” de realidad PMBoK hace referencia a LA en múltiples instancias:  Como “input” a los procesos de Planeamiento  Como “output” de los procesos de Ejecución y Cierre Asimismo, recomienda usar una Base de Conocimiento de Lecciones aprendidas como repositorio de LAs En la práctica:  Aún cuando exista una Base de Conocimiento de Lecciones Aprendidas, es difícil que se la consulte en el momento del Planeamiento  Resulta más efectivo incorporar las LA a documentos de carácter más mandatorio como procesos, instrucciones y guias y...  Se refuerce lo aprendido a través de material de educación (especialmente en formato Casos de Estudio) y a través de Comunidades de Profesionales (Communities of Practice)
  9. 9. Pre-RequisitosPre-Requisitos Para maximizar la efectividad de LAsPara maximizar la efectividad de LAs 1) Cultura Organizacional (creada y sustentada por la Dirección) con valores adecuados:  Aceptación de los costos involucrados  Aceptación que no todo lo que se encuentre va a ser “agradable”  Clima de ausencia de temor a castigos por exponer errores o defectos  Estímulo a la búsqueda de la excelencia y creación de mecanismos de difusión de mejores prácticas 1) Mecanismos de captura de información incorporados a los procesos de Gestión de Proyectos 2) Integridad de las personas
  10. 10. Pre-RequisitosPre-Requisitos Información RelevanteInformación Relevante  Diferencias entre lo planeado y la realidad del proyecto  Duración, costos, calidad  Eventos no considerados en el plan de riesgos  Acciones del plan de contingencia que no fueron efectivas  Supuestos que no se cumplieron  Ambigüedad de las Especificaciones  Expectativas insatisfechas del Cliente  Cambios de alcance no controlados o mal gestionados  Problemas con RRHH  Problemas con proveedores  Stakeholders cuyos intereses o influencia no fueron considerados  Cambios en reportes o defectos de comunicación con stakeholders
  11. 11. ¿Cuándo hacer LAs?¿Cuándo hacer LAs? 1)Al poco tiempo de eventos relevantes (incidentes o éxitos inesperados), debido a que:  No siempre se logra capturar toda la información  No siempre la información captada es exacta  El contexto cambia con el tiempo (y a veces no se tiene conciencia de eso) 1)Al concluir una fase del proyecto, porque:  Los stakeholders cambian  Esperar la terminación del proyecto puede llevar demasiado tiempo 1)Al concluir el proyecto
  12. 12. Grupos de Interés o StakeholdersGrupos de Interés o Stakeholders Involucrados directamente en el Proyecto Sponsor PM Equipo de Trabajo Gerentes de RRHH Deptos. Internos Proveedores Directos Destinatarios del Proyecto Cliente Usuarios Entorno Familias Comunidad ONGs / Grupos de Interés Específico Competidores Sindicatos Proveedores no seleccionados Sociedad EstadoNo necesariamente se hará partícipes a todos los stakeholders en el proceso de LAs, pero puede ser necesario analizar su impacto sobre el proyecto y diseñar respuestas
  13. 13. LAs como Proceso: SecuenciaLAs como Proceso: Secuencia Captación de Información 1)Autoevaluación del PM 2)PM – Cliente 3)PM – Sponsor 4)PM – Equipo del Proyecto / PM – Proveedores / PM – otros stakeholders Elaboración del feedback y acciones 1)PM – Equipo del Proyecto (generación de propuestas) 2)PM – Sponsor (propuestas validadas) 3)PM – Dirección (presentación general y aprobación de propuestas) 4)PM – Cliente / PM – Proveedores / PM – otros stakeholders (propuestas y acciones comprometidas) 5)Modificación de Activos Organizacionales 6)Difusión (Educación & Comunidades de Profesionales)
  14. 14. LAs como ProcesoLAs como Proceso Consideraciones sobre la naturaleza de los StakeholdersConsideraciones sobre la naturaleza de los Stakeholders Los distintos stakeholders ven sólo fragmentos de la totalidad del proyecto (se ubican en distintas posiciones con respecto a la “línea de visibilidad”). El proceso de LA busca maximizar la efectividad de los stakeholers, en su capacidad de contribuir al éxito en futuros proyectos. El PM es, posiblemente, el único stakeholder que tiene la posibilidad de entender los puntos de vista de los restantes stakeholders.
  15. 15. ¿Cómo implementar LAs?¿Cómo implementar LAs? Preguntas “clásicas” para definir el alcance de las LA  ¿Qué se hizo bien?  ¿Qué se hizo mal?  ¿Qué habría que hacer distinto? Preguntas incentivadoras del cambio  ¿Qué aprendimos de esto?  ¿Cómo lo haríamos, si lo tuviéramos que hacer de nuevo?  ¿Qué opciones tenemos?  ¿Qué “señales” debemos captar?  ¿Cómo evitaríamos cometer los mismos errores?
