Muistio palaverista. Tavoitteena oli miettiä ja keskustella kuinka palaveri, neuvottelu ja kokous eroavat toisistaan ja mitä kannattaa ottaa huomioon niihin valmistautuessa, osallistuessa sekä jälkitoimissa.

1. Metropolia Ammattikorkeakoulu Muistio 1(2)
Sähkö- ja automaatiotekniikka
Joonas Jokinen 1.9.2017
Oppituntipalaveri
Aika pe 1.9.2017 klo 9:00–10:30
Paikka Metropolia ammattikorkeakoulu
Albertinkatu 40–42
00150 Helsinki
Läsnä
Joonas Jokinen, muistion laatija
1 Tavoite
Tavoitteena oli miettiä ja keskustella kuinka palaveri, neuvottelu ja kokous
eroavat toisistaan ja mitä kannattaa ottaa huomioon niihin valmistautuessa,
osallistuessa sekä jälkitoimissa.
2 Valmistautuminen
Palaveri ei välttämättä vaadi kovin suurta valmistautumista. Osallistujien on
kuitenkin tärkeä tietää etukäteen mistä aiheesta on tarkoitus keskustella ja
miettiä omia näkökulmia aiheeseen liittyen.
Hyvä valmistautuminen ennen neuvottelutilannetta on ehto sen onnistumiselle.
Neuvottelevien osapuolien on tärkeä miettiä oma näkemyksensä valmiiksi esi-
tettäväksi toiselle osapuolelle. On myös hyvä etukäteen miettiä, kuinka paljon
on tarvittaessa valmis joustamaan toisen osapuolen suuntaan.
Kokoukseen osallistujille lähetetään tavallisesti asialista, johon on hyvä tutus-
tua ennen kokoukseen osallistumista. Asialistan perusteella kannattaa miettiä
omia mielipiteitä esitettäväksi kokouksessa käsiteltäviin aiheisiin liittyen.
3 Osallistuminen
Kaikkiin viestintätilanteisiin osallistuessa on hyvä pitää mieli avoimena ja
kuunnella myös muita osapuolia. Jos joku esittää vasta-argumentin ja peruste-
lee sen hyvin, pitää olla valmis muutamaan omaa ajattelutapaa.
Palaverissa kannattaa erityisesti olla aktiivinen ja kertoa oma mielipide käsitel-
tävästä asiasta. Muut osallistujat pitää kuitenkin ottaa huomioon tasavertaisina.
Neuvottelussa on tärkeää kuunnella vastapuolen näkemys ja muokata omaa
näkemystä sen mukaan siten, että saadaan aikaan molempia osapuolia miellyt-
tävä päätös. Hyvässä neuvottelussa ei vaadita toiselta osapuolelta mitään ilman
perusteluja tai kumota muiden näkemyksiä ilman perusteluja.
Kokoukseen osallistuessa käyttäydytään virallisen mallin mukaan. Puheenjoh-
taja johtaa kokousta ja antaa puheenvuorot osallistujille. On hyvä muistaa, että
mielipide on kerrottava, kun siihen on mahdollisuus. Kokouksen jälkeen voi
olla mahdotonta tai erittäin vaikea enää tulla kuulluksi.

2. Metropolia Ammattikorkeakoulu Muistio 1(2)
Sähkö- ja automaatiotekniikka
Joonas Jokinen 1.9.2017
4 Jälkitoimet
Palaverissa harvoin tehdään suuria päätöksiä. Sen jälkeen osallistujat ovat ajan
tasalla esimerkiksi projektin kulusta ja jatkavat sen perusteella oman vastuu-
alueensa työstämistä.
Neuvottelun jälkeen sovitusta asiasta tehdään virallista esimerkiksi kirjallisilla
sopimuksilla. Sopimusten kirjoittamisen jälkeen molemmat osapuolet toimivat
sovitulla tavalla esimerkiksi ostaja saa myyjältä ostamansa tuotteen tai palve-
lun ja myyjä saa ostajalta sovitun rahasumman.
Kokouksesta tehdään pöytäkirja, johon merkityt päätökset sitovat monesti
kaikkia yhteisön jäseniä. Jos esimerkiksi sovitaan uudesta säännöstä, sitä ale-
taan noudattamaan kokouksen päätyttyä tai erikseen sovittuna ajankohtana.
5 Muuta
Palaverilla, neuvottelulla ja kokouksella ovat kaikki viestintätilanteita, joissa
on kokoontuneena jokin tietty ryhmä tai yhteisö. On hyvä miettiä, mikä vies-
tintätilanne sopii asian hoitamiseen.
Palaverin etuna on sen järjestämisen helppous ja nopeus, mutta haittapuolena
on, että suuria taloudellisia tai koko yhteisöä koskevia päätöksiä ei voida teh-
dä. Palaveri on sopiva viestintätilanne esimerkiksi silloin, kun jaetaan työteh-
täviä, halutaan saattaa ryhmän jäsenet ajan tasalle muiden edistymisestä tai ha-
lutaan yhteisön jäseniltä nopeaa palautetta johonkin asiaan liittyen.
Neuvotteluja pidetään vain silloin, kun kaksi osapuolta on eri mieltä ja
asia vaatii sopimista. Esimerkkejä neuvottelutilanteesta ovat myyntineu-
vottelu, palkkaneuvottelu ja yhteistoimintaneuvottelu.
Kokous on edellä mainittuihin viestintätilanteisiin verrattuna virallisin. Sen
haittana on sen järjestämisen hitaus, mutta etuna on mahdollisuus tehdä suu-
riakin päätöksiä. Kokous pidetään esimerkiksi silloin, kun sovitaan koko yh-
teisöön vaikuttavista asioista tai tehdään suuria taloudellisia päätöksiä.
Joonas Jokinen
Joonas Jokinen
Opiskelija
Metropolia ammattikorkeakoulu
Jakelu
Kokouksen läsnäolijat sekä viestinnän opettaja