  16. 16. Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM ¿Por qué hacer una autoevaluación?  Determinar lo que se hizo bien, mal o habría que hacer distinto  Entender qué señales del contexto se captaron, cuáles se ignoraron y cuáles habría que buscar activamente  Entender qué decisiones fueron correctas y cuáles deberían haber sido distintas  Entender las causas de las diferencias entre lo planeado y la realidad  Elaborar posibles cursos de acción  Reflexionar sobre lo que pasó para:  Conocerse mejor a sí mismo  Conocer mejor a nuestros interlocutores
  17. 17. Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM Objetivos  Esclarecer lo que sucedió y determinar lo que se debería hacer al respecto, de presentarse una situación similar  Tener una visión personal, como punto de partida, para comparar con la apreciación que los demás stakeholders tengan sobre la misma situación Al incorporar a otros stakeholders:  Poder expandir el entendimiento de la misma realidad al escuchar lo que los demás tengan que decir  Tener información para compartir con los demás y poder colaborar en la creación de opciones de mejora
  18. 18. LAs con stakeholdersLAs con stakeholders Captación de InformaciónCaptación de Información Objetivo Entender la visión de los stakeholders del proyecto sobre la misma realidad  Entender cuáles fueron los aspectos más relevantes del proyecto para cada stakeholder  Disponer de un punto de partida para elaborar propuestas de cambio Es esperable que:  Cada stakeholder tenga una visión sesgada del Proyecto (pero “Perception is reality”) Es habitual que el PM se sorprenda al encontrar que:  No todo lo que cree que se hizo bien es percibido como tal o es apreciado  No todo lo que cree que se hizo mal es visto como mal hecho o considerado relevante
  19. 19. LAs con stakeholdersLAs con stakeholders ImplementaciónImplementación Actividades del PM 1)Comunicar objetivos y metodología 2)Distribuir una encuesta o cuestionario (si fuera necesario) 3)Reunirse con el Stakeholder para captar su visión  Escuchar  No defenderse  No culpar a otros  Aclarar cuando sea constructivo  Proveer datos y contestar lo que se pueda evidenciar  Registrar “todo” 1)Crear respuestas a las inquietudes del stakeholder  Validar / conseguir aprobaciones cuando sea necesario 1)Reunirse con el stakeholder y comunicar respuestas elaboradas  Documentar acuerdos 1)Implementar / hacer seguimiento de cambios
  20. 20. Procesos de Gestión de ProyectosProcesos de Gestión de Proyectos (PMI)(PMI)
  21. 21. Valor de la Estructura de ProcesosValor de la Estructura de Procesos del PMBoK para LAsdel PMBoK para LAs PMBoK contiene procesos alineados con las áreas de conocimiento necesarias para gestionar un proyecto y que distinguen entre la parte ideal y la parte real del mismo. Las LA toman las salidas de los procesos de Ejecución, Control y Cierre y, tras su análisis, crean modificaciones en los procesos de Inicio y Planeamiento que se usarán en proyectos futuros.
  22. 22. Principales Procesos DestinatariosPrincipales Procesos Destinatarios de los cambios producidos por LAde los cambios producidos por LA  Planeamiento de Riesgos  Control y Aseguramiento de Calidad  Estimación de Duraciones y RRHH  Selección de RRHH  Selección de Proveedores  Gestión de Comunicaciones
  23. 23. ConclusionesConclusiones  La correcta implementación de Lecciones Aprendidas habilita al progresivo mejoramiento de la calidad de los proyectos.  El involucramiento de los Stakeholders genera un clima de mayor confianza y alineación de intereses.  El despliegue de las LAs a través de Comunidades de Profesionales acelera el crecimiento de los indivíduos que termina beneficiando tanto a la Empresa como a la sociedad.
  24. 24. SuplementoSuplemento Algunas causas de problemas en Proyectos
  25. 25.  Diferencia ente las expectativas del Cliente y las especificaciones que las documentan  Cambios de alcance mal implementados o no aprobados  Estimaciones incorrectas (duraciones, costos) por desconocimiento de los procesos y capacidades  Presiones para competir que llevan a estimaciones poco realistas  Supuestos sin correlato en los procesos de planificación de Riesgos  Falta de homogeneidad de necesidades y criterios del Cliente. Falta de entendimiento de la estructura de decisión real del Cliente  Mala segmentación de fases o tareas  Condiciones de entrada y salida de tareas mal especificadas  Mala comunicación entre los integrantes del equipo. Objetivos de los indivíduos no alineados con el proyecto  Poca reserva del proyecto para lograr costos menores

